Yogi Tea: Optimizing Project Efficiency with a 50% Improvement in Resource Utilization

Au cours des cinq dernières décennies, YOGI TEA® a produit de délicieux thés fonctionnels inspirés de l'ancienne philosophie de guérison holistique de l'Ayurveda. L'entreprise s'est également développée pour répondre à des besoins spécifiques en proposant des formules spécialisées à base de plantes, mélangées pour un goût délicieux et des effets bénéfiques sur la santé. Aujourd'hui, Yogi propose plus de 50 mélanges de thés élaborés à partir d'épices et de plantes exotiques provenant de sources éthiques 100. 

Bras lucratif d'une organisation à but non lucratif, YOGI TEA® est animé par des valeurs fortes résumées dans sa devise : Feel good. Être bien. Faire du bien.

• Secteur : Boissons  
• Fondée : 1972 
• Effectif : 300 employés dans le monde entier, parlant 25 langues 
• Siège social : Hambourg, Allemagne - Eugene, Oregon 
• Site web : www.yogitea.com/en

Yogi n'est plus la petite entreprise qu'elle était. Après avoir triplé son chiffre d'affaires entre 2011 et 2021, l'entreprise a connu une forte augmentation du nombre de projets. Toutefois, la croissance des effectifs n'a pas suivi ce rythme. En conséquence, un pool de ressources limité a dû absorber une charge de travail toujours plus importante.  

La pression a été exacerbée par les projets de transformation nécessaires pour soutenir le modèle d'entreprise biologique, éthique et responsable de Yogi. Des initiatives ont été lancées pour réduire l'empreinte carbone, collaborer avec les agriculteurs pour améliorer la régénération des sols, garantir des chaînes d'approvisionnement pérennes, etc. L'entreprise a notamment entamé un processus de mondialisation afin de mieux intégrer ses succursales européennes et nord-américaines.  

"Lorsque Martin Raza a rejoint l'entreprise en tant que responsable de projet principal au niveau mondial à l'adresse 2021, il a découvert des équipes de projet pressées par le temps qui devaient souvent travailler en double pour respecter les délais." Et il a été chargé de trouver une solution.

On pourrait dire que les feuilles de calcul utilisées auparavant pour planifier et gérer les projets alimentent le problème de la pénurie de ressources.  

Sans visibilité consolidée sur le pipeline de projets, il était impossible de prioriser de manière efficace. L'absence de planification centrale a empêché l'identification et la gestion en temps utile des dépendances du projet. L'absence de vue d'ensemble de la capacité et de l'utilisation des ressources a entraîné des problèmes récurrents de surréservation et de goulots d'étranglement.  

De plus, la maintenance manuelle des feuilles de calcul exigeait beaucoup d’activité de la part des membres de l’équipe, ce qui aggravait encore leurs problèmes de temps. Il était temps de changer de processus et d'outils, en commençant par l'adoption d'un outil PPM professionnel. 

Martin Raza et son équipe ont dressé une liste complète des exigences de la solution pour guider le processus de sélection : 

• un pool de données unique consolidant toutes les informations avec la possibilité de générer des rapports, 
• un aperçu de l'utilisation des ressources afin de détecter les problèmes à un stade précoce, 
• des capacités de priorisation afin de concentrer les ressources limitées sur les plus importantes, 
• des fonctionnalités avancées de gestion de portefeuille pour soutenir la croissance de l'entreprise,  
• la compatibilité de la version prête à l'emploi avec le processus et l'utilisation de l'entreprise afin de minimiser les efforts de configuration, 
• "la scalabilité pour répondre aux défis de la mondialisation et de la croissance." 

Spoiler : Planview PPM les a tous rencontrés.

Un an après son lancement, Planview est devenu la base de gestion des connaissances de projet de Yogi. La plateforme consolide désormais les informations sur les projets, les modèles, les processus, les enseignements tirés et, en fait, tout ce qui a trait aux projets. 

La visibilité des données partagées, avec une vue d'ensemble des interdépendances des projets, a grandement facilité la création, la planification et le suivi des projets. "Des outils spécifiques, tels que des modèles de projet pouvant être stockés dans l'outil et récupérés rapidement en cas de besoin, permettent d'accélérer l'activité de gestion de projet tout en renforçant les connaissances de l'organisation et en favorisant l'amélioration des processus." 

Des responsabilités plus claires ont permis d'améliorer la collaboration et de rationaliser la communication. Les décisions sont désormais prises sur la base de données concrètes, et non plus à l'instinct.

Il est important de noter que cette nouvelle clarté a permis de résoudre en grande partie le principal problème de Yogi : la surallocation des ressources. La planification centralisée et la priorisation aident à élaborer des plans de capacité réalistes. La plateforme permet d'identifier de manière factuelle les surcharges de ressources et facilite l'action, ce qui accroît la réactivité du processus de gestion de projet.

L'effet de Planview sur Yogi Tea est non seulement perceptible, mais surtout démontrable. Il suffit de regarder les chiffres:

• 14% augmentation du nombre de projets achevés
• 12% augmentation du taux de réussite des projets
• 50% amélioration de l'utilisation des ressources
• 50% de réduction du temps consacré à l''administration du projet ou aux tâches de traitement des données

La facilité d'utilisation de Planview PPM a sans doute beaucoup terminé à faciliter son adoption. Toutefois, le mérite en revient en grande partie à la stratégie de Martin Raza, qui a fait connaître le nouveau système, a accéléré l'intégration et a responsabilisé les utilisateurs. 

Pour garantir l'implication des employés tout au long du processus, il a identifié une équipe d'utilisateurs clés ayant la tâche de former et d'orienter les autres employés. Une formation adaptée au rôle de chacun, des communications régulières et des Q&As (pendant et après l’implémentation), ainsi que des sessions d'assistance en direct ont été conçues pour familiariser tout le monde avec l'utilisation de l'outil. La célébration des petites réussites a également contribué à maintenir la motivation de l'équipe tout au long du processus.

Malgré ces premiers résultats impressionnants, Yogi doit encore faire face à des défis permanents. Il s'agit notamment d'accélérer l'adoption par les utilisateurs afin d'impliquer ceux dont la maturité numérique est moindre, d'accroître l'adhésion au processus de gestion des ressources et d'encourager un engagement et un soutien accrus de la part des cadres. 

À l’avenir, Martin Raza prévoit d'étendre l'utilisation de Planview au sein de l'entreprise. "Principalement utilisée jusqu'à présent pour les projets de développement produit, la plateforme permettra également de gérer les initiatives en matière de développement durable et d'infrastructure."  

"Le déploiement de capacités supplémentaires de l'outil est également à l'ordre du jour, notamment des éléments de travail pour les rôles non techniques, le module de ROI et de financement, ainsi que le module de gestion des idées et des stratégies pour s'assurer que toutes les suggestions sont entendues." 

Enfin, une plus grande intégration entre les branches européenne et nord-américaine nécessitera l'utilisation d'un système unique, qui pourrait bien être Planview.