Seqens: Towards More Visible & More Predictable R&D Cycles

Seqens est un responsable mondial intégré dans le domaine des solutions pharmaceutiques et des ingrédients de spécialité. Avec une large gamme de produits, de services et de technologies, le groupe fournit des services de fabrication à façon aux secteurs pharmaceutique et spécialisé, ainsi qu'un large portefeuille d'ingrédients actifs, d'intermédiaires pharmaceutiques et de produits spécialisés.

Secteur : Produits chimiques

Fondée : 2003

Siège social : Ecully, France

Revenus :1 milliards d'euros

Employés : 3,200

Site web : www.seqens.com

Sur le site 2017, le groupe Seqens a procédé à une refonte de ses activités françaises de recherche et développement (R&D) et les a regroupées sur le site de Porcheville, dans le domaine parisien. 

Engagée comme responsable de la planification de projets de ce nouveau pôle de R&D, Amélie Nialy Gagnan a été chargée de la gestion et de la planification des ressources. Les effectifs et le volume d'activité augmentant rapidement, elle a entrepris de rationaliser le processus de planification et de suivi de l'activité lié aux projets de R&D et de facturation aux clients externes. "Choisi pour l'étendue de ses fonctionnalités, sa facilité d'utilisation, sa scalabilité et sa flexibilité, le logiciel de Planviewa été déployé sur l'ensemble du site à l'adresse 2019 pour soutenir le nouveau framework organisationnel."

Normaliser les pratiques pour améliorer la visibilité

Les ressources, les plans d’activité et les budgets des projets de R&D étaient auparavant gérés à l’aide de multiples outils différents, allant du logiciel de gestion des tâches aux fichiers Excel maison. En raison de cette fragmentation, les habitudes et les pratiques d’activité variaient considérablement d'un membre de l'équipe à l'autre, chacun ayant son propre processus de création de plans de ressources et de suivi des indicateurs financiers.

Le manque de normalisation des systèmes et des pratiques de traitement des données entravait et compliquait la recherche, la compilation et la consolidation des informations, et ce d'autant plus qu'il s'agissait de réconcilier des jeux de données provenant de différents départements et de gérer les interdépendances.

Ce problème de visibilité est devenu de plus en plus évident au fur et à mesure que l'activité augmentait à Porcheville. Le nouveau responsable de la planification de projets a donc proposé d'harmoniser les pratiques de gestion en utilisant un outil unique pour planifier et suivre tous les bons de commande et les factures associées au niveau du site.

Simplifier l’affectation de ressources

Le logiciel censé servir à l'affectation de ressources et à la gestion constituait le principal point de friction. Il n'avait été adopté que de manière fragmentaire par les responsables de projet, et ceux qui l'avaient adopté se heurtaient aux limites fonctionnelles de l'outil - par exemple, il n'offrait pas la possibilité d'ajuster et de simuler des plans d'activité. En conséquence, Amélie Nialy Gagnan devait collecter manuellement les données et les consolider dans un fichier Excel tentaculaire, qu'il lui était devenu très difficile de tenir à jour. Elle avait besoin d'une plateforme robuste pour évaluer la capacité, faire des compromis en matière de ressources, niveler les ressources et prendre des décisions en matière de recrutement.

Mieux prévoir pour mieux anticiper

Comme les équipes de R&D avaient du mal à avoir une vue d'ensemble du pipeline, elles avaient encore plus de mal à prévoir les demandes entrantes afin d'anticiper les besoins en personnel (et donc d'organiser le transfert ou l'embauche de personnel à l'avance) et d'estimer les futures rentrées et sorties de fonds.

Le département R&D de Seqensavait donc besoin d'un système intelligent de gestion des données pour prévoir le chiffre d'affaires sur six mois et mieux comprendre les besoins des entreprises et les cycles de vie des projets afin de fiabiliser la facturation.

Capacités critiques des logiciels

• Gestion des ressources
• Gestion de portefeuille/gestion de programmes

Services

• Soutien à l'implémentation et à l'intégration
• Sécuriser les données stockées

Une réelle visibilité sur les plans d’activité et une meilleure gestion de la facturation

Planview fournit un aperçu consolidé et dynamique de la disponibilité des ressources et de la charge de travail, tout en permettant de faire la distinction entre les différents types de demandes d\'activité, entre les projets et les business case... Bref, d\'extraire des informations des données.

La possibilité de simuler plusieurs scénarios, ainsi que les capacités d'ajustement automatique pour refléter les changements dans l'un des paramètres, permettent une compréhension plus granulaire des demandes d'activité et des livrables, ce qui aide à identifier à l'avance les goulots d'étranglement dans les départements.

Amélie Nialy Gagnan peut désormais exploiter une interface dédiée à la facturation au niveau du portefeuille pour obtenir une vue d'ensemble immédiate des revenus et les suivre en temps réel. Toutes les factures sont consolidées dans Planview, qui affiche également les jalons de facturation par projet. Cela lui permet de contrôler les revenus et de partager les données associées afin de maintenir le backlog à jour.

Des décisions plus pertinentes en matière de priorisation de projets 

Le plan de ressources consolidé est partagé avec tous les chefs de département et leur offre une visibilité parfaite sur toutes les activités, ce qui leur permet de suivre et de gérer les demandes de travail et de prioriser l'affectation des ressources clés sur plusieurs projets. "Une meilleure compréhension de l'impact sur la ressource, le calendrier et les revenus des différents compromis potentiels aide les décisionnaires qui assistent aux réunions mensuelles de gestion de portefeuilles à prioriser entre les activités de manière plus intelligente et plus efficace."

Un outil pour tous

"D'une manière générale, le niveau de cohérence et de visibilité atteint grâce à Planview a permis de mieux normaliser et structurer les données et les workflows au sein des équipes - y compris en sensibilisant les équipes commerciales à la nécessité de s'assurer de la capacité d'absorption des nouveaux projets."

La facilité d'utilisation de l'outil a permis une adoption rapide par les utilisateurs du site de Porcheville. De plus, l 'initiative d'Amélie Nialy Gagnan a inspiré d'autres responsables de sites au sein du groupe Seqens: plusieurs d'entre eux ont déployé Planview à leur niveau, tout en utilisant des fonctionnalités différentes.