Vos clients et les membres de votre équipe dépendent de votre perspicacité en matière de planification de projet pour fournir un travail de valeur - qu'il s'agisse d'une conférence bien suivie, d'un correctif de cybersécurité opportun ou d'un ensemble d'avantages sociaux qui attire le personnel de haut niveau. Bien que la planification soit essentielle, ce qui compte le plus pour le client est d'obtenir plus rapidement la valeur promise. En d'autres termes, la planification et la réalisation du projet méritent une attention égale.
De nombreux facteurs font obstacle à une livraison plus rapide. Selon les résultats d'une enquête mondiale 2018 menée par Planview auprès de 650 professionnels, ces raisons relèvent souvent de trois grandes catégories :
- les problèmes liés à la communication (augmentation des équipes décentralisées et virtuelles),
- les défis liés aux personnes (gestionnaires de projet non formés et non certifiés), et
- les problèmes liés aux processus (collaboration inefficace et trop d'outils disparates).
L'enquête souligne le temps perdu en raison de l'inefficacité de la collaboration, près de 25 % des personnes interrogées estimant que leurs équipes perdent plus de 20 heures par mois en travail improductif, ce qui entraîne le non-respect des délais des projets (54 %), une baisse de la qualité des projets (35 %) et un dépassement du budget des projets (26 %).
Cependant, dans un environnement de gestion de projet agile qui utilise l'outil approprié gestion du travail , vous pouvez diriger votre équipe dans la résolution de problèmes complexes et l'exploration d'améliorations constantes afin que la valeur puisse être livrée non seulement au moment prévu - mais avant la cloche. La nature itérative de la méthode agile signifie que l'exécution du projet peut toujours passer à la vitesse supérieure.
Donc, si vous démarrez un projet ou si vous espérez rendre votre projet actuel plus efficace, voici six éléments tangibles à prendre en compte pour rationaliser la planification du projet, optimiser la réalisation du projet et devancer vos concurrents.
Étape 1 : Définir une direction claire
Le lancement d'un projet peut s'avérer difficile - il n'est pas facile de regarder la situation dans son ensemble, de déterminer où vous voulez aller et de décider comment vous voulez y arriver. Mais il est beaucoup plus difficile de se lancer dans un voyage sans direction claire.
Quel que soit votre projet - créer une campagne promotionnelle pour un événement à venir, concevoir une application qui promeut la santé et le bien-être, ou rationaliser les pratiques d'inventaire - vous devez d'abord déterminer ce que sera le succès, qu'il s'agisse d'un plus grand nombre de participants, d'une plus grande sensibilisation ou d'une plus grande réduction des coûts. Vous devrez également réfléchir aux difficultés potentielles du processus, aux membres de l'équipe qui seront responsables des produits livrables et à la manière dont le processus sera déployé auprès des clients.
Ensuite, vous devez revoir vos objectifs avec les parties prenantes. L'un des objectifs de cet examen doit être la gestion des attentes - ne pas surpromettre ou survendre les résultats finaux du projet.
Heureusement, plus vous entrez dans la pratique de la planification de projet, plus le processus devient facile et efficace. "Au fur et à mesure que vous prenez l'habitude de planifier, la douleur qui y est associée diminue généralement", écrit Elizabeth Grace Saunders dans un article publié en septembre 2016 pour le site Harvard Business Review . "Et plus le renforcement positif que vous obtenez ne fait qu'augmenter, plus vous le faites. ... Le bénéfice de passer par la douleur de la planification peut être énorme en termes d'augmentation de la productivité, de diminution du stress, et surtout d'alignement intentionnel sur ce qui est le plus important."
Lors de votre prochaine réunion de lancement, essayez de commencer par un canevas de planification de projet - un outil de visualisation qui peut vous aider, vous et vos coéquipiers, à développer une vision plus claire de la portée, des objectifs et des résultats attendus d'un projet. (Téléchargez l'ebook de Planview, "Get Work Done Faster : 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery," pour un modèle).
Étape 2 : Planifiez, mais restez flexible
Nous savons tous que les "plans les mieux conçus" peuvent facilement tourner mal. La planification de projet dans un environnement agile n'adhère pas de manière rigide à un plan au détriment des objectifs généraux. Au contraire, elle est adaptable et répond aux changements inévitables, tels qu'un changement de portée, une modification du calendrier ou une différence dans les conditions du marché.
"Dans les conditions changeantes d'une industrie naissante ou récemment perturbée, un plan rigide peut devenir une camisole de force pour la flexibilité et l'adaptation qui sont nécessaires pour réussir", écrivent Martin Reeves et Rodolphe Charme di Carlo dans un article 2017 pour le Harvard Business Review . "Pour prendre un exemple historique, les économies centralement planifiées du bloc de l'Est ne laissaient aucun espace pour l'adaptation aux types de changement les plus simples, comme la variation de la demande. Cela a inévitablement créé des pénuries et une surabondance de marchandises."
Le processus itératif d'Agile vous permet d'ajuster régulièrement votre plan à long terme tout en vous en tenant à des plans détaillés qui s'inscrivent dans un calendrier plus court. Cela permet également de garder cette question en tête : À long terme, quelle voie vous permettrait le mieux d'atteindre vos objectifs ?
Étape 3 : Classez le travail par ordre de priorité
Vous avez du mal à déterminer quel travail nécessite une attention immédiate et quel travail peut attendre ? Classer les priorités d'un projet peut submerger même le chef de projet le plus expérimenté. La bonne nouvelle est que l'acquisition de cette compétence décisionnelle cruciale peut accélérer la création de valeur pour les clients et les parties prenantes. Voici des moyens de conquérir le casse-tête de la priorisation :
- Décomposez les tâches en étapes individuelles, puis fixez des échéances pour des livrables tangibles. Le fait de franchir méthodiquement ces étapes donnera de l'élan à votre équipe.
- Tirez parti des capacités spécifiques de vos coéquipiers pour prendre certaines décisions. Par exemple, ne savez-vous pas quelles sont les approbations requises pour un projet d'analyse de la valeur ? Vous êtes déchiré par le fait de savoir quels directeurs des ventes doivent être interrogés pour élaborer un argumentaire de vente ? Écoutez les membres de votre équipe interdisciplinaire - ils sont des experts dans leurs domaines respectifs.
- Repoussez les fausses urgences. Vous devrez peut-être avoir des conversations de clarification avec les parties prenantes qui ont leurs propres idées sur la façon dont votre projet doit être mené - et dans quel ordre les tâches doivent être accomplies. Une discussion sur les priorités avec ces parties prenantes peut leur donner le sentiment de mieux maîtriser la situation et de moins risquer de vous faire dérailler sur le chemin de votre objectif.
- Facilitez la prise de décision en utilisant une grille de gestion du temps à quatre quadrants qui met en évidence les tâches urgentes et les tâches importantes. (Téléchargez l'ebook de Planview, "Get Work Done Faster : 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery," pour un exemple de grille).
Étape 4 : Rendez l'œuvre visible
Qui fait quoi, quel est l'état d'avancement, quand cela sera-t-il fait ? Gérez la charge de travail de votre équipe en créant un inventaire visuel de toutes les tâches et des personnes chargées de les accomplir. Ce catalogage méthodique peut vous aider à voir plus facilement les obstacles tels que les ressources rares, que vous pouvez résoudre en réaffectant les tâches ou peut-être en réduisant la portée du projet.
Les outils de gestion de projet agile tels que les tableaux Kanban numériques ou physiques peuvent rendre les processus de travail facilement visibles pour tous les membres de l'équipe. Les tableaux Kanban montrent les tâches qui se trouvent encore dans le carnet de commandes, celles qui sont en cours et celles qui sont passées à la pile "terminée".
(Téléchargez l'ebook de Planview, "Get Work Done Faster : 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery," pour un exercice d'équipe qui vous aidera à visualiser votre travail et votre flux de travail).
Étape 5 : Gérez la charge de travail de votre équipe
Votre rôle en tant que chef de projet est de répartir la charge de travail et les ressources de votre projet de manière appropriée. En plaçant ces informations sur une plateforme simple et centralisée, vous pourrez évaluer les engagements et les capacités de chaque membre de votre équipe, non seulement pour votre projet, mais aussi pour toutes les initiatives.
Ces outils de gestion du travail en ligne comprennent des tableaux de bord, des tableaux Kanban et des diagrammes de Gantt, qui illustrent le calendrier d'un projet. Non seulement ces outils font gagner du temps et suscitent une collaboration plus efficace, mais leurs fonctions de visualisation mettent vos objectifs en avant. Ils permettent également de voir beaucoup plus facilement où se situent les goulots d'étranglement et quels coéquipiers sont libres de prendre en charge quelques tâches supplémentaires. Cette vision partagée des principaux éléments livrables, des délais et des progrès vous aidera à prendre des décisions liées à la charge de travail plus rapidement et plus objectivement.
(Vous voulez en savoir plus sur les avantages des tableaux Kanban ? Téléchargez le document de Planview "4 Avantages de l'utilisation de Kanban pour un travail axé sur les jalons").
Étape 6 : Contrôlez les progrès en temps réel
La gestion de projet agile aide les équipes à rester réactives en encourageant le suivi constant de l'avancement de leur projet. Un suivi régulier à l'aide de tableaux de bord en temps réel, de rapports automatisés, de tableaux Kanban et d'autres outils de gestion de projet agile permet à tous les membres de l'équipe de voir les mises à jour de l'état d'avancement en quelques secondes, ce qui leur permet de savoir où ils doivent concentrer leur attention ou pivoter vers des priorités différentes.
Le suivi continu de l'avancement d'un projet est facilité par le développement d'indicateurs clés de performance (ICP) qui "aident le gestionnaire de projet à transformer l'énoncé de la portée en objectifs mesurables", selon Kristine A. Hayes Munson dans un article pour le Project Management Institute. Chaque membre de l'équipe doit être en mesure d'articuler les ICP du projet de manière claire et succincte, afin que toutes les parties prenantes puissent avoir un sentiment de conscience et de contrôle.
La capacité d'articuler les objectifs et de voir à quelle vitesse les projets progressent vers leur achèvement peut non seulement indiquer à quel point votre équipe atteint tous les jalons, mais aussi signaler les obstacles avant qu'ils ne deviennent trop importants pour être franchis.
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