Solidaris: Advancing PPM Maturity Through Strategic Data Visibility

Solidaris est l'un des cinq réseaux nationaux d'assurance maladie en Belgique. "L'entreprise gère le régime d'assurance maladie et invalidité de la sécurité sociale, tout en proposant à ses membres des plans d'assurance volontaires et facultatifs." Avec son réseau d'ONG, de services de santé et de services sociaux conçus pour répondre aux besoins de populations diverses, Solidaris vise à encourager l'épanouissement personnel et à améliorer les conditions de vie de tous.

• Secteur : Assurance maladie
• Fondée : 1869
• Siège social : Bruxelles
• Membres : 3.3 million
• Site web : solidaris.be

Solidaris, la deuxième mutuelle d'assurance de Belgique, gère un certain nombre de projets. "Mais c'est la division Universal Healthcare Insurance qui a été la première à déployer un véritable processus de gestion de portefeuilles de projets, sous l'impulsion de Sébastien Losseau, responsable de portefeuille de projets."

Comme beaucoup d'autres organisations, la division Universal Healthcare Insurance de Solidaris a d'abord essayé de gérer ses projets à l'aide d'Excel. Et, comme beaucoup d'autres organisations, elle s'est rapidement heurtée aux limites de ce système : une prolifération de feuilles de calcul, sans possibilité de consolider les informations ou d'établir des plans de capacité fiables.

Après avoir décidé de se doter d'un outil professionnel, Sébastien Losseau a commencé par tester des logiciels libres de gestion de portefeuilles de projets. L'essai s'est avéré concluant et lui a permis d'affiner ses exigences et d'établir un cahier des charges complet.

Il souhaitait en particulier un outil capable de fournir une vue d'ensemble de son portefeuille, avec des fonctionnalités avancées de reporting et de gestion permettant de renforcer les capacités des comités de planification et de prise de décision. Il était tout aussi important pour lui d'adopter une plateforme scalable et fonctionnellement adaptable pour soutenir l'entreprise dans son parcours de maturité. Enfin, M. Losseau souhaitait s'associer à un fournisseur de logiciels qui s'engageait à le soutenir pendant les phases d'implémentation et de formation initiale, mais aussi à long terme.

"Après une implémentation sans faille, comprenant des ateliers pour définir les besoins et supervisée par l'équipe de Planview, l'outil PPM a été mis en service au cours de l'été 2022."

Maintenant que les équipes de planification de projets et de gestion utilisent l'outil quotidiennement, elles ont considérablement amélioré la visibilité des données hybrides du projet (statut, coûts, etc.). Cela est dû en partie à une interface d’outil entre Planview et Jira - que les équipes de développement et d'analyse utilisent quotidiennement pour identifier les écarts par rapport à la feuille de route - et aux capacités de scénario de Planview, qui aident les comités de planification semestriels à prévoir les priorités.

"En outre, tout nouveau projet fait automatiquement l'objet d'une analyse d'impact par rapport au plan de capacité, et les données et tableaux de bord de Planview aident à prendre des décisions de compromis en cas de conflit."

Grâce à cette transparence du portefeuille, Solidaris et Losseau :

• accélération de la clôture des projets, en réduisant de manière significative le nombre d'initiatives en cours
• des besoins et des priorités clarifiés, ainsi que leurs relations avec les objectifs stratégiques
• identifier de manière proactive les problèmes de capacité
• peut désormais gérer le portefeuille de manière stratégique

Pour faire court, Sébastien Losseau est désormais en mesure de gérer son portefeuille de manière stratégique.

"Au cours des prochains mois, Losseau a l'intention d'améliorer encore la qualité de la gestion de portefeuilles." Plus important encore, il prévoit d'étendre son processus et Planview au reste de l'entreprise, en commençant par l'ensemble du département informatique. À terme, l'objectif est de doter Solidaris d'un véritable PMO d'entreprise.