Présentation de l'entreprise

Le Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance) conçoit, assemble et met en œuvre des produits et services d'assistance adaptés à ses actionnaires et clients.

De l'assistance d'urgence à l'accompagnement au quotidien, le Groupe IMA propose une offre complète de services Mobilité (automobile, voyages et loisirs), Domicile (activité, télésurveillance, maison connectée), Santé et Bien-être, et Juridique. En 2021, IMA a reçu 12.6 millions d'appels et a traité 3.3 millions de dossiers.

  • Secteur d'activité : Services de soutien
  • Fondée : 1981
  • Siège social : Niort, France
  • Chiffre d'affaires (2021) :872m
  • Site web : https://ima.eu/fr

L'historique d'IMA avec Planview

Tout a commencé à 2004, lorsque le département informatique du Groupe IMA était encore proche d'une start-up. Le département informatique, qui comptait à l'époque un effectif de 30, a décidé d'acheter une solution de gestion de projets afin de consolider une liste de projets en cours et d'obtenir une vue d'ensemble de l'activité de l'entreprise. Ils ont choisi PSN 8 - le prédécesseur de Planview. Ce fut le début d'une longue et fructueuse collaboration.

10 ans plus tard, IMA a grandi. Le département informatique compte aujourd'hui environ 100 employés. PSN 8 a évolué et s'est amélioré pour devenir Planview. Le département s'est efforcé de mieux organiser la gestion des projets.

C'est à cette époque que le slogan "C'est vendredi, c'est le jour de la feuille de temps" a commencé à se répandre en interne, reflétant la nouvelle importance accordée par les employés à la comptabilisation du temps.

Mais c'est à l'adresse 2015 que les choses ont vraiment changé. Sous l'impulsion de la direction générale, le chef du département informatique a mis en place une gouvernance du plan informatique. "Cette gouvernance a notamment permis de formaliser la classification des projets en portefeuilles, la création d'un département de relations commerciales pour combler le fossé entre le département informatique et les opérations, ainsi que la mise en place de différents organes de prise de décision pour prioriser et superviser l'activité des projets." Le PMO (Project Management Office), supervisé par Rémy Hubert, a également été créé à cette époque.

Avance rapide jusqu'à 2018: constatant qu'un certain nombre de projets étaient en train de déraper, le département informatique a consulté tous les acteurs impliqués dans les projets et a créé la méthode "Smart Project Management". Basé sur une décomposition des projets en phases et en points de décision, il permet de connaître immédiatement l'état d'avancement d'un projet. Plus important encore, les vues dynamiques et les capacités de Planview ont permis à IMA de donner vie à cette méthode : transition d'une phase à l'autre, préparation ou passage de points de décision, etc.

Et l'histoire continue, avec une migration vers Planview prévue pour le début de l'année 2023. A suivre !

"Nous avons accéléré... en passant une vitesse à la fois !"

Benjamin Bobo, Responsable du Département Gestion et Performance Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance)

Les avantages pour IMA

Une décennie d'efforts a porté ses fruits : Le département informatique d'IMA est désormais en mesure de gérer un plan de capacité de trois mois.

En particulier, les rapports et les données de Planview leur permettent de.. :

  • Visualisez une image globale de la capacité de toutes les équipes, avec la possibilité d'effectuer des analyses approfondies.
  • Différencier la planification des activités "run" (récurrentes) et "build" (projet)
  • Faciliter l'effort de planification des responsables de projet grâce à des fonctionnalités qui relient la planification des activités, des ressources et des besoins en capacité associés.
  • Contrôler la santé du projet, la conformité du budget et la planification des ressources sur une base hebdomadaire (afin d'éviter une affectation excessive).
  • Faciliter les demandes de congés des employés grâce à des modèles d'emploi du temps pré-remplis

Le département informatique du groupe peut ainsi gérer son activité de projet de manière simple et fiable, au lieu de repousser continuellement les surcharges de travail.

Les conseils d'IMA pour un voyage réussi :

L'importance des champions et l'influence de la direction

"Il est essentiel de s'appuyer sur des champions qui sont en activité au plus près des équipes pour faire passer les messages importants. Depuis que nous avons réorganisé notre organisation pour intégrer nos PMO dans les équipes, il est beaucoup plus facile de faire respecter les bonnes pratiques. De même, l'implication active de la direction a été extrêmement efficace".

Rémy Hubert, EPMO Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance)

"Lorsque nous avons mis en place la méthode Smart Project Management, nous avons nommé des ambassadeurs chargés d'aider les employés à s'approprier la nouvelle méthode. Avec le recul, nous nous sommes rendu compte que nous aurions probablement pu donner plus de conseils et de frameworks à cette communauté d'ambassadeurs".

Benjamin Bobo, Responsable du Département Gestion et Performance Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance)

Le changement a ses limites

"On ne peut absorber qu'une quantité limitée de changements. Au-delà d'un certain point, l'assimilation s'arrête. C'est pourquoi il est essentiel de procéder progressivement plutôt que de dépasser les limites naturelles des équipes et de prendre le risque de les perdre. Il est également important d'adopter une approche centrée sur l'utilisateur. En fait, nous ne considérons pas notre passage à Planview comme une migration technique, mais plutôt comme une opportunité de repenser notre utilisation".

Rémy Hubert, EPMO Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance)

"Le changement ne doit pas être délégué, il doit être géré.

Benjamin Bobo et Rémy Hubert Groupe IMA (Inter Mutuelles Assistance)

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