Comment Apollo Tyres a automatisé ses processus et centralisé la gouvernance pour accélérer sa transformation stratégique

S'appuyant sur des outils disparates et des processus cloisonnés, Apollo Tyres Ltd. manquait de visibilité sur ses initiatives stratégiques et les projets qui les soutenaient. La gestion des projets via des e-mails et des feuilles de calcul se traduisait par de longs cycles et empêchait la mise en place d'une gouvernance centralisée. Par ailleurs, l'entreprise ne disposait pas d'une solution de PMO informatique dotée de capacités de reporting avancées, indispensables pour bénéficier d'analyses clés et éclairer ses décisions.

Apollo Tyres a engagé un vaste programme de modernisation afin de passer de processus manuels de gestion des programmes et des projets à une plateforme centralisée, capable d'automatiser les workflows et d'offrir une visibilité complète sur les initiatives stratégiques. Ce fabricant de premier plan a ainsi optimisé significativement ses processus et fait évoluer son organisation d'un PMO informatique vers un EPMO.

Fabricant de pneumatiques fondé en 1972, Apollo Tyres est devenu un acteur industriel majeur doté d'une forte présence mondiale, notamment en Inde et en Europe. Son vaste portefeuille de produits comprend des pneus pour véhicules particuliers, poids lourds, deux-roues et applications agricoles. Pour ses activités à l'international, l'entreprise peut compter sur un réseau de plus de 1 400 distributeurs répartis dans 100 pays. Guidée par sa vision « driving progress, together », Apollo Tyres a bâti une marque solide et reconnue, générant plus de 3,1 milliards de dollars de chiffre d'affaires annuel.

Apollo Tyres utilisait des outils non intégrés et des processus manuels pour suivre l'avancement des projets et gérer les approbations à l'échelle de son activité industrielle mondiale. Le PMO informatique ne disposait pas d'une solution de gestion de programmes et de projets robuste permettant une communication centralisée et une gouvernance efficace, tandis que la collecte de la demande et la priorisation des projets demandaient un effort manuel considérable.

Le suivi de l'évolution du statut des demandes par e-mail et via des feuilles de calcul entraînait des cycles de projet prolongés, parfois étalés sur des centaines d'échanges. Cette approche manuelle ralentissait les décisions critiques liées à l'approbation et à la priorisation des projets, tout en empêchant la production de rapports et de tableaux de bord consolidés pour les leaders. Faute de visibilité sur l'alignement entre les projets et les initiatives stratégiques, les équipes dirigeantes ne disposaient pas des informations nécessaires pour piloter efficacement la prise de décision.

« Nous avions principalement besoin d'une solution pour pouvoir piloter nos initiatives stratégiques », explique Prasuna Emani, Divisional Head, Global IT PMO, chez Apollo Tyres Ltd. « Nous ne disposions ni d'un cadre de gouvernance formalisé, ni d'un moyen de suivre les projets et d'en mesurer le succès. »

Lorsque l'entreprise s'est lancée dans une transformation interne de grande ampleur, elle a réalisé qu'elle avait besoin d'une plateforme EPMO robuste, capable d'automatiser les workflows et d'établir une gouvernance centralisée. Un audit récent a également mis en évidence la nécessité de remplir un cahier des charges strict en matière de conformité et de protection des données.

Au cours du processus de sélection, Planview AdaptiveWork s'est distingué comme la seule solution PPM capable de répondre aux exigences de conformité de l'entreprise, grâce à une gestion des accès basée sur les rôles (RBAM). Cette fonctionnalité était essentielle pour soutenir la collaboration interservices dans le cadre du programme Apollo 2.0.

Autre atout déterminant : les capacités avancées de reporting et de tableaux de bord, avec une intégration native à Power BI.

« Grâce aux intégrations IA, aux fonctionnalités prêtes à l'emploi et à la qualité du support, Planview AdaptiveWork présentait de nombreux avantages par rapport aux autres solutions, en particulier en matière de reporting et de tableaux de bord », explique Prasuna Emani.

L'implémentation d'AdaptiveWork a permis à Apollo Tyres de fluidifier la communication et d'établir un processus de gouvernance de projet centralisé. Cette approche a considérablement réduit la dépendance aux échanges d'e-mails pour les approbations, un enjeu majeur pour une organisation mondiale disposant de sites de production répartis entre l'Inde et l'Europe.

Apollo Tyres a également tiré parti de l'automatisation des workflows d'AdaptiveWork pour alléger la charge manuelle et accroître la cohérence dans l'exécution des projets. L'entreprise a mis en place cinq jalons prédéfinis dans AdaptiveWork, intégrant des tâches et des approbations basées sur les rôles directement au sein des workflows. Ces processus rationalisés et robustes, assortis de rappels automatisés, ont permis de réduire significativement les délais des projets et des cycles de gestion de la demande.

« Tous les workflows sont prédéfinis dans l'outil. Sans cela, nous aurions au minimum une centaine d'e-mails échangés, car de nombreux acteurs interviennent tout au long du processus », explique Prasuna Emani.

Lorsque le Chief Digital Officer (CDO) d'Apollo Tyres, Hizmy Hassen, s'est engagé à produire l'ensemble des reportings directement depuis la plateforme, il a clairement signalé aux équipes que la transformation était non négociable. Le fait de promouvoir la solution comme source unique de reporting a favorisé l'adoption à l'échelle de l'organisation et supprimé la nécessité de créer des rapports sous PowerPoint ou par e-mail.

« En exploitant les capacités d'AdaptiveWork, nous pouvons moderniser notre approche de la gestion de projets et optimiser nos processus à l'échelle de l'entreprise », souligne Hizmy Hassen.

Prasuna Emani attribue également le succès de l'adoption utilisateur à l'organisation de sessions régulières de sensibilisation, destinées à traiter des problématiques spécifiques. Elle cite par ailleurs l'University of Planview, portail de formation gratuit en libre-service, comme une ressource indispensable.

Le déploiement initial de Planview AdaptiveWork a débuté avec 75 utilisateurs au sein de la fonction IT, avant de s'étendre pour soutenir le programme Apollo 2.0 avec l'ajout de cinq portefeuilles et de 150 utilisateurs répartis sur plusieurs fonctions métiers. Les capacités de gestion des accès basée sur les rôles (RBAM) permettent à l'ensemble des utilisateurs d'accéder à la plateforme, tout en assurant l'application de contrôles de sécurité et de conformité rigoureux pour limiter l'accessibilité des données sensibles aux utilisateurs disposant des habilitations et du niveau d'implication requis.

En s'appuyant sur les capacités avancées d'AdaptiveWork, Apollo Tyres a atteint un objectif métier clé : une visibilité descendante complète sur l'ensemble des initiatives stratégiques. À la suite de la seconde phase de déploiement d'AdaptiveWork, étendue à cinq business units supplémentaires, l'entreprise a également commencé à utiliser la plateforme pour recenser les initiatives non stratégiques, principalement liées à l'exécution des projets.

« Nous avons désormais 100 % de nos initiatives stratégiques dans AdaptiveWork. Et nous avons également 50 % des initiatives non stratégiques dans la plateforme, car il est essentiel pour nous de connaître leur volume à l'échelle de l'organisation », explique Prasuna Emani.

En seulement deux semaines après ce second déploiement, l'entreprise a atteint un taux d'adoption utilisateur de 100 %. Prasuna Emani attribue ce résultat à un fort sponsoring exécutif, ainsi qu'à la capitalisation sur les enseignements tirés du premier déploiement. L'University of Planview a également joué un rôle clé dans l'accélération de l'adoption. Ce portail robuste en libre-service met à disposition des contenus d'e-learning à la demande, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement des réponses à leurs questions et d'adopter la solution en toute confiance grâce à une approche à la fois pédogique et pratique.

Les KPI d'Apollo Tyres ont eux aussi confirmé le succès de la mise en œuvre d'AdaptiveWork, dépassant l'objectif initial de 75 % de l'organisation en matière de gouvernance et de visibilité sur les projets pour atteindre 95 %.

Un autre résultat majeur a été obtenu grâce à l'intégration d'AdaptiveWork avec la plateforme applicative low-code de l'entreprise. Cette connexion fluide permet aujourd'hui à Apollo Tyres de collecter des indicateurs financiers critiques pour les équipes finance. L'automatisation du processus projet Stage-Gate assure un suivi cohérent et un reporting fiable des indicateurs financiers Stage-Gate 5, dont des données CAPEX et OPEX précises.

À la suite du succès du déploiement, l'un des objectifs immédiats d'Apollo Tyres consiste à approfondir les intégrations du système, notamment avec Power BI et Microsoft Teams. Ces intégrations permettront de répondre aux exigences critiques de reporting du programme Apollo 2.0, tout en offrant un accès simplifié aux chefs de projet.

Alors que la maturité de sa gouvernance augmente, Apollo Tyres étudie également les capacités natives de planification des ressources offertes par AdaptiveWork pour continuer à optimiser la capacité des ressources. En enrichissant les projets avec des informations clés sur les ressources – telles que le nom des contributeurs –, le fabricant mondial pourra obtenir une visibilité transverse sur la capacité et l'affectation des ressources, et ainsi générer des gains d'efficience et des économies à l'échelle de l'entreprise.

À plus long terme, Emani entend s'assurer que la plateforme soutient l'évolution des besoins métiers partout où elle est déployée.