Parchment – Repenser les métriques : des métriques traditionnelles aux métriques axées sur le succès des équipes

Après avoir opéré une transformation digitale et modernisé ses capacités d'ingénierie, Parchment s'est retrouvé à la croisée des chemins. Malgré des progrès remarquables, l'entreprise continuait à mesurer les performances de son équipe d'ingénierie à l'aide de métriques obsolètes, axées sur l'activité et le rendement individuel plutôt que sur les résultats produits.

Pour obtenir de la visibilité sur les goulots d'étranglement dans la livraison des logiciels et sur les domaines à améliorer, Parchment a d'abord choisi de créer une solution en interne. Mais après deux ans d'expérimentation, elle a dû se rendre à l'évidence : les coûts et la demande en ressources internes étaient insoutenables. Forte de ce constat, Parchment savait qu'il lui fallait une solution à la fois rentable et capable d'appuyer sa stratégie d'adoption de la méthodologie de flux à long terme.

Parchment a choisi Planview® Viz comme solution de Value Stream Management pour soutenir ses équipes et ses capacités modernes, et fournir un aperçu des performances de tout son cycle de livraison de logiciels. En s'appuyant sur les fonctionnalités avancées de Planview Viz, Parchment a remplacé les anciennes métriques d'ingénierie par des Flow Metrics.

Cette évolution a non seulement permis aux ingénieurs d'obtenir de la visibilité sur l'avancement des livraisons de logiciels et sur les goulots d'étranglement, mais elle a également favorisé une culture de communication et d'expérimentation transparente au sein des équipes, ce qui a amélioré les résultats.

Fondée en 2003, l'entreprise Parchment a pour mission de transformer les documents scolaires en opportunités. Parchment permet aux institutions académiques, aux organisations et aux particuliers d'exploiter ses produits conviviaux et efficaces pour envoyer, recevoir et échanger des documents scolaires en toute sécurité depuis une plateforme unique.

Aujourd'hui, Parchment propose la solution de gestion des titres universitaires et de réseautage mondial la plus complète du marché. L'entreprise a ainsi permis l'échange de plus de 100 millions de relevés de notes, de diplômes, de certificats et d'autres titres académiques. Parchment a établi son siège en Arizona, aux États-Unis, et possède des bureaux en Australie, en Irlande et au Canada.

Après une transformation digitale cruciale et l'introduction du Value Stream Management pour passer d'une approche centrée sur les projets à une approche centrée sur les produits, les dirigeants de Parchment ont été confrontés à un défi imprévu. En effet, l'entreprise s'appuyait encore sur des métriques datant d'avant l'Agile pour évaluer les performances de l'ingénierie et la livraison des logiciels. Or, ces anciennes métriques étaient axées sur les résultats individuels, tels que les lignes de code et les objectifs d'utilisation, plutôt que sur la performance des équipes, ce qui a involontairement favorisé une culture contre-productive centrée sur la gamification.

Responsable de la transformation digitale chez Parchment et VP en charge de l'ingénierie des applications, Phil Clark a ainsi reconnu la nécessité de changer l'état d'esprit des dirigeants et d'adopter des Flow Metrics axées sur les équipes, offrant de la visibilité sur tout le cycle de livraison des logiciels, sur les goulots d'étranglement et sur les domaines à améliorer, tout en favorisant une communication transverse et une culture axée sur les résultats.

« Pour obtenir le feu vert de la direction, il a fallu faire la distinction entre les métriques traditionnelles centrées sur les résultats, qui encourageaient les efforts individuels, et les métriques axées sur une amélioration du rendement global des équipes », déclare M. Clark. « Si les anciennes métriques peuvent avoir un sens dans un service où les chiffres permettent de prédire le succès, cette approche ne fonctionne pas bien lorsqu'il est question de concevoir et de livrer des logiciels. »

Pour rester dans les limites du budget alloué, Parchment a d'abord décidé de développer sa propre solution en interne, sur la base d'un prototype de Planview Viz. La solution interne permettait aux équipes et aux dirigeants de disposer des capacités et des métriques nécessaires. Mais avec deux ressources internes dédiées à sa maintenance, l'investissement est devenu insoutenable à long terme.

« Nous avions les capacités d'ingénierie des données, les outils visuels et l'expertise à portée de main. Mais ce que nous n'avions pas pris en compte, c'est l'anti-pattern et l'impact de la répartition du temps de ces membres de l'équipe entre leurs engagements principaux, ainsi que les coûts futurs [de maintenance d'une solution maison] si nous continuons dans cette voie », explique M. Clark.

En comparant le coût total de possession, le retour sur investissement et les coûts liés aux opportunités, il était devenu évident que les coûts de développement et de maintenance de la plateforme interne dépassaient l'achat d'une solution prête à l'emploi.

Après deux ans d'exploitation et de maintenance de leur solution interne, les parties prenantes commerciales et technologiques se sont accordées sur la nécessité d'acquérir une plateforme de Value Stream Analytics spécialement conçue à cet effet.

S'appuyant sur les enseignements tirés de son projet pilote interne, Parchment recherchait une solution de Value Stream Management dotée de fonctionnalités d'entreprise et capable de soutenir son organisation de l'idéation à l'exploitation, tout en offrant une visibilité approfondie sur la durée de livraison et du cycle pour favoriser une résolution proactive des goulots d'étranglement et améliorer les performances des équipes. L'impact de la solution sur le ressenti des équipes, et son rôle dans la promotion d'une culture d'équipe positive et de l'engagement, a également été un facteur clé dans la décision d'achat.

« Notre expérience n'a pas été de tout repos. De nombreuses options étaient disponibles sur le marché, ce qui fait que le cycle de vente s'est prolongé pendant plus d'un an. Nous avons testé le développement en interne, nous avons fait face à un déséquilibre entre la stratégie à long terme et la stratégie à court terme, et nous avons eu des conversations très difficiles », se souvient M. Clark.

Planview Viz s'est imposée comme la solution de Value Stream Management la mieux adaptée pour soutenir les équipes et les nouvelles capacités de Parchment, ainsi que sa stratégie à long terme visant à accroître le flux et l'efficience dans l'ensemble de l'organisation.

« En fin de compte, nous avons été en mesure de présenter un dossier solide pour l'achat de Planview Viz, grâce à nos investissements précédents et à l'état d'avancement de notre processus de transformation », déclare M. Clark.

In addition, Parchment is on the cutting edge of adopting AI copilots and chatbots within the engineering team, and across the broader organization. By focusing on governance, guidance, and the importance of keeping the "human in the loop," they ensure an intelligent integration of these technologies. They recognized the transformative impact of Planview Anvi on their software development and value stream management processes, with its potential to further enhance their insights into Flow Metrics, facilitate more discussions, and democratize their data.

Après avoir mis en œuvre Planview Viz, Parchment a donné la priorité aux principaux domaines d'amélioration identifiés lors de la phase de test de la solution. Pour réduire les tâches presque entièrement manuelles et le gaspillage associés à l'examen et à la politique des pull requests, Parchment a opté pour une automatisation des pull requests et une fusion continue.

« La plupart des organisations ont aujourd'hui adopté les pull requests comme un élément essentiel de leur processus de livraison. Je suis heureux de pouvoir dire que notre fondation et notre pratique de fusion continue sont devenues opérationnelles en 2023 », se félicite M. Clark.

En plus des améliorations apportées aux livraisons, Parchment a établi une cadence mensuelle pour examiner les métriques, organiser des rétrospectives et favoriser les conversations et l'engagement au sein des équipes, s'alignant ainsi sur sa stratégie à long terme qui vise à adopter une culture positive du flux et de l'efficience dans toute l'organisation.

Parchment a commencé son parcours avec une stratégie « Think big, start small, and scale out », et prévoit d'adopter et d'étendre progressivement ses activités au cours des deux prochaines années.

« L'an prochain, il s'agira de continuer à expérimenter diverses améliorations, d'acquérir de l'expérience avec l'ensemble des outils, d'adapter et de modifier les pratiques et de commencer à promouvoir des conversations sur l'efficience au-delà de la livraison », explique M. Clark.

Guidée par la philosophie selon laquelle la visibilité mène à l'amélioration, et ayant adopté une culture du flux, Parchment jette les bases pour les deux années à venir, période à l'issue de laquelle l'entreprise prévoit de mettre en œuvre la phase suivante de son parcours de transformation et d'étendre le flux à toute l'organisation.

A critical part of this strategy to broadly adopt flow methodology across the organization includes the way in which employees interact with the data. Parchment’s Engineering department is taking the first step by applying Planview Anvi as the AI assistant to their metrics. Because Planview Anvi uses a natural language interface, any Parchment Viz user, from the executive to the knowledge worker, has easier access to their VSM data and can glean new insights, derive recommendations or initiate work-oriented actions. Some examples of how Planview Viz & Anvi can combine to drive value for Parchment are:

• Real-Time Insights: Planview Anvi is a powerful tool for accessing real-time insights into their value streams. It can quickly and correctly identify bottlenecks and offer actionable recommendations to optimize our delivery pipelines, allowing teams to focus on the discussions.
• Learning Tool for Value Management: Planview Anvi teaches value stream management principles and metrics. It speeds up the learning process for team members, empowering them to make informed decisions confidently and assisting in onboarding new members to this knowledge.
• Prévisibilité et gestion des risques : La capacité de Planview Copilot à faire des prévisions est particulièrement précieuse. Parchment peut analyser les modèles et les tendances dans de vastes jeux de données pour anticiper les risques et les retards potentiels. Par exemple, l'automatisation de l'analyse peut permettre à un directeur ou à un responsable de chaîne de valeur de gagner du temps en identifiant les chaînes de valeur « à risque » au sein du portefeuille global.
• Significant Impact on Data Analysis: One key advantage of Planview Anvi is its ability to analyze data at a scale that exceeds our team's capabilities. This uncovers deeper insights into flow metrics and team performance. Such advanced analysis lets teams focus on the "why" conversations and identify potential improvements, giving us a competitive edge.

« Compte tenu de la structure de nos équipes, de notre culture et de nos méthodes de travail, cette approche présente un énorme potentiel d'amélioration du flux et de l'efficience chez Parchment », souligne M. Clark.