Ihre Kunden und Teammitglieder verlassen sich auf Ihren Projektplanungsscharfsinn, wenn es darum geht, wertvolle Arbeit zu leisten - sei es eine gut besuchte Konferenz, ein rechtzeitiges Cybersecurity-Patch oder ein Leistungspaket, das Spitzenkräfte anlockt. Die Planung ist zwar wichtig, aber für den Kunden ist es am wichtigsten, den versprochenen Wert schneller zu erhalten. Mit anderen Worten: Projektplanung und Projektdurchführung verdienen die gleiche Aufmerksamkeit.
Viele Faktoren behindern eine schnellere Lieferung. Nach den Ergebnissen einer 2018 weltweiten Umfrage Planview unter 650 Fachleuten lassen sich diese Gründe häufig in drei große Kategorien einteilen:
- Kommunikationsprobleme (eine Zunahme dezentralisierter, virtueller Teams),
- personelle Herausforderungen (ungeschulte und unqualifizierte Projektmanager) und
- prozessbezogene Probleme (ineffiziente Arbeitszusammenarbeit und zu viele unterschiedliche Tools).
Die Umfrage unterstreicht die Zeit, die durch ineffiziente Zusammenarbeit verloren geht. Fast 25% der Befragten schätzen, dass ihre Teams mehr als 20 Stunden pro Monat für unproduktive Arbeit verschwenden, was zu verpassten Projektterminen (54%), verminderter Projektqualität (35%) und Projektüberschreitung (26%) führt.
In einer agilen Projektmanagement-Umgebung, in der das geeignete Arbeitsmanagement Tool zum Einsatz kommt, können Sie Ihr Team jedoch bei der Lösung komplexer Probleme und der Erforschung ständiger Verbesserungen anleiten, so dass der Wert nicht nur zum erwarteten Zeitpunkt, sondern auch vor der Glocke geliefert werden kann. Der iterative Charakter des agilen Ansatzes bedeutet, dass die Projektabwicklung immer einen Gang höher geschaltet werden kann.
Wenn Sie also ein Projekt beginnen oder Ihr laufendes Projekt effizienter gestalten möchten, finden Sie hier sechs konkrete Tipps, wie Sie die Projektplanung rationalisieren, die Projektabwicklung optimieren und Ihre Konkurrenten ausstechen können.
Schritt 1: Legen Sie eine klare Richtung fest
Der Start eines Projekts kann schwierig sein - es ist nicht einfach, das große Ganze zu betrachten, sich ein Bild davon zu machen, wo Sie hinwollen, und zu entscheiden, wie Sie dorthin gelangen wollen. Aber es ist viel schwieriger, eine Reise ohne eine klare Richtung anzutreten.
Ganz gleich, welches Projekt Sie planen - eine Werbekampagne für eine bevorstehende Veranstaltung, eine App zur Förderung von Gesundheit und Wellness oder eine Rationalisierung der Inventarisierung -, Sie müssen zunächst festlegen, wie der Erfolg aussehen soll: mehr Teilnehmer, mehr Aufmerksamkeit oder mehr Kosteneinsparungen. Sie sollten sich auch Gedanken über mögliche Stolpersteine im Prozess machen, welche Teammitglieder für welche Ergebnisse zuständig sein werden und wie der Prozess an die Kunden weitergegeben werden soll.
Als nächstes sollten Sie Ihre Ziele mit den Beteiligten besprechen. Ein Ziel dieser Überprüfung sollte es sein, die Erwartungen zu steuern und nicht zu viel zu versprechen oder die Endergebnisse des Projekts zu übertreiben.
Je mehr Sie sich mit der Projektplanung beschäftigen, desto einfacher - und effizienter - wird der Prozess. "Wenn Sie die Gewohnheit entwickeln, zu planen, nimmt der damit verbundene Schmerz in der Regel ab", schreibt Elizabeth Grace Saunders in einem Artikel vom September 2016 für die Harvard Business Review . "Und je mehr positive Verstärkung Sie bekommen, desto mehr tun Sie es. ... Es kann sich lohnen, sich die Mühe der Planung zu machen, und zwar in Form von höherer Produktivität, weniger Stress und vor allem der bewussten Ausrichtung auf das Wesentliche."
Beginnen Sie bei Ihrem nächsten Kickoff-Meeting mit einem Projektplanungs-Canvas - einem Visualisierungstool, das Ihnen und Ihren Teamkollegen helfen kann, eine klarere Vorstellung von Umfang, Zielen und Ergebnissen eines Projekts zu entwickeln. (Laden Sie das ebook von Planview herunter, "Get Work Done Faster: 6 Schritte zur Beschleunigung der Projektplanung und -durchführung," für eine Vorlage.)
Schritt 2: Planen - aber flexibel bleiben
Wir alle wissen, dass die "bestgelegten Pläne" leicht schiefgehen können. Bei der Projektplanung in einer agilen Umgebung wird nicht starr an einem Plan festgehalten, was auf Kosten der übergeordneten Ziele geht. Stattdessen ist es anpassungsfähig und reagiert auf unvermeidliche Änderungen, wie z.B. eine Verschiebung des Umfangs, eine Änderung des Zeitplans oder eine Veränderung der Marktbedingungen.
"Unter den sich ändernden Bedingungen einer neu entstehenden oder kürzlich gestörten Branche kann ein starrer Plan zu einer Zwangsjacke für die Flexibilität und Anpassung werden, die für den Erfolg erforderlich sind", schreiben Martin Reeves und Rodolphe Charme di Carlo in einem 2017 Artikel für die Harvard Business Review . "Um ein historisches Beispiel zu nennen: Die Planwirtschaften im Ostblock ließen keinen Raum für die Anpassung selbst an die einfachsten Veränderungen, wie z.B. Nachfrageschwankungen. Dies führte unweigerlich zu Engpässen und einem Überangebot an Waren."
Der iterative Prozess von Agile ermöglicht es Ihnen, Ihren langfristigen Plan regelmäßig anzupassen, während Sie gleichzeitig an detaillierten Plänen festhalten, die auf einen kürzeren Zeitrahmen fallen. Außerdem bleibt diese Frage ganz oben auf der Agenda: Welcher Weg würde Sie langfristig am besten in die Lage versetzen, Ihre Ziele zu erreichen?
Schritt 3: Priorisieren Sie die Arbeit
Sie wissen nicht, welche Arbeit sofort erledigt werden muss und welche warten kann? Die Rangfolge der Prioritäten eines Projekts kann selbst den erfahrensten Projektmanager überfordern. Die gute Nachricht ist, dass die Beherrschung dieser wichtigen Entscheidungsfähigkeit die Wertschöpfung für Kunden und Stakeholder beschleunigen kann. Hier finden Sie Wege, um das Prioritätenrätsel zu lösen:
- Teilen Sie die Aufgaben in einzelne Schritte auf und setzen Sie dann Fristen für greifbare Ergebnisse. Wenn Sie diese Schritte methodisch angehen, gibt das Ihrem Team Schwung.
- Nutzen Sie die besonderen Fähigkeiten Ihrer Teamkollegen, um bestimmte Entscheidungen zu treffen. Sind Sie sich zum Beispiel nicht im Klaren darüber, welche Genehmigungen für ein Wertanalyseprojekt erforderlich sind? Sind Sie hin- und hergerissen, welche Vertriebsmanager Sie befragen sollen, um ein Vertriebsdeck zu erstellen? Hören Sie auf die Mitglieder Ihres interdisziplinären Teams - sie sind Experten auf ihrem jeweiligen Gebiet.
- Wehren Sie sich gegen falsche Dringlichkeit. Möglicherweise müssen Sie klärende Gespräche mit Beteiligten führen, die ihre eigenen Vorstellungen davon haben, wie Ihr Projekt durchgeführt werden sollte - und in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden sollten. Wenn Sie mit diesen Beteiligten über ihre Prioritäten sprechen, haben sie das Gefühl, die Kontrolle zu haben, und es ist weniger wahrscheinlich, dass Sie auf dem Weg zu Ihrem Ziel entgleisen.
- Erleichtern Sie sich die Entscheidungsfindung, indem Sie ein Vier-Quadranten-Zeitmanagement-Raster verwenden, das die dringenden und die wichtigen Aufgaben hervorhebt. (Laden Sie das ebook von Planview herunter, "Get Work Done Faster: 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery," für ein Beispielraster.)
Schritt 4: Machen Sie die Arbeit sichtbar
Wer macht was, wie ist der Stand der Dinge, wann wird es fertig sein? Verwalten Sie das Arbeitspensum Ihres Teams, indem Sie ein visuelles Inventar aller Aufgaben und der für ihre Erledigung zuständigen Personen erstellen. Diese methodische Katalogisierung kann Ihnen dabei helfen, Hindernisse wie knappe Ressourcen zu erkennen, die Sie durch eine Neuzuweisung von Aufgaben oder eine Verkleinerung des Projektumfangs lösen können.
Agile Projektmanagement-Tools wie digitale oder physische Kanban-Tafeln können Arbeitsabläufe für alle Teammitglieder leicht sichtbar machen. Kanban-Tafeln zeigen, welche Aufgaben sich noch im Rückstand befinden, was in Bearbeitung ist und was auf den Stapel "erledigt" verschoben wurde.
(Laden Sie das ebook von Planview herunter, "Get Work Done Faster: 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery," für eine Teamübung, die Ihnen hilft, Ihre Arbeit und Ihren Arbeitsablauf zu visualisieren.)
Schritt 5: Verwalten Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams
Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, die Arbeitslast und die Ressourcen Ihres Projekts angemessen zu verteilen. Wenn Sie diese Informationen in einer einfachen, zentralisierten Plattform zusammenfassen, können Sie das Engagement und die Kapazität aller Mitglieder Ihres Teams besser einschätzen - nicht nur für Ihr Projekt, sondern für alle Initiativen.
Diese Online-Tools für das Arbeitsmanagement umfassen Dashboards, Kanban-Boards und Gantt-Diagramme, die den Zeitplan eines Projekts veranschaulichen. Diese Tools sparen nicht nur Zeit und ermöglichen eine effizientere Zusammenarbeit, sondern stellen mit ihren Visualisierungsfunktionen auch Ihre Ziele in den Mittelpunkt. Sie machen es auch viel einfacher zu sehen, wo Engpässe auftreten und welche Teamkollegen frei sind, um ein paar zusätzliche Aufgaben zu übernehmen. Dieser gemeinsame Überblick über die wichtigsten Ergebnisse, Zeitpläne und Fortschritte hilft Ihnen, Entscheidungen über die Arbeitsbelastung schneller und objektiver zu treffen.
(Möchten Sie mehr über die Vorteile von Kanban-Boards erfahren? Laden Sie Planviews "4 Vorteile von Kanban für meilensteinorientiertes Arbeiten" herunter.)
Schritt 6: Fortschritt in Echtzeit überwachen
Agiles Projektmanagement hilft Teams, reaktionsfähig zu bleiben, indem es die ständige Überwachung des Projektfortschritts fördert. Regelmäßiges Tracking mit Echtzeit-Dashboards, automatisierten Berichten, Kanban-Boards und anderen agilen Projektmanagement-Tools ermöglicht es allen Teammitgliedern, Statusaktualisierungen in Sekundenschnelle zu sehen und sich darüber bewusst zu werden, worauf sie ihre Aufmerksamkeit richten oder sich anderen Prioritäten zuwenden sollten.
Die kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts wird durch die Entwicklung von Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs) unterstützt, die "dem Projektmanager helfen, den Umfang in messbare Ziele umzuwandeln", so Kristine A. Hayes Munson in einem Artikel für das Project Management Institute. Jeder im Team sollte in der Lage sein, die KPIs des Projekts klar und prägnant zu formulieren, so dass alle Beteiligten ein Gefühl von Bewusstsein und Kontrolle entwickeln können.
Die Fähigkeit, Ziele zu formulieren und zu sehen, wie schnell Projekte abgeschlossen werden, kann nicht nur anzeigen, wie gut Ihr Team alle Meilensteine erreicht, sondern auch auf Hindernisse hinweisen, bevor sie zu groß werden.
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