S2E : Comment l'adoption de Planview a renforcé le rôle du PMO en tant que coordinateur clé

S2E (Services Epargne Entreprise) est la première plateforme de services de gestion de l'épargne salariale en France. La société processus et gère une gamme complète de produits d'épargne salariale pour le compte des principaux titulaires de comptes (banques et compagnies d'assurance). Au total, S2 E est au service de 70,000 entreprises de toutes formes et de toutes tailles et de près de3 millions d'employés.

• Secteur d'activité: Services financiers
• Fondée: 2006
• Lieu : Nantes, France
• Revenus : €53.7m
• Employés: 350
• Page Web: www.s2e-services-epargne-entreprise.com

À la fin de 2018, S2 E a pris conscience de la nécessité d'améliorer la gestion de son portefeuille de projets et s'est mise à la recherche d'un outil de solution correspondant. L'équipe de gestion de portefeuilles de projets de S2E (en d'autres termes, son PMO) a alors entrepris de restructurer son processus autour du logiciel de gestion de portefeuilles de projets de Planview, en commençant par le déploiement du nouveau système au niveau du département informatique — le principal moteur de l'activité du projet.

Harmoniser la gestion des projets diversifiés de S2E

Avec un budget annuel de8 millions d'euros et plus de 130 employés (plus de nombreux contractants externes), le département informatique de S2E gère un large éventail de projets variés. Les équipes du département informatique gèrent directement certains projets, tandis que les projets plus transversaux impliquent plusieurs instances de gouvernance. Certains projets sont axés sur l'amélioration et la transformation des processus internes. D'autres encore visent à développer ou à améliorer les services et les interfaces fournis aux entreprises et aux employés qui utilisent les services de S2E.

S2E s'est mis à la recherche d'un système de suivi offrant la cohérence nécessaire pour gérer efficacement un tel éventail de projets. Auparavant, ils utilisaient trois outils différents pour suivre le temps de réalisation des projets, gérer les budgets et effectuer d'autres opérations. Les données éparses ont dû être consolidées manuellement. En conséquence, ils n'ont pas pu mettre en place un processus commun de gestion et de suivi des activités. Par conséquent, S2E avait besoin d'un référentiel unique pour harmoniser les processus de gestion de projet, de formatage et de reporting afin d'améliorer le contrôle.

Permettre le partage et la consolidation de données fiables

Pour suivre l’activité restante du projet, les responsables de projet devaient décrémenter manuellement les données équipe par équipe à l'aide d'Excel - une tâche particulièrement complexe et chronophage. Par conséquent, la consolidation d'un rapport de synthèse sur l'état d'avancement de tous les projets a pris environ 20 jours, et les données étaient déjà périmées au moment où elles ont été communiquées.

Un autre objectif de la mise en place d'un système consolidé était d'aider l'entreprise à améliorer la coordination et la collaboration entre les responsables de projet et les responsables de ressource. Ils espéraient ainsi obtenir une visibilité consolidée de la capacité des équipes.

En outre, l'entreprise souhaitait renforcer les liens entre la gestion de projet et le contrôle financier afin de combler les lacunes entre la visibilité de la consommation des ressources par les opérations et la visibilité de la facturation par les responsables de budget.

Soutenir l'autonomisation du S2E en matière de PMO

Anciennement au sein du département informatique, le PMO de S2 E a été transféré au département des relations avec la clientèle & Transformation (qui soutient directement les titulaires de comptes). Cette mesure a été terminé afin d'obtenir une vision plus complète de l'activité de l'entreprise et d'améliorer la capacité à conduire la transformation.

Pour franchir cette étape et jouer un rôle plus central et stratégique, le PMO devait optimiser ses capacités de gestion de portefeuilles de projets (création, approbation, suivi et reporting, changements, compromis, etc.) Elle avait besoin d'un référentiel dynamique avec des mises à jour automatiques en temps réel fournissant les données fraîches et fiables nécessaires pour agir le plus tôt possible, pour anticiper plutôt que réagir, et pour répondre rapidement en cas de changements ou de problèmes potentiels dans un projet. Enfin, le PMO avait besoin du soutien d'une plateforme collaborative pour mieux jouer son rôle clé de connecteur entre les différentes équipes et parties prenantes.

S2E avait besoin d'un référentiel unique pour harmoniser les processus de gestion de projet, de formatage et de reporting afin d'améliorer le contrôle.

Capacités critiques des logiciels

S2 E a choisi Planview après avoir étudié le marché et obtenu l'approbation de toutes les parties prenantes. La facilité d'utilisation et la convivialité générale de l'interface de la solution ont été déterminantes. S2E a activé l'outil au niveau du département informatique le janvier 1, 2021, après une phase pilote d'un mois et demi impliquant une vingtaine d'utilisateurs.

• Programmation/planification de projets
• Gestion et suivi des projets
• Gestion des ressources et des capacités
• Gestion du budget
• Gestion de portefeuille/gestion de programmes

SERVICES :

L’ implémentation de Planview s’est faite de manière itérative avec l’aide d’un expert de Planview, qui a soutenu S2E tout au long de toutes les phases de déploiement et de consolidation de l’outil:

• Formation à la gestion de projet avec Planview
• Analyse de la situation et des besoins sous forme de cas d'utilisation
• Recommandation de solutions tirant le meilleur parti des paramètres par défaut et des ajustements personnalisés
• Assistance aux utilisateurs pour soutenir le PMO

LES CHOIX TECHNIQUES :

S2 E a adopté la solution SaaS de Planview. Suivant les recommandations et la philosophie du vendeur, ils ont choisi de rester le plus proche possible de la version standard du produit. Dans l'ensemble, le processus de mise en œuvre s'est déroulé sans heurts. Nous avons été surpris par la rapidité et la facilité avec lesquelles l'expert de Planview a réalisé les personnalisations que nous souhaitions, ce qui témoigne de la flexibilité de la solution.

Cohérence accrue dans la gestion et le suivi des projets 

Les premiers pas de S2 E avec Planview se traduisent déjà par des améliorations notables. Maintenant que la pile de fichiers Excel, d'applications et de tableaux de bord de suivi avec lesquels l'entreprise jonglait est centralisée dans un seul outil, la planification et le suivi sont beaucoup plus efficaces. "Les modèles de projet de l'outil, qui suggèrent automatiquement des livrables prédéfinis, aident particulièrement les responsables de projet à gérer, contrôler, formaliser et rendre compte de leurs projets." Comme le référentiel unique garantit la traçabilité et la cohérence, il améliore également la séquence du projet en aidant tout le monde à savoir ce qui se passe et en veillant à ce que les exigences relatives aux points de décision soient respectées.

Gains et améliorations à tous les niveaux

L'outil de Planview permet désormais à plusieurs membres de l'équipe S2 E de travailler simultanément sur le même projet, ce qui a facilité et renforcé la collaboration entre les responsables de ressources et les responsables de projets, tout en améliorant l'affectation de ressources. Les responsables de projet peuvent demander des ressources génériques, qui sont ensuite converties en ressources nommées par le responsable d'équipe concerné. Ainsi, ces deux rôles complémentaires peuvent collaborer efficacement sur la base d'une vision claire de la capacité. Le suivi des transactions, y compris les honoraires des prestataires de services externes, est désormais centralisé et normalisé dans Planview afin de fournir une vue d'ensemble consolidée des flux de trésorerie prévus, engagés et réels. En ce qui concerne le contrôle financier, la nouvelle capacité à suivre les allocations du budget associé à un projet et les coûts avec une plus grande granularité se traduit par une meilleure visibilité des engagements budgétaires.

Donner au PMO de S2E les moyens de s'approprier son rôle de plaque tournante

Le PMO a vu dans le déploiement de l'outil l'occasion de restructurer l'ensemble du processus PPM. Sur la base d'une analyse des besoins des utilisateurs, elle a défini et mis en œuvre dans Planview un certain nombre de bonnes pratiques et de formats standard pour faciliter la gestion et le suivi. En outre, le PMO a créé et diffusé des guides d'utilisation contextualisés afin d'expliquer et d'ancrer ces pratiques, et il veille désormais à ce qu'elles soient correctement appliquées. Par exemple, le lancement de Planview a été l'opportunité de rappeler aux utilisateurs l'importance d'ajuster et de mettre à jour l'activité restante, ce qui est désormais beaucoup plus facile grâce à l'outil.

Dans l'ensemble, le PMO de S2 E soutient les utilisateurs pour les aider à adopter l'outil et le nouveau processus et pour les sensibiliser à l'importance clé de leur activité de suivi et de contrôle pour la qualité des données et la santé du portefeuille de projets. L'objectif est de créer une véritable communauté autour de l'outil et d'accroître les interactions et les synergies entre les différents acteurs impliqués dans l'activité du projet.

Enfin, une meilleure visibilité sur des ensembles de données cohérents et fiables améliore la capacité du PMO à contrôler le portefeuille et à s'assurer de sa santé (y compris les chances que les projets respectent les délais, les budgets et le périmètre). Le PMO est désormais en mesure d'identifier les projets dont les métriques, les problèmes ou les risques sont médiocres, et il peut procéder à une analyse plus approfondie, rendre compte au comité de direction et émettre des recommandations pour aider l'entreprise à progresser.

Étapes suivantes

Développer des métriques

Le PMO de S2E a l'intention de poursuivre le développement de son processus en identifiant les métriques les plus pertinentes pour contrôler la qualité du projet.

Exploiter les simulations
L'entreprise veut être en mesure de procéder facilement à des ajustements dynamiques de la composition de son portefeuille afin d'y inclure de nouveaux projets et de trouver des solutions de compromis si nécessaire. À cette fin, S2E exploitera les capacités de simulation de scénarios, de reporting et d'implémentation de l'outil.

Intégration de la méthode Agile
Comme le nombre de projets Agile augmente, S2E souhaite les inclure dans le portefeuille et dans Planview.

Créer une dynamique d'amélioration continue
Une partie du rôle du PMO consiste à émettre des recommandations visant à améliorer progressivement le processus au fur et à mesure que les nouvelles bonnes pratiques deviennent des habitudes. L'entreprise veut être en mesure de procéder facilement à des ajustements dynamiques de la composition de son portefeuille afin d'y inclure de nouveaux projets et de trouver des solutions de compromis si nécessaire. À cette fin, S2E exploitera les capacités de simulation de scénarios, de reporting et d’implémentation de l’outil.