SUPERB : un programme pour moderniser les processus de support à grande échelle

Afin de faire face à la fin du support de son système SAP historique, l'administration fédérale suisse a lancé un programme de modernisation d'envergure baptisé « SUPERB ».Cette initiative repose sur une migration complète vers SAP S/4HANA, la dernière génération du logiciel, avec pour objectif de standardiser et d'optimiser l'ensemble des processus métier clés. Une migration complète des données était nécessaire afin de garantir l'accès à des dossiers vieux de plusieurs décennies.

Doté d'un budget de 420 millions de francs suisses, ce programme constitue l'un des projets informatiques les plus importants en Suisse. Le système ERP traite jusqu'à 1,2 million de transactions par an et assure le suivi du temps de travail de 40 000 utilisateurs. Au total, il concerne environ 48 000 collaborateurs fédéraux.

Complexité croissante

Avec plus de 500 contributeurs répartis entre différents offices fédéraux et plus de 20 projets menés en parallèle au maximum de l'activité, SUPERB nécessitait une planification rigoureuse, une gestion efficace des ressources ainsi qu'un reporting structuré afin d'assurer une exécution coordonnée entre toutes les agences.

Au départ, l'équipe s'appuyait sur Excel pour la planification des ressources et le suivi financier. Toutefois, l'ampleur et la complexité du programme ont rapidement dépassé les capacités des feuilles de calcul, qui ne permettaient ni de gérer des références de base (baselines), ni de coordonner efficacement les parties prenantes, ni d'aligner les équipes.

Méthodologie Agile à grande échelle

SUPERB a été piloté selon la méthodologie SAFe (Scaled Agile Framework). Avec plusieurs Agile Release Trains (ART) opérant au sein d'un même programme, la coordination d'équipes travaillant en parallèle sur des initiatives interconnectées est devenue de plus en plus difficile. De même, l'alignement des équipes, la gestion des dépendances et la visibilité sur l'ensemble des flux de travail ont gagné en complexité au fil du programme.

Un besoin critique d'un outil pour le suivi des références de base

Face à des exigences strictes de transparence et de maîtrise budgétaire, les programmes publics doivent justifier chaque dépense engagée. Pour respecter les budgets, allouer efficacement les ressources et assurer un reporting transparent, l'équipe SUPERB devait disposer d'une visibilité claire sur l'utilisation des financements tout au long de cette initiative pluriannuelle.

Une gestion financière efficace implique de suivre plusieurs références financières de base (crédits parlementaires, budgets annuels, les plans internes, etc.) et de les comparer aux dépenses réelles et à l'avancement du programme.

Début 2021, le responsable de programme Patrik Riesen et Dominique Mallow, PMO, ont déployé Planview ProjectAdvantage (anciennement Sciforma Vantage) au sein du programme SUPERB. L'outil a été configuré pour prendre en charge différentes fonctions clés :

Planification globale et pilotage du programme

L'équipe utilise Confluence et Jira pour la gestion des tâches et des risques, tandis que la planification à haut niveau, la gestion des ressources et le suivi des jalons sont assurés dans ProjectAdvantage. Chaque initiative SUPERB dispose d'un plan de projet détaillé, avec des jalons et des feuilles de route clairement définis. Cette approche offre une visibilité transverse entre les équipes et permet à la direction de piloter le programme dans le respect des budgets, du périmètre et des délais.

Suivi des jalons et des références de base

La capacité de ProjectAdvantage à suivre facilement plusieurs références de base s'est révélée essentielle. En plus des référentiels principaux définis au niveau des projets, SUPERB a mis en place des référentiels supplémentaires afin de mesurer – et de suivre – la performance de chacun des incréments produit de 10 semaines dans le cadre du processus SAFe. ProjectAdvantage permet des comparaisons multidimensionnelles claires et signale automatiquement les écarts, facilitant ainsi le pilotage de la performance sur plusieurs bases de référence simultanément.

Gestion des ressources et des capacités

Tous les contributeurs saisissent et suivent leurs temps dans ProjectAdvantage, ce qui permet de respecter la cadence Agile (incréments de programme de 10 semaines) et de centraliser la planification financière. Grâce à la visibilité sur les efforts fournis – essentielle au pilotage du programme –, l'organisation a pu améliorer la planification, la gestion et l'optimisation des ressources, ainsi que le suivi des budgets et des coûts, renforçant ainsi le pilotage financier.

Alors que sa fin officielle était prévue pour fin 2026, le programme SUPERB a été achevé plus tôt, dépassant les objectifs fixés. Les systèmes ERP de l'administration fédérale suisse ont été migrés vers SAP S/4HANA avec un an d'avance. Le temps restant a pu être mis à profit pour des ajustements et des optimisations.

Le programme a été livré non seulement en avance sur le calendrier, mais également en dessous du budget imparti : environ 10 % du budget total n'a pas été consommé.

ProjectAdvantage a joué un rôle déterminant dans l'atteinte de ces résultats grâce aux capacités suivantes :

• Pilotage centralisé : ProjectAdvantage a réduit les efforts administratifs en centralisant la planification ainsi que le suivi des temps et des jalons.
• Reporting : ProjectAdvantage fournit des rapports en temps réel permettant le suivi global du programme ainsi que des projets individuels. Ces rapports ont été utilisés pour suivre la consommation budgétaire (burn rate), identifier les écarts sur les jalons et évaluer la performance du programme dans la durée.
• Responsabilisation des équipes : L'amélioration de la visibilité a permis aux équipes de travailler de manière plus structurée et de rester alignées sur les objectifs. Les alertes et le suivi des jalons ont facilité la détection précoce des problèmes – un facteur clé dans un environnement SAFe avec des responsabilités distribuées.