HIS: Managing Complex Project Portfolios Efficiently

Revenus : €10 – 50 Mill.

Secteur : Logiciel & Services

Siège social : Hanovre, Allemagne

Employés : 300

Site web: https://www.his.de

HIS (Hochschul-Informations-System eG - système d'information universitaire en coopérative) est le fournisseur de services informatiques des universités allemandes. Depuis plus de 50 ans, l'entreprise organisée en coopérative développe des logiciels spécialisés pour soutenir l'administration des étudiants, depuis la demande d'inscription à l'université jusqu'à l'obtention du diplôme et au-delà. Environ 300 employés de HIS développent des solutions innovantes pour l'ERP universitaire, la gestion des campus, la recherche et l'intelligence économique pour environ 230 universités membres de la coopérative. HIS propose des déploiements sur site de ses produits ou des logiciels en tant que service. 

Soutenu par environ 230 universités allemandes membres, HIS eG développe et administre des solutions numériques dans tous les domaines de l'administration universitaire, y compris les admissions, les étudiants et les examens, l'enseignement, les études, la recherche et l'ERP de l'université. Pour les universités qui ne disposent pas de leur propre infrastructure coopérative pour héberger les solutions, HIS propose également des services d'hébergement. 

Les membres de l'association gèrent actuellement environ 80% de tous les étudiants en Allemagne avec les solutions HIS. Dans de nombreuses universités entre 20,000 et 30,000 les utilisateurs (enseignants, étudiants et personnel administratif) utilisent régulièrement le logiciel. 

Ces dernières années, la numérisation complète de l'administration universitaire a posé d'énormes défis aux SIH. Chaque nouvelle génération de logiciel HIS a augmenté les besoins en matière de conseil, de déploiement et d'assistance. Année après année, de plus en plus de projets ont dû être gérés simultanément. En outre, le portefeuille de projets couvre désormais un spectre plus large, allant de projets préparatoires qui ne prennent normalement que quelques jours de temps à des déploiements complets soutenus par HIS avec plusieurs milliers de jours-hommes. 

Pour répondre à ces exigences et surtout pour pouvoir gérer des projets de conseil de plus en plus complexes, HIS avait besoin d'un système PPM de pointe. 

Planification judicieuse - implémentation efficace

Par le passé, chacun des départements HIS concernés planifiait et gérait au mieux ses projets à l'aide d'applications Excel ou de solutions individuelles basées sur des logiciels libres. Cependant, ces solutions ont rapidement atteint leurs limites. Les ressources, en particulier les consultants, ont été difficiles à planifier et à utiliser efficacement en raison d'une collecte de données inadéquate et d'un manque de vue d'ensemble et de gestion de portefeuilles de projets. À plusieurs reprises, le SIH a été confronté à une planification excessive ou insuffisante, ce qui a eu des conséquences négatives pour le SIH, les consultants et les clients. Il était impossible de préparer des rapports couvrant plusieurs projets et/ou des périodes plus longues. En outre, les projets d'implémentation des nouvelles versions de logiciels sont devenus de plus en plus exigeants et peuvent maintenant prendre jusqu'à 8 ans et mobiliser des ressources considérables. Enfin, au cours des 10 dernières années, le nombre maximum de projets simultanés est passé de 20 à 190. 

Pour répondre à ces exigences accrues, HIS a entre-temps doublé ses effectifs. En outre, l'entreprise a décidé d'introduire un système de gestion de portefeuille de projets efficace et à l'épreuve du temps, une solution qui répond aux exigences suivantes : 

• Capacités de gestion de projet pour tous les projets de conseil au sein du HIS 
• Gestion de portefeuilles de projets, y compris la planification et l'évaluation en fonction des groupes de projets, des consultants, des clients et de la durée des projets. 
• Des rapports détaillés, par exemple des rapports mensuels pour le conseil d'administration de la coopérative. 
• Soutenir les normes PRINCE2^® utilisées par HIS 
• Compatibilité ITFplus pour permettre le transfert de données vers et depuis d'autres applications et sources de données 
• Scalabilité pour servir encore plus d'utilisateurs et gérer encore plus de projets 
• Conception modulaire permettant l'activation de fonctionnalités supplémentaires à une date ultérieure

Capacités critiques

• Gestion de projets multiples et gestion de portefeuilles de projets 
• Planification détaillée de la capacité et des ressources 
• Des rapports efficaces sur les projets et les portefeuilles 
• Fonctions de communication pour une meilleure collaboration au sein des équipes de projet et entre elles

AVANTAGES POUR LES UTILISATEURS ET LES CLIENTS 

Grâce à Planview, HIS a pu améliorer considérablement la gestion des projets et la gestion de portefeuilles de projets dans les domaines du conseil, du déploiement et de l'assistance. Grâce à une planification de la capacité fiable, l'utilisation des consultants reste aujourd'hui presque constamment dans la fourchette prévue. La solution accélère les workflows, garantit la fiabilité et produit des résultats optimaux. En outre, le temps nécessaire aux tâches administratives telles que la création de rapports pourrait être réduit jusqu'à 70% . La préparation des rapports mensuels pour le conseil d'administration ne prend plus que 2 à 3 heures de travail, contre 24 auparavant. 

"Grâce aux fonctionnalités de gestion multi-projets et de gestion de portefeuilles de projets, le conseil d'administration, les directeurs et les responsables de projet de HIS ont désormais une vision claire et précise de l'état actuel des projets et reconnaissent à temps les besoins d'action." 

CONFIGURATION BASÉE SUR LES BESOINS

D'autres solutions conçues pour couvrir l'ensemble de la gestion de projets de différentes entreprises à l'aide d'un seul logiciel polyvalent ne répondent pas aux besoins spécifiques des SIH. Il faut faire preuve d'une grande souplesse et d'une grande capacité d'adaptation pour faire coïncider le domaine particulier de l'administration universitaire et la forme d'organisation d'une coopérative. La solution de Planview à cette tâche consiste en des options de configuration étendues. Ils facilitent également le fonctionnement du système et évitent de surcharger les administrateurs ou les utilisateurs.

LA TRADITION RENCONTRE L'INNOVATION

Des racines qui remontent à la création de l'entreprise qui l'a précédée à 1969, ainsi qu'une forme d'organisation éprouvée et en même temps orientée vers l'avenir, constituent une base solide pour HIS Hochschul-Informations-System eG. L'entreprise s'est développée au fil des décennies et poursuivra son développement avec succès. En choisissant Planview, HIS a démontré de manière exemplaire que les entreprises qui n'ont pas mis en place une organisation classique peuvent tout de même bénéficier d'une gestion de portefeuilles de projets efficace et moderne. Les organisations qui, en vertu de leurs statuts, ne sont pas autorisées à générer des bénéfices, ou seulement de faibles bénéfices, ne peuvent souvent se permettre que des budgets limités pour les coûts d'investissement et de fonctionnement. Planview répond à ces demandes avec un rapport coût-bénéfice optimal. En introduisant cette solution, HIS a fait un pas important vers la professionnalisation et la sécurisation de l'avenir, comme le demande à juste titre les membres de la coopérative.