SoCura : une approche ciblée pour une planification des ressources et un contrôle efficaces

SoCura fournit des services informatiques, financiers et services professionnels à Malteser, une organisation d'aide internationale qui fournit des soins de santé et des services sociaux dans plus de 120 pays. En tant que partenaire informatique majoritaire du Malteser, SoCura joue un rôle clé dans sa transformation digitale et a étendu ses services à d'autres organisations d'aide sociale et religieuses.

Le PMO informatique de SoCura gère plus de 30 projets par an avec ses responsables de projet, allant du développement d'applications d'appel d'urgence et du conseil en conformité à des migrations d'infrastructure à grande échelle et à des implémentations de la gouvernance informatique.

La gestion de ce portefeuille dynamique a posé plusieurs défis au cours de la phase de planification de projets :

• Modifications fréquentes du périmètre ayant un impact sur les délais, les coûts et les risques
• Planification par phases où l'effort n'est pas clairement défini avant la fin de la phase d'initiation.
• Projets se terminant à l'issue de la phase d'initiation
• Projets non planifiés déclenchés par des besoins juridiques ou techniques

Ces problèmes ont été aggravés par un ensemble d'outils fragmentés - Excel pour la planification des ressources, MS Project pour les calendriers - qui nécessitaient un transfert manuel des données et conduisaient à des pertes de temps et d'argent :

• Faible visibilité de la disponibilité et de la capacité des ressources
• Difficulté à prendre en compte des facteurs tels que les vacances et les horaires à temps partiel
• Incapacité à élaborer un plan au-delà des besoins à court terme

La consolidation des données prenait également beaucoup de temps et n'était pas fiable, car les informations devaient être synchronisées manuellement entre les outils.

Il y a dix ans, SoCura a créé son PMO pour professionnaliser la gestion des projets.

Les principaux objectifs sont les suivants :

• Des données de projet transparentes et toujours accessibles
• Outils de planification simplifiés et unifiés
• Planification prévisionnelle de la capacité
• Visibilité claire des progrès et de l'utilisation
• Apprentissage rétrospectif

Le PMO a mis en œuvre PRINCE2 et a ensuite développé un framework de gestion de projet interne, mais les outils basés sur Excel ont limité les progrès ultérieurs. Pour atteindre le niveau supérieur, SoCura a choisi Planview ProjectAdvantage (anciennement Sciforma) comme solution PPM après une évaluation approfondie du marché.

Les principaux facteurs de différenciation de ProjectAdvantage :

• Fonctionnalités prêtes à l'emploi pour les mises à jour dynamiques, les aperçus et le suivi des ressources
• Déploiement rapide (8 mois pour la mise en service)
• Des coûts de conseil inférieurs à ceux de la concurrence
• Interface intuitive et formation assistée

L'implémentation de SoCura reflète son modèle opérationnel et ses besoins spécifiques, y compris son approche spécifique de la gestion des ressources des responsables de projet employés.

Contrairement à de nombreuses organisations qui suivent toutes les ressources dans leur outil PPM, SoCura se concentre exclusivement sur ses responsables de projet 13 pour le moment. Les autres ressources (développeurs, spécialistes) sont gérées par le biais d'une communication directe et d'une discussion stratégique avec les chefs de département. Les données des feuilles de temps des ressources non-PM ne font flux que pour des fins de facturation.

En cas de conflit ou de surcharge de ressources, les réunions mensuelles de planification utilisent les données de ProjectAdvantage :

• Revoir l'utilisation des ressources
• Identifier les responsables de projet surchargés
• Discuter des priorités des projets et ajuster les allocations
• Contrôler les ressources sous-réservées et attribuer de nouveaux projets à partir de la réserve d'idées.

"Nous ne discutons des ressources que lorsque quelqu'un est surbooké. Sinon, il n'y a pas de réunion." Viola Esch, responsable de projet

En outre, SoCura exploite les capacités de budgétisation de ProjectAdvantage avec deux approches de suivi distinctes :

• Budgets basés sur des échéances pour le contrôle financier et la planification
• Budgets basés sur les commandes pour suivre les engagements des clients

Le passage des processus manuels à ProjectAdvantage a apporté des avantages tangibles dans de multiples domaines.

Gain de temps grâce à l'automatisation

L'impact le plus immédiat a été l'élimination de la consolidation manuelle des données. Ce qui nécessitait auparavant de nombreuses copies entre plusieurs outils se fait désormais automatiquement au sein d'un seul et même système.

Source unique et fiable de données

Tous les projets sont désormais entièrement gérés par ProjectAdvantage, de l'idée à l'exécution, ce qui permet une analyse multidimensionnelle en toute confiance.

Planification réaliste des ressources

La fonctionnalité de base, qui donne un aperçu précoce de la capacité des ressources, s'est avérée particulièrement précieuse, servant de fondement à l'utilisation des capacités en comptabilisant les tâches récurrentes.

Capacité de planification stratégique

Plus important encore, SoCura peut désormais établir un plan jusqu'à un an à l'avance. Cette visibilité à terme soutient :

• Affectation proactive de ressources
• Amélioration de la planification de portefeuilles et du contrôle des projets
• Vue d'ensemble de tous les projets et de leurs indicateurs clés de performance
• Examen rétrospectif de la planification afin d'améliorer en permanence la planification des ressources

Avec le succès de son implémentation principale, SoCura a des plans ambitieux pour étendre l'utilisation de ProjectAdvantage :

• Une base d'utilisateurs plus large : Déploiement à des rôles non-PMO à travers SoCura et Malteser
• Intégration de systèmes : Synchronisation avec SAP pour l'automatisation des données financières
• Portail client : Fournir aux clients un accès en temps réel aux rapports et aux mises à jour des projets