Exécution de projet à l'ère numérique Au-delà des rapports d'état

Vous avez probablement vu une statistique qui circule, selon laquelle près de la moitié des projets ne répondent pas aux attentes. La question de savoir si c'est exact ou non est à débattre, mais une chose est vraie : les projets échouent, et lorsqu'ils échouent, cela peut coûter cher.

C'est particulièrement vrai pour les organisations en croissance où de multiples initiatives sont constamment exécutées et gérées simultanément.

Cet article examine comment les organisations en croissance peuvent s'assurer que l\'exécution de projet aboutit à des résultats qui répondent constamment aux attentes, voire les dépassent, que ce soit en période de prospérité ou de volatilité économique.

"Nous opposerons la façon dont l'exécution de projet était historiquement terminé aux capacités de transformation de la gestion stratégique de portefeuilles (SPM)." Que vous essayiez de sauver vos initiatives en difficulté ou que vous souhaitiez simplement optimiser votre parcours vers une meilleure agilité commerciale, ce guide vous aidera à élaborer un plan d'action pour votre organisation.

"L'exécution de projet est la phase d'action du cycle de vie du projet." C'est là que le caoutchouc rencontre la route.

La planification définit l'orientation, la phase de clôture examine les enseignements tirés et l'exécution de projet est le moment où la création de valeur a lieu.

L'exécution réussie d'un projet est un savant exercice d'équilibre :

• Les équipes ont besoin d'être guidées sur ce qu'est la réussite et sur la manière d'y parvenir.
• Les ressources doivent être allouées de manière appropriée, ce qui signifie que les bonnes compétences doivent être disponibles au bon moment.
• Les canaux de communication doivent être ouverts entre les équipes et les parties prenantes afin de garantir l'alignement, même si les choses changent.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, les outils disparates, les feuilles de calcul et les approches traditionnelles de gestion de projet peinent à offrir la visibilité et le contrôle nécessaires à la gestion de portefeuilles complexes. "C'est là qu'intervient la gestion stratégique de portefeuilles (SPM)."

La gestion stratégique de portefeuilles est bien adaptée aux organisations en croissance et aux entreprises qui gèrent des portefeuilles d'activité complexes. "La complexité croissante des opérations commerciales modernes signifie que les entreprises ont besoin de solutions robustes capables de gérer les diverses demandes de portefeuille, les changements d'affectation de ressources et l'alignement stratégique, tout en maintenant une visibilité claire sur l'ensemble de l'activité de l'entreprise."

"C'est pourquoi la GPP intègre souvent des frameworks orientés vers les buts, tels que les objectifs et résultats clés (OKR), afin de créer de la valeur au cours de l'exécution de projet." Les progrès sont mesurés par rapport à des objectifs établis qui sont liés à la stratégie de l'entreprise, ce qui garantit que l'activité et les objectifs restent alignés au fur et à mesure de l'évolution de l'entreprise.

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La gestion et l'exécution traditionnelles des projets ont bien servi les organisations pendant de nombreuses années et continuent à servir de nombreuses entreprises lorsque les paramètres du projet sont stables et prévisibles.

Cette méthodologie excelle dans les environnements où

• Les exigences du projet restent fixes
• Les livrables peuvent être clairement définis dès le départ
• Les attentes des parties prenantes sont bien établies
• Le calendrier et les ressources sont prévisibles
• Les changements apportés au périmètre du projet sont minimes.

D'innombrables entreprises ont créé de la valeur grâce à l'exécution de projet traditionnelle, en utilisant des processus bien définis et des structures de responsabilité claires. Mais la stabilité et la prévisibilité sont un thème commun à bon nombre de ces réussites.

Les entreprises qui gèrent plusieurs portefeuilles d’activité et qui ne disposent pas de cette prévisibilité ont besoin de capacités supplémentaires. Ils ont besoin d'aide pour faire face à l'évolution rapide des conditions du marché, à l'évolution des préférences des clients et aux perturbations technologiques.

Ils doivent être capables de pivoter rapidement et de s'adapter en temps réel.

C'est particulièrement vrai pour les entreprises :

• qui connaissent une croissance rapide et une expansion sur d'autres marchés
• En cours de transformation digitale
• Travailler avec des équipes distribuées géographiquement sur des marchés en évolution rapide

Il est fréquent que ces entreprises aient besoin d'un soutien renforcé pour garantir l'alignement stratégique et la livraison de valeur optimale. Surtout lorsqu'il s'agit de naviguer dans les trois grandes variables inconnues :

• Incertitude économique et évolution rapide des conditions du marché
• Évolution des besoins et des préférences des clients
• Disruptions technologiques et nouvelles innovations entraînant de nouvelles menaces pour les concurrents

Pour ces organisations, les méthodes traditionnelles de gestion des ressources sont rarement suffisantes pour leur permettre d'avancer à la vitesse de l'entreprise. "Ils ont besoin de capacités qui leur donnent une visibilité et une gestion en temps réel des ressources à travers plusieurs projets et plusieurs portefeuilles d'activité dans toute l'entreprise, afin de pouvoir s'adapter à l'évolution des priorités stratégiques et de s'assurer que le temps, l'argent et les ressources sont consacrés aux activités qui ont le plus d'impact."

"En réponse aux limites de l'exécution de projet traditionnelle, les organisations avant-gardistes qui gèrent des portefeuilles d'activité complexes ont adopté la GPP comme moyen plus efficace d'apporter une valeur à l'entreprise, en particulier lorsque les changements sont plus rapides et plus fréquents que jamais."

"L'exécution de projet guidée par le SPM constitue un changement fondamental par rapport à la manière dont les organisations exécutaient traditionnellement le contenu." "Au lieu de se concentrer sur les livrables de chaque projet, la priorisation et l'exécution examinent de manière globale la façon dont les projets et les autres types d'activité font progresser collectivement les objectifs stratégiques de l'entreprise."

• Les projets sont priorisés selon une approche axée sur la valeur plutôt que d'être classés de manière égale ou mesurés de manière isolée.
• "L'importance est basée sur la valeur stratégique que l'activité apporte à l'entreprise, et non sur les objectifs du département ou d'autres critères."
• L'exécution reste étroitement alignée sur la stratégie de l'entreprise, même en cas de changement de stratégie, afin de garantir un retour maximal sur les investissements dans les projets.

L'une des caractéristiques de la gestion stratégique de portefeuilles est qu'elle établit une visibilité claire entre la stratégie de l'entreprise et les tâches individuelles terminées au niveau de l'équipe. Cela permet de s'assurer que toutes les activités exécutées dans l'ensemble de l'organisation s'inscrivent toujours dans un contexte stratégique.

Les équipes de projet comprennent l'activité qu'elles effectuent, pourquoi elles le font et comment cette activité profite à l'organisation. Ils voient clairement comment leurs efforts contribuent aux résultats métier plus larges. Ceci est particulièrement important lorsque les conditions évoluent et que la stratégie change, afin que les projets restent alignés sur la stratégie tout au long du processus.

La gestion stratégique de portefeuilles reconnaît également que l'exécution de projet se déroule dans un environnement dynamique. Il s'agit là d'un autre élément qui distingue l'exécution de projet piloté par SPM des projets traditionnels.

Plutôt que de considérer le changement comme une exception qui doit être gérée et atténuée par une gouvernance rigide, la GPP assure un réalignement stratégique lorsque les conditions, les priorités et la technologie changent.

En d'autres termes, la GPP se concentre sur la valeur commerciale plutôt que sur le respect des plans commerciaux. Le changement est inévitable et les responsables du secteur doivent être équipés pour s'y adapter.

La prise de décision axée sur la valeur est possible grâce à la visibilité globale qu'offre SPM. Visibilité dans :

• Quelle activité peut produire les meilleurs résultats stratégiques ?
• Comment les changements dans une initiative peuvent-ils affecter d'autres initiatives ?
• Comment la réaffectation des ressources entre les activités peut-elle influencer l'impact stratégique ?

Lorsque le moment est venu de changer de cap en raison de l'évolution de la situation de l'entreprise, SPM vous fournit le framework nécessaire à une prise de décision rapide. En effet, lorsque vous voyez comment tout est lié à la stratégie globale, vous pouvez prendre des décisions éclairées concernant la réaffectation des ressources sur la base des priorités stratégiques, plutôt que sur des préoccupations spécifiques à un projet ou à un département.

Une solution de gestion stratégique de portefeuille est conçue pour créer un écosystème d'information unifié où toutes les données du portefeuille sont regroupées sous un même toit, agissant comme une source unique de vérité pour les informations importantes.

"Chaque décision importante concernant l'exécution de projet est prise sur la base de données actualisées et exploitables, plutôt que sur la base de rapports périmés et d'évaluations incomplètes."

Vous obtenez des réponses en temps réel à des questions telles que

• État d’avancement de l’activité
• Utilisation des ressources
• Dépendances
• L'impact sur les entreprises, et plus encore

Cela crée un environnement dans lequel les responsables de portefeuille peuvent prendre des décisions en toute confiance au moment où les problèmes d'exécution se posent. Ils peuvent devenir plus proactifs en identifiant et en corrigeant les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent critiques, en proposant des plans d'action alternatifs basés sur les résultats escomptés et en apportant d'autres changements avec un minimum de perturbation de l'avancement stratégique global.

Une solution SPM efficace peut transformer radicalement la façon dont votre organisation gère ses ressources les plus précieuses et les plus limitées.

Contrairement à l'exécution de projet traditionnelle, où les ressources ont tendance à être fixées et allouées au niveau du projet, les capacités de gestion des ressources du SPM ont tendance à être dynamiques. L'objectif est d'optimiser en permanence l'investissement en temps, en ressources et en budget de l'organisation dans l'ensemble des portefeuilles afin de garantir la valeur stratégique la plus élevée.

La gestion stratégique de portefeuilles permet d'orienter vos ressources limitées vers les activités qui ont le plus d'impact.

Les objectifs stratégiques de l'entreprise servent d'étoile polaire. Les objectifs des départements ou les demandes de ressources des chefs de département vocal ne sont pas prioritaires.

De cette manière, la GPP élimine la politique et la prise de décision subjective qui ont historiquement miné l'affectation de ressources au cours de la phase d'exécution.

"Les meilleures solutions SPM exploitent même des outils pilotés par l'IA et des analyses prédictives, de sorte que vous pouvez facilement prévoir les contraintes de capacité avant qu'elles ne se produisent." Cela ajoute une couche supplémentaire de préparation et de proactivité pour laquelle la gestion stratégique de portefeuille est connue.

"Imaginez que vous puissiez identifier les goulots d'étranglement potentiels des semaines avant qu'ils n'aient un impact sur votre activité." Vous pourriez corriger ces obstacles et maximiser l'impact stratégique de vos ressources sans perdre votre élan.

L’implémentation réussie de la gestion stratégique de portefeuilles exige que votre entreprise s’engage à procéder à un alignement stratégique à tous les niveaux.

Les solutions technologiques fournissent la visibilité et les données en temps réel qui sont essentielles pour créer et maintenir l'alignement stratégique. Toutefois, cette démarche doit être associée à des processus et à une gouvernance appropriés pour que la GPA puisse déployer tout son potentiel.

Des stratégies efficaces de gestion du changement, par exemple, devraient aborder les aspects techniques de la mise en œuvre de la GPA en même temps que les changements culturels nécessaires. Préparez tous les employés de l'entreprise à adopter une approche plus dynamique et plus stratégique de l'exécution de projet.

Ne soyez pas surpris si cette dimension culturelle représente un défi plus important que l’implémentation de la technologie. Il faut que tout le monde, de la direction générale aux équipes chargées de l’activité, adopte un nouvel état d’esprit sur la manière dont les projets sont priorisés, exécutés et évalués.

Mais lorsqu'elle est bien terminée, la gestion stratégique de portefeuilles offre des avantages incroyables qui placeront votre organisation sur la voie de la réussite.

Principaux avantages de la gestion stratégique de portefeuille

"Vous trouverez ci-dessous quelques avantages importants dont bénéficient les entreprises qui utilisent le SPM par rapport à celles qui continuent d'utiliser l'approche traditionnelle de l'exécution de projet :"

• Alignement stratégique : Le SPM garantit que tous les niveaux de l'organisation restent alignés sur la stratégie de l'entreprise et sur l'activité terminée pour faire avancer cette stratégie tout au long de la phase d'exécution, et pas seulement lors de la planification initiale. Cet alignement continu permet d'éviter les dérives stratégiques qui peuvent coûter beaucoup de temps et d'argent aux entreprises et les empêcher de saisir des opportunités.
• Optimisation des ressources : Orienter des ressources limitées vers des initiatives de grande valeur en fonction de leur impact stratégique plutôt que de l'influence du département, afin de maximiser le retour sur investissement. Les entreprises acquièrent un avantage concurrentiel en accomplissant davantage d’activités stratégiques avec la même quantité de ressources investies.
• Adaptabilité : Permet de réagir rapidement aux changements du marché et aux nouvelles opportunités sans perdre de vue les objectifs stratégiques. Les entreprises deviennent plus résistantes aux perturbations, saisissent les opportunités qui se présentent au moment opportun et transforment la volatilité en avantage concurrentiel.
• Des résultats axés sur la valeur : Le succès est mesuré par les résultats métier et les contributions stratégiques plutôt que par les tâches planifiées. L’activité fournit une valeur significative qui est alignée sur les besoins stratégiques.
• Briser les silos : Supprimez les barrières traditionnelles entre la planification stratégique et l'exécution de projet, en reliant les décisionnaires stratégiques aux équipes afin de créer une livraison stratégique unifiée. Cela permet d'accélérer les cycles de décision et d'aligner davantage l'activité sur la stratégie.

Les avantages énumérés ci-dessus s'accumulent au fil du temps, au fur et à mesure que votre organisation devient plus sophistiquée dans l'utilisation de la gestion stratégique de portefeuille.

Les capacités d'exécution de projet ont considérablement évolué pour répondre aux demandes des entreprises qui gèrent des portefeuilles d'activités complexes.

"Si l'achèvement des tâches et les jalons de livraison restent importants, l'entreprise en pleine croissance a souvent besoin de plus pour s'assurer que l'activité reste alignée sur la stratégie de l'organisation." Les portefeuilles deviennent plus complexes, les conditions du marché changent à tout moment et la prévisibilité n'est plus qu'un mauvais souvenir. Dans ce type d'environnement, les entreprises ont besoin d'une technologie et d'une méthodologie qui les aident à faire face à la croissance, à la transformation et à l'évolution de la situation.

Les conditions du marché et les demandes des clients changent fréquemment, ce qui rend l'agilité d'entreprise de plus en plus cruciale pour maintenir un avantage concurrentiel. Les organisations qui améliorent leurs capacités d'exécution de projets grâce à la gestion stratégique de portefeuille acquièrent la visibilité et la flexibilité nécessaires pour gérer efficacement des portefeuilles complexes. Cette approche permet une exécution stratégique continue qui peut s'adapter aux changements et aux perturbations tout en maintenant l'alignement sur l'entreprise.

Maintenant, comment mettre tout cela en pratique ? C'est là qu'une solution SPM efficace peut vous aider.

La gestion stratégique de portefeuilles peut transformer la manière dont votre organisation génère de la valeur commerciale grâce à une meilleure exécution de projet, alignée sur vos objectifs globaux. Découvrez comment vous pouvez mettre en œuvre SPM et maximiser ses avantages en regardant notre démo SPM à la demande.