Exceldor Cooperative: Driving Dramatic Reduction in New Product Development Time to Gain Top Market Position

Avec environ 400 employés, la coopérative Exceldor est l'un des principaux producteurs de volaille au Canada. Elle processus et commercialise des produits alimentaires à base de volaille en s'engageant à respecter les normes les plus strictes en matière de qualité et de sécurité alimentaires.

• Localisation : Canada
• Secteur d'activité Industrie manufacturière

La concurrence acharnée sur le marché a obligé Exceldor à s'adapter à l'évolution rapide des demandes des consommateurs et à accélérer le développement et la commercialisation de nouveaux produits.

C'est la raison pour laquelle Exceldor a lancé l'initiative stratégique "Evolution", qui visait à transformer les processus d'entreprise et la gouvernance afin de les rendre plus efficaces et plus souples. L'objectif final était de mettre plus rapidement sur le marché de meilleurs produits et, en fin de compte, de transformer l'innovation produit en un avantage concurrentiel pour la coopérative.

La gestion de projet a été un aspect essentiel de cet effort de transformation. À la demande de la direction générale, un groupe de tâche multidisciplinaire a travaillé pendant plus d'un an à l'élaboration d'un processus de gestion de projet cohérent. Pour garantir une implémentation rapide, cette nouvelle méthodologie avait besoin d'un outil de gestion de portefeuilles de projets afin de répondre aux exigences spécifiques du développement produit.

En l'absence d'une tour de contrôle pour surveiller et orienter les portefeuilles, les projets n'étaient souvent pas correctement documentés ; chacun suivait sa propre voie, avec des objectifs fluctuants qui étaient parfois déconnectés de la stratégie d'entreprise. L'une des principales ambitions de l'initiative de transformation était d'introduire un alignement stratégique dans les projets et les portefeuilles en les ancrant dans des objectifs stratégiques.

Cela était particulièrement important pour les projets de développement de nouveaux produits, qui devaient s'appuyer sur une stratégie de produit bien définie, axée sur l'expérience du client et l'innovation rapide. Pour atteindre les objectifs commerciaux d'Exceldor, l'équipe a dû passer d'une gestion de projet réactive à une gestion proactive.

Visibilité en temps réel sur les données pour stimuler la performance organisationnelle

La refonte des méthodes et des processus dans le cadre de l'initiative "Evolution" visait principalement à accroître l'efficience et la performance à l'échelle de l'organisation. Pas moins de 28 processus opérationnels - liés au développement de nouveaux produits ainsi qu'à des projets opérationnels - ont été désignés pour être clarifiés, simplifiés et améliorés.

Un tel effort nécessite le soutien de données de qualité. Exceldor avait l'habitude de gérer et de suivre les projets à l'aide d'un ensemble de documents et de feuilles de calcul partagés, qui passaient d'un utilisateur à l'autre et vice-versa, se transformant en de multiples versions différentes au fur et à mesure. L'entreprise avait besoin d'un référentiel central pour consolider des informations fiables et actualisées afin de faciliter la prise de décision.

Visibilité accrue sur les ressources

Il a été particulièrement difficile de comprendre "qui fait quoi et à quel moment". Exceldor avait besoin d'améliorer la visibilité de ses ressources afin de mieux gérer et d'accroître sa capacité globale.

L'absence d'une vision globale de la planification et des activités dans les différents départements a également rendu plus difficile la collaboration entre les équipes et la compréhension de leurs responsabilités et de leur rôle dans le processus global.

• Idée et gestion de la demande
• Gestion et planification de projets
• Rapports et tableaux de bord sur les projets et les portefeuilles
• Gestion collaborative des activités

Services

Une configuration sur mesure conçue pour répondre aux besoins de l'organisation et pour évoluer en même temps que son processus de gestion.

• Formation
• Soutien à l’implémentation et à l’intégration

Tout en affinant son processus, Exceldor a également réalisé une analyse du marché des outils PPM qui a conduit à l'acquisition de Planview. La solution a été déployée à l'automne 2019.

Grâce à la gestion des idées et à la priorisation par simple pression d'un bouton, le logiciel a considérablement amélioré la sélection des projets.

En outre, le reporting exécutif est devenu plus rapide, plus simple, plus précis et plus perspicace. Exceldor a profité des possibilités de configuration de l'outil pour développer ses propres fonctionnalités, notamment un tableau de bord offrant une vue d'ensemble du cycle de vie du projet et comparant les données réelles aux estimations.

De même, une vue d'ensemble de l'état d'avancement de tous les projets d'un portefeuille permet d'évaluer en un coup d'œil sa cohérence interne et son alignement stratégique. Il est ainsi possible de visualiser les liens entre les projets, les portefeuilles de projets et les orientations stratégiques et d'y réagir. En fin de compte, Exceldor acquiert la capacité d'orienter ses projets vers son objectif commercial stratégique: être le premier sur le marché.

Des données claires, partagées et exploitables pour stimuler la productivité

Planview a automatisé les tâches de collecte de données et de reporting qui étaient auparavant effectuées manuellement par les équipes de projet. Au final, l'outil a permis des gains de productivité significatifs. Des tableaux de bord clairs et intelligents, des modèles facilitant la création de projets et d'autres fonctionnalités conviviales ont permis aux utilisateurs de gagner un temps précieux, tout en rendant la gestion de projets plus approfondie et plus perspicace.

En donnant accès aux horaires et à la disponibilité des ressources, l'outil partagé améliore également la collaboration entre les équipes et les départements, notamment entre le développement de nouveaux produits et les ventes/le marketing.

Des chiffres impressionnants :
75 % augmentation du taux de livraison à temps
35% réduction de la durée moyenne du temps de cycle des projets
50% diminution du temps consacré aux tâches sans valeur ajoutée

Efficience des processus et des ressources

Dès le départ, Planview a permis d'améliorer la visibilité des activités en cours et de l'avancement des projets. En fait, la solution a donné corps au processus de gestion de projet nouvellement défini par Exceldor. Basé sur des "gates" - points de décision où un comité spécialisé évalue si un projet est prêt à passer à la phase suivante - ce nouveau processus a renforcé l'efficacité et la précision de la gestion des tâches et des projets. Au total, Exceldor a obtenu une augmentation du taux de réussite des projets de 20% .

En outre, un processus de planification consolidé qui leur permet de visualiser et de gérer facilement la disponibilité des ressources a amélioré l'utilisation de 15% , tout en facilitant le suivi financier des projets.
le suivi financier du projet.