Cuatrecasas transforme la gestion des dossiers juridiques grâce à l'innovation Agile

Découvrez comment un grand cabinet d'avocats a rationalisé la gestion de ses dossiers et renforcé la collaboration interéquipe en adoptant des méthodologies Agile avec Planview AgilePlace.

Cuatrecasas, grand cabinet d'avocats international, a reçu une mission claire de la part de sa direction : faire de la technologie un levier stratégique. Conscient de la valeur de l'innovation en matière de gestion des activités, son PMO s'est mis en quête d'une solution pour aider les avocats à gérer des dossiers juridiques complexes et à surmonter la résistance au changement technologique dans le secteur juridique. L'objectif : simplifier le quotidien des avocats en fluidifiant les workflows, en priorisant plus efficacement les tâches et en augmentant la visibilité entre les départements, tout en respectant les spécificités des workflows de gestion des dossiers.

Le PMO de Cuatrecasas a choisi Planview® AgilePlace pour soutenir sa nouvelle approche de gestion des dossiers juridiques. « AgilePlace offrait la simplicité d'usage et l'ergonomie que nous recherchions. Nous avons vu que nous pouvions adapter le système à nos besoins au lieu de modifier notre manière de travailler – un point essentiel pour favoriser l'adoption », explique Leo Tilie, spécialiste projet chez Cuatrecasas. « L'implémentation a commencé à petite échelle, puis s'est progressivement étendue à mesure que les équipes en percevaient la valeur et la recommandaient à leurs collègues. »

Fondé en 1917 à Barcelone, Cuatrecasas est un cabinet d'avocats de premier plan comptant plus de 1 200 avocats et 800 collaborateurs répartis dans plusieurs bureaux à l'international. Le cabinet est spécialisé dans des domaines tels que les fusions-acquisitions, le contentieux, le droit fiscal, le droit du travail et le droit financier. Sous un leadership visionnaire, Cuatrecasas a connu une croissance importante au fil des décennies, alliant excellence juridique, innovation continue et engagement sociétal.

Avec une présence internationale de plus en plus importante, Cuatrecasas avait besoin d'un moyen de coordonner des dossiers juridiques complexes entre départements, équipes et zones géographiques, sans perturber les pratiques historiques qui ont fait son succès. Sa transition technologique a été initiée par une forte vision exécutive visant à faire du cabinet un précurseur technologique, afin d'optimiser la productivité, la transparence et la gestion des dossiers. Cependant, il y avait un long chemin à parcourir. La majorité du travail était encore gérée à l'aide de post-its, de tableurs, de carnets ou d'e-mails, selon les préférences de chacun.

« Nous appliquons l'innovation dans tous les domaines, en utilisant des processus et ressources technologiques pour compléter notre activité juridique, au bénéfice de nos clients », explique Leo Tilie. « Mais pour ce qui était des workflows de gestion des dossiers, nous n'avions aucune visibilité. Tout était encore analogique, il était difficile de déléguer des tâches ou de gérer celles de tant de personnes. Il devenait indispensable de disposer d'un portefeuille de projets, d'une méthodologie standard, de règles et d'un outil de gestion. »

Pour casser les silos et instaurer le partage et l'alignement, le DSI a chargé son PMO de structurer l'organisation et de fournir les outils nécessaires aux avocats. Le PMO s'est lancé à la recherche d'une solution visuelle, intuitive et engageante, destinée à être généralisée à l'ensemble du cabinet.

Cuatrecasas a commencé à explorer les méthodologies Lean et Agile au sein de son département IT dès 2012, en utilisant des tableaux Kanban manuels et des pratiques de gestion visuelle. À mesure que le PMO a structuré son approche et que les méthodes Agile ont prouvé leur efficacité, l'intérêt pour leur adoption par les avocats s'est renforcé. En 2018, le cabinet a sélectionné Planview® AgilePlace pour sa simplicité, sa facilité d'utilisation et son coût maîtrisé afin de digitaliser et d'étendre ces pratiques. Le déploiement initial concernait une équipe juridique de taille moyenne d'environ 15 personnes. L'adoption s'est ensuite développée progressivement dans d'autres départements, portée par la volonté de la direction générale de la formaliser à l'échelle de l'entreprise, mais aussi par les recommandations des avocats eux-mêmes.

Lorsque l'utilisation d'AgilePlace s'est intensifiée, le PMO a constaté que les tableaux d'équipe traditionnels posaient des problèmes de collaboration et de confidentialité. « Certaines équipes juridiques comptent plus de 200 personnes, ce qui rend la gestion sur un seul tableau partagé impraticable, surtout lorsqu'il s'agit d'informations sensibles », explique Jaume Echevarría, responsable projet chez Cuatrecasas. « Nous avons opté pour un modèle où chaque avocat dispose d'un tableau personnel, adapté à sa propre charge de dossiers et à ses priorités. » Cette structure offre davantage d'autonomie et de confidentialité aux avocats, tout en permettant une coordination plus large à l'échelle du cabinet.

Pour combler le fossé entre visibilité individuelle et visibilité collective, le PMO a conçu des automatisations permettant aux utilisateurs de copier des cartes depuis leurs tableaux personnels vers des tableaux consolidés par spécialité ou par département. Ce dispositif offre une vue centralisée de l'avancement et de la répartition des charges de travail, sans exposer d'informations confidentielles.Le cabinet a également mis en place des types de carte spécifiques à chaque domaine de pratique et exploite l'architecture flexible d'AgilePlace afin que la plateforme s'ajuste à leurs méthodes, et non l'inverse. « Cette méthodologie et cet outil sont devenus essentiels pour nous », indique Leo Tilie. Ils couvrent l'ensemble des besoins : délégation, planification, supervision des dossiers et gestion de la capacité des avocats.

Si les solutions de gestion de portefeuilles de projets (PPM) sont largement répandues dans les secteurs aux workflows complexes, elles ne sont apparues que récemment dans le monde juridique, portées par des cabinets comme Cuatrecasas. Planview AgilePlace est devenu un outil clé des opérations du cabinet, aidant le PMO à mettre en place des pratiques cohérentes dans tous les bureaux. Fort de cette dynamique, le PMO en pleine croissance continue de piloter la transformation digitale de l'entreprise, en alignant les investissements technologiques sur les besoins métiers et les processus de gestion.

Les équipes juridiques de Cuatrecasas commencent à adopter une culture d'amélioration continue, encore rare dans le secteur. Depuis la mise en œuvre, l'efficience et la visibilité se sont accrues sur l'ensemble des dossiers, prouvant que le PPM a toute sa place, même en dehors de ses domaines d'application traditionnels. Les automatisations fluidifient la collaboration et permettent de gérer en toute sécurité les workflows de centaines d'avocats. Les chefs de projets juridiques utilisent AgilePlace pour assigner, suivre et gérer les charges de travail avec plus de clarté et de responsabilité. Et si cette initiative est née d'un besoin technologique, elle reste avant tout centrée sur l'expérience client. Une meilleure priorisation des tâches et une affectation plus efficace des ressources contribuent à une gestion optimisée des dossiers – ce qui, dans certains cas, a même amélioré la satisfaction client.

La transformation culturelle a été un résultat inattendu mais bienvenu, l'IT étant passée d'une fonction de support à celle de partenaire stratégique. « Nous sommes devenus plus centrés sur le métier, en fournissant aux avocats les solutions dont ils ont besoin pour exceller », ajoute Leo Tilie. Ce résultat est parfaitement aligné sur l'objectif du cabinet : offrir des services juridiques de la plus haute qualité, innover dans le domaine du droit et avoir un impact positif sur la société.

Forte de cette base solide et d'un élan soutenu, Cuatrecasas étend AgilePlace à l'échelle mondiale pour l'ensemble de ses équipes juridiques. Alors que le cabinet poursuit son expansion en Amérique latine et fait évoluer ses opérations juridiques, AgilePlace restera au cœur de sa stratégie pour renforcer la standardisation, la visibilité et l'amélioration continue. « Il est plus que jamais nécessaire de disposer d'un système de ce type pour nos avocats », affirme Jaume Echevarría. « Nous voulons sortir de la fragmentation géographique en créant des équipes transverses, au-delà des territoires et des spécialisations. En résumé, nous sommes en pleine transformation – et il est temps d'agir. »