kommIT: Harnessing a Professional PPM Tool to Boost Project Success

Avec plus de 20 ans d'expérience, KommIT est un acteur clé de la numérisation du gouvernement et de l'administration publique en Allemagne. Le cabinet de conseil soutient diverses entités et organisations publiques avec un large portefeuille de solutions techniques et de services professionnels pour aider à accélérer le rythme de la numérisation.

• Secteur d'activité : Services informatiques (secteur public) 
• Siège social : Cologne, Allemagne 
• Site web : https://www.komm-it.de/ 

La numérisation des processus papier peut grandement contribuer à améliorer l'efficience et la qualité des services publics. Les administrations allemandes en ont pris conscience. Ainsi, le fournisseur local de services de numérisation KommIT a enregistré une croissance spectaculaire de son volume d'affaires au cours des dernières années. De l’implémentation de logiciels aux mégaprojets d’infrastructure complexes, le cabinet de conseil a mené un nombre croissant d’initiatives clés pour le compte de clients gouvernementaux.

L'augmentation de l'activité commerciale s'est accompagnée d'une complexité accrue, ce qui a ravivé l'attention portée à des éléments fondamentaux tels que le respect des budgets et des calendriers. KommIT a alors décidé d'agir pour améliorer le taux de réussite de ses projets.

Il y a quelques années, KommIT avait mis en œuvre et déployé Planview. Cependant, ils avaient l'habitude de limiter leur utilisation de l'outil à quelques features et espaces de base, tels que les diagrammes de Gantt et les feuilles de temps. Utilisé comme une simple alternative à Excel, l'outil PPM n'était guère en mesure de donner sa pleine mesure et d'apporter de réels avantages.

Tout a changé lorsque Stefan Georg Müller a pris la direction de la gestion de projet à l'adresse 2018. Sous son égide, l'entreprise est passée à la version 7.1, a commencé à exploiter un éventail beaucoup plus large de capacités d'outils et a fait de Planview la source unique de vérité qui sous-tend l'ensemble du processus PPM.

Après avoir constaté que le taux de réussite des projets était médiocre, KommIT a décidé de revoir son processus et a découvert qu'il y avait matière à amélioration. "C'est alors qu'a commencé un effort pour évaluer l'efficience des pratiques de gestion de projet, en évaluant ce qui a été terminé correctement et ce qui a été terminé incorrectement, afin de corriger le tir." Le framework méthodologique qui en a résulté a été intégré à Planview pour aider les responsables de projet à rester sur la bonne voie.

Note : KommIT utilise une combinaison de méthodologies de gestion de projet agile, traditionnelles et hybrides, en fonction du périmètre, de la nature et de la complexité du projet en question.

Ce qui fait la force et la valeur d'un outil PPM , ce sont sans doute ses capacités multidimensionnelles. La capacité de Planview à révéler et à gérer les interconnexions entre les ressources, les budgets, les parties prenantes, les risques, les workflows et bien plus encore, élimine la complexité pour les responsables de projet, les aidant ainsi à respecter le périmètre, le budget et les délais de leurs projets.

Les fonctionnalités de communication et de collaboration intégrées à la plateforme ont également entraîné une réduction drastique des communications par courrier électronique - qui réduiraient l'efficience d'environ 30% .

Maintenant que l'entreprise utilise quotidiennement Planview pour gérer le cycle de vie des projets, de la préparation à la facturation, l'administration facilitée a permis aux responsables de projet de multiplier par cinq le nombre de projets qu'ils sont en mesure de gérer simultanément.

Dans l'ensemble, Komm IT a enregistré des résultats remarquables :

• 94% augmentation du taux de réussite des projets
• 97% augmentation des projets dans les limites du budget
• 52% diminution du temps passé à générer des rapports, à rechercher des informations sur les projets, etc.
• 324% augmentation du volume des projets

Parmi les plans de KommIT visant à améliorer encore les processus PPM et la réussite du projet, figure l'intégration prévue de capacités d'intelligence artificielle dans Planview. L'objectif est d'exploiter l'IA pour aider à identifier et à gérer l'impact de tout changement ou écart dans un projet dans les différents domaines et disciplines qu'il peut affecter (budget, ressources, risques, parties prenantes, etc.). Certaines fonctionnalités d'IA ont déjà été mises en œuvre dans Planview, et le PMO prévoit maintenant d'exploiter les interfaces pour intégrer les processus d'IA de manière plus transparente.