SNCF Réseau: Sharing Reliable Data and Best Practices to Optimize Management of France’s Rail Network

• Secteur : Infrastructure
• Siège social : La Plaine Saint-Denis 
• Chiffre d'affaires :6.3milliards d'euros (2019)
• Employés : 53,000 
• Page Web: https://www.sncf-reseau.com/en

Filiale publique du groupe SNCF, SNCF Réseau gère l'infrastructure ferroviaire en France. L'entreprise est responsable de l'entretien du réseau ferroviaire national, investit dans la modernisation et le développement du système ferroviaire et gère le trafic pour assurer la régularité du service.

• 5 M de passagers par jour
• 15000 trains en service chaque jour, dont en Île-de-France 7 000
• 30 000 km de lignes couvrant l'ensemble du pays
• 40% augmentation du trafic au cours des dernières années 10

Confronté à la nécessité d'absorber une croissance massive de son portefeuille d'investissements sur le site 2010s, SNCF Réseau souhaitait améliorer la visibilité et le contrôle de ses projets d'investissement et de maintenance du réseau. 

Dans le cadre du programme de transformation numérique et organisationnelle "Nouvel'R", l'entreprise a engagé une refonte majeure de son écosystème de gestion de projets. L'objectif est d'améliorer la cohérence des processus, en mettant l'accent sur la qualité des données et la planification de projets.

SNCF Réseau ayant mis en place Planview sur 2005, ils ont pu exploiter le logiciel pour optimiser la gestion des portefeuilles de projets et accélérer la transformation digitale.

Mise en œuvre du nouveau framework du processus de gestion de projet

L'entreprise n'avait pas l'habitude de disposer d'un processus PPM central et normalisé, ni d'une solution de référence pour le PPM. Planview a été utilisé parallèlement à une série d'autres solutions telles que MS Project, Primavera et surtout Excel, avec des interfaces improvisées entre les plateformes.

La première étape de la normalisation des processus a été la création de tableaux de données partagés au sein d'un "référentiel de données" à l'échelle de l'entreprise. En tant que plaque tournante de toutes les données au niveau de l'organisation, ce référentiel de données devait être interfacé avec toutes les plateformes qui produisent ou consomment des données dans l'ensemble de l'entreprise.

Parallèlement, l'entreprise travaille à la définition d'un nouveau processus PPM de bout en bout destiné à rationaliser la gestion du cycle de vie des projets, et incluant la gestion des business case - une nouveauté pour SNCF Réseau.

À ce stade, l'entreprise avait besoin de mettre en œuvre un outil PPM connecté afin de donner vie au nouvel écosystème. Ils souhaitaient une solution suffisamment robuste pour aider l'entreprise à atteindre ses objectifs en matière de gouvernance des données et de transformation digitale. SNCF Réseau a donc entrepris de reconfigurer Planview - qui servait de satellite à l'ERP financier de l'entreprise et n'était guère utilisé - en un véritable système PPM. L'une des difficultés rencontrées au cours de ce processus a été de persuader le personnel de jeter un regard neuf sur la plateforme et de l'adopter. 

Une meilleure planification de l'exploitation du réseau

"L'entreprise voulait s'assurer que les différentes activités de maintenance et d'amélioration du réseau étaient planifiées de manière cohérente et optimale afin de minimiser les perturbations et les conflits." La décision d'intégrer un projet dans un portefeuille devait tenir compte du calendrier global des activités et de l'impact sur l'exploitation du réseau et le trafic.

De plus, en tant que prestataire de service public, SNCF Réseau est fortement impacté par les changements de l'environnement politique, économique et social, ce qui nécessite des ajustements fréquents dans l'ordonnancement et la programmation des activités. Ils avaient besoin d'un outil suffisamment souple pour s'adapter aux changements de direction fréquents.

Amélioration du contrôle du cycle de vie du projet

"Il n'était pas rare que les décisions relatives à la priorisation et aux compromis soient révisées sans consultation ni préavis, avec des effets en cascade sur le cycle des projets individuels, mais aussi sur l'ensemble du calendrier des activités et des opérations du réseau."

L'entreprise souhaitait normaliser la gestion de ses projets, non seulement pour s'assurer qu'ils restent en bonne voie et répondent aux attentes des propriétaires de projets, mais aussi pour éviter la désaffectation intempestive de ressources stratégiques très occupées et coûteuses.

Gérer d'énormes portefeuilles

La diversité des activités de l'entreprise - investissements, projets de maintenance, grandes révisions - a également nécessité une planification et une gestion intelligentes des portefeuilles. Ses départements d'ingénierie et de conception gérant quelque 4, 000 projets d'investissement et de maintenance, l'entreprise avait vraiment besoin des capacités de consolidation et d'analyse des données qu'offre un outil EPPM de secteur.

Capacités critiques des logiciels

• Gestion des ressources
• Gestion des capacités,
• Planification de projets,
• Reporting et tableaux de bord PPM
• Gestion collaborative des activités
• Gestion de portefeuille/programmes,
• Des tableaux récapitulatifs automatisés,
• Échange de données avec le référentiel de données de SNCF Réseau

Choix techniques

• cloud,
• La sécurité,
• Intégrations (Excel, SharePoint, etc.)

Services

• Services d’implémentation/intégration

Obtenir le soutien du personnel opérationnel

Dès que Planview a été désolidarisé de l'ERP financier, qui entravait l'action du logiciel PPM et en limitait l'utilisation, SNCF Réseau a pu redonner à l'outil des paramètres plus utilisables et l'adapter aux besoins de l'entreprise.

Alors que la solution avait été considérée comme peu maniable dans sa configuration précédente, elle a rapidement démontré sa facilité d'utilisation, sa réactivité et sa valeur globale pour le personnel opérationnel. Par exemple, Planview propose des modèles de projets et de plannings qui évitent aux équipes de réinventer la roue lorsqu'elles travaillent sur des activités récurrentes. En faisant ses preuves, la plateforme a rapidement regagné la confiance des employés, qui ont réalisé qu'ils n'avaient connu qu'une fraction du potentiel de cet outil connecté.

À partir de ce moment, les utilisateurs ont commencé à réaliser l'importance de la planification dans Planview - même si la planification et l'ordonnancement n'étaient pas ancrés dans la culture de l'entreprise - et le nombre de plans produits dans Planview a augmenté de 40% en l'espace de 3 ans.

Amélioration significative du partage de l'information et de la collaboration

Là où la combinaison de différents outils et processus créait des malentendus et des discordances, la consolidation de toutes les données et activités de planification dans Planview s'est traduite par des plans de projet plus clairs, plus précis et mieux alignés.

En l'absence de processus normalisé, les responsables de projet et les ingénieurs de production travaillaient souvent en vase clos, poursuivant des objectifs différents et ne partageant les informations que lorsque cela s'avérait utile.

Aujourd'hui, grâce à la centralisation dans Planview, tout est plus transparent. Les données étant automatiquement transférées vers le référentiel commun, toutes les parties prenantes, où qu'elles se trouvent, peuvent accéder à tout moment aux informations des autres. La consolidation du système oblige tout le monde à être transparent, car le système exige des mises à jour des données, tandis qu'un workflow garantit la fiabilité et la fraîcheur de l'information. "Ainsi, une fois le business case évalué, tout le monde peut désormais unir ses forces pour analyser l'impact, trouver ensemble la meilleure façon de planifier et de programmer, et s'assurer que la capacité est suffisante pour répondre aux besoins." 

"L'amélioration de la collaboration des équipes et la nouvelle capacité à travailler sur la base de normes communes et d'informations cohérentes ont considérablement augmenté les performances d'activité."

Une productivité accrue grâce à un reporting plus intelligent

Les fonctionnalités de centralisation des données et de partage automatisé des informations ont également permis aux équipes de gagner beaucoup de temps, ce qui confirme la valeur ajoutée que Planview leur apporte. Au lieu d'envoyer leurs données par courrier électronique ou de distribuer leurs rapports papier, les équipes peuvent simplement partager tout ce qu'elles ont dans l'outil.

En outre, l'implémentation d'un scriptlet spécifique a automatisé la création de calendriers récapitulatifs dans le référentiel de données de l'entreprise, ce qui a permis aux équipes de gagner énormément de temps sur les calculs liés à la planification et à l'ordonnancement.

Des activités telles que l'élaboration de plans de capacité, l'analyse trimestrielle des données et des délais ou le tri des données par portefeuille et par domaine nécessitaient auparavant la lecture et la consolidation manuelle de milliers de calendriers, ce qui pouvait prendre plus d'un mois. Aujourd'hui, l'entreprise obtient les résultats en deux heures, c'est-à-dire en un clin d'œil. Au total, SNCF Réseau a enregistré une réduction de 30% du temps consacré aux tâches d'administration des projets ! Ce temps est désormais utilisé pour discuter des domaines problématiques.

Les rapports et les résumés produits par Planview offrent également l'avantage de fournir un accès rapide et fiable aux données, ce qui est essentiel pour répondre et s'adapter rapidement aux changements du marché ou aux nouvelles orientations. Enfin, ces rapports fournissent des lignes d'analyse et de suivi par portefeuille - une autre nouveauté pour l'entreprise.

Un accélérateur de la transformation digitale

La mise en production de la nouvelle configuration de Planview et les initiatives de gestion du changement qui y sont liées (formation, ateliers, tutoriels vidéo) ont été l'occasion de diffuser les bonnes pratiques en matière de calendriers, de workflow de tâches, etc. De cette manière, le framework fournit un cadre pour l'amélioration des pratiques de PPM dans l'ensemble de l'entreprise. 

Dans l'ensemble, la centralisation des données et des processus associés a permis de souligner l'importance et la valeur ajoutée des données de qualité. Comme les gens produisent et utilisent les données partagées qui soutiennent la valeur et la dynamique de l'entreprise, ils sont incités à maintenir et à améliorer la qualité de l'information.

Cette nouvelle appréciation des données est essentielle car SNCF Réseau - comme le reste du groupe SNCF - s'efforce d'accélérer la transformation digitale.

En fait, la direction générale soutient fermement et publiquement l'initiative de numérisation et de normalisation du PPM. Les premiers succès et réalisations, la valeur ajoutée des rapports et des métriques de Planview et l'engagement des équipes IT et PPM à faire de la numérisation leur priorité absolue ont tous contribué à obtenir l'adhésion du niveau C - à tel point que les dirigeants en redemandent aujourd'hui ! Ce qui, à son tour, incite les responsables de la gestion du cycle de vie des produits (PPM) à assumer pleinement leur rôle de moteur de la transformation numérique.

Si SNCF Réseau s'est jusqu'à présent concentré sur la saisie et l'exploitation des données, il prévoit désormais d'exploiter d'autres capacités logicielles — en intensifiant le reporting, en utilisant les fonctionnalités de gestion de programmes et en mettant en œuvre un suivi physique et un suivi de l'avancement basé sur l'EVM.

L'entreprise souhaite également clarifier et optimiser le processus de gestion des capacités, tant au niveau de l'organisation que de l'outil. Il s 'agira notamment de mieux différencier l'évaluation de la capacité des équipes de projets d'ingénierie et de maintenance, d'une part, et la gestion de la production et des affectations de ressources nominatives, d'autre part.

SNCF Réseau utilise actuellement la version 6.1 de Planview, mais un appel d'offres est en cours pour passer à la version 7.1 afin de poursuivre l'évolution et la transformation des processus, des méthodes et des activités. L'objectif est de bénéficier d'un outil de gestion stratégique à part entière, mais aussi de mieux anticiper les changements pour y répondre de manière plus proactive.