Hva er forskjellen?

Vilkårene i prosjektledelse, programledelse og porteføljestyring kan virke ganske like, men har svært forskjellige betydninger når de diskuteres i forbindelse med arbeids- og ressursadministrasjon (WRM).

Hva er prosjektledelse?

Ifølge Project Management Institute (PMI), er et prosjekt et "midlertidig arbeid for å skape et unikt produkt, tjeneste eller resultat." Et prosjekt er utformet for å oppnå et bestemt mål og har en definert begynnelse og slutt.

Prosjektledelse er en disiplin der man bruker prinsipper og prosedyrer for å styre et prosjekt fra den klekkes ut og fram til levering av et utfall, for eksempel et program, et arrangement, et produkt eller en tjeneste. Dette kan inkludere:

  • Definisjonen på prosjektmål
  • Inntak og styring av krav
  • Oppdeling og planlegging av oppgaver
  • Budsjett og kostnadsledelse
  • Oppdrag og styring av prosjektressurser
  • Kommunikasjon av prosjektstatus opp mot milepæler

Den som er ansvarlig for å styre et prosjekt, kalles vanligvis en prosjektleder. Ansvaret til en prosjektleder kan omfatte:

  • Prosjektomfang, planlegging og godkjenning
  • Resource management
  • budsjettstyring
  • Risikostyring
  • Statusrapportering til teammedlemmer og aktører

I mer modne organisasjoner arbeider prosjektledere i eller med en gruppe eller en avdeling som kallesProject Management Office (PMO). PMO definerer og setter standarder for hvordan prosjekter forvaltes i organisasjonen.

Ifølge den årlige undersøkelsen Project and Portfolio Management Landscape er nesten halvparten av alle PMOer ansvarlige for både å opprettholde operativ drift og å drive strategiske prosjekter som gir forretningsverdi.
Det viktigste målet for PMO

Hva er programstyring?

Ifølge innkjøpssjefenes forventningsindeks er et program "En gruppe relaterte prosjekter som styres på en koordinert måte for å oppnå fordeler som ikke kan oppnås gjennom individuell administrering av dem." Programmer:

  • Har ofte strategiske virksomhetsmålsetninger som er transformative i natur
  • Departementer på tvers eller virksomhetsenheter

Programstyring er oversettelsen av strategiske mål til målbare forretningsresultater, kombinert med integrering av de mange relaterte tiltak som kreves for at utfallet skal realiseres.

Den som er ansvarlig for å administrere et program, kalles ofte programleder. Programlederrollen varierer avhengig av organisasjonen. Noen organisasjoner legger vekt på forretningsmessige aspekter av rollen. Andre fokuserer på IT eller teknologi og vil fremheve spesifikke tekniske og prosjektledelses kvalifikasjoner. Programledere administrerer ende-til-ende ledelse av et tverrfunksjonelt program, fra å forme tilnærmingen til å leveringen av et ønsket resultater. Programansvarlig har også ansvar for:

  • Prioriterings og finansieringsinitiativer
  • Definere et veikart på tvers av organisasjonen
  • Sikre ressurskapasitet og tilgjengelighet
  • Administrere gjensidige avhengigheter mellom prosjekter
  • Sikre at målene på programnivå oppnås

Prosjektledere rapporterer ofte til virksomhetens prosjektledelseskontor eller til kontoret for strategisk planlegging og har ansvar for å håndtere strategiske tiltak som spenner over avdelinger og forretningsenheter.

Lær mer om hvordan programansvarlige kan drive strategiske planer. Les Program Management: The Key to Strategic Execution

Hva er prosjektporteføljeledelse?

En prosjektportefølje er gruppen av prosjekter som det jobbes med av en annen organisasjon.

Prosjektporteføljestyring eller Project Portfolio Management (PPM) er typisk for en funksjon i PMO-teamet, og er en formell innfallsvinkel til orkestrering, prioritering og analyse av potensiell verdi fra et sett med prosjekter. En organisasjon som jobber med prosjektporteføljestyring, sentralisering, identifisering, prioritering, autorisasjon og styring av prosjekter innenfor en portefølje.

En porteføljeansvarlig er ansvarlig for å håndtere og utnytte livssyklusen til investeringer, tiltak, programmer, prosjekter og resultater for å oppnå bedriftsmål og målsettinger optimalt.

Gjensidig forhold mellom porteføljestyring, programstyring og prosjektledelse for å drive fram mot strategiske målsettinger
Gjensidig forhold mellom porteføljestyring, programstyring og prosjektledelse for å drive fram mot strategiske målsettinger

Hva er programvare for prosjektporteføljeadministrasjon?

De fleste PMO-team bruker programvare som er designet for å automatisere mange av funksjonene som kreves for å lykkes med å administrere prosjekter og prosjektporteføljer.

Akkurat som det er forskjell mellom omfanget av prosjektledelse, programstyring og porteføljestyring, er det også en forskjell mellom programvare for prosjektledelse og programvare for prosjektportefølje.

Prosjektstyringsprogramvare, for eksempel Microsoft Project, forenkler vanlige prosjekt ledelsesfunksjoner som oppretting av Work Breakdown Structure (WBS) og Gantt-diagrammer.

Programvare for prosjektporteføljeadministrasjon leverer funksjonaliteten som finnes i prosjektstyringsprogramvaren kombinert med ytterligere evner som kreves for å administrere prosjektporteføljer. For eksempel, Planview’s prosjektportefølje løsninger leverer kapasiteter som kreves for å håndtere arbeid og ressurser på tvers av porteføljen, for eksempel:

  • Sentralisering av prosjekter
  • Prosjektjusteringer og prioriteringer
  • Sanntidsanalyse for å måle og administrere prosjekter og ressurser
  • Resource management and capacity planning
  • Tidssporing
  • Prosjektøkonomiledelse
  • Inntak og aktivitetsregulering
  • Integrerte Gantt diagrammer
  • Synlighet i alle typer arbeid – Agile, samarbeidsvillig, iterativ, prosjektorientert
  • Prediktive porteføljeanalyser
  • Investeringsplanlegging og portefølje / økonomistyring på programnivå
  • Strategisk planlegging
  • Skap veikart
  • Programstyring
  • Planlegging av "hva om"-scenarier

Bør PMO-teamet flytte fra prosjektledelse til programvare for prosjektporteføljeadministrasjon?

Ifølge resultatene av den årlige undersøkelsen prosjekt og porteføljeadministrasjon landskapet:

  • rapporterer 73% av organisasjonene at de ikke har nok ressurser til å møte innkommende etterspørsel
  • 55% av organisasjonene rapporterer sine prosjekter og ressursene er ikke godt tilpasset forretningsmessige mål
  • 49% har sett et prosjekt mislykkes de siste 12 månedene

Disse utfordringene kan løses ved hjelp av programvare for prosjektporteføljeadministrasjon.

Hvis organisasjonen din aldri ser ut til å ha nok ressurser til å imøtekomme innkommende etterspørsel, vil programvaren for prosjektporteføljeledelse hjelpe din PMO-balanse, prioritere og planlegge ressurskapasitet og gi et sanntidsperspektiv i både fremtidig og flyktig arbeid på tvers av prosjektgrupper, avdelinger, geografiske områder , og bedriften.

Hvis organisasjonens prosjekter ikke blir tilpasset forretningsmessige mål, vil PPM-programvaren hjelpe PMO til å sentralisere etterspørselen og optimalisere prosjektporteføljen for å levere strategiske tiltak.

Hvis en stor prosentandel av organisasjonens prosjekter feiler, vil PPM-programvaren gi PMO-teamet en samlet top-down visning av alt arbeid og alle ressurser, slik at de kan håndtere og projisere endringer og risikoer proaktivt.

PMO-team har alltid vært i stand til å gi verdi. Men å være relevant betyr at du endrer deg med tiden og tilpasser deg endringer i teknologi, etterspørsel etter ledelse og forretningsbehov. Å bevæpne ditt PMO-team med de riktige verktøyene gir dem muligheten til å drive både de strategiske og daglige programmene framover, noe som fremmer bedriftens strategi.

Oppsummering

I sammenheng med arbeids- og ressursadministrasjon (WRM) er det en klar forskjell mellom prosjektledelse, programstyring og porteføljestyring. Hver av dem håndteres av mennesker med ulike roller og ansvar, og hver krever ulike funksjonalitetsnivåer fra programvaren som brukes til å tilrettelegge ledelsen.

Programvare for prosjektportefølje (PPM) gir mulighet for organisasjoner å forbedre ytelsen på PMO, å forbedre beslutninger og å gjøre forretningsstrategien operativ ved å sentralisere aktivitetsregulering, å prioritere arbeidet og å forbedre synligheten i porteføljen av prosjekter.

Flere ressurser