Bioaster : Poursuivre les projets d'innovation en microbiologie avec flexibilité

Les chercheurs de BIOASTER travaillent sur des projets interdisciplinaires de pointe dans le domaine de la microbiologie et des maladies infectieuses. Leur PMO sophistiqué est basé sur le PPM de Planview.

BIOASTER est un prestigieux Institut de Recherche Technologique (IRT) français. Créé à l'adresse 2012, il repose sur un nouveau modèle d'innovation technologique dans le domaine de la microbiologie et des maladies infectieuses. La mission est de mener des projets collaboratifs ambitieux et innovants, avec et pour des partenaires publics et privés, au bénéfice des patients.

Sept unités technologiques interconnectées desservent quatre programmes :

• diagnostics
• vaccins
• antimicrobiens
• microbiote

Environ 50 projets collaboratifs sont hébergés dans ses installations de pointe à Lyon et à Paris. Les partenaires sont des instituts publics et privés, des entreprises industrielles, des PME et des universités.

Carol Leroy dirige l'organisation de gestion de projet (PMO). Gestionnaire de projet expérimentée et experte, elle dirige un service qui est un acteur clé de chaque projet, capable d'établir des liens et un espace de dialogue de qualité et facile d'accès. Les développeurs d'entreprise et les scientifiques travaillent en binôme pour évaluer les projets potentiels et en cours. L'équipement, le matériel et les compétences sont partagés entre les projets.

Le PMO est profondément impliqué dans le cycle de vie complet de tous les projets Bioaster. Chaque projet dispose d'un chef de projet qui contribue au fonctionnement du projet, dans le but de garantir sa réalisation et d'optimiser la collaboration pendant les phases de développement et de mise en œuvre.

Le PMO sert d'intermédiaire entre les différentes parties prenantes et Bioaster. L'organisation bénéficie de :

• Une équipe expérimentée et qualifiée, certifiée selon la méthodologie PRINCE2.
• Un cadre de référence commun comprenant les meilleures pratiques et les méthodes appropriées pour la budgétisation, la programmation, l'assurance qualité, la traçabilité, la conformité des produits livrables et l'établissement de rapports.
• Un site web sécurisé pour chaque projet afin de faciliter le travail collaboratif et la communication entre les parties prenantes.

En rejoignant Bioaster sur 2013 (en provenance de Sanofi, fondateur de Bioaster et l'un des cinq premiers laboratoires pharmaceutiques mondiaux), Carole Leroy a établi un cahier des charges permettant d'identifier une solution de gestion de projets et de portefeuilles (PPM).

L'outil PPM serait utilisé au cours de plusieurs phases, à commencer par l'évaluation et la sélection des projets. En tant que tel, il devrait couvrir :

• introduction de l'idée
• valorisation
• identification et sélection des partenaires
• l'élaboration d'un dossier d'analyse (objectifs, risques et opportunités)
• maturation : élaboration détaillée des activités, considérations scientifiques, budget, modèle financier, propriété intellectuelle, etc.
• GO / NO GO
• Lancement
• Exécution

"Sciforma était l'outil qui répondait le mieux à nos besoins," dit Leroy. Sciforma a été une excellente solution en termes de portée, de configuration et de personnalisation, de sophistication et de budget.

La relation entre Bioaster et Sciforma a également été un facteur clé. Le niveau d'expertise du consultant de Sciforma sur les spécificités des projets d'innovation a facilité la mise en œuvre et le soutien. "Nous nous sommes très vite compris !" remarque Leroy.

Des résultats robustes

Sciforma est désormais l'outil centralisé de gestion de projets et de portefeuilles, utilisé pour contrôler toutes les phases de la planification, de l'avancement et des budgets. Il est également utilisé pour contrôler les ressources scientifiques lors de l'évaluation de la faisabilité opérationnelle des projets proposés.

En plus de répondre à toutes les exigences spécifiées par Leroy, les tâches couvertes par Sciforma sont les suivantes :

• la modélisation du flux de travail au cours des dernières phases de planification et de l'exécution du projet.
• le suivi des ressources internes et l'analyse de l'utilisation du temps pour comparer les missions.
• la gestion du budget, y compris la distribution et la consolidation des ressources entre les portefeuilles.
• l'incorporation des coûts des partenaires, afin que les coûts réels du projet final soient compris et rapportés.

Des avantages clairs

Acceptation

Leroy a mené une enquête auprès des chefs de projet de Bioaster après six mois d'utilisation de la solution Sciforma, et a constaté des niveaux d'acceptation très élevés. Une enquête de suivi réalisée à la fin de la première année a donné des résultats encore plus impressionnants : tous les responsables étaient enthousiastes quant à la valeur ajoutée de la solution Sciforma. Ils ont pu constater concrètement la qualité des données, leur consolidation et leur utilisation. Ils utilisent désormais les données générées par Sciforma dans leurs propres présentations et comprennent comment elles sont utilisées par la direction pour prendre des décisions. "Pour moi, c'est ça le vrai succès : le fait que les gens l'utilisent vraiment est fondamental," explique Leroy.

Reporting

Les budgets des projets étant directement intégrés dans la solution Sciforma, Bioaster a pu constater des économies très concrètes en termes de temps de reporting. "En un clic, Sciforma nous montre la répartition budgétaire annuelle d'un portefeuille de projets sur plusieurs années," dit Leroy.

Communication Collaboration

Si la communication au sein des projets est toujours importante, elle est cruciale chez Bioaster. Les projets de collaboration fédèrent souvent des partenaires universitaires et industriels géographiquement dispersés. Ces partenaires peuvent ne pas partager les mêmes enjeux ni les mêmes contraintes. Les chefs de projet ont donc un rôle clé dans la coordination et la centralisation. Sciforma leur permet de partager rapidement des données fiables, ce qui leur laisse plus de temps pour l'analyse et la communication.

Gestion d'équipe

Les données générées dans la solution Sciforma sont utilisées pour l'allocation et la gestion des ressources, la priorisation des projets et la planification des capacités. Sept unités technologiques (collections biologiques & microbiologie ; génomique & transcriptomique ; immunomonitoring ; systèmes d'expression & ingénierie des protéines ; modèles précliniques & imagerie ; gestion des données & analyse ; et métabolomique & protéomique) interviennent de manière transversale dans tous les projets. L'allocation prévisionnelle des ressources permet à Bioaster d'entreprendre une planification précise des capacités, de hiérarchiser les activités et les projets et de recruter du personnel en cas de besoin.

L'affectation des ressources

La solution Sciforma est utilisée pour l'allocation des ressources à trois niveaux :

• Quotidien/opérationnel.
• Globalement, au niveau de l'entreprise, pour définir la capacité des nouveaux projets.
• Identifier les tendances en termes de compétences, les types de partenaires requis et les moments où il convient de faire appel à des partenaires.

Flexibilité

Dans une prochaine phase, Leroy souhaite faire évoluer la manière dont Bioaster utilise l'outil Sciforma pour la gestion des capacités, en l'adaptant aux besoins spécifiques de chaque unité. La flexibilité de la solution Sciforma leur permettra ensuite d'exploiter les données de suivi du temps pour comparer les estimations et l'utilisation des ressources.

Ajouter de la valeur ensemble

L'approche de Bioaster en matière d'innovation représente un nouveau modèle en microbiologie. Au fur et à mesure que la base de projets s'élargit, l'objectif est que la multidisciplinarité facilite l'émergence de nouveaux projets transversaux et la découverte de nouvelles solutions technologiques aux problèmes de santé mondiaux.

Dans la recherche de nouvelles synergies, le modèle collaboratif et partenarial de Bioaster exige de l'agilité. La solution Sciforma est essentielle à la mise en place d'un processus rigoureux mais agile, qui garantit la créativité et une qualité opérationnelle sans faille. Parfaitement adaptée à l'organisation matricielle de Bioaster et au mode de travail par projet, la solution Sciforma est l'outil central qui permet aux chefs de projet de promouvoir la responsabilisation et l'autonomie, et d'identifier les opportunités de synergies. L'innovation par la collaboration est un objectif simple, mais extrêmement complexe à mettre en œuvre. Grâce à la solution Sciforma étroitement intégrée à son processus de gestion de projet, Bioaster et ses partenaires trouvent de nouveaux moyens de résoudre certains des problèmes de santé mondiaux les plus urgents.