Aubert & Duval: Improving the Management of Product Development Cycles Starting with a Hands-on PMO

Aubert & Duval est la division alliages du groupe minier et métallurgique Eramet, leader mondial. L'entreprise est spécialisée dans la conception, le développement et la transformation de superalliages et de solutions métalliques à haute performance.

Aubert & Duval fournit des pièces critiques à des clients des secteurs de haute technologie tels que l'aérospatiale ou la défense, où le respect des délais de livraison est crucial pour la réussite. Pour s'assurer qu'elle respectera ses engagements envers ses clients, l'entreprise a voulu.. :

• mieux contrôler la capacité de leurs équipes opérationnelles et de conception de produits afin de mieux affecter les ressources aux projets
• "Exploiter les jalons comme points de décision afin d'améliorer le suivi opérationnel des projets de développement produit."
• Centraliser la gestion de portefeuilles de projets par la création d’un PMO (Project Management Office), qui serait responsable de la configuration de Planview ainsi que de l’exécution et de l’adoption de l’outil.

Centraliser toutes les données du projet : Demande, besoins en ressources et disponibilité

En l'absence d'une base de données centralisant tous les projets de développement produit de l'entreprise, chaque équipe suivait individuellement ses propres projets à l'aide d'Excel, avec une visibilité limitée sur le pipeline de projets.

Aubert & Duval avait également besoin d'un système pour collecter et consolider la demande de projets afin d'anticiper les besoins en ressources et les ajustements des projets en cours et à venir.

Améliorer la visibilité de l'utilisation des ressources

Les projets de développement produit ne représentent que la moitié du rôle des équipes de conception.

L'autre moitié est consacrée à des projets internes (industriels, organisationnels) et à des activités récurrentes, telles que le soutien à la production, la conduite de l'amélioration continue ou la gestion d'équipe. Il était donc important d'identifier et de prévoir les besoins en ressources de chaque type d'activité.

Aubert & Duval avait également besoin de collecter le temps passé par chaque personne sur ces différents types de projets afin d'améliorer et d'affiner ses modèles de prévision.

Renforcer le PMO (Project Management Office) intégré

Le PMO créé par Aubert & Duval fait partie du département du développement industriel. Il a été créé en tant qu'organisation interfonctionnelle, comblant les lacunes entre les différentes équipes de conception de produits et les autres équipes de gestion (gestion des ventes, gestion de l'usine). "Le PMO gère l'implémentation et l'exécution de Planview, soutient l'amélioration continue et est responsable de la « fraîcheur » des données et, par conséquent, de la qualité du reporting et de la prise de décision."

Une autre exigence clé de l'entreprise était de permettre la collaboration entre plusieurs sites, car les équipes de conception et leurs clients internes (environ 200 personnes) sont répartis sur plusieurs sites de production, dont 4 en France et 1 en Inde.

Capacités critiques des logiciels

• Gestion des ressources: identification de chaque ressource par son nom, son rôle, ses dates d'arrivée et de départ, ses changements de disponibilité, son type (interne/externe) et son statut (actif, inactif, planifié).
• Reporting multi-projet (suivi des jalons, gestion des capacités par équipe et par rôle) : l'identification des jalons clés de chaque projet de développement a permis de construire des indicateurs de performance des jalons, ainsi qu'un calendrier partagé et consolidé de la phase de point de décision.
• Suivi du temps : Le suivi et l'analyse du temps basés sur Planview ont amélioré la mesure des besoins en ressources pour diverses activités, ce qui permet d'ajuster les estimations des modèles de projet et d'affiner le processus pour les responsables de projet et les concepteurs de produit.

Choix techniques

Aubert & Duval a choisi la version de Planview basée sur le cloud après s'être assuré que le niveau requis de sécurité de l'information était garanti.

Services

Après une phase d'intégration préliminaire réalisée par les équipes de Planview, Aubert & Duval a fait appel à ASI (l'un des partenaires commerciaux certifiés de Planview) :

• Fournissez une assistance avant le déploiement d'une fonction par défaut ou le développement d'un écran spécifique.
• Effectuer la maintenance d'applications tierces par le biais d'un contrat annuel signé avec le DSI d'Aubert & Duval. Il s'agit notamment de l'assistance aux outils, de la correction des bugs et des développements mineurs.
• Soutenir la mission du responsable du PMO (soutien aux processus, conseils, contrôle de la qualité des données, etc.)

Meilleure prévisibilité des besoins en capacité

L’implémentation de Planview, début 2018, a immédiatement amélioré la visibilité de la disponibilité des ressources par équipe et par activité. Le mérite en revient en grande partie à une bibliothèque de modèles de projets prédéfinis utilisés pour normaliser les cycles de vie du développement produit.

Dès le début d'un projet, un modèle basé sur des projets similaires est utilisé pour attribuer les besoins en ressources par défaut, ventilés par rôle et par phase. Les estimations et les projections des modèles sont continuellement affinées au fur et à mesure que les données réelles des projets en cours sont introduites dans Planview.

Le PMO dispose désormais d'une vue d'ensemble consolidée des besoins en capacité sur 18 mois, classés par équipe et par rôle, pour les projets en cours et à venir.

Amélioration de l'alignement des ressources

Des fonctionnalités telles qu'un plan de ressources multicritères, qui permet de filtrer les projets par type, par client, par responsable de projet et par portefeuille, permettent à l'entreprise d'effectuer des analyses granulaires et en temps réel de l'équilibre besoins/disponibilité des ressources.

Le PMO est désormais en mesure de documenter les besoins en ressource et de faire un rapport sur l'analyse des capacités, ce qui permettra de mettre en évidence une surallocation des ressources. Cela a permis de justifier l'embauche de 22 ETP supplémentaires, ce qui a été décidé lors du tout premier comité de pilotage en octobre 2018.

Une solution adaptée à toute l'équipe

Dans un souci d'amélioration continue, le PMO s'est engagé dans une collaboration à long terme avec ASI, l'un des partenaires certifiés de Planview. Après avoir intégré l’outil et configuré des écrans et des métriques personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation et aux attentes des utilisateurs, les consultants d’ASI continuent à soutenir le PMO d’Aubert & Duval. Leurs contributions vont de la gestion des sessions de formation et des ateliers à l'intégration de nouveau features qui soutiendront l'évolution des besoins et des processus de l'entreprise.

Cet effort de gestion du changement a été déterminant pour l'adoption de l'outil. Par exemple, le développement d'un écran "Mes projets", qui permet à chaque responsable de projet d'avoir un aperçu de ses projets, a fait gagner beaucoup de temps à ces ressources très occupées et les a aidées à prendre conscience de la valeur de Planview.