Mentor transformiert die IT, um Projekttransparenz und verbesserte Kommunikation im gesamten Unternehmen zu erreichen

Mentor ist ein führendes Unternehmen im Bereich Electronic Design Automation (EDA) und entwickelt Software- und Hardware-Tools, die es Unternehmen ermöglichen, elektronische Produkte schneller und kostengünstiger herzustellen. Die IT-Abteilung ist global verteilt und besteht aus etwa 250 Mitarbeitern, die 5,500 Mitarbeiter in 29 Ländern an 86 Standorten unterstützen.

Die IT-Gruppe von Mentor hatte eine schlechte Erfolgsbilanz bei der termingerechten Fertigstellung von Geschäftsanwendungsprojekten. Die Projekte überschwemmten den Trichter, aber nur eine Handvoll wurde termingerecht abgeschlossen und alle kosteten mehr Geld als erwartet. Einige Projekte wurden als "Supertanker" bekannt, da ihnen Ziele und Erfolgskriterien fehlten, es kein formelles Projektänderungsmanagement gab und der ROI nicht definiert war. Im Laufe der Zeit wuchs auf der Führungsebene die Besorgnis über verspätete Projekte, Kostenüberschreitungen und keine verfügbare Bandbreite, um neue strategische Initiativen in Angriff zu nehmen. Zu einem bestimmten Zeitpunkt hatte die IT-Abteilung 105 prognostizierte Projekte, von denen nur 40 bis zum Jahresende abgeschlossen wurde.

"Projekte wurden ad hoc gestartet, ohne dass die Priorität, die strategische Eignung, der Wert oder unsere Fähigkeit zur Ausführung berücksichtigt wurden", sagt Brian Tharp, IT PMO Manager bei Mentor. "Projektmanagement und Projektzusammenarbeit wurden mit Tabellenkalkulationen, SharePoint, E-Mail und anderen Tools durchgeführt, die unzusammenhängend und isoliert waren. Dadurch entstand ein Chaos, das zu übermäßig gebundenen Ressourcen, unrealistischen Schätzungen, langen Projektlaufzeiten und verpassten oder verzögerten Terminen führte."

Bevor die IT den Wandel für das Unternehmen anführen konnte, musste der CIO zuerst die IT verändern. Der CIO hat drei Hebel identifiziert: Menschen, Prozesse und Technologie. Diese Faktoren boten der IT-Abteilung die Möglichkeit, mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten und einen Wandel herbeizuführen.

Mentor hat einen 3-phasigen Ansatz gewählt, um die Kontrolle über seine Ressourcen und Portfolios zu erlangen.

1. Richten Sie eine IT-Projektsteuerung ein. Governance legt den Grundstein für den Prozess, macht die Mitarbeiter rechenschaftspflichtig und schmiedet eine Partnerschaft zwischen Unternehmen und IT, um gemeinsam Werte zu schaffen.

Mentor erstellte eine Charta und Ziele, um sicherzustellen, dass IT-Ressourcen nur an den Initiativen mit dem höchsten strategischen Wert und ROI arbeiten. Eine strategische Portfoliobetrachtung fördert die Zusammenarbeit und die Transparenz einer konsolidierten Liste von Projekten, so dass die IT-Abteilung grundlegende Fragen beantworten kann, wie z. B. "Arbeiten wir an den richtigen Projekten?" und "Sind die richtigen Fähigkeiten vorhanden?"

Nachdem der Rahmen für Menschen und Prozesse geschaffen war, wandte sich die IT-Gruppe der Technologie zu.

2. Implementieren Sie ein einziges Projektmanagement-Tool für die gesamte IT. Die Einführung eines gemeinsamen Tools stellt sicher, dass alle Beteiligten die gleiche Sprache sprechen, effektiv zusammenarbeiten und alle Arbeiten in einer konsolidierten Plattform verfolgen.

Mentor hat sich für Projectplace entschieden, weil es alle vom CIO genannten Anforderungen erfüllt, darunter Mobilität, Cloud-Fähigkeit mit sofort einsatzbereiten Funktionen, Flexibilität bei der Verfolgung aller Projekte und die Eliminierung von E-Mails für projektbezogene Aktivitäten und Statusberichte. Mit minimalem Schulungsaufwand konnte das neu gegründete PMO mehr als 600 Projectplace-Nutzer schulen. Es gibt mehr als 560 aktive Projekte, die derzeit von Projectplace verwaltet werden.

"Projectplace macht jeden zu einem PM", sagt Tharp. "Es war so erfolgreich bei der Verwaltung von IT-Projekten, dass viele andere Abteilungen es übernommen haben, um alles von der Personalbeschaffung über die betriebliche Wartung bis hin zu persönlichen "To-Do"-Listen zu erledigen. Wir erzielen definitiv einen erheblichen ROI."

3. Implementieren Sie ein ausgereiftes Ressourcen- und Portfoliomanagement. Mit Planview Portfolios kann Mentor ein Gleichgewicht zwischen der Zusammenarbeit in Projectplace und der Strenge einer Portfoliomanagement-Lösung herstellen.

"Planview Enterprise verschafft uns einen Einblick in die wahren, vollständigen Kosten jedes Projekts, einschließlich der Kosten für interne Ressourcen, die wir in der Vergangenheit nie berücksichtigt haben."
- Brian Tharp, IT PMO Manager, Mentor

Mentor verwendet Planview Portfolios für die Projektprognose und hat derzeit mehr als 100 aktive Projekte in dem Tool. Mit einer verlässlichen Quelle der Wahrheit hat die IT-Abteilung ein besseres Verständnis des Risikos, das mit jedem Projekt verbunden ist, etwas, das sie vorher nicht hatte, um die Priorisierung zu erleichtern. Der Einblick in den Bedarf und die Kapazität der IT-Ressourcen hilft Tharp und seinem Team zu erkennen, wann Ressourcen über- oder unterausgelastet sind. Jetzt hat die IT-Abteilung harte Daten, um zu beweisen, dass sie an den richtigen Projekten mit den richtigen Ressourcen arbeitet.

"Planview Enterprise verschafft uns einen Einblick in die tatsächlichen, vollständigen Kosten jedes Projekts, einschließlich der Kosten für interne Ressourcen, die wir in der Vergangenheit nie berücksichtigt haben", sagt Tharp. "Endlich haben wir eine konsolidierte Liste aller Projekte und funktionalen Portfolios, und zwar an einem Ort.

Alle Änderungen werden sofort synchronisiert, eine wichtige Funktion, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit in Projectplace zu erledigen und sie ohne zusätzliche Schritte in Planview Portfolios wiederzugeben. Mentor hat ihre Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen, E-Mails und anderen einmaligen Tools verringert.

Seit der Einführung von Projectplace und Planview Portfolios, hat Mentor:

• Etablierte strategische Initiativen, die personell ausgestattet sind und sich weiterentwickeln
• A 94% on-time project completion rate, up from only 50 %
• Eine einzige Quelle der Wahrheit für alle Projektinformationen
• Verbesserte Priorisierung von Projekten durch Ausrichtung an strategischen Zielen
• Vollständige Synchronisation zwischen Projectplace und Planview Enterprise zur Ansicht von Projekten und Ressourcen
• Verbesserte Glaubwürdigkeit der IT und verbesserte Beziehung zum Unternehmen

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