Stago: Improving the Predictability and Reliability of the Innovation Process with Planview

Stago développe des produits et systèmes d'analyses biologiques (réactifs, instruments de test, consommables, etc.) pour les laboratoires biomédicaux. Avec plus de 350 produits et une représentation dans plus de 110 pays, le Groupe est leader du marché du diagnostic in vitro de l'hémostase et de la thrombose.

• Secteur : Biologie médicale
• Fondée : 1945
• Siège social : Asnières-sur-Seine
• Effectif : près de 2,600
• Site web : https://www.stago.com

Stago avait l'habitude de gérer ses portefeuilles de projets à l'aide de plusieurs systèmes déconnectés les uns des autres. En conséquence, ils n'ont pu obtenir qu'une vision fragmentaire de l'activité de leur projet. Cette incapacité à consolider les informations gênait l'entreprise orientée vers l'innovation dans la poursuite de grands projets avec de longs cycles de développement et des conditions réglementaires strictes - en particulier dans un contexte où tout retard inattendu peut avoir un impact sévère sur le pipeline d'activités.

Soucieux de normaliser et de structurer davantage sa gestion de projet afin d'obtenir une vision à trois ou cinq ans des plans de développement produit, le Groupe s'est mis à la recherche d'une plateforme PPM dédiée. Sur 2012, Stago a choisi Planview pour ses performances globales et a déployé l'outil dans les départements informatiques et de conception de produits.

Fiabilité accrue de la planification

L'entreprise utilisait un ensemble d'outils différents pour gérer les projets : un pour les calendriers des projets et les diagrammes de Gantt, un pour les plans de produits, un pour le suivi du temps réel passé sur les projets, etc. Étant donné qu'une grande partie de l'activité de rapprochement était terminé manuellement à l'aide de divers outils bureautiques, Stago avait besoin d'une vue consolidée de ses projets et de son portefeuille afin d'améliorer la planification - ce qui était une exigence critique étant donné que la conception des produits et les plans de marketingdu groupe doivent être précisément planifiés et documentés.

Suivi du R&D ROI

Le système précédemment utilisé pour suivre le temps consacré au projet n'indiquait que le temps réellement passé et n'offrait aucune capacité de prévision. De plus, il était déconnecté du système codifié utilisé par le département de contrôle financier pour gérer les allocations financières. N'ayant pas trouvé sa raison d'être et ses cas d'utilisation, cet outil a été utilisé de manière irrégulière, avec seulement environ 30% du temps de travail de l'équipe.

Il était particulièrement important d'assurer un suivi cohérent et systématique du temps afin d'établir des liens clairs entre le calendrier des activités et le travail réellement effectué.

• Gestion des ressources
• Planification de projets/ordonnancement
• Reporting et tableaux de bord pour la gestion de portefeuilles de projets

Migration vers Planview

La migration Planview a débuté fin 2019 et a été réalisée en seulement 20 jours par Frédéric Authouart, coordinateur des activités informatiques transversales chez Stago, avec l'aide d'un consultant Planview. La mise à niveau s'est avérée facile, transparente et rapide, principalement grâce à la décision de Stago de revenir à la configuration standard de l'outil, comme le recommandait Planview. Lors de la création de PSNext, l'entreprise avait tenté de couvrir tous les besoins prévisibles en ajoutant une multitude de configurations spécifiques. Bien que complète, la configuration résultante était très complexe et augmentait considérablement le nombre d'étapes et d'opérations nécessaires pour gérer les activités habituelles. Le passage à la nouvelle version a été une opportunité de changer de cap. Au lieu de mettre à jour les nombreuses fonctionnalités déjà en place, Stago a décidé de se recentrer sur les besoins des utilisateurs et a commencé par déployer les capacités de base de la solution, telles que définies par les experts en gestion de projet qui ont conçu Planview. Les utilisateurs peuvent alors faire une demande de fonctionnalités ou d’écrans supplémentaires. La mise en œuvre de cette version simplifiée n'a nécessité qu'une configuration de base des données et a permis de diviser par trois l'effort à fournir. Par conséquent, nous avons commencé à travailler dès le mois de février 2020. Après plusieurs mois d'utilisation, il est clair que la version standard de l'outil est parfaitement adaptée aux besoins des responsables de projet : en fait, ils n'ont pratiquement pas demandé d'ajustements.

Utiliser des modèles de planification pour améliorer la prévisibilité

Stago a tiré parti de la fonctionnalité de planification de Planview pour définir un certain nombre de modèles de projet standard correspondant à la classification des projets définie dans la charte interne de gestion de projet du Groupe. "Ces modèles, qui sont pré-remplis avec des éléments de travail et des jalons standard, sont particulièrement utiles lorsqu'il s'agit de planification de projets de développement produit avec des activités récurrentes - par exemple les tests de stabilité qui doivent être effectués régulièrement." Il suffit aux responsables de projet d'appliquer le modèle approprié à un nouveau projet pour avoir une idée de la date de livraison possible, en tenant compte des éventuels goulots d'étranglement dus à l'achèvement simultané d'autres projets similaires. La prévisibilité accrue de l’activité de R&D améliore la capacité de l’entreprise à être compétitive et à respecter ses engagements vis-à-vis du marché et de ses clients, notamment en permettant à Stago de mieux anticiper les prochaines mises en production d’outil ou de réactifs. Cette visibilité accrue est inestimable pour une entreprise qui travaille dans le domaine incertain de la biologie humaine. L'anticipation des retards dus aux interdépendances permet également d'ajuster et d'optimiser les workflows.

Amélioration de la fiabilité de la gestion financière

En simplifiant la gestion du budget, Planview a également permis à Stago d'augmenter de manière significative le nombre de projets livrés dans le respect du budget. Le suivi des données financières dans des systèmes déconnectés et leur réconciliation immobilisaient les équipes de comptabilité et de contrôle financier et leur faisaient perdre le temps qui aurait dû être consacré au suivi des coûts. Maintenant que tout est automatisé dans un système consolidé, ils sont en mesure de mieux contrôler les coûts. En outre, l'entreprise pourrait constituer une bibliothèque de projets qui l'aiderait à tirer les leçons du passé pour mieux prévoir les coûts et les imprévus associés à un projet, améliorant ainsi la fiabilité des plans budgétaires.

Étapes suivantes

Maintenant que Planview est en place et utilisé, Stago prévoit d'étendre le périmètre de l'outil, notamment en activant les capacités de collecte, d'évaluation et de suivi de la demande. "L'alignement de tous sur des attributs de description communs et prédéfinis rendra plus objective l'évaluation des <a href=\" \" target=\" \" rel=\" \" class=\"\">idées de projet par rapport à la stratégie, ce qui facilitera et améliorera les décisions de compromis." "Les plans à plus long terme de Stago visant à intégrer toutes les activités de gestion des ressources dans Planview devraient également faire avancer les choses et constituer une aide précieuse pour les responsables d'équipe qui agissent à la fois en tant que responsables de projet et responsables de ressources."

Les conseils de Stago pour une adoption réussie

Pensez marketing : En plus du contenu éducatif et des forums (tutoriels vidéo, coins "" dédiés au partage des bonnes pratiques et à l'interaction informelle), Frédéric Authouart a engagé les utilisateurs de manière proactive pour les faire passer à la nouvelle version de Planview. L'essentiel, selon lui, est de démontrer clairement les avantages concrets de la nouvelle solution et d'insister sur sa facilité d'utilisation ainsi que sur le potentiel de gain de temps. La convivialité de la version 7.1 a indéniablement facilité le processus.

Pensez communauté : Pour faciliter l'adoption de l'outil par l'équipe, le coordinateur des activités informatiques transversales de Stago a également créé un réseau interne d'ambassadeurs de Planview. Ces administrateurs délégués "" combinent une maîtrise supérieure de l'outil avec une compréhension aiguë des préoccupations et du langage opérationnels. Ils sont donc dans une position idéale pour agir en tant que personnes de contact désignées au sein des différents départements. Leurs discussions avec les équipes sont enregistrées via Teams et incluses dans la bibliothèque de tutoriels vidéo de l'entreprise. Enfin, les forums hebdomadaires "Planview" rassemblent ce cercle d'ambassadeurs et fournissent une plateforme décontractée pour le partage d'idées et de plans visant à développer la communauté Planview. 

Pensez à distance : Avec les mesures chiffrées de mise à l'abri appliquées à partir du printemps 2020, Stago a pu apprécier pleinement les avantages d'une solution Web complète, avec un système d'authentification unique permettant un accès à tout moment et en tout lieu, et des rapports accessibles par simple pression d'un bouton.