Top 12 Resource Management Best Practices

Vi är mycket medvetna om att resurshantering är en komplex process, särskilt i ett företag där resurserna delas och är spridda över flera geografiska områden. Enligt rapporten Projekt- och utbudshanteringslandskapet 2017 rapporterar nästan hälften av organisationerna att de sitter fast i silos. Med tanke på hur många arbetsmetoder det finns är det rimligt att anta att metoderna för hantering av resurser också kan variera. Hursomhelst finns det tre funktioner som varje programvara för hantering av resurser bör innehålla:

• Hantering av kapacitet och efterfrågan: optimera resursutnyttjandet genom att prioritera arbete med högt värde med hjälp av den kapacitet som är tillgänglig
• Resursutnyttjande: se till att rätt resurser finns tillgängliga för att stödja dina strategiska mål
• Spårning av framsteg och tid: säkerställ att framsteg kan spåras, vilket kan vara särskilt värdefullt när du använder tidsspårning. Jämför planerade insatser kontra faktiska insatser för att förbättra beräkningarna och bättre förstå vad dina resurser faktiskt lägger sin tid på.

När du använder ett effektivt system för hantering av företagsresurser som levererar dessa tre funktioner innebär det att din organisation kan:

• Få en realistisk bild av både efterfrågan och leveranskapacitet
• Hantera och prioritera arbetsförfrågningar och se till att viktiga berörda parter har rimliga förväntningar
• Fastställa hur resurstillgängligheten verkligen ser ut
• Tilldela rätt resurser till rätt arbetsuppgift vid rätt tidpunkt
• Förstå vilka roller och/eller uppsättning av färdigheter man ska fokusera på när man anställer medarbetare för att kunna uppfylla åtaganden gentemot intressenter
• Öka och förbättra kommunikationen mellan projektledare, resurshanterare och gruppmedlemmarna
• Upptäcka problem tidigare under processen
• Tillhandahålla objektiva metoder för att prioritera arbete så att man säkerställer att efterfrågan balanseras mot leveranskapaciteten
• Koppla strategi till utförande
• Leverera program som driver fram nyskapande och omvälvande förändringar

Det är mycket viktigt att använda rätt verktyg för resurshantering som passar just din organisation. Organisationer förlitar sig ofta på kalkylblad för resurshantering eftersom de är användarvänliga och enkla, och eftersom det går snabbt att skapa en fil. Men resultatet blir sällan bra vid uppdateringar av flera eller till och med delade kalkylblad i större skala, och det blir dessutom ofta omöjligt att genomföra.

Att använda en manuell ad hoc-metod för resurshantering är arbetskraftsintensivt, leder till felaktiga och inaktuella data, hämmar organisationens agila potential och producerar orealistiska föreställningar kring efterfrågan och kapacitet. En sådan metod redogör dessutom inte för mindre arbetsobjekt på efterfrågesidan under den traditionella inslussningsprocessen. Det kan till exempel handla om att göra en liten justering av något som redan har genomförts, eller att hjälpa andra med arbetsuppgifter (av lägre prioritet).

Detta kan resultera i att du ligger efter redan när du startar med en ny arbetsuppgift, utan att du vet om det!

Oavsett vilken metod och vilka verktyg som används måste organisationer fastställa hur de ska balansera sina resursers kapacitet och efterfrågan. Här följer en kuraterad lista över de 12 främsta bästa praxis-metoderna.

1. Förstå vilka resurser som är en bristvara och fokusera på dem

• Du kan ofta använda 80/20-regeln där i princip 80 % av effekterna (eller resursbegränsningarna) kan härledas ur 20 % av resurserna. Det är dessa människor som det är stor efterfrågan på när det gäller att få jobbet gjort.
• Fokusera på dessa begränsade resurser och planera utifrån deras tillgänglighet för att undvika flaskhalsar och onödiga förseningar.

2. Enas om en gemensam strategi för att prioritera arbete över delade resurser

• Skapa och kom i förväg överens om en process för poängsättning/utvärdering. Det underlättar objektivt beslutsfattande, och man slipper problemet med ett "gnisslande hjul" som alltid måste åtgärdas
• Övervaka oplanerat arbete som kan stjäla kapacitet och skapa dolda förseningar
• Tänk på att överbelastade medarbetare kan innebära kvalitetsproblem och en minskning av det totala genomflödet

3. Ta till dig de olika arbetssätt som finns i olika delar av organisationen och bland resurserna

• Olika typer av arbetsuppgifter, och även olika grupper inom organisationen, kan dra fördel av en särskild metodik
• Därför bör du säkerställa att verktygen och de valda metoderna är anpassade till varandra och skapar effektivitet
• På högre nivåer kan en mer standardiserad uppsättning generera de mått som behövs för att ge en heltäckande bild av din organisation
• Detta kommer att ge din organisation möjlighet att planera, hantera och leverera arbete med hjälp av både traditionella metoder och sådana som drivs av milstolpar eller som är iterativa, Agile-inriktade eller till och med samarbeten.

4. Att realisera resurshantering är en pågående process

• Du måste inse att konflikter kommer att uppstå eftersom oväntade händelser och förändringar är oundvikliga (och dessutom inträffar de oftare än vi önskar!).
• Arbeta tillsammans för att lösa resurskonflikter utifrån de omedelbara prioriteringarna och prioriteringarna i efterföljande led

5. Hanteringen av arbete och resurser använder en blandning av olika detaljnivåer

• Att planera arbete, hantera tilldelningar och rapportera tid måste inte ske på samma detaljnivå. Hitta balansen som fungerar för varje enskild situation.
• Planeringen av arbete sker oftast på den mest detaljrika nivån medan man kan förenkla tidsrapporteringsprocessen genom att låta den vara mindre detaljrik, vilket leder till att den blir mer tillförlitlig
• När man tilldelar resurser arbetsuppgifter fungerar det oftast bäst med en mindre detaljrik nivå för långsiktiga uppdrag, medan uppdrag med kortare deadlines tenderar att förstås väl, vilket gör det möjligt med en mer detaljerad planering

6. Planera arbetet

• Överväg att använda traditionella uppgifter med start-/ slutdatum och varaktighet för den typ av arbete som är formellt definierat, och skapa mindre formella listor för att hantera mer lättviktiga uppdrag
• Anpassa projekt och annat arbete till de strategiska resultat som de är avsedda att stödja
• Använda om möjligt automatiserade processer för att dra ner på administrationen

7. Hantera resurstilldelning

• Utgå från hinkar med lägre grad av detaljrikedom på projekt- eller fasnivån om din organisation inte har arbetat med resurshantering tidigare
• Kom ihåg att det inte finns en storlek som passar alla och att användningen varierar baserat på särskilda, begränsade resurser eller grupper. DBA:er kan till exempel delas och överutnyttjas, så du kanske vill öka detaljnivån för att minimera konflikter.
• Se till att besluten kring användningen av resurshanteringen kan utvecklas när behov och utmaningar förändras över tid

8. Rapportera tid

• Kom ihåg att vissa grupper kan vara mindre positivt inställda till tidsrapportering, så se till att hålla det hela enkelt (särskilt i början)
• Underlätta införandet ännu mer genom att spåra tid i det verktyg för utförande som dina resurser väljer
• Utnyttja aktuella värden för att fastställa prestanda och förstå trender så att den framtida planeringen kan förbättras

9. Använd de typer av uppgifter som ligger i linje med dina affärsbehov

• Använd namnlösa, rollbaserade resurser för långsiktig planering eller när den aktuella resursen inte är känd i förväg
• Soft booking av specificerade resurser kan gynna planeringen på medellång sikt samt prioriteringsprocesserna
• Hard booking av specificerade resurser används vid planering på kort sikt när man har tillgång till detaljerad information

10. Redogör för tid som inte ingår i projektet

• Säkerställ att administrationstid, betald semester etc. redovisas när du planerar både på lång och på kort sikt
• Glöm inte oväntade projektaktiviteter. Se till att det finns en mekanism för att fånga upp denna tidstyp, annars har du ingen insyn i denna kapacitetsminskning
• Inse att det kommer att uppstå naturliga tidsförluster på grund av vanliga, vardagliga orsaker, till exempel administrativa uppgifter (som e-post, bolagsstämmor, etc.)

11. Undvika eller begränsa multitasking

• Multitasking kan låta effektivt men resulterar ofta i lägre produktivitet totalt sett
• Försök att begränsa antalet parallella uppgifter – då kommer dina resurser att prestera bättre

12. Se till att dina mest värdefulla tillgångar och resurser är produktiva och nöjda

• Sist men inte minst: ta hand om dina resurser eftersom personalomsättning leder till enorma förluster i fråga om produktivitet och kapacitet
• Erbjud utbildningsprogram och överutnyttja inte resurserna för att förhindra utbrändhet

Genom att använda riktigt bra program för resurshantering och följa dessa bästa praxis-metoder kan man uppnå betydande förbättringar i hanteringen av resurser. Detta kommer i idealfallet att leda till högre produktivitet och ökad tillfredsställelse i dina grupper samt hos de enstaka medarbetarna.

Resultatet blir att du kan:

• Centralisera inslussningen vad gäller efterfrågan och optimera projektutbudet samt resurskapaciteten för att genomföra din organisations strategiska initiativ
• Se till att rätt personer arbetar med rätt projekt vid rätt tidpunkt
• Anpassa dina resurser till förändringar på marknaden och ledningens krav
• Se till att dina projekt håller rätt kurs, följer tidsplanen och är i linje med budgeten

Oavsett om du precis har börjat eller om du har kommit en bit på din resurshanteringsresa och ska avancera till nästa nivå kan Planview hjälpa dig med en datadriven lösning för hela företaget. Baserat på vår 29 år långa erfarenhet av partnerskap med globala kunder kan vi hjälpa din organisation att optimera resurshanteringen och därmed skapa kapacitet för innovationer och omvandling.

På grund av begränsade resurser både i fråga om personal och ekonomi är dagens organisationer pressade att driva fram innovationer och omvandling. Genom att integrera strategi, planering och leverans kan Planviews lösning för hantering av arbete och resurser inom utbuds- och resurshantering hjälpa PMO:er att optimera sina utbud, balansera kapacitet mot efterfrågan, koppla planer och resurser till projekt och hantera den underliggande ekonomin. Berörda parter kan visualisera utbudets prestanda mot planer och fatta beslut som säkerställer att resurserna levererar de mest värdefulla projekten för företaget.