Terrena: Easing the Transition Towards the Agriculture of Tomorrow

Terrena est la première coopérative agricole polyvalente de France. Elle a connu une croissance significative au cours des dernières années, son revenu annuel passant de 3 à 5 milliards d'euros au cours de la dernière décennie. La coopérative s'est engagée dans une initiative de transformation rapide afin de garder une longueur d'avance sur la concurrence et d'ouvrir de nouvelles voies en matière d'innovation alimentaire et agricole. Son programme stratégique de grande envergure, intitulé "Nouvelle agriculture", prévoit de bouleverser les opérations et les activités afin de produire plus et mieux.

"L''IT Office est l''élément clé de la mise en œuvre de cette stratégie. Nous devons soutenir un large éventail de projets de transformation dans l''ensemble du groupe, et nous devons travailler à pleine efficience pour nous assurer que Terrena est en tête du marché et qu''elle ouvre de nouvelles voies - par exemple, l''agriculture connectée", a déclaré Christophe Evers, le responsable PMO de l''office informatique du groupe Terrena.

• Localisation : France
• Secteur : Alimentation & Boissons

Ce département des services d'information est né sur 2010 de la fusion des départements informatiques des entreprises membres de Terrena, qui alimentent désormais le bureau informatique consolidé pour tous leurs projets et applications. En outre, la charge de travail informatique a augmenté au fur et à mesure que le groupe devenait plus agile, décomposant les feuilles de route stratégiques à long terme en groupes de projets plus petits nécessitant des ressources de plus en plus spécialisées.

"Notre temps de réponse doit être très rapide. Et nous devons être en mesure d'évaluer la valeur stratégique des projets. Nos ressources étant limitées, il est essentiel de les affecter aux projets les plus pertinents. Un bon début consiste à éliminer le gaspillage et à éviter que différentes équipes travaillent sur le même projet", a déclaré Christophe Evers.

Accordingly, Terrena avait donc besoin d'un outil pour centraliser et contrôler efficacement son portefeuille applicatif, ainsi que les ressources correspondantes.

Optimisation des processus

"L'Office des technologies de l'information avait l'activité avec une série de logiciel de gestion de portefeuilles." Elle a ensuite migré vers Planview à l'adresse 2012 - une première étape vers l'optimisation des processus. "Planview est conçu et dimensionné pour répondre à notre modèle complexe. Mais la version 4 était hébergée sur des serveurs locaux, avec des interfaces lourdes. Notez qu'ici, à Terrena, nous ne sommes pas du tout orientés vers le cloud", a déclaré le PMO.Un passage au cloud

Le passage à l'informatique dématérialisée

Cependant, Terrena a opté pour l'option SaaS lors de la mise à niveau vers Planview à l'adresse 2016. Christophe Evers et ses équipes ont souhaité intégrer dans l'outil l'ensemble des processus définis depuis 2012, en mettant l'accent sur la gestion budgétaire. Afin de faciliter la transition pour les utilisateurs, ils ont conçu un plan d’implémentation progressive, en lançant une nouvelle features par mois. "Réinstaller l'outil à chaque nouveau déploiement n'était pas envisageable. D'où l'intérêt du Saas.

Gestion du changement réussie

La gestion du changement était une priorité essentielle dans le cadre de la migration vers Planview. Les utilisateurs ont dû passer progressivement d'un système client lourd à un système entièrement basé sur le web. "Cela devait être progressif, mais rapide, car nous entrions dans une période de turbulence dans notre parcours de transformation. Avec le soutien de Planview et de son partenaire ASI, nous avons développé des ressources d'apprentissage pour renforcer la maturité des responsables de projet : tutoriels, ateliers, quiz, etc. Cela peut paraître idiot, mais la création d'une page d'accueil spécifique pour introduire des raccourcis a joué un rôle déterminant dans l'adoption par les utilisateurs. En fait, l'adaptabilité est l'un des points forts de Planview par rapport à d'autres outils".

"Mission accomplie : en l'espace de quelques mois, la majeure partie des équipes utilisait naturellement Planview"

Faciliter le suivi des projets et la gestion du budget

L'adoption de Planview a été facile grâce à ses solides capacités de suivi de projet. "Nous partageons tous la bonne information, au bon moment", comme le dit Christophe Evers. Cela leur a permis de développer des indicateurs clés de performance pour mesurer la valeur des projets et le time-to-market, et d'affiner et d'améliorer la gestion de portefeuilles. L'intégration des processus de gestion budgétaire dans l'outil a notamment permis de gagner un temps précieux. L'IT Office s'appuie sur un système de rétrofacturation pour facturer aux membres des coopératives les activités terminées dans le cadre de leurs projets. Avec autant de clients internes à gérer, le suivi du temps était devenu assez fastidieux. L'automatisation dans Planview a permis de diviser par vingt le temps consacré à la gestion des feuilles de temps !

Une meilleure gestion et un meilleur contrôle des projets

Le département de contrôle financier bénéficie également de cet outil, qui permet un suivi granulaire du temps passé par les contractants externes, ainsi que des taux associés. Il est ainsi facile de prévoir et d'anticiper les flux de trésorerie sortants, quel que soit le délai entre la facturation et la livraison. "Enfait, Planview est l'un des seuls outils auxquels les responsables du contrôle financier font confiance lorsqu'ils prennent des dispositions relatives aux fournisseurs", selon le responsable du PMO.

Formaliser le processus d'innovation

Au total, Planview a été mis à la disposition de trois populations: le bureau informatique, le département d'audit et le conseil d'administration. "L'Office des technologies de l'information ne cesse d'améliorer son utilisation de l'outil, qui se transforme en une tour de contrôle pour tous les nouveaux processus et méthodes destinés à optimiser l'affectation de ressources clés." Planview est également utilisé pour formaliser le processus d'innovation, ce qui est de plus en plus important pour Terrena : "Comme la preuve de concept gagne du terrain au sein du groupe, nous devons commencer à l'incorporer dans Planview afin d'en assurer le suivi et de prioriser", a-t-il déclaré.