Comment le PMO de Schroders s'associe à l'infogérance de Planview pour gérer le changement à grande échelle

Schroders est un responsable d'investissement mondial avec environ 817 milliards de livres sterling d'actifs sous gestion (AUM), offrant une large gamme de produits d'investissement. Comme de nombreuses institutions financières, elle doit trouver un équilibre entre une transformation ambitieuse, la stabilité opérationnelle et la conformité réglementaire. La cellule stratégique supervise toutes les initiatives de changement au sein de l'entreprise tout en assurant la continuité des opérations quotidiennes.

Avant d'adopter un outil PPM, l'entreprise s'appuyait sur un ensemble d'outils incohérents pour la gestion de projet.

La mise en œuvre du logiciel PPM de Planview a considérablement contribué à créer une gouvernance, une cohérence et un contrôle central pour la livraison de projet stratégique. Utilisé activement par environ 500 personnes dans l'ensemble de l'entreprise, avec 200-300 soumettant des feuilles de temps pour soutenir le calcul des coûts des projets internes, le logiciel joue un rôle essentiel dans tous les domaines et fonctions de l'entreprise.

Un large éventail de cas d'utilisation

• Visibilité du portefeuille et priorisation: Une source unique de vérité. En offrant une visibilité étendue sur les projets actifs, planifiés et retardés, la solution permet de prioriser les bonnes initiatives.
• Reporting sur l'état d'avancement et les jalons: Les équipes utilisent le logiciel pour surveiller les progrès, suivre les jalons et maintenir une supervision cohérente.
• Suivi des risques et des problèmes: Les risques sont hiérarchisés, revus régulièrement et directement liés aux mises à jour de l'état de santé du projet et aux changements d'état. Cela permet de s'assurer que les processus d'escalade et de résolution sont respectés.
• Suivi des coûts du projet: Toutes les données financières relatives au projet sont stockées et gérées en un seul endroit, ce qui a été particulièrement important pour permettre le suivi du temps et la facturation croisée.

"De plus, une intégration avec Power BI transforme sans effort les données des projets et des portefeuilles en visualisations puissantes et convaincantes pour les changements de jalons, facilitant ainsi la détection des conflits."

À l'origine, Schroders s'appuyait sur un petit groupe d'utilisateurs internes de l'outil PPM. Cela a créé une concentration de connaissances techniques. Pour y remédier, ils ont opté pour l'offre d'infogérance (MSO) de Planview.

"En passant de la dépendance à l'égard d'un ou deux experts internes à l'offre d'infogérance (MSO) de Planview avec accès à 60 consultants, Schroders a éliminé la dépendance à l'égard d'une personne clé et a gagné en continuité et en scalabilité à un coût comparable à celui de l'assistance interne."

Depuis juin 2024, les spécialistes MSO fonctionnent comme une extension totalement intégrée de l'équipe PMO de Schroders. Les consultants MSO ont un accès complet aux systèmes de Schroders (Teams, SharePoint, etc.) et participent aux opérations quotidiennes et à la planification en tant que conseillers de confiance.

Engagement des OSM : Faits et chiffres clés

• 8 des demandes de modification complexes traitées en un temps record
• 1080 tickets résolus avec Respect des accords de niveau de service (SLA) 100%
• Efforts de rééducation sur la catégorisation des billets

Outre l’activité de configuration, les contrôles de santé du système et les examens trimestriels, l’apport stratégique du MSO a permis d’accélérer l’implémentation des changements et l’adoption par les utilisateurs.

La disponibilité permanente de partenaires de confiance agissant à la fois en tant qu'experts techniques et conseillers a permis à Schroders de remporter des victoires importantes :

Implémentation de groupes de sécurité

Les propositions proactives de l'équipe MSO ont aidé l'entreprise à répondre à des préoccupations de longue date en matière de sécurité. Auparavant, n'importe quel utilisateur pouvait voir n'importe quel projet, ce qui créait des hésitations quant à la saisie de données sensibles. En l'espace de 10-12 semaines, MSO a aidé à mettre en place des groupes de sécurité dans tous les secteurs d'activité. En conséquence, la confiance et l'utilisation ont immédiatement augmenté.

Restructuration rapide à la suite d'un changement d'organisation

"Autre record de vitesse, le MSO a pu reconfigurer l'outil - y compris les mises à jour et les réalignements sur le terrain - en seulement 6-8 semaines après une réorganisation majeure d'entreprise."

Analyse comparative des fonctionnalités et mise en œuvre

"Leur activité de cartographie fonctionnelle a mis en évidence des lacunes dans l'utilisation, essentiellement des features que Schroders payait mais n'utilisait pas, comme les hypothèses et la planification des ressources, et a partagé la façon dont d'autres organisations les exploitent pour permettre le déploiement."

Enfin, ils ont permis d'éviter le coût d'outils supplémentaires en étendant le logiciel au-delà des besoins classiques de PPM. La plateforme est maintenant prête à être utilisée par des équipes qui ne sont pas impliquées dans des projets (par exemple, les équipes d'experts de la Commission européenne). marketing) uniquement pour l'établissement de feuilles de temps, et par les équipes techniques pour le suivi des activités non liées à des changements, à des fins de visibilité.