Cognizant modernise sa gestion de projets et de portefeuilles pour impulser sa transformation interne

À la suite d'un incident de cybersécurité et face au besoin croissant de rationaliser ses processus de PPM existants, Cognizant a lancé une initiative de modernisation englobant plus de 40 programmes qui exigeaient une gouvernance efficace, avec des points d'étape opérationnels et exécutifs. Avec autant de programmes à gérer, les processus manuels et intensifs en main-d'œuvre de l'entreprise, ainsi que ses outils, n'étaient ni viables ni rentables.

En mettant en œuvre la solution PPM de Planview®, Cognizant a pu rapidement standardiser ses processus, automatiser les tâches routinières et obtenir une visibilité en temps réel sur la performance des programmes. Cette approche globale a permis de transformer leurs pratiques de gestion de projets tout en les positionnant pour une innovation continue.

Basée à Teaneck, dans le New Jersey, Cognizant propose des services technologiques et de conseil à une clientèle mondiale opérant dans un large éventail de secteurs, avec une forte présence dans les sciences de la vie et les services financiers. Fondée en 1994, l'entreprise n'a cessé de se développer, comptant aujourd'hui 340 000 collaborateurs dans le monde. Cognizant se consacre à la modernisation des technologies, à la réinvention des processus et à la transformation des expériences pour les organisations du monde entier.

Rien ne stimule autant la transformation organisationnelle qu'une crise. C'est ce qui s'est passé chez Cognizant. Après avoir subi une violation de cybersécurité en 2020, l'entreprise a réussi à transformer ses processus de planification et de gestion de projets en seulement six mois, grâce à Planview PPM.

« Avant d'adopter Planview PPM, nos processus étaient très manuels et laborieux », explique Estela Lauricella-Thota, directrice principale de la transformation technologique et EPMO de Cognizant. « Nous avions très peu de visibilité sur nos portefeuilles d'investissement. »

Les processus PPM de Cognizant étaient non seulement manuels, mais également incohérents et non viables. Ces lacunes sont devenues encore plus flagrantes lorsque l'entreprise a lancé d'importants projets de remédiation et de modernisation. Chaque programme nécessitait ses propres équipes et structures de gouvernance, avec des mises à jour fréquentes aux conseils d'administration, ce qui compliquait les choses.

Bien que l'entreprise ait engagé très tôt des consultants pour l'aider à organiser et à moderniser ses processus internes, il était clair que Cognizant avait besoin d'un outil pour centraliser et automatiser une grande partie du reporting et des tâches fastidieuses. Il lui fallait aussi adopter une stratégie plus rentable.

Estela Lauricella-Thota a contribué à structurer la pratique de gestion de projets d'entreprise et à moderniser les processus et technologies PPM de l'entreprise. Cela comprenait le choix de la solution PPM digitale la plus adaptée aux besoins de l'organisation. Elle a sollicité les conseils du groupe de conseil client de Cognizant pour comprendre comment partager efficacement les bonnes pratiques de l'entreprise avec les parties prenantes internes et les nouveaux clients.

« Ensemble, nous avons élaboré une analyse cartographique très utile de nos besoins en matière de processus clés, d'outils de support et d'éléments facilitateurs. Cela nous a permis de nous aligner sur les priorités de gestion de portefeuille et de qualité des programmes, y compris la décision de centraliser notre plateforme PPM et de construire notre feuille de route d'entreprise selon une approche fondée sur la valeur », explique Estela Lauricella-Thota.

Estela Lauricella-Thota a mis en place un groupe de pilotage pluridisciplinaire avec des représentants de l'IT, de la sécurité informatique et de la transformation technologique pour piloter la feuille de route de l'EPMO et instaurer de nouveaux groupes de travail, processus et structures de gouvernance en amont du déploiement de l'outil. « Nous nous sommes concentrés sur la mise en place de modèles de processus clés et sur la standardisation des chartes projets, des rapports d'avancement, des demandes de changement et des clôtures de projets dans tous les domaines. » Parallèlement, l'équipe a examiné les outils et technologies PPM disponibles sur le marché, en partant d'un ensemble de solutions potentielles pour réduire leur sélection à quatre outils présélectionnés.

« Il est vite apparu que la solution PPM de Planview répondait parfaitement à nos besoins, non seulement grâce à ses fonctionnalités mais aussi à la capacité de l'entreprise à mettre en œuvre notre feuille de route. Planview a été un partenaire de choix », commente Estela Lauricella-Thota. Estela Lauricella-Thota a souligné qu'elle appréciait la plateforme PPM de Planview en raison de son infrastructure cloud native, de son interface moderne et de la facilité d'usage pour les fonctionnalités en self-service. « Nous estimions que son interface et la richesse de ses fonctionnalités nous permettraient de tenir rapidement nos engagements et priorités les plus importantes. »

Au cours de six mois de mises en production, l'équipe d'Estela Lauricella-Thota a instauré des processus uniformes pour la gestion de la demande, la planification des investissements ainsi que la gestion de programmes et de projets. Cette approche a renforcé la cohérence, la fiabilité des livraisons, la prévisibilité et la transparence tout au long des cycles de gestion de la demande et des projets. Avec Planview AdaptiveWork, Estela Lauricella-Thota a pu instaurer un système de notation des priorités d'investissement, fondé sur des critères définis par les équipes.

« Nous sommes actuellement bien engagés dans la centralisation de la gestion de la capacité des ressources et nous avançons vers une plateforme PPM intégrée à l'échelle de l'entreprise », précise Estela Lauricella-Thota.

Estela Lauricella-Thota juge le tableau de bord de Planview et ses autres fonctionnalités extrêmement efficaces : « Planview AdaptiveWork facilite les analyses de type « what-if » et offre des tableaux de bord et des insights décisionnels très précieux, qui nous permettent de visualiser la demande et d'analyser la valeur dans les différents domaines du portefeuille. »

En un clic, les chefs de projet peuvent digitaliser toutes les chartes projets, feuilles de route, plannings et diagrammes de Gantt, avec les jalons, tâches et dépendances précisés pour chaque projet. Les projets sont organisés par domaines, fonctions métiers et risques.

« La solution PPM de Planview nous offre une visibilité de bout en bout, accélère notre mise sur le marché et nous prépare à tous les examens d'investissement que nous devons affronter à l'avenir », constate Estela Lauricella-Thota. « Je ne saurais trop insister sur l'utilité de cet outil pour les rapports de gouvernance. »

Estela Lauricella-Thota est fière de la transformation rapide du PPM chez Cognizant grâce à la solution PPM de Planview. Elle conseille aux autres de prendre le temps de faire de la découverte, de construire une feuille de route, de s'aligner et d'obtenir l'adhésion des dirigeants avant de préparer le déploiement, quel que soit l'outil choisi. « Concentrez-vous d'abord sur quelques-uns de vos plus gros problèmes. Une fois ces éléments en place, vous pourrez passer à d'autres fonctions et optimiser ce que vous avez déjà mis en œuvre. »

Avec l'élargissement du portefeuille, les responsables avaient plus de mal à identifier les risques dans les programmes majeurs, tandis que l'agrégation limitée des données en temps réel rendait les revues plus longues. L'organisation devait également déployer la formation PPM à grande échelle pour garantir l'adoption homogène des bonnes pratiques.

Il est vite apparu que l'automatisation et l'IA générative seraient essentielles pour centraliser les données et simplifier les workflows. L'organisation devait rendre les bonnes pratiques à la fois accessibles et actionnables pour toutes les équipes, ce qui l'a amenée à explorer les capacités d'IA générative pour compléter les approches PPM traditionnelles.

Implémentation des capacités d'IA générative

Avec le socle PPM de Planview solidement en place, Cognizant était prête à faire évoluer ses capacités de gestion de projets grâce à l'intelligence artificielle. L'organisation a défini une approche structurée pour le déploiement de l'IA générative, comprenant :

• La priorisation des cas d'usage selon leur impact métier et leur faisabilité
• Définition claire des attentes et des critères de réussite
• Une collaboration étroite avec Planview pour intégrer les capacités IA dans les workflows existants
• L'exploitation de ses bibliothèques de documents et bases de connaissances pour l'entraînement des modèles IA

L'équipe a mis en œuvre les capacités d'IA générative dans les principaux domaines du PMO :

• Gouvernance : détection rapide des risques projet et résumés automatisés de contenu
• Processus/formation : accompagnement pas à pas et support méthodologique
• Reporting technique : récupération automatisée de rapports et assistance intelligente
• Analyse de documents : génération rapide d'insights à partir de la documentation projet

« Nous avons mis l'accent sur l'intégration directe de ces capacités dans nos workflows et bibliothèques », explique Estela Lauricella-Thota. « Avec cette approche, l'IA générative est devenue une extension naturelle de nos pratiques de gestion de projets, plutôt qu'un outil à part entière. »

Résultats et perspectives

L'intégration des capacités d'IA générative via Planview Copilot a permis de nombreux bénéfices :

• Suivi de la conformité des programmes en temps réel et analyse des écarts
• Amélioration de la productivité grâce à la gestion de projets assistée par l'IA générative
• Accélération de l'adoption utilisateur grâce à la formation pilotée par l'IA générative
• Meilleure identification et atténuation des risques projet

Cognizant compte maintenant étendre ses capacités d'IA générative via l'Inner Circle de Planview dédié au développement de l'IA, avec des fonctionnalités Copilot enrichies, centrées sur l'intégration de workflows personnalisés, prévues tout au long de 2025.

« Il s'agit de prioriser vos besoins tout en fixant des attentes réalistes concernant la productivité et l'adoption de l'IA générative », conclut Estela Lauricella-Thota.