Mentor transforme l'informatique pour améliorer la visibilité des projets et la communication au sein de l'entreprise

Mentor est un leader dans le domaine de l'automatisation de la conception électronique (EDA), développant des outils logiciels et matériels pour permettre aux entreprises de fabriquer des produits électroniques plus rapidement et de manière plus rentable. Le département informatique est réparti dans le monde entier et compte environ 250 membres qui assistent 5,500 employés répartis dans 29 pays sur 86 sites.

Le groupe informatique de Mentor n'a pas réussi à terminer les projets d'applications commerciales dans les délais impartis. Les projets ont envahi l'entonnoir, mais seule une poignée d'entre eux ont été menés à bien dans les délais prévus et tous ont coûté plus cher que prévu. Certains projets ont été surnommés "super tankers", car ils manquaient d'objectifs et de critères de réussite, n'avaient pas de gestion formelle du changement de projet et n'avaient pas défini de retour sur investissement. Au fil du temps, la direction s'est inquiétée des retards dans les projets, des dépassements de coûts et de l'absence de bande passante disponible pour prendre de nouvelles initiatives stratégiques. À un moment donné, le service informatique avait 105 projets prévus, dont 40 seulement étaient achevés à la fin de l'année.

"Les projets étaient lancés au coup par coup, sans tenir compte des priorités, de l'adéquation stratégique, de la valeur ou de notre capacité d'exécution", explique Brian Tharp, responsable du PMO informatique chez Mentor. "La gestion de projet et la collaboration autour d'un projet se faisaient à l'aide de feuilles de calcul, de SharePoint, de courriels et d'autres outils cloisonnés et isolés. Cela a créé un chaos qui a conduit à un engagement excessif des ressources, à des estimations irréalistes, à des durées de projet trop longues et à des délais non respectés ou retardés".

Avant que l'informatique ne puisse conduire le changement pour l'entreprise, le DSI devait d'abord changer l'informatique. Le DSI a identifié trois leviers : les personnes, les processus et la technologie. Ces facteurs représentaient une opportunité pour l'informatique de s'associer à l'entreprise et de créer un changement transformationnel.

Mentor a adopté une approche en 3 phases pour prendre le contrôle de ses ressources et de ses portefeuilles.

1. Mettre en place une gouvernance des projets informatiques. La gouvernance a jeté les bases du processus, responsabilise les personnes et établit un partenariat entre les entreprises et les services informatiques afin qu'ils travaillent ensemble pour créer de la valeur.

Mentor a établi une charte et des objectifs pour s'assurer que les ressources informatiques ne travaillent que sur les initiatives ayant la plus grande valeur stratégique et le meilleur retour sur investissement. Une vision stratégique du portefeuille favorise la collaboration et la transparence d'une liste consolidée de projets afin que l'informatique puisse répondre à des questions fondamentales telles que "Travaillons-nous sur les bons projets ?" et "Les bonnes compétences sont-elles disponibles ?"

Une fois le cadre des personnes et des processus mis en place, le groupe informatique s'est penché sur la technologie.

2. Mettre en place un outil de gestion de projet unique pour l'ensemble des technologies de l'information. L'introduction d'un outil commun permet à chacun de parler le même langage, de collaborer efficacement et de suivre l'ensemble du travail dans une plateforme consolidée.

Mentor a choisi Projectplace parce qu'il répond à toutes les exigences définies par le DSI, y compris la mobilité, l'accès au nuage avec des fonctionnalités prêtes à l'emploi, la flexibilité pour suivre tous les projets, et l'élimination du courrier électronique pour les activités liées aux projets et les rapports d'état. Avec une formation minimale, le PMO nouvellement formé a pu éduquer plus de 600 utilisateurs de Projectplace. Il y a plus de 560 projets actifs actuellement gérés par Projectplace.

"Projectplace fait de chacun un gestionnaire de projet", dit Tharp. "Il a connu un tel succès dans la gestion des projets informatiques que de nombreux autres départements l'ont adopté pour tout faire, du recrutement à la maintenance opérationnelle en passant par les listes personnelles de choses à faire. Il est certain que nous obtenons un retour sur investissement significatif.

3. Mettre en œuvre une gestion mature des ressources et du portefeuille. Planview Portfolios permet à Mentor de trouver un équilibre entre la collaboration de Projectplace et la rigueur d'une solution de gestion de portefeuille.

"Planview Enterprise nous permet de connaître le coût réel et complet de chaque projet, y compris les coûts des ressources internes que nous n'avions jamais pris en compte auparavant.
- Brian Tharp, responsable du PMO informatique, Mentor

Mentor utilise Planview Portfolios pour la prévision des projets et a actuellement plus de 100 projets actifs dans l'outil. Grâce à une source de vérité fiable, le service informatique comprend mieux le niveau de risque associé à chaque projet, ce qu'il n'avait jamais fait auparavant pour aider à définir les priorités. La connaissance de la demande et de la capacité des ressources informatiques permet à M. Tharp et à son équipe d'identifier les cas de surutilisation ou de sous-utilisation des ressources. Désormais, les services informatiques disposent de données concrètes pour justifier qu'ils travaillent sur les bons projets avec les bonnes ressources.

"Planview Enterprise nous permet de connaître le coût réel et complet de chaque projet, y compris les coûts des ressources internes que nous n'avions jamais pris en compte auparavant", déclare M. Tharp. "Nous disposons enfin d'une liste consolidée de tous les projets et portefeuilles fonctionnels, le tout en un seul endroit.

Toutes les modifications sont synchronisées instantanément, une caractéristique essentielle qui permet aux personnes d'effectuer leur travail dans Projectplace et de le répercuter dans Planview Portfolios sans aucune étape supplémentaire. Mentor a réduit leur dépendance à l'égard des feuilles de calcul, des courriers électroniques et d'autres outils ponctuels.

Depuis la mise en œuvre de Projectplace et de Planview Portfolios, Mentor a.. :

• Des initiatives stratégiques établies qui sont dotées en personnel et vont de l'avant
• A 94% on-time project completion rate, up from only 50 %
• Une source unique de vérité pour toutes les informations relatives au projet
• Amélioration de la hiérarchisation des projets grâce à l'alignement sur les objectifs stratégiques
• Synchronisation complète entre Projectplace et Planview Enterprise pour visualiser les projets et les ressources
• Amélioration de la crédibilité des technologies de l'information et des relations avec les entreprises

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