Leter du etter et nytt prosjektporteføljeforvaltningsverktøy (PPM)? I stedet for å bli overveldet av alle de skinnende bjellene og fløytene i dagens applikasjoner, så kan du heller ta en mer strategisk tilnærming. Det finnes ingen universalløsning for alle spørsmål: Den eneste måten å velge den rette på er å forstå organisasjonens mål.

Tross alt utvikler noen kontorer for prosjektledelse (PMOs) seg utover det å fullføre prosjekter i tide og innenfor budsjett for å hjelpe organisasjoner til å drive fram vekst, innovasjon og digital transformasjon raskere. Du bør vurdere en løsning som tar din PMO fra hvor du er i dag, og vil hjelpe deg med å levere verdier både nå og i fremtiden.

Her er hva du skal se etter i verktøysammenligning av prosjektporteføljeledelse basert på din organisatoriske modenhet, mål og behov.

Fem PPM modenhetsnivåer

Det første trinnet for å velge riktig PPM løsning er å forstå organisasjonens nåværende evner. Gartner programmet og modellen på modenhet for porteføljeadministrasjon 1 er et nyttig verktøy for å bestemme dette og forstå hvilke forbedringer på PPM du må gjøre.

Her er de fem nivåene på Gartner-modellen, fra minst moden til mest:

  • Nivå 1: Raksjon: Ad-hoc innfallsvinkel til prosjekter. Ingen formelle PPM roller eller verktøy. Bruk av regneark og kanskje et prosjekt planleggingsverktøy.
  • Nivå 2: Fremvoksende disiplin: Å utvikle seg til en mer prosessdrevet innfallsvinkel, men der isolerte systemer og inkonsekvente data hindrer forretningsprosesser. En PMO kan være på plass. Bruk av et grunnleggende PPM verktøy.
  • Nivå 3: Begynnende integrering : En mer helhetlig innfallsvinkel til PPM. Planlegging og beslutningsprosesser gjøres på organisasjonsnivå. Portefølje- og grunnleggende ressursfunksjonalitet er operativt. PPM instrumentbord gir brukbar data.
  • Nivå 4: Effektiv integrering : Fokus på å levere forretningsverdi. Automatisert funksjonalitet i prosjektporteføljeledelse for bedriften gjør det mulig å konsolidere rapportering, bedriftsporteføljer og for å gjennomføring av strategier.
  • Nivå 5: Effektiv innovasjon: Innovasjon er bygd inn i alle organisasjonsprosesser. Bedriftsprogrammer muliggjør rask strategidrift. En Enterprise Project Management Office (EPMO) er på plass. Bruk av en bedrifts PPM suite med innovasjonsverktøy.

Vurdering av modenhetsnivået på din prosjektporteføljeledelse

Når du vurderer de fem modenhetsnivåene, still følgende spørsmål:

  • Hvor er du og din organisasjon på denne sammenhengende utstrekningen i dag?
  • Hva er dine ambisjoner for å modne PPM kapasitet?
  • Hva er dine tidsrammer og hvor aggressivt ønsker du deg å modnes?

Ikke bli overrasket hvis du finner ut at du er et sted på nivå 2. Dette er det vanligste stadiet. Ifølge Gartner1, har de fleste organisasjon kjørt seg fast på nivå 2: "Konkurransedyktig press og endrede markedsforhold tvinger organisasjoner mot nivå 3, og de fleste organisasjoner er fortsatt ikke klare til å gjøre spranget."

Faktisk er dette her hvor PMOer og ledere er mest sårbare. Hvorfor? Fordi, som angitt i Gartner-rapporten, Hvordan unngå "de syv dødelige synder" på nivå 2 PMO2: "På dette tidspunktet har de allerede løst alle de tingene som var enkle (etablering av felles praksis), men det er vanskelig å gjøre skiftet til de mer Agile og bedriftsfokuserte aktivitetene når det gjelder nivå 3 og digital etterspørsel."

Av denne grunnen fokuserer følgende PPM brukstilfeller (use cases) på å komme seg til og gjennom nivå 2 og opererer på nivå 3 og utover.

8 PPM verktøy for brukstilfeller (use cases)

Å forstå de forskjellige evnene du trenger og hva et PPM-verktøy skal levere på nivåene 2 og 3+ vil hjelpe deg i din søken. Her er de åtte viktigste.

Planlegging

Bedre planlegging er en av de beste måtene å sikre at ressursene dine er fokusert på de riktige tingene til rett tid. PMOer fokuserer ofte bare på prosjektdrift, uten at midlene eller viljen er gode nok til å sikre at disse prosjektene og programmene leverer gode nok forretningsverdier. Dette er en rask vei til foreldelse. Her er hva du skal se etter i et PPM-verktøy på nivåene 2 and 3+:

  • Nivå 2: Skap hele tiden og oppdater prioriterte planer for å optimaliserer ressurser på tvers av organisasjonen:
    • Sentraliser prosjekporteføljeadministrasjon
    • Justering og prioritering
  • Nivå 3+: Analyser avvik, angi retning og oversett strategi til levering av forretningsmuligheter og integrerte veikart for å implementere strategiske, operasjonelle og teknologiske endringer:
    • Porteføljeadministrasjon
    • Programstyring
    • Strategisk roadmapping
    • Planlegging av investering og kapasitetsscenarier
    • Kapasitet- og teknologiledelse

Utførelse

Vellykket gjennomføring på dine planer krever fokuserte mennesker, penger og teknologi med riktige prioriteter. For mange PMOer er overbelastet av prosess og metodikk. Dette skaper oppfatningen av at metoder for prissetting og styring overkjører smidighet. Dagens stadig mer funksjonelle, virtuelle team bruker alle slags forskjellige arbeidsmetoder for prosjektgjennomføring, og krever at PMOer må være fleksible og representerer den riktige og beste tilnærmingen for å oppnå resultater. Med andre ord, spør deg selv – vil du være flisespikker eller ambassadør?

Driftskapasiteten du trenger for PPM-løsningen ligner på nivå 2 og 3+:

  • Nivå 2 og 3+: For å levere forretningsverdi må PMOer støtte alle måtene et team gjennomfører arbeidet. Når du kanskje har tenkt å begynne med en ny arbeidsmetode bør du planlegge å bruke et PPM-verktøy som støtter milepæler, iterative metoder og dessuten strukturerte og ustrukturerte jobber:
    • Evnen til å planlegge, administrere og levere på tvers av alle typer jobber, for eksempel de tradisjonelle, de iterative, Agile og kollaborativ arbeidsledelse.
    • Innfødt support kombinert med integrasjon med vanlige arbeidsverktøy som Microsoft Project og Atlassian JIRA: Integrert med funksjoner som IT, produktutvikling, økonomi, HR og mer skaper et samlet system for mennesker, arbeid og utgifter.

Rapportering og analyse

For å gjøre beslutninger raskere burde din PPM programvare tilby oppdatert synlighet til etterspørsel, planer, arbeid, ressurser, teknologi, og kapasitet på tvers av organisasjonen. Dette vil gi aktører oppdaterte vurderinger av hva som skjer nå og om hva de trenger å gjøre justeringer på for å holde organisasjonen på rette spor. Å ha denne informasjonen vil også øke tilfredsheten og engasjementet til alle brukere, så vel som raskt demonstrere verdien av PMO.

  • Nivå 2: Intuitive, brukervennlige og lett delbare visninger som er relevante for hver bruker:
    • Forhåndsdefinerte rapporter og instrumentbord
    • Egendefinerbare rapporter og visninger
  • Nivå 3+: Avanserte analyser som dekker hele porteføljen og gir C-nivå ytelse synlighet og styring:
    • Forhåndsdefinerte rapporter og instrumentbord for ledere
    • Svært visuell, direkte tilgang til beregninger, meldinger og analytics, konfigurerbar ut fra brukerroller
    • Utvidbare rapporterings og analyseplattformer som BI-verktøy

Etterspørselsregulering

Når endringen skjer, trenger du evnen til å fokusere på det som betyr mest og innlemme ny etterspørsel i porteføljen. Mange organisasjoner mangler en systematisk tilnærming til å forstå pipeline. Den rette PPM-løsningen kan gi en oversikt over fullstendig etterspørsel og aktiverer analyser mot scoringskriterier og ressurskapasitet for objektiv prioritering og nedskjæring på tid for å godkjenne nye prosjekter av høy verdi.

  • Nivå 2: Samle og evaluer etterspørsel, alt på ett sted:
    • Fang opp alle behov (forespørsler, prosjekter, arbeid, ideer, forbedringer)
    • Administrer statuser
    • Konverter en godkjent forespørsel til et prosjekt, en problemstilling eller en aktivitet raskt
    • Etabler styring
  • Nivå 3+: Sentraliser alle typer behov fra hele bedriften og vurder det mot strategiske mål:
    • Fang opp alle behov (forespørsler, prosjekter, arbeid, ideer, forbedringer)
    • Ideation Management (kreativ ledelse) for å generere og evaluere nye ideer og ideasjonskampanjer
    • Konfigurerbare arbeidsflyt / livssykluser for å administrere og veilede prosessen
    • Konverter raskt godkjent etterspørsel til ett eller flere prosjekter, oppgaver, programmer

Økonomi

PPM programvare kan brukes til å effektivt planlegge, spore og måle økonomiske resultater. Å møte finansieringsmål er avgjørende. Robuste finansielle muligheter i PPM-programvare kan gjøre det mulig for ledere å sette realistiske mål, forstå hvordan strategisk finansiering blir brukt (noe som kan resultere i økt kapitalisering av utgifter) og omfordele etter behov i hele finansieringsperioden. Integrasjoner med eksisterende finansielle systemer gir en fullstendig oversikt over budsjetter, kostnader og investeringer.

  • Nivå 2: Planlegging og mål på prosjektnivå:
    • Sporing av kostnader på aktivitetsnivå
    • Prosjektøkonomi
  • Nivå 3+: Både prosjekt- og portefølje-planlegging og mål:
    • Sporing av kostnader på aktivitetsnivå
    • Tydelig og integrert prosjekt, program, produkt og portefølje økonomi
    • Spor og administrer etter versjoner (tidsfordelt, scenen), inkludert budsjett, prognose og faktiske
    • Definer og spor investeringer; Iterativ finansiering

Ressursadministrasjon

Ressursforvaltning handler om å fokusere de riktige menneskene som betyr noe på jobben, og lever effektivt gjennom endrede forhold og prioriteringer, og spore og måle kostnader. Det starter med kapasitetsplanlegging: Ved å gjøre seg synlighet til de som etterlyser, vil et PPM-verktøy hjelpe deg med å avgjøre om organisasjonen har kapasitet til å takle forespurte investeringer, og hvilke ressurser som er riktige for hvert prosjekt.

Avstemming av planlagte kostnader opp mot aktualer er avgjørende for å vise til et prosjekts faktiske utgifter. Dette er viktig for å demonstrere avkastning, rapportering og estimering av fremtidige arbeidskostnader. Brukerne må imidlertid nøye rapportere sin bruk av tid på oppgaver og prosjekter, men å få denne informasjonen er ikke alltid lett.

  • Nivå 2: Ressurshåndtering på prosjektnivå med brukervennlig tidsrapportering:
    • Tidssporing
    • Tildelinger
    • Bemanning med timer eller antall ansatte
    • Ansatte til prosjekt- eller nivå
    • Gjeldende og fremtidige anvendelighet
    • Kapasitetsplanlegging
  • Nivå 3: Ressursplanlegging på porteføljenivå holdt seg i takt med forretningsmålene:
    • Tidssporing
    • Flere typer oppdrag (krav, reserver, tildelinger, autorisasjoner)
    • Bemanningsenheter (dager, uker, FTE, etc.)
    • Ansatte til oppgaven (laveste nivå)
    • Gjeldende, fremtidige og tilbakevirkende anvendelighet på sats
    • Kapasitetsplanlegging

Spring og realisering av fordeler

Fordi PPM handler om å levere forretningsverdi, er det kritisk å demonstrere hva du har oppnådd. Dette går langt utover det å levere til rett tid og innenfor budsjett for å bevise de faktiske fordelene som er realisert til støtte for forretningsmålet. Ifølge report på PMI fra 2017 Pulse of the Profession®, fullfører ikke de modneste organisasjonene bare 80 prosent av prosjektene på tid og på budsjett, men i tillegg oppfyller de også opprinnelige mål og forretningsinteresser. Disse bedriftene etablerer fordelene ved begynnelsen av hvert prosjekt og sikrer at de er på vei. Den rette PPM-løsningen vil hjelpe deg med å gjøre dette.

  • Nivå 2: Grunnleggende ledelse av fordelingsrealisering:
    • Sporing av fordeler
    • Egendefinerte beregninger
  • Nivå 3+: Administrasjon av avansert gevinstrealisering:
    • Tidsfaset, versjonsbasert fordelingssporing
    • Konfigurerbare beregninger for nåverdi, avkastning på investeringer, intern avkastning, tilbakebetalingstid

Tilpasning og tid til verdi

Ingen PPM verktøy vil fungere hvis gruppemedlemmene dine ikke vil bruke det og aktørene ikke ser verdien i dem. Å velge en brukervennlig løsning som er verdifull for alle, er viktig. Forvent din PPM-leverandør å kunne tilby beste praksis og deres sterke domenekompetanse, og be om bransjens anbefalinger og rådgivning fra analytikere og andre kilder.

I tillegg ser du etter muligheten til å integrere applikasjonene som driver virksomheten din. Dette vil utvide alles syn på hele organisasjonen, det vil forenkle tilgangen til data, strømlinjeforme arbeidsflyten og gi en større kontekst for å fatte bedre beslutninger. Det vil også holde hvert medlem rettet mot de samme målene. Når du velger et produkt, ta en adopsjon-drevet tilnærming til implementering som omfatter opplæring.

  • Nivå 2: Ett system for registrering for alle:
    • En intuitiv brukeropplevelse vil lette overgangen fra regneark eller desentraliserte prosjektstyringsverktøy til PPM
    • Oppnå synlighet i alt arbeidet og alle ressurser
  • Nivå 3+: Fokuser på utfallene som har størst betydning for aktører, for å bidra til å løse de høyest prioriterte problemene først, og lever raskere i forhold til tid til verdi:
    • Konfigurerte visninger, beregninger og rapporter basert på brukere og roller
    • En fleksibel brukeropplevelse som oppfyller kravene til brukere over ulike deler av virksomheten
    • Effektiviser innsyn i statusen for prosjekter, programmer og produkter på tvers av virksomheten

Velg din PPM programvare strategisk

Dagens ledere for prosjektporteføljeledelse må prioritere med intelligens og levere prosjekter, produkter og tjenester i samarbeid med sine aktører i virksomheten. I sin "syv dødelige synder" skrev Gartner at program- og ledelse må "fjerne gamle verktøy, prosesser og holdninger som ikke lenger støtte dagens behov for å bli mer Agile og fleksible i den digitale tidsalderen." Bruk av denne komparative veiledningen for PPM-verktøy for å hjelpe deg med å bestemme ditt modningsnivå og for å velge en løsning basert på dine krav.

Alle uttalelser i denne rapporten som kan henføres til Gartners representative Planview tolkning på data, forskningssynspunkt eller synspunkter publisert som en del av en syndikert abonnementstjeneste fra Gartner, Inc., og som ikke har blitt vurdert av Gartner. Hver Gartner-publikasjon taler som om den kommer fra sin opprinnelige publiseringsdato (og ikke fra datoen for denne rapporten). Synspunkter som er uttrykt i Gartner-publikasjoner, er ikke noe faktum, og kan endres uten forvarsel.

Flere ressurser

Sitater

  1. ITScore Overview for program og porteføljeadministrasjon , Gartner, Lars Mieritz, 16 august 2017

  2. Hvordan unngå "de syv dødelige syndene" på nivå 2 PMO, Gartner, Donna Fitzgerald, 29 december 2016