6 Gestion de portefeuilles de produits : exemples d'études de cas

Une fois que les entreprises à l’origine de ces produits prennent conscience de la nécessité d’une transformation numérique, elles renforcent la dynamique leur permettant de s'éloigner des workflows traditionnels limités de gestion des portefeuilles de produits pour adopter des approches plus adaptatives. Cette dynamique devient d'autant plus critique que les pressions exercées par les directions et la concurrence s’accentuent pour réduire la durée des cycles, accélérer la production et les délais des projets, et stimuler l'innovation afin de s’imposer sur des marchés déjà saturés.

Comme vous le verrez dans les études de cas suivantes, l'adoption d'une approche plus souple de la gestion des portefeuilles de produits a permis aux entreprises concernées de réduire l'impact des perturbations et d'accélérer l'innovation. Les six études de cas présentées dans cet article montrent comment des entreprises de divers secteurs sont parvenues à modifier leur approche de la gestion de portefeuilles de produits pour améliorer leur visibilité, leur efficacité et leur retour sur investissement.

Gestion de portefeuilles de produits : étude de cas Conagra Brands

Secteur d’activité : biens de consommation conditionnés et transformation des aliments

Le secteur des biens de consommation conditionnés a explosé au cours des dernières années, et la concurrence soudaine a mis Conagra Brands dans une situation difficile. Confrontée aux tendances de la transformation numérique, l’entreprise devait rester compétitive sur un marché en constante évolution. Sa direction et ses équipes de développement de produits avaient beaucoup d'idées, mais il leur fallait plus de temps pour les tester et les mettre en œuvre.

En tant que structure d’envergure mondiale comptant plus de 16 000 collaborateurs, Conagra traite une grande variété de produits à travers différents portefeuilles et équipes. L’entreprise avait besoin d'une solution qui permettrait à ses nombreux gestionnaires de portefeuilles de guider les équipes produits efficacement et en toute confiance à travers un processus de commercialisation intense, et d’innover sans cesse sur un marché en mutation rapide. À l'époque, les équipes et les données nécessaires pour collaborer au mieux étaient décentralisées, ce qui rendait impossible une collaboration efficace.

« Ce fonctionnement en silos entraînait un manque de visibilité, un effet de réunionite qui plombait la productivité, et des conversations décousues, sorties du contexte de leur projet », se souvient Mark Evans, vice-président R&D Product Readiness de Conagra Brands.

Conagra disposait déjà d'une solution de gestion des portefeuilles de produits, mais celle-ci servait principalement d'outil d'analyse financière. Les gestionnaires de portefeuilles devaient utiliser plusieurs outils sur plusieurs plateformes – pour différents produits et portefeuilles – et ils n’avaient jamais une vision complète de la bande passante, des progrès et de la communication au sein des équipes.

La solution Conagra

Pour accroître la visibilité, renforcer la collaboration et accélérer la mise sur le marché, Conagra a opté pour la solution Planview de gestion de portefeuilles de produits. La capacité de cette solution à fournir aux parties prenantes de n'importe quelle équipe de l'entreprise une vue directe sur chaque produit, de la stratégie à la livraison, a changé la donne.

« "La valeur peut se mesurer de différentes manières », souligne M. Evans. « Pour nous, il faut qu'elle reflète l'exécution des activités, l'innovation en matière de produits et le renouvellement de notre portefeuille. Quel plaisir de pouvoir profiter d'un tableau de bord objectif qui rend vraiment compte de la réalité ! »

Conagra Brands pouvait désormais interagir activement et en profondeur avec ses équipes du monde entier, de sorte qu'aucune ne se sentait isolée des autres. Ses 16 000 collaborateurs, 5 000 ingrédients et 20 000 matériaux d'emballage étaient tous connectés en un seul endroit.

Gestion de portefeuilles de produits : étude de cas NuVasive

Secteur d’activité : fabrication d’équipements médicaux

Avec plus de 25 sites dans le monde et près de 3 000 collaborateurs, NuVasive connaissait parfaitement des difficultés liées à la gestion simultanée d’un trop grand nombre de projets sans aucune visibilité sur la capacité des ressources et la demande entrante.

Le développement de produits destinés à ses équipements médicaux fait intervenir en moyenne 15 groupes pluridisciplinaires à travers le monde, liés par diverses interdépendances et variables. Malheureusement, ces workflows étaient cloisonnés dans différentes plateformes et solutions de gestion de portefeuilles.

Il était impossible de consulter tous les produits, toutes les ressources ou toutes les bandes passantes des équipes au même endroit sans passer des centaines d'heures à consolider les données relatives à la capacité des ressources.

La solution NuVasive

Pour résoudre ce problème, le bureau de gestion de projets (PMO) du département R&D de NuVasive a commencé à utiliser Planview pour piloter le développement de ses nouveaux produits. Planview a aidé l'équipe à organiser le travail collaboratif et transverse au niveau équipe. En créant des cartes de tâches Kanban individuelles, ils ont pu assigner le travail aux membres appropriés des équipes transverses, en toute simplicité, ce qui leur a permis d'avoir une meilleure idée des capacités disponibles.

Et l’intégration des données sophistiquées de Microsoft Power BI à la plateforme Planview a davantage renforcé la visibilité. Grâce à cette intégration, l'équipe R&D PMO de NuVasive peut désormais extraire les données pertinentes de Planview dans Power BI, et créer des rapports et des tableaux de bord personnalisés détaillant les projets en cours. Elle peut ainsi identifier les domaines où elle dispose d'une marge de manœuvre pour lancer de nouveaux projets et ceux où elle doit redéfinir les priorités des projets existants.

« Nous pouvons faire tellement de choses avec notre solution intégrée. Par exemple, les libellés et les mots-clés nous permettent de mieux comprendre la demande transverse placée sur nos projets au fil du temps, et de recouper les différentes tendances pour voir si nous devons accroître nos effectifs », explique Travis Dickerson, chef de projet chez NuVasive. « Nous disposons désormais d'une meilleure visibilité sur les besoins en ressources de chaque projet, ce qui nous aide à anticiper les contraintes à venir comme les jours fériés et les départs de collaborateurs… Je ne pouvais pas espérer mieux ».

Grâce à Planview et à Microsoft Power BI, la gestion des ressources de NuVasive ne repose plus sur des suppositions. L’entreprise peut désormais recueillir des informations précises sur la capacité de ses équipes en un seul endroit, ce qui lui permet d’améliorer ses décisions sur l'équilibrage de la charge de travail, d’augmenter l'efficacité des équipes et de réduire les cas de burnout.

Gestion de portefeuilles de produits : étude de cas Siemens Energy

Secteur d’activité : énergies renouvelables

Multinationale pionnière dans le domaine des énergies renouvelables, Siemens Energy intervient notamment dans les domaines du pétrole, du gaz, de la production de chaleur, de la production d'électricité, des centrales thermiques – chacun ayant ses propres exigences en matière de ressources et de budgets.

La diversité des produits et des projets de son portefeuille oblige Siemens Energy à s'adapter à un large éventail de besoins, dont le panorama est si vaste qu’il peut être difficile à gérer, en particulier lorsque les équipes sont isolées les unes des autres et utilisent des processus distincts. Les gestionnaires de portefeuilles passaient trop de temps à rechercher des informations, et des mises à jour qui auraient dû être simples prenaient des jours entiers.

Ces problèmes d’efficacité coûtaient de l'argent à Siemens Energy et créaient des retards importants.

« Lorsque nous nous sommes penchés sur notre environnement opérationnel, nous avons découvert que chacun utilisait ses propres feuilles de calcul, bases de données et outils de gestion de projets. Quand un client nous demandait où nous en étions, il était très difficile de lui fournir une réponse rapide », explique Andy Watson, directeur des opérations digitales chez Siemens Energy.

La solution Siemens Energy

Pour remédier à l’environnement décousu né de l'utilisation d'une multitude de systèmes disparates, Siemens Energy a lancé une initiative appelée « OnePM » (un seul système de gestion de la performance). Objectif : normaliser les processus et consolider toutes les opérations des clients dans une seule et même plateforme. Grâce à cette rationalisation, Siemens Energy disposerait d'un point central à l'échelle de l'entreprise, pour la collecte et l'enregistrement des données relatives aux produits et aux projets.

Planview AdaptiveWork a fourni à Siemens Energy une solution parfaite pour accroître la visibilité à tous les niveaux et améliorer la productivité des responsables de projets au sein des équipes.

« [L'absence d'une plateforme centralisée a été] l'un des problèmes que nous avons résolus en nous équipant d’une plateforme unique pour toute l'entreprise. Toutes ces informations sont regroupées dans ce qui constitue désormais notre seul et unique référentiel », se réjouit M. Watson.

En faisant de Planview AdaptiveWork un pilier essentiel de son initiative OnePM, Siemens Energy a réussi à consolider une moyenne de 5 systèmes par département et a réalisé des économies estimées à 2 millions d'euros.

Gestion de portefeuilles de produits : étude de cas Xtrac

Secteur d’activité : automobile

Xtrac est au service de l'industrie du sport automobile et de l'automobile de haute performance, deux secteurs qui évoluent à toute vitesse. Ses équipes doivent souvent se déplacer tout aussi rapidement, en conciliant l'assistance en face-à-face avec un planning de voyages éreintant pour les courses organisées aux quatre coins du globe. Le seul problème était que la nature mobile de leur travail ne s'accordait pas avec une solution de gestion de portefeuilles de produits dont l'accessibilité en ligne était quelque peu restrictive.

Il était impossible pour les équipes en déplacement de partager des informations actualisées, et fournir des changements ou des mises à jour en temps réel aux collègues restés au bureau demandait trop d'efforts.

« Nos systèmes fonctionnaient en silos. Nous utilisions des outils Microsoft standard pour la gestion de projets et tout devait être sauvegardé au format PDF. Les collaborateurs assurant l'assistance sur les circuits étaient obligés d’imprimer toute leur documentation plusieurs jours avant de se rendre auprès d’un client. C’était une méthode inefficace, car l’information devenait vite obsolète », explique Phil Smith, analyste projet chez Xtrac.

De plus, la direction n'avait pas confiance dans les estimations des projets car les informations étaient souvent obsolètes et inexactes. Au final, le département souffrait d’un manque cruel de supervision, de collaboration et de fiabilité dans les données.

La solution Xtrac

Après avoir pris conscience de la nécessité de mettre à jour ses systèmes et de passer à un mode de travail plus connecté, l'équipe de gestion de projets de Xtrac a décidé que la solution cloud de gestion de portefeuilles de produits fournie par Planview répondait à toutes les attentes.

Mieux, elle leur permettait de modifier et de partager les informations sur les produits, en temps réel et en toute simplicité, où que les collaborateurs se trouvent dans le monde. Planview a également apporté à Xtrac une plus grande flexibilité dans la gestion des tâches et des demandes des clients, avec une visibilité accrue et des capacités de reporting mieux adaptées aux besoins d'une main d'œuvre très dispersée.

« Avant, mon manager devait passer quasiment une journée entière à préparer certaines réunions. Maintenant, il ne lui faut plus que quelques minutes », se réjouit M. Smith.

Aujourd’hui, plus de 125 utilisateurs ont accès aux mêmes données de projets, ce qui augmente énormément la productivité et l'efficacité. Les délais et les coûts supplémentaires ont, quant à eux, été considérablement réduits. L'équipe mondiale de Xtrac peut désormais répondre aux besoins des clients avec une rapidité et une efficacité incroyables, car ce n’est plus un problème pour elle d'accéder rapidement et hors site à des données précises sur les produits.

Gestion de portefeuilles de produits : étude de cas d’une entreprise de l’industrie biomédicale

Secteur d'activité : industrie biomédicale

La plupart des secteurs de l'industrie biomédicale sont fortement réglementés et les produits sont extrêmement complexes, ce qui entraîne de longs cycles de développement. Alors qu'elle préparait la fusion de ses départements Vaccins et Produits pharmaceutiques, cette grande entreprise de l’industrie biomédicale s'est rendu compte qu'elle devrait également consolider des systèmes de gestion de portefeuilles disparates, des feuilles de calcul multiples et plusieurs solutions alternatives temporaires.

Quant à ses équipes transverses, elles avaient besoin de données en temps réel pour les revues de portefeuille et de gouvernance. Mais avec des systèmes hétérogènes et isolés, la rationalisation de ce flux d'informations était plus facile à dire qu'à faire.

« Nous n'avions pas de solution unique pour produire tous les visuels des réunions. Et avec les feuilles de calcul et toutes les solutions alternatives, nous perdions chaque mois énormément de temps à analyser les données, à tout passer en revue, et à effectuer des corrections dans les feuilles de calcul et les présentations », explique le Portfolio Data Science Manager de la division Vaccins du groupe pharmaceutique.

Pour l'entreprise, il ne faisait plus aucun doute qu’elle devait trouver une solution qui l'aiderait à surmonter ces obstacles et à centraliser toutes ses données et informations essentielles. La démocratisation des données était également un besoin vital, afin que chaque membre de son personnel puisse accéder aux mêmes informations et ainsi prendre des décisions éclairées.

Solution

La solution Planview de priorisation et d'analyse de portefeuilles, basée dans le cloud, s'est avérée répondre parfaitement au besoin de centralisation et de collaboration de chaque équipe. Les équipes transverses ont ainsi toutes les cartes en main pour examiner les données financières, les analyses avancées et les rapports de toutes les divisions, depuis une seule et même console. Ce nouveau niveau d'accès réduit considérablement le temps nécessaire aux gestionnaires de projets et de données pour préparer des présentations pour les revues de portefeuille et de gouvernance.

« Planview Advisor a transformé la culture de notre organisation. Nos revues de portefeuille et de gouvernance ont énormément gagné en discipline, en qualité et en traçabilité, sans parler de l’engagement des collaborateurs concernés », se félicite le responsable de la science des données des portefeuilles.

Enfin, toutes les données saisies et tous les processus peuvent être examinés et gérés depuis un référentiel unique, quel que soit l'endroit où se trouve le collaborateur ou les informations qu'il recherche. Le temps de préparation des réunions a été réduit de 75 %, passant de quatre jours à un seul. La mise en place de la solution Planview a rendu la fusion entre les départements Vaccins et Produits pharmaceutiques beaucoup plus harmonieuse et plus complète.

Gestion de portefeuilles de produits : étude de cas groupe Viessmann

Secteur d’activité : services de chauffage et de refroidissement

Le groupe Viessmann rassemble plusieurs entreprises offrant des solutions durables de climatisation et d'énergie renouvelable à des clients du monde entier. Compte tenu de la multitude des solutions Viessmann, la gestion de la transparence entre les différentes divisions demandait beaucoup de travail. Il était pratiquement impossible de trouver des ressources et du personnel pour les projets, car chacun nécessitait plus de clarté.

« Auparavant, nous ne disposions d’aucune plateforme centrale nous permettant d'obtenir une vue d'ensemble parfaite des projets en cours. D’où la difficulté que nous avions parfois à identifier les dépendances, à planifier les ressources et à évaluer l'avancement d’un projet », explique Holger Gast, responsable de la gestion des programmes et des projets au sein du groupe Viessmann.

Viessman devait trouver un moyen de mieux intégrer la gestion entre les divisions et de fournir aux parties prenantes toutes les informations essentielles et les statuts des projets lorsque cela est nécessaire. Et idéalement, toutes ces informations devraient être centralisées.

La solution Viessmann

Le département chargé de la gestion des projets a trouvé en Planview la plateforme à la hauteur de ses attentes. En s'associant à Planview, l’équipe a été en mesure de gérer simultanément la planification, le contrôle et la mise en œuvre de projets dans toutes les entreprises du groupe Viessmann.

« Désormais, tout le monde peut voir sur quoi travaillent les collègues et l’état d’avancement de chaque projet. Cela permet d'améliorer l'adoption et d’uniformiser la compréhension de l’intérêt qu’il y a à travailler vers le même objectif, à la fois au sein d'un projet et dans d'autres projets », explique M. Gast.

La planification, le contrôle, la surveillance et le reporting s’opèrent désormais de manière fluide pour l'équipe de Viessmann, avec en prime des intégrations efficaces entre les départements et les projets. Les priorités sont parfaitement claires et la bande passante est totalement transparente. Résultat : les équipes identifient plus facilement les opportunités de collaboration au sein de l'entreprise. Elles peuvent également aborder ces situations avec plus d'assurance, sachant qu'elles peuvent partager et visualiser des données fiables en toute simplicité pour augmenter l’efficacité du travail collaboratif.

De l'automobile aux biens de consommation en passant par l'industrie pharmaceutique, les méthodes et les solutions utilisées dans les divers secteurs d’activité pour gérer les portefeuilles de produits constituent l'un des domaines d’amélioration au plus fort impact. Dans des marchés en mutation rapide, les entreprises qui veulent rester compétitives, favoriser l'adaptabilité, stimuler l'innovation et garantir des rendements optimaux, doivent à tout prix s'affranchir des solutions traditionnelles et statiques de gestion des portefeuilles de produits, qui engendrent des silos au sein de leurs activités. Une voie plus moderne et plus fluide vers le travail connecté est nécessaire pour optimiser un pipeline de produits.

En faisant équipe avec Planview, les entreprises bénéficient d’une meilleure visibilité sur les données et les workflows des portefeuilles de produits, ce qui leur permet de considérablement accélérer l'innovation, réduire les coûts et les cycle, et de s'adapter aux disruptions. Chacun de ces objectifs, essentiel pour garder une longueur d’avance sur la concurrence, devient alors plus facile à atteindre.

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