Imagine Optic : Prendre des décisions fondées sur des données pour une gestion de projet "pleine de bon sens

Imagine Optic est le principal fournisseur de solutions de métrologie du front d'onde et d'optique adaptative, fabriquant des capteurs de front d'onde conçus pour fournir une analyse granulaire des propriétés optiques des matériaux, ainsi que des caractéristiques de correction. L'entreprise a développé son savoir-faire aux côtés de clients prestigieux sur les marchés académiques et industriels, parmi lesquels Harvard, Apple, Google, la NASA, etc.

Le département technique d'Imagine Optic gère simultanément plus de 50 projets, qui varient tous en termes de portée, de charge de travail, de délais et d'exigences.

Par exemple, les projets "Engineer to order" obligent l'entreprise à travailler comme un bureau d'études externe pour les clients qui ont besoin de solutions techniques rapides et spécifiques. Les projets de R&D sur les produits posent des problèmes d'optimisation du crédit d'impôt recherche. Enfin, les programmes de R&D exploratoire, subventionnés par les agences de recherche et s'étalant sur plusieurs années, s'apparentent davantage à des marathons.

Malgré les différences mentionnées ci-dessus, tous les projets d'Imagine Optic comportent un niveau élevé de risque technique et partagent des ressources communes. L'organisation doit donc faire preuve de rigueur et de perspicacité dans la gestion de son portefeuille de projets.

Bien qu'un système de suivi des projets ait été mis en place au sein de l'entreprise dès 2001, le processus de gestion des projets est resté informel jusqu'à la fin des années 2000. Sur 2012, Imagine Optic a adopté MS Project pour gérer ses plans de capacité.

Cependant, la croissance des activités et des projets a rapidement révélé les limites de ce système. Entre 2014 et 2016, un afflux de nouvelles recrues (pour la plupart de jeunes ingénieurs sans véritable culture de la gestion de projet) a conduit à l'abandon de MS Project, chaque chef de projet construisant ses propres outils de suivi.

Les saisies manuelles de données, la duplication des données entre les différents outils et la lutte constante contre les incendies ont mis en évidence la nécessité d'un processus de gestion de projet consolidé. Cela a conduit à la création de la fonction PMO.

Consciente de la nécessité de disposer d'un outil de gestion de projet professionnel, Pauline Treimany, la nouvelle responsable du PMO, a cartographié et analysé les lacunes du système en place.

Le problème le plus évident était l'absence de planification et de gestion centralisées. La consolidation des données et l'établissement de rapports ont été fastidieux, en raison de la diversité des outils et des méthodes de suivi des gestionnaires de projet. L'inefficacité des flux d'information a aggravé l'impact de l'interdépendance des ressources. L'absence de retour d'information ascendant et de rapports exécutifs a empêché les décideurs de planifier stratégiquement l'avenir.

D'un point de vue organisationnel, l'absence d'une vue d'ensemble consolidée a entraîné des retards et des dépassements récurrents dans les projets.

C'est ainsi qu'à l'adresse 2016, Imagine Optic a commencé à chercher une plateforme offrant une vue d'ensemble des ressources et des projets afin d'améliorer la coordination et l'efficacité.

Sciforma a été choisi pour un certain nombre de critères.

D'un point de vue fonctionnel, l'outil couvre à la fois les processus de gestion de projet (feuilles de temps, suivi de l'avancement, planification, etc.) et de gestion de portefeuille (planification exécutive, utilisation des ressources, filtrage de la visualisation, nivellement de la capacité, simulations, etc.

La solution Sciforma s'est également distinguée par la qualité de son expérience utilisateur. Imagine Optic a particulièrement apprécié l'équilibre qu'il offre entre flexibilité (réactivité, évolutivité, personnalisation) et structure (avec des garde-fous et un cadre simple pour guider les utilisateurs qui ne sont pas nécessairement des professionnels de la gestion de projet).

Sans oublier le prix compétitif de la solution.

C'est pourquoi, à la fin de l'année 2022, Imagine Optic a décidé d'étendre son partenariat avec Sciforma en migrant vers la version 7.1, afin de bénéficier de capacités accrues telles que le regroupement de projets, l'API REST et la gestion de projets hybrides.

Depuis l'adoption de Sciforma, l'entreprise a acquis la capacité d'anticiper les retards et d'en informer les parties prenantes, ce qui a permis de rationaliser la collaboration entre les départements et les équipes de projet.

Des rapports automatisés clairs permettent aux membres de l'équipe et aux décideurs de s'affranchir des consolidateurs de données humains et de prendre des décisions fondées sur des faits.

D'un point de vue financier, l'entreprise peut désormais effectuer une analyse de rentabilité afin de mieux comprendre l'activité et d'identifier les facteurs d'optimisation. Les rapports sur les crédits d'impôt et les subventions à la recherche sont désormais beaucoup plus faciles à établir et plus fiables.

Enfin, l'identification des goulets d'étranglement améliore l'évaluation des besoins en capacité par type de projet.

Parmi les points à l'ordre du jour figure la poursuite de la formation des chefs de projet et la gestion du changement. Pour encourager l'adoption, le PMO d'Imagine Optic a mis en place des programmes de mentorat et fournit régulièrement des démonstrations pratiques de la valeur de l'outil pour montrer aux utilisateurs ce qu'ils en retirent.

Elle préconise une approche pragmatique des programmes de formation et d'adoption, en tenant compte des spécificités de chacun.

Enfin, Imagine Optic prévoit d'interfacer Sciforma avec d'autres outils clés utilisés en interne.