Enercare: Eliminating Disconnected Silos to Achieve Higher Project and Business Alignment

Aujourd'hui, Enercare est un fournisseur de premier plan de chauffe-eau, de traitement de l'eau, de chaudières, de climatiseurs et d'autres produits de location HVAC, de services de plomberie, de plans de protection et de services connexes. Avec des activités au Canada et aux États-Unis, Enercare dessert environ 1.6 millions de clients par an. Enercare est également le plus grand fournisseur de compteurs divisionnaires non liés aux services publics, avec des contrats de comptage d'électricité, d'eau, de chaleur et de gaz pour les copropriétés et les appartements au Canada et par le biais de sa marque Triacta, un concepteur et fabricant de premier plan de compteurs divisionnaires avancés et de solutions de comptage divisionnaire. Récemment, Enercare s'est lancé dans le domaine de la maison connectée avec son offre de produits Enercare Smarter Home. Il s'agit d'un système simple et intégré qui met le confort de la maison et la tranquillité d'esprit dans le creux de votre main, même lorsque vous n'êtes pas à la maison.

• Localisation : Canada
• Secteur : Services publics

La croissance spectaculaire des produits et services d'Enercare a été alimentée par l'innovation, mais toujours ancrée dans les bonnes pratiques avec un engagement total pour satisfaire ses clients. Le succès et la croissance s'accompagnent d'une plus grande complexité et de la nécessité d'améliorer l'efficience opérationnelle. Le passage à un modèle de livraison bimodal était également une priorité afin de répondre rapidement aux besoins des clients et de garder une longueur d'avance sur la concurrence.

En l'espace de trois ans, le nombre d'employés d'Enercare est passé d'environ 140 à plus de 5,000. Enercare a également commencé à rafraîchir et à moderniser ses systèmes et processus qui aident à servir ses clients internes et externes. En outre, parallèlement à la croissance du personnel, l' introduction de nouveaux produits, services et technologies a entraîné une augmentation du nombre de projets dans l'organisation à travers de multiples portefeuilles.

Les outils internes de gestion des projets et des portefeuilles étaient tous déconnectés les uns des autres. En conséquence, les responsables de projets et de portefeuilles consacraient trop de temps aux activités administratives. En outre, ils ont eu du mal à tenir à jour les données financières des projets et les données relatives à l'utilisation des ressources. Pour être plus compétitif, il fallait combler les lacunes en matière de programmation, de reporting d'état, de reporting financier et de collaboration générale entre les parties prenantes de tous les départements. Pour bien faire, il faudrait également disposer d'un référentiel unique pour les projets et les portefeuilles, qui ne serait plus dispersé dans des silos. En outre, Enercare avait besoin d'une solution avec descapacités robustes pour répondre à un environnement bimodal, ainsi que la flexibilité d'augmenter les features et les ensembles de caractéristiques pour maximiser la valeur pour une entreprise en croissance constante.

Objectifs d'Enercare PPM

Les objectifs du PMO étaient les suivants

• Augmenter la maturité du PMO et de l'IT pour une activité dans un environnement bimodal.
• Accroître la transparence pour soutenir les décisions d'investissement
• Gérer, contrôler et rapport les données financières des projets dans l'ensemble des portefeuilles.
• Diminution des activités administratives liées aux projets et aux portefeuilles
• Améliorer la qualité de la livraison et des livrables
• Renforcer la collaboration entre les groupes fonctionnels
• Accroître la rapidité de mise sur le marché et la satisfaction des clients

La flexibilité de Planview a permis à Michael Fernandes, responsable de programme et Agile senior, de concevoir une solution adaptée aux besoins uniques d'Enercare. "La scalabilité de Planview lui a permis d'adopter une approche progressive, en s'appuyant prudemment sur les fonctionnalités de base." L'avantage immédiat, qui a été le fer de lance de l'adoption, a été de disposer d'un emplacement unique pour le stockage des connaissances et des données relatives aux projets. L'avantage ultime de la solution Planview est la possibilité de contrôler l'impact sur les ressources et les coûts lorsque les priorités changent d'un projet à l'autre.

Une productivité accrue

Cette implémentation progressive a permis à Enercare de constater des avantages immédiats ; les tâches administratives liées au projet, réparties entre plusieurs rôles, ont été réduites de 30% et ont évolué vers 40%. L’implémentation progressive et la formation ont déclenché une productivité qui est durable grâce à un soutien dévoué.

Meilleure utilisation du temps

La réduction des coûts ainsi que l'amélioration de l'adaptabilité et de la personnalisation se sont traduites par une meilleure utilisation du temps. Les responsables de projets et de portefeuilles consacrent désormais plus de temps aux stratégies visant à accroître le rendement et la qualité, tout en passant moins de temps à consolider les feuilles de temps, à rassembler les données financières, à élaborer des rapports sur l'état d'avancement et à rechercher les ressources disponibles pour l'exécution des projets.

Un meilleur alignement des activités

Tout cela avec la possibilité de voir des scénarios d'hypothèses comme jamais auparavant, et avec un alignement du projet et de l'entreprise plus élevé que jamais auparavant...