Even: Aligning Project Life Cycles Across a Diversified Cooperative Group

Groupe coopératif agroalimentaire fondé en Bretagne autour du lait, Even est l'un des acteurs majeurs du secteur agroalimentaire français. Le groupe est divisé en quatre business units complémentaires : l'amont agricole, le lait et les produits laitiers, la distribution de produits alimentaires (livraison à domicile et secteur de la restauration) et une unité de diversification à valeur ajoutée (plats préparés et salaison). Ses produits, distribués sous des marques nationales réputées telles que Paysan Breton, Régilait, Mamie Nova, se retrouvent chaque jour dans un million d'assiettes en France et à l'étranger.

• Secteur : Agroalimentaire
• Fondée : 1930
• Siège social : Ploudaniel, France
• Chiffre d'affaires 2022: €2.5 milliards   
• Effectifs : Un effectif de 1,400 agriculteurs, plus de 6,000 employés
• Site web : www.even.fr/en

Even ne peut pas être accusée de manquer de dynamisme. Avec ses quatre divisions commerciales, chacune avec son propre portefeuille de projets, et plusieurs départements informatiques gérant des projets d'innovation et de digitalisation, la coopérative avance sur tous les fronts.

Mais alors, comment jongler entre les projets transversaux pilotés par la direction et les projets commerciaux lancés à la demande des divisions ? Comment aligner l’activité d’équipes poursuivant des objectifs différents et utilisant des méthodes et des outils différents ? Comment évaluer la capacité globale ?

Tels étaient les principaux défis auxquels Bleiz Kerjean, IT PMO au niveau du groupe, était confronté. D'où le lancement d'un programme visant à favoriser la collaboration interfonctionnelle au niveau informatique, à améliorer la communication entre les divisions, à rationaliser les interactions, à obtenir une vue d'ensemble des projets afin d'éviter la duplication des efforts, et à mettre en commun les infrastructures.

Ce programme d'alignement a rendu indispensable l'adoption par Even d'une plateforme de gestion de portefeuille de projets. Choisie pour son expérience utilisateur intuitive et sa capacité à s'interfacer avec d'autres systèmes, la solution Planview a été déployée au début de l'année 2022. L'outil a d'abord été déployé au niveau du département Systèmes et Réseaux, qui gère la coordination transversale.

Mais même la meilleure plateforme PPM ne remplace pas un système de ressources humaines et un outil de gestion financière. Pour que toutes les équipes gèrent leurs données dans un référentiel partagé à l'échelle du groupe, il a fallu mettre en place des interfaces entre Planview, Jira (un outil de référence pour les équipes de développement) et divers systèmes d'information fonctionnels.

Tout en déployant Planview et en créant des interfaces, Bleiz Kerjean et son équipe ont également mis en place un processus de cycle de vie des projets afin de systématiser les méthodes de gestion des projets, de clarifier les séquences et les responsabilités et d'assurer l'alignement des projets sur le plan directeur d'entreprise. "La création de modèles dans Planview a facilité l'adoption et l'application des bonnes pratiques."

Even doit maintenant s'appuyer sur cette base en étendant le nouveau système à l'ensemble du groupe et à tous ses portefeuilles de projets. Bleiz Kerjean est déjà à pied d'œuvre pour rallier les services informatiques et les aider à adopter l'outil. Les initiatives de gestion du changement comprennent des programmes de sensibilisation et de communication, mais aussi des ateliers co-construits avec la société de conseil ASI (avec des conseils sur la manière d'utiliser l'outil pour répondre à des besoins spécifiques, des études de cas, etc.)

La mise en œuvre de Planview et du cycle de vie des projets a déjà permis d'obtenir une visibilité sur la capacité globale, ce qui permet de déployer les bonnes personnes au bon moment et d'améliorer l'utilisation des ressources par 10% .

La clarté et la structure apportées par le processus et l'outil permettent à Even de mieux anticiper les besoins de l'entreprise, et donc d'accroître sa productivité. De plus, en allégeant les charges administratives des équipes, Even a réduit le temps de production des rapports de 20% !

La qualité de ces rapports s'est également améliorée, ce qui rend la communication avec les équipes et la direction plus facile et plus objective. Les décisionnaires peuvent désormais fonder leurs décisions d'approbation, de priorisation et d'autorisation sur des métriques fiables et des informations en temps réel.

Enfin, la capacité d'identifier les projets à risque (par ex. ceux qui ne finissent jamais") améliore la performance globale et la qualité du portefeuille.

Une amélioration de l'utilisation des ressources ( 10% ) et une diminution du temps consacré aux tâches administratives ( 20% ) en quelques mois seulement !

Après avoir réimplémenté tous les projets dans Planview et achevé le processus de gestion du changement, Even planifie de déployer des capacités de gestion du budget et des coûts afin de consolider davantage la gestion de portefeuilles de projets et de justifier les décisions d'embauche.