Jewish General Hospital (JGH): Adapting to Hundreds of New Projects

L'Hôpital général juif (HGJ) de Montréal est un établissement de 637 lits fondé en 1934. Affilié à l'Université McGill, il jouit d'une excellente réputation pour ses services aux patients de toute la région, sans distinction de race, de religion, de langue ou d'origine ethnique. Il s'agit de l 'un des deux hôpitaux bilingues, desservant à la fois les communautés francophone et anglophone.

Au Canada, les soins de santé sont administrés publiquement par chaque province. À l'adresse 2015, la province de Québec a adopté la loi 10, qui prévoyait une révision en profondeur du système. L'ensemble de la province a été divisé en un nouveau ensemble de régions de soins de santé intégrant des centres universitaires de santé et de services sociaux. Ces régions sont appelées CIUSSS (Centre Intégré Universitaire de Santé et de Services Sociaux). L'HGJ fait partie du CIUSSS du centre-ouest de Montréal.

• Localisation : Canada
• Secteur : Soins de santé

Il n'est pas facile de trouver un outil qui vous permette de gérer des portefeuilles de projets ainsi que les projets eux-mêmes, surtout compte tenu de notre budget. Planview fait tout ce que nous avons demandé - et plus encore.

Chaque CIUSSS étant responsable de l'ensemble des services sociaux et de santé locaux (y compris la santé mentale), les prestataires ont dû mettre en place un large éventail de collaborations et de partenariats. Pour le JGH, cela signifie créer rapidement des partenariats avec des cliniques, des pharmacies, des établissements de soins de santé primaires, des groupes communautaires et médicaux, ainsi qu'avec d'autres hôpitaux et partenaires tels que des écoles.

Après ce changement majeur dans le système de santé québécois, le JGH a dû rapidement établir des interfaces avec 30 d'autres établissements, ce qui a constitué une période de transition majeure pour son organisation. "Jusqu'alors, les responsables de projet de l'hôpital utilisaient un ensemble de solutions disparates, notamment Microsoft Word, Excel et Project, ainsi qu'un logiciel financier spécialisé." Mais lorsqu'elle s'est retrouvée soudainement confrontée à des centaines de projets à exécuter très rapidement dans le cadre de contraintes budgétaires strictes, JGH avait besoin d'une solution qui puisse être mise en œuvre rapidement et à grande échelle. Ils avaient besoin d'une solution permettant de centraliser les demandes et de gérer les portefeuilles de projets, le tout à un coût raisonnable. Plus important encore, il devait pouvoir servir une base d'utilisateurs francophones et anglophones.

 JGH a constaté que Planview répondait à toutes ses exigences. Ils ont notamment cité les avantages suivants :

• Une solution "prête à l'emploi". Planview a pu être mis en œuvre rapidement et à un prix abordable. JGH ne paie que pour les features qu'il utilise.
• La solution Planview est 100% configurable, ce qui leur permet de l'adapter à leurs besoins.

Le JGH gère actuellement plus de 350 projets à l'aide de la solution Planview.

Adaptabilité.

La solution Planview est flexible en termes de gestion des accès et de choix des méthodologies. Par exemple :

• "Les membres de l'équipe de projet disposent de leurs propres portails - une features de Planview prête à l'emploi - avec des formulaires permettant de saisir des idées et des demandes de projet."
• L'accès est personnalisé, de sorte que chaque utilisateur ne voit que ce qu'il a besoin de voir.
• JGH a choisi de configurer l'outil en anglais, mais les utilisateurs peuvent opter pour une interface en français ou en anglais.
• La terminologie qui diffère d'un secteur de soins à l'autre est prise en compte.
• Les responsables de projet peuvent mettre en œuvre leurs propres méthodologies.
• L'accès en lecture seule est gratuit.

Consolidation.

Le JGH gère actuellement plus de 350 projets à l'aide de la solution Planview. Les fonctionnalités du diagramme de Gantt sont bien plus puissantes et bien plus faciles à utiliser que le patchwork de solutions que le JGH utilisait auparavant.

Comptes & budgets.

La solution Planview intègre une gestion budgétaire intelligente pour les comptes 25 JGH. Les projets et les portefeuilles sont associés aux comptes, ce qui permet de savoir à tout moment ce qui est disponible dans un budget donné. Il est possible de simuler des calendriers de performance et d'établir des priorités pour les projets.

Performance.

Les responsables utilisent les outils de Planview pour gérer leurs propres projets de manière autonome. "Ils saisissent les données de performance dans le diagramme de Gantt, de sorte qu'ils disposent toujours d'un aperçu détaillé de l'avancement d'un projet et du respect des calendriers et des budgets."

Tableaux de bord intégrés.

Les tableaux de bord sont intégrés dans l'outil Planview et comprennent des informations préformatées. Les rapports sont générés automatiquement.