Cognizant automatise les processus de gestion des programmes et des projets pour favoriser la transformation interne

Après une violation majeure de la sécurité et un besoin accru de rationaliser leurs processus existants, Cognizant s'est lancée dans une initiative de modernisation qui comprenait plus de 40+ programmes nécessitant une gouvernance, des réunions et des mises à jour en cours de route. Avec un tel nombre de projets à gérer, les processus et outils manuels et à forte intensité de main-d'œuvre de l'entreprise n'étaient ni durables ni rentables.

Cognizant s'est tourné vers Planview® PPM pour obtenir un ensemble global d'outils de gestion des investissements, des projets et des portefeuilles, qui lui permettrait de centraliser et d'automatiser un grand nombre des processus qui avaient été si chronophages. Avec Planview PPM, Cognizant a pu apporter de la cohérence aux processus PPM de l'entreprise tout en automatisant ses fonctions de reporting existantes. Par conséquent, cette automatisation a favorisé le succès des initiatives de remédiation et de transformation de l'entreprise.

Based in Teaneck, NJ, USA, Cognizant is a professional services organization that delivers technology and consultancy services to clients in every industry, with a strong presence in life sciences and financial services. Founded as an in-house technology unit of Dun & Bradstreet in 1994, the company started serving external clients in 1996 and has grown organically with acquisitions since then. Cognizant employs over 340,000+ engineers globally to drive its mission to modernize technology, reimagine processes, and transform experiences for organizations all over the world.

Rien ne pousse à la transformation organisationnelle comme une crise. C'est le cas de Cognizant. Après une importante faille de sécurité en 2020, l'entreprise a réussi à transformer ses processus de planification et de gestion de projet en six mois seulement, grâce à Plainview PPM.

"Avant d'adopter Planview PPM, nos processus étaient très manuels et exigeaient beaucoup de travail", explique Estela Lauricella-Thota, directrice principale de la transformation technologique et responsable de l'Enterprise Project Management Office de Cognizant. "Nous avions très peu de visibilité sur nos portefeuilles d'investissement."

Les processus PPM de Cognizant n'étaient pas seulement manuels, mais ils étaient également incohérents et non viables. Ces problèmes sont devenus encore plus évidents lorsque l'entreprise s'est lancée dans une initiative majeure de remédiation et de modernisation avec plus de 40 programmes distincts, chacun avec ses propres équipes et groupes requis, ainsi qu'une gouvernance fréquente, des réunions du conseil d'administration et des mises à jour.

Bien que la société ait engagé très tôt des consultants pour l'aider à organiser et à moderniser ses processus internes, il était clair que Cognizant avait besoin d'un outil pour centraliser et automatiser une grande partie des rapports et du travail fastidieux. Cela inclut également la nécessité d'une stratégie plus rentable.

Lauricella-Thota a aidé à organiser la pratique de gestion de projet d'entreprise de la société et a travaillé à la modernisation des processus et de la technologie PPM de la société. Il s'agissait notamment de choisir la solution numérique PPM adaptée aux besoins de l'organisation. Elle a demandé conseil au groupe interne de conseil à la clientèle de Cognizant pour comprendre comment communiquer efficacement les meilleures pratiques de Cognizant aux nouveaux clients.

"Ensemble, nous avons élaboré une analyse très utile de la carte thermique de nos besoins en termes de processus de base, de facilitateurs et de processus de soutien. Cela nous a permis de nous aligner sur les priorités de la gestion de portefeuille et de la qualité des programmes, y compris la décision de centraliser notre plate-forme PPM et de développer notre feuille de route d'entreprise en utilisant une approche basée sur la valeur", déclare Lauricella-Thota.

Lauricella-Thota a mis en place un groupe de pilotage multidisciplinaire avec des représentants de l'informatique, de la sécurité informatique et de la transformation technologique afin de piloter la feuille de route du PMO d'entreprise et de mettre en place de nouvelles équipes, de nouveaux processus et une nouvelle gouvernance pour chaque projet. "Nous nous sommes concentrés sur la mise en place de modèles de processus de base et sur la standardisation des chartes de projet, des rapports d'état, des demandes de changement et des clôtures de projet dans tous les domaines." Parallèlement, l'équipe a étudié les outils et technologies PPM disponibles sur le marché, en commençant par quelques outils potentiels, puis en réduisant ses options à quatre outils à prendre en considération.

"Il est apparu très rapidement que Planview PPM était le meilleur choix pour nos besoins, non seulement en raison de ses fonctionnalités mais aussi de la capacité de l'entreprise à exécuter notre feuille de route. Planview a été un excellent partenaire avec lequel travailler", déclare Mme Lauricella-Thota. Mme Lauricella-Thota a déclaré qu'elle appréciait la plate-forme PPM de Planview en raison de son caractère "cloud native", de son interface utilisateur moderne et de sa facilité d'utilisation pour les capacités de self-services. "Nous avons senti que l'interface et la profondeur des fonctionnalités et des capacités nous permettraient de remplir rapidement nos engagements et nos priorités les plus importants."

En six mois, l'équipe de Lauricella-Thota a mis en place des processus cohérents pour la réception de la demande, la planification des investissements et la gestion des programmes et des projets. Cette démarche a permis d'améliorer la cohérence, la réussite des livraisons, la prévisibilité et la visibilité des cycles de gestion de la demande et des projets. Grâce à Planview AdaptiveWork, Lauricella-Thota a pu mettre en place un puissant système de notation des priorités d'investissement basé sur les critères développés par les équipes.

"Nous sommes actuellement en bonne voie de centraliser la gestion de la capacité des ressources et de passer à une plate-forme PPM complète intégrée à l'entreprise", déclare Lauricella-Thota.

Lauricella-Thota estime que le tableau de bord et les autres fonctionnalités de Planview sont extrêmement efficaces : "Planview AdaptiveWork facilite la réalisation d'analyses d'hypothèses exhaustives, et le tableau de bord ainsi que les informations relatives à la prise de décision sont très utiles, car ils nous permettent de voir la demande et d'analyser la valeur dans tous les domaines du portefeuille".

D'un simple clic, les chefs de projet peuvent numériser toutes les chartes de projet, les plans de travail, les feuilles de route et les diagrammes de Gantt avec leurs jalons, tâches et dépendances pour chaque projet. Les projets sont organisés par domaines, fonctions commerciales et risques. En cas de changement, la plate-forme PPM de Planview met automatiquement à jour les chartes.

"Planview PPM nous donne une visibilité de bout en bout, accélère notre temps de mise sur le marché et nous prépare à tout l'examen des investissements dont nous avons besoin à l'avenir", déclare Lauricella-Thota. "Je ne saurais trop insister sur l'importance de cet outil pour les rapports de gouvernance."

Lauricella-Thota est fière de la transformation rapide de Cognizant en PPM avec Planview PPM et conseille aux autres de consacrer du temps à la découverte, à l'élaboration d'une feuille de route, à l'alignement et à l'adhésion de la direction avant de préparer la mise en œuvre avec l'outil de leur choix. "Concentrez-vous d'abord sur quelques-uns de vos plus gros problèmes. Une fois que vous les avez mis en œuvre, vous pouvez passer à d'autres fonctions et optimiser ce que vous avez déjà mis en œuvre."