Crédit Agricole Charente-Périgord: Managing a transformation plan and helping teams to manage their work

Secteur d'activité : Banque 

Clients 2021: 441,056 

Domaine : Charente-Périgord, France 

Collaborateurs : 1,277 

Page Web: www.credit-agricole.fr 

Le Crédit Agricole Charente-Périgord (CACP) et son Unité de Transformation et d'innovation sont chargés de gérer la livraison de l'ensemble des projets nationaux du Crédit Agricole. Les demandes de projets qui sont examinées dans le cadre du Programme national de transformation et d'innovation proviennent de toutes les banques régionales du Groupe et portent sur de multiples domaines stratégiques : la transformation digitale des clients et des employés, la transformation organisationnelle, les projets d'innovation et les projets informatiques.  

Ces projets sont soutenus par une trentaine d'organisateurs (PMO) de l'unité Transformation et Innovation.   

En outre, l'entreprise a lancé un vaste programme intitulé "Nous, ici, ensemble 2023!" sur le site 2020. Il s'articule autour de 4 piliers ("Client", "Entrepreneur", "Humain" et "Sociétal"), chacun dirigé par un responsable de l'unité Transformation et Innovation. L'unité supervise plus de 50 programmes, chacun comprenant plusieurs projets à déployer au cours des trois années du projet d'entreprise. En particulier, le projet " Client " vise à faire du Crédit Agricole Charente-Périgord " la banque d'assurance de l'excellence client, pour devenir la banque d'assurance préférée des clients par la transformation et l'innovation ".   

Afin de fournir aux comités des informations actualisées, les organisateurs avaient l'habitude d'interroger les responsables de projet qui "finissaient par passer plus de temps à documenter le projet qu'à le gérer ! Le flux des demandes entrantes était tel qu'il était difficile pour les demandeurs, les équipes de projet et les responsables d'obtenir une image claire et complète.  

Sur 2018, pour soutenir son programme national de transformation et d'innovation, l'unité Transformation et innovation a adopté un outil centralisé, Planview, pour aider le comité de transformation et de qualité à établir une gouvernance. Ce comité mensuel, où les demandeurs soumettent leurs projets à la direction générale et aux chefs de départements et d'unités, fournit un framework et a 2 des objectifs clés : la visibilité et la prise de décision.  

Planview devait permettre de.. :  

1. Centralisez les demandes de projet dans un référentiel unique afin de partager une image complète et actualisée des demandes et des projets.  
2. Caractériser, prioriser, planifier et gérer l'exécution de milliers de projets nationaux.  

La plateforme s'est également avérée déterminante pour la gouvernance des programmes de projets d'entreprise "We, here, together 2023". Dans le cadre de cette initiative, plus de 50 coordinateurs de programme et responsables de projet utilisent Planview pour  

• Gérer l'exécution des divers projets du programme avec les responsables de projet,  
• Permettre une bonne gouvernance du programme grâce à une visibilité partagée avec tous les responsables, mais aussi avec les demandeurs de projet et les équipes de projet,
• Fournir un aperçu des différents comités qui structurent ce programme et les activités connexes. 

Plus de 1,600 demandes et projets ont été traités avec Planview depuis son implémentation au Crédit Agricole Charente-Périgord en juin 2018. "L'utilisation continue d'augmenter. Aujourd'hui, nous avons plus de 400 programmes, projets ou demandes en cours de traitement ou de programmation".  

• Obtenir une visibilité sur l'ensemble des demandes et des projets  
• Améliorer la priorisation de projets  
• Améliorer les cycles de planification, de capacité et de livraison  
• Amélioration de la collaboration et de la communication  
• Optimiser les équipes de projet sur les tâches à forte valeur ajoutée  

L'ACCP a choisi Planview pour :  

• Gérer simultanément un grand nombre de projets et permettre à l'encadrement supérieur de prendre des décisions,  
• Aligner l’activité des différents membres de l’équipe concernés, en particulier pour les projets les plus transversaux de la CACP,  
• Améliorer la collaboration et la communication entre les différents départements et unités,  
• Réduire considérablement le temps consacré à la collecte d'informations et à la production de divers rapports.  

• 100% des programmes stratégiques sont dans One Team2  
• 100% des projets transversaux sont menés par une seule équipe2  
• 100% des projets examinés par les comités se trouvent dans l'équipe One2  
• 100% des parties prenantes et des membres de l'équipe de projet sont des utilisateurs de One Team2  
• 100% des actions de mise en conformité réglementaire sont gérées par une équipe unique ( )2

Le CACP joue le rôle de gardien de la normalisation du processus de gestion des projets du programme de transformation et d'innovation. L'intégration prochaine de l'unité de sécurité dans l'équipe One2rendra l'outil et son utilisation encore plus centraux. "Afin d'acculturer les utilisateurs de 300 One2Team à la gestion de projet, l'Unité Transformation et innovation a opté pour un plan d'adoption basé sur l'utilisation pour les responsables de projet, le contrôle financier et la direction générale."

1) Achever la phase de la "gestion de la demande" : 

• Toutes les demandes de projets sont introduites dans One2Team par les demandeurs. Des écrans dédiés affichent instantanément les informations clés à saisir et à mettre à jour.  
• Les demandeurs regroupent leurs demandes, la documentation y afférente et les livrables en un seul endroit et peuvent accéder aux décisions prises lors des comités ainsi qu'aux procès-verbaux. 
• Chacun peut connaître instantanément l'état d'avancement des projets, leur liste de tâches, les actions en cours et les risques.  

2) Examen et suivi des projets au sein des comités

• Les actions et l'état d'avancement des projets sont examinés lors des comités - devenus virtuels depuis les mandats d'hébergement sur place - qui permettent à chacun de prendre une part active aux projets, soit en tant que responsable de projet, soit parfois en tant que membre d'une équipe.  
• Pour qu'une demande évolue vers un projet planifié, grâce à un modèle commun, son auteur doit s'assurer qu'elle est complète et qu'elle répond aux critères qui seront évalués par le comité.   
• Ils sont informés des changements d'état et peuvent accéder aux minutes de décision, y compris les dates de début et de livraison, en fonction de la capacité des équipes qui travaillent dans les sprints.

3) Aborder la gestion de projet par la gestion des tâches

• CACP utilise une équipe2pour gérer plusieurs de ses activités (informatique, communication multicanal, affaires réglementaires, surveillance et innovation...).  
• Plusieurs de ces départements recevaient de nombreuses demandes non structurées provenant de nombreuses sources.  
• Les administrateurs du CACP de l'équipe One2sont habilités à mettre en place des environnements dédiés aux activités :
  • Les responsables de départements et d'unités ainsi que leurs équipes disposent d'une vue consolidée des demandes, de leur capacité et de leur calendrier ;  
  • Les membres de l'équipe de projet peuvent partager des informations et des documents avec les demandeurs et fournir des mises à jour sur les progrès réalisés ;  
  • Toutes les parties prenantes peuvent trouver le vocabulaire et les processus commerciaux numérisés dans One2Team.