How Does Planview Facilitate the Management of Projects and R&D Resources at Gravotech?

Gravotech secteur : Fabrication

Fondée : 1938

Situé : France, États-Unis, Chine

Clients : 60,000

Site web : www.gravotech.com

Responsable des solutions de marquage et de gravure permanents, Gravotech conçoit, fabrique et distribue des solutions innovantes pour la gravure, le marquage et la découpe. L'entreprise est très présente sur le marché de l'identification et de la traçabilité (ex. le marquage des numéros de série pour la fabrication), la signalétique industrielle ou architecturale, et enfin la personnalisation (entre autres pour le secteur du luxe).

En rejoignant Gravotech en tant que Head of R&D, Cédric Tuaillon a travaillé avec ses équipes sur la refonte du processus de gestion de projet pour le développement de nouveaux produits (NPD). L'objectif était d'améliorer l'efficience et la prévisibilité. Une unité transversale de gestion de projet, dirigée par des PM comme Gabriel Kretzschmar, a été créée pour le département R&D.

Depuis lors, l'équipe de R&D s'est efforcée d'optimiser les processus, les pratiques et les compétences en matière de gestion de projet.

Une partie de cette optimisation a consisté en l'adoption de la méthodologie du point de décision de phase. Toutefois, cette méthodologie nécessite une planification et un suivi approfondis, et Excel n'est plus suffisant ni efficace pour gérer les projets. Il est donc devenu crucial d'adopter un outil de gestion de projet adéquat pour centraliser la gestion des ressources, des budgets, des livrables, des phases et des points de décision, et pour optimiser l’efficience.

Mis en place début juillet 2021 dans le département R&D, l'outil Planview facilite la planification et la gestion des projets NPD. En outre, il aide à planifier et à suivre le temps de l’équipe R&D sur les portefeuilles d’activités hors projet (innovation, suivi, activités de soutien, etc.).

Un gain d'efficience spectaculaire pour les responsables de projet de Gravotech

Le processus de gestion par point de décision nouvellement mis en œuvre exige une approche systématique de la planification et du suivi des projets et du temps alloué aux ressources. Les calendriers des projets, les performances techniques et les budgets réels par rapport aux budgets prévisionnels sont désormais examinés à chaque point de décision.

La consolidation manuelle de toutes ces informations à partir de données basées sur Excel prenait beaucoup de temps et était complexe pour les responsables de projet. Depuis l’implémentation de Planview, les responsables de projet ont divisé par trois le temps consacré à la préparation des réunions de point de décision.

Avec Planview, les modèles de projet standard avec des plans de ressources, des coûts et des produits livrables pré-remplis simplifient considérablement les activités de planification. En outre, la consolidation de toutes les prévisions de dépenses et de besoins en ressource sur une plateforme unique facilite grandement la préparation des estimations de rentabilité attendues lors des examens aux points de décision.

Éclairer les décisions relatives aux points de décision de phase

Les responsables de projet peuvent désormais facilement partager des informations fiables et complètes avec les responsables d’entreprise afin de permettre aux décisionnaires de donner le feu vert ou le feu rouge au lancement de nouveaux produits en fonction de la capacité des ressources. Cédric Tuaillon utilise les données de Planview comme base pour effectuer ses révisions bimestrielles de l'équilibre besoins/capacités en ressources pour les prochains 3 mois et pour consolider les prévisions budgétaires de R&D pour les prochaines 3 années.

Maintenant que Gravotech a amélioré la planification de projets et le suivi des projets ainsi que la gestion des ressources grâce à Planview, l'entreprise planifie de mettre en œuvre les capacités de gestion Agile de l'outil pour gérer ses projets de recherche et de développement de logiciels de gravure.

D'autres initiatives en cours comprennent l'extension de l'utilisation des "actions" pour formaliser les workflows. Planview permet aux responsables de projet de créer des listes d'actions, par exemple des tâches spécifiques à accomplir par un individu ou un groupe, telles que l'atténuation d'un risque, la résolution d'un problème ou le traitement d'une demande de changement, afin de répondre à des préoccupations opérationnelles spécifiques sans gonfler les plans de projet.

Chez Gravotech, les responsables d’équipe et les responsables de projet utilisent les tableaux d'action pour gérer les réunions de ressources. "À l'avenir, ces tableaux seront mis à la disposition des membres de l'équipe afin de leur donner une meilleure vue d'ensemble de la réserve d'activité."