Table des matières

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Un bon plan d'exécution de projet a toujours été essentiel à la réussite d'un projet. Mais les modes de planification et d'exécution des activités ne cessent d'évoluer au rythme de l'accélération constante de l'activité.

Les chefs de projet ne doivent pas se concentrer sur la mesure de la réussite en vérifiant si le projet a été livré dans les délais et le budget impartis. Leur objectif principal doit être de créer une plus grande valeur pour l'entreprise.

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Votre plan d'exécution de projet doit favoriser la réussite de vos équipes tout en étant suffisamment flexible pour s'adapter aux changements.
Votre plan d'exécution de projet doit favoriser la réussite de vos équipes tout en étant suffisamment flexible pour s'adapter aux changements.

Les organisations modernes et adaptatives comptent sur le PMO pour responsabiliser les équipes et relier stratégie et réalisations. Ils accordent la priorité à des activités centrées sur les projets qui aident l' organisation sur le plan stratégique .

Pour y parvenir, les PMO doivent reconnaître que la façon dont les projets sont planifiés et exécutés est en train de changer. Le traditionnel plan d'exécution de projet n'est plus un document immuable que les équipes et les chefs de projet doivent suivre. Il s'agit d'une ligne directrice flexible qui décrit ce à quoi vous pouvez vous attendre, et ce plan peut changer en fonction de facteurs internes et externes susceptibles d'influencer le projet.

Découvrez comment créer un plan d'exécution de projet qui prépare vos équipes à la réussite, tout en offrant une flexibilité suffisante pour accompagner les changements tout au long du parcours de votre projet.

Qu'est-ce qu'un plan d'exécution de projet ?

Le plan d'exécution de projet définit la manière dont un projet sera exécuté, suivi et livré.

Tous les membres de l'équipe et les parties prenantes du projet doivent comprendre son importance. Le plan d'exécution du projet décrit les éléments indispensables à sa réussite et définit la manière dont les chefs de projet mèneront la phase d'exécution pour répondre aux exigences du projet.

Le PMO agit en tant qu'entité vitale en :

  • Connecter les équipes à une vue d'ensemble
  • Déterminer les bons résultats métiers
  • Mesurer la valeur délivrée

La gouvernance doit s'assouplir pour s'adapter rapidement au changement. Elle doit permettre de donner aux équipes l' autonomie nécessaire pour définir la manière dont les activités doivent être exécutées, et elle doit fournir des garde-fous pour s'assurer qu'elles restent sur la bonne voie.

Lorsque les dirigeants changent de stratégie, ou que les priorités et les marchés évoluent, les PMO modernes peuvent aider les équipes à pivoter rapidement tout en restant liées à la stratégie globale.

Un bon plan détaillé offre d'innombrables avantages, en particulier lorsqu'il est adapté au besoin pour s'aligner sur la stratégie ou l'évolution des exigences.

Types de plans d'exécution de projet pour différentes livraisons d'activités

Les PMO et autres chefs de projet doivent examiner attentivement le projet et les équipes qui leur sont confiés lorsqu'ils choisissent le mode d'exécution des activités.

Bien qu'un plan d'exécution de projet ait toujours été un élément clé de l' livraison de projet, les éléments d'un plan peuvent certainement être appliqués à d'autres méthodologies. Les types de plans d'exécution varient en fonction du niveau de conformité, de précision par rapport à la flexibilité requise, et de autonomie requise pour la réalisation.

Vous trouverez ci-dessous trois façons dont les équipes effectuent leur travail. Un plan d'exécution de projet peut aider à prendre en charge chaque méthode d'exécution des activités.

  • Cascade traditionnelle : un plan d'exécution de projet en cascade est traité comme un processus séquentiel linéaire . Les équipes franchissent les jalons dans l'ordre, en fonction d'un périmètre, d'un calendrier et de coûts définis.
  • Agile: contrairement à la méthode en cascade, l'Agile intègre le changement et la flexibilité dans le plan d'exécution des projets. À la fin de chaque sprint, les équipes recueillent des commentaires sur le travail livré et les appliquent au sprint suivant. Lorsque les exigences et l'orientation changent après un sprint, les PMO et les chefs de projet peuvent adapter le plan en conséquence.
  • Hybride : les projets hybrides s'appuient sur des éléments à la fois agiles et en cascade. Ils définissent une orientation et un champ d'action précis, tout en laissant place à une certaine capacité d'adaptation en cas de besoin. Les plans hybrides sont bénéfiques pour les équipes, les PMO et les organisations qui effectuent leur transition vers des méthodologies Agile.

Selon le type de projet et l'équipe, le travail hybride peut être une approche plus efficace que le travail en cascade ou Agile.

Comment créer un plan d'exécution de projet

Tenez compte de vos options en matière de technologie lorsque vous commencez à créer votre plan.

Un logiciel de gestion de portefeuilles ( PPM) peut faciliter la capture des données dans un emplacement centralisé où les responsables de projets et de portefeuille peuvent accéder librement à des informations à jour. Cela leur permet de prendre des décisions éclairées en cas de déviation, de créer des freins et contrepoids et de leur fournir une méthode pour mesurer leur réussite.

N'oubliez pas que votre plan d'exécution de projet peut comporter de nombreux éléments, mais les éléments ci-dessous sont impératifs.

Énoncé des objectifs, portée et élaboration d'une analyse de rentabilisation

L'énoncé de but résume le but du projet, tandis que la portée examine comment ils peuvent atteindre les objectifs du projet.

Un bon énoncé d'objectif réaffirme les résultats souhaités et les avantages attendus pour l' organisation, les parties prenantes ou les clients. Il peut s'agir de projections de ROI ou de fidélisation accrue des client . Vous pouvez également inclure ici les risques et les défis anticipés, ainsi que les mesures pour y répondre.

Il est recommandé d'inclure des objectifs de sprint dans le plan d'exécution du projet lorsque vous effectuez des activités Agile et hybrides. Le but de sprint décrit l'objectif de ce sprint et est utile pour démontrer ce que vous prévoyez d'accomplir. C'est aussi un bon moyen de maintenir le cap lorsque les membres de l'équipe définissent la manière de travailler.

Les éléments détaillés dans votre périmètre de projet et votre business case doivent inclure:

  • Énoncé des travaux
  • Client et sponsors
  • Livrables, extrants et catalyseurs
  • Jalons pour les activités pilotées par les cascades

Pour favoriser la transparence et l'appropriation, plus c'est spécifique, mieux c'est, en particulier dans le cas de projets complexes de grande envergure impliquant des équipes transverses.

Normes de qualité

Définir la qualité est essentiel dans tout plan d'exécution de projet. Les PMO peuvent aider à identifier les normes de qualité nécessaires pour atteindre ces objectifs et comment les mesurer.

Les spécifications de qualité dépendent des objectifs et de la portée du projet. Les mesures traditionnelles de la qualité respectent généralement les délais et le budget fixés.

Cependant, pour se concentrer sur la création de valeur organisationnelle, et pas seulement sur les résultats des projets, il faut s'éloigner des normes de qualité traditionnelles auxquelles les PMO sont habitués. Tenez compte des indicateurs clés de performance (KPI) qui peuvent être définis par des objectifs et des mesures pour renforcer l'impact de l'entreprise.

En impliquant les équipes dans ce processus, vous bénéficiez d'une meilleure évaluation et d'un meilleur engagement envers le plan. Tout le monde doit s'accorder sur les définitions et les spécifications de la qualité. Le fait de savoir ce qui est attendu permet d'obtenir des projets plus fructueux.

Définissez la qualité dans votre plan d'exécution de projet et obtenez des résultats plus efficacement grâce au suivi de KPI alignés sur les objectifs.
Définissez la qualité dans votre plan d'exécution de projet et obtenez des résultats plus efficacement grâce au suivi de KPI alignés sur les objectifs.

Allocation des ressources

Cette section du plan répertorie toutes les équipes ressource, besoins et compétences nécessaires pour mener à bien le travail.

Les ressources comprennent le budget, les personnes et le matériel impliqués, ainsi que l'affectation de chaque ressource .

Une affectation appropriée des ressources peut contribuer à une phase d'exécution plus fluide en évitant les retards et les conflits de ressource . Pour minimiser davantage ces conflits, pensez à vous éloigner de l' approche Agile et à faire appel à des équipes transverses.

Ainsi, vos ressources seront réparties de manière uniforme et plus cohérente entre les compétences. Plutôt que de les affecter à une équipe composée de membres disparate affectés à une équipe en fonction de leurs disponibilités.

Une planification des ressources commence dès le processus de gestion de la demande et de priorisation . En identifiant la disponibilité et les dépendances des ressource , les PMO peuvent prendre des décisions éclairées sur la manière de répartir les ressources entre les portefeuilles, les programmes et les projets, en phase avec les initiatives et les investissements.

Calendrier des livrables

La partie planification du plan d'exécution de projet est l'endroit où les chefs de projet divisent le travail en tâches. Ce planning guide les équipes à chaque étape de l'exécution.

Les dates de début et de fin prévues, les échéances pour les livrables et les jalons sont généralement inclus dans un calendrier type.

Donner la possibilité de gérer des projets complexes en définissant l'objectif, le périmètre et l'analyse de rentabilisation dans le plan d'exécution du projet.
Donner la possibilité de gérer des projets complexes en définissant l'objectif, le périmètre et l'analyse de rentabilisation dans le plan d'exécution du projet.

L'utilisation d'une structure de répartition du travail vous permet de visualiser la portée de votre projet et de diviser le travail en éléments gérables tels que des sprints ou des jalons. Des outils tels que les tableaux Kanban et les diagrammes de diagrammes de Gantt permettent de créer une ventilation visuelle de votre projet, ce qui facilite la planification, l'exécution et la livraison de vos projets.

N'oubliez pas que même si votre plan d'exécution de projet est parfait, il y aura toujours des risques. Maintenez une ligne de communication ouverte et mettez à jour le calendrier si nécessaire afin de tenir les parties prenantes informées et prêtes à tout changement.

Améliorez la collaboration des équipes avant, pendant et après l'exécution des projets grâce à des discussions contextuelles faciles à utiliser, à tous les niveaux d'activité.
Améliorez la collaboration des équipes avant, pendant et après l'exécution des projets grâce à des discussions contextuelles faciles à utiliser, à tous les niveaux d'activité.

La planification' urgence peut être un autre élément du calendrier. C'est un excellent moyen pour les chefs de projet de gagner du temps pour les phases de projet qui peuvent être difficiles ou présenter des risques potentiels.

Considérations organisationnelles

Un bon plan d'exécution de projet prépare le terrain pour une communication et une collaboration de qualité. Si vos collaborateurs et vos clients savent à qui s'adresser au sujet des projets, et comment les contacter, les progrès sont plus rapides.

Cela nécessite de documenter des éléments tels que le personnel clé ainsi que leurs rôles et responsabilités. Toutes les personnes impliquées dans le projet doivent avoir une idée claire de ce qui suit :

  • Qui est responsable de quels processus
  • Qui consulter en cas de questions ou de préoccupations
  • Qui a le pouvoir de décision pour des aspects spécifiques du projet

Les tableaux Kanban, les diagrammes de diagrammes de Gantt et d'autres outils d'exécution des activités améliorent l'efficacité du travail et réduisent les échecs liés aux projets. La personnalisation des plans de projet et des modèles d' espace de travail de travail, l'établissement de workflows d'équipe, la création de règles de voie et d'autres processus pour les tableaux Kanban peuvent aider les équipes à rester organisées pendant leur travail.

Centralisez les données importantes et visualiser le travail pour permettre aux équipes d'identifier et de mener à bien le bon projet dans les délais impartis, une fois le plan d'exécution établi.
Centralisez les données importantes et visualiser le travail pour permettre aux équipes d'identifier et de mener à bien le bon projet dans les délais impartis, une fois le plan d'exécution établi.

Les chefs de projet jouent un rôle essentiel dans la réussite des équipes en soutenant et en responsabilisant leurs équipes.

Les PMO d'aujourd'hui doivent prendre en charge de multiples méthodes de travail, définir les bonnes pratiques pour assurer la réussite des projets, et donner les moyens de la collaboration et de la création de rapports d'avancement. La mise en œuvre d'une solution PPM permettra d'accéder facilement à toutes les données du projet à partir d'un emplacement centralisé. Ces informations sont regroupées dans une vue plus large des portefeuille de projets et programmes de l' organisation.

Votre plan doit également détailler les méthodes de suivi et de reporting des progrès et des performances.

Les équipes peuvent utiliser leurs propres outils pour communiquer en interne, mais les logiciels individuels ne peuvent pas vous emmener plus loin.

Votre entreprise a besoin d'un espace centralisé pour planifier, collaborer et exécuter ses activités.

L'utilisation d'un outil' exécution des tâches ou solution de gestion de projets permet de regrouper l'ensemble de la collaboration sous un même toit, de sorte que tout le monde a accès aux mêmes informations à jour. La solution de gestion de projets favorise une meilleure collaboration tout en permettant aux chefs de projet de gérer plus facilement les activités en cours.

5 Conseils pour élaborer un plan d'exécution de projet réussi

Vous trouverez ci-dessous cinq conseils pour élaborer un plan d'exécution de projet réussi.

1 . Décrivez votre plan de projet

L'élaboration d'une ébauche de projet constitue un bon point de départ. Cette démarche permet de se concentrer sur les éléments nécessaires, étayés par des notes de pré-planification et les premières contributions des parties prenantes.

Répondez aux questions suivantes lors de l'élaboration du plan d'exécution du projet :

  • Quel est l'objectif du projet et comment s'articule-t-il avec le plan stratégique global ?
  • Quelles sont nos attentes et comment mesurons-nous notre réussite ?
  • Quels sont les principaux livrables?
  • Qui fait partie de l'équipe projet et quel est le rôle de chacun ?
  • Comment l'équipe parviendra-t-elle à exécuter les livrables et à respecter les délais ?
  • Que se passe-t-il lorsque le plan change ou si les livrables sont en retard ?
  • Quels sont les risques potentiels et les dépendances qui peuvent survenir dans le cadre du plan d'exécution du projet ?

Les parrains de projet , les clients et les autres parties prenantes peuvent ici fournir de précieux commentaires. Ces réponses vous aideront à déterminer le processus d'approbation , les tâches, les ressources et le calendrier, entre autres.

Plus le contour est solide, meilleures sont la clarté et la visibilité.

2 . Communiquez avec votre équipe

Recueillez les commentaires des membres de l'équipe. Leur expertise sera le moteur du projet.

Les chefs de projet doivent communiquer régulièrement avec les équipes tout au long de l'exécution par le biais de réunions debout qui :

  • Contributions au jour le jour
  • Examiner les dépendances de capacité
  • Identifier les problèmes à résoudre

Les équipes Agile et hybrides doivent déterminer comment elles veulent planifier et exécuter le travail.

Avec les projets Agile et hybrides, les équipes autonomes s'approprient davantage l'exécution. Le PMO ainsi de plus de temps pour aligner les projets sur les objectifs métiers. Un facteur clé consiste à s'assurer que l'équipe comprend les objectifs du projet et la façon dont ils s'alignent sur les initiatives de l' entreprise dans son ensemble, là où leurs contributions ont un réel impact sur l'entreprise.

3 . Favorisez les méthodes de travail hybrides

Les PMO performants défendent les équipes engagées dans ce travail hybride et adaptent chaque plan d'exécution de projet en conséquence.

Plutôt que de s'en tenir à une méthodologie unique, ils préconisent le type de travail le mieux adapté au résultat attendu.

Pour y parvenir, une solution PPM efficace fournit aux équipes les capacités et les outils nécessaires pour exécuter les activités selon les méthodes choisies.

Votre solution doit fournir à temps des données de haute qualité sur les ressources et les interdépendances des projets, programmes et portefeuilles. Les PMO bénéficient ainsi de la visibilité nécessaire pour gérer les initiatives à l'échelle de l' organisation. Et lorsque les choses changent, le PMO peut conseiller les dirigeants sur les arbitrages à faire entre les décisions potentielles et la replanification si nécessaire.

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4 . Aligner les livrables sur la stratégie de l' entreprise

Les PMO sont les mieux placés pour créer de la valeur stratégique dans l' organisation. Quel autre département peut traduire les objectifs et les stratégies de haut niveau en éléments de plus en plus détaillés ?

Les PMO d'aujourd'hui doivent prioriser les résultats qui créent de la valeur pour le client et l'entreprise, tout en s'alignant sur la stratégie de l'entreprise.

Une approche adaptative de la gestion de portefeuilles permet de coordonner les livraisons dans toute l'entreprise. Lorsque les priorités changent ou que des perturbations surviennent, les PMO peuvent orienter les changements organisationnels et replanifier si nécessaire.

5 . Soyez prêt pour le changement

Les changements dans le plan d'exécution des projets sont inévitables. Les bons plans de projet servent de guide pour savoir comment réagir lorsqu'une expédition est retardée ou que les échéanciers sont décalés.

L'objectif du projet, sa portée, son lien avec la stratégie d'entreprise et d'autres éléments du plan aident à cerner les demandes de changement. Les chefs de projet peuvent dire oui ou non en toute objectivité en fonction des résultats et de la valeur client recherchés par le projet.

Lors du traitement d'une reporting de changement, il est essentiel de bien comprendre la portée et l'objectif de la modification proposée .

  • Quelles actions sont nécessaires pour effectuer le changement ?
  • Combien de temps et de ressources cela prendra-t-il ?
  • D'autres dépendances, risques potentiels ou implications sont-ils à prendre en compte ?
  • Cela peut-il être fait autrement? En quoi le MVP (minimal viable produit) doit-il encore offrir la valeur escomptée ?

Les chefs de projet doivent déterminer comment les changements proposés affectent le plan, y compris les ressources, le calendrier et le budget.

Demandez des recommandations à l'équipe pour déterminer si certains membres de l'équipe sont en mesure de mettre en œuvre le changement, ainsi que le temps et les ressources nécessaires.

Élaborer un plan qui s'adapte aux besoins de l'entreprise

Les plans d'exécution aident les PMO à s'assurer que les livrables sont toujours alignés sur la stratégie. Aujourd'hui, l'élaboration d'un plan d'exécution de projet exige davantage de réflexions et de décisions.

Les PMO et les chefs de projet ne sont plus liés à des approches rigides. Les PMO d'aujourd'hui sont plus flexibles et s'adaptent aux changements en fonction des évolutions du marché, des pivots vers des priorités stratégiques, des opportunités d' innovation ou d'augmentation de la compétitivité, et des besoins des client.

La flexibilité doit faire partie intégrante de votre plan d'exécution de projet pour permettre aux équipes de changer de cap en un clin d'œil.

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