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Vous utilisez probablement des dizaines d'outils de travail au quotidien : e-mails et autres outils de communication, outils de gestion de projets, outils de documentation, etc. Il peut être épuisant de passer d'un outil à un autre pour maintenir l'alignement de tout le monde. Pourquoi alors devriez-vous utiliser des tableaux Kanban ?

Kanban 101: Supercharge your team’s productivity

En encourageant les équipes à identifier, prioriser et réaliser intentionnellement les activités une par une, Kanban peut contribuer à lutter contre les effets néfastes du multitâche dans un contexte d'hyperstimulation.

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Un tableau Kanban vous permet de gérer visuellement votre travail.
Un tableau Kanban vous permet de gérer visuellement votre travail.

Un tableau Kanban bien conçu peut rassembler toutes les informations contenues dans des outils disparates, vous aidant ainsi à gagner du temps, à rester concentré et à travailler plus efficacement.

Poursuivez votre lecture pour découvrir pourquoi vous devriez utiliser des tableaux Kanban et comment les intégrer à vos outils et processus existants.

En quoi consistent les tableaux Kanban ?

Les tableaux Kanban constituent un espace partagé dans lequel les équipes et les organisations peuvent gérer visuellement leur travail. Les tableaux Kanban tirent parti de notre préférence innée pour les informations visuelles afin d'aider les équipes à :

  • Visualiser les tâches en cours
  • Rationaliser leurs processus
  • Préserver la fluidité du flux de travail de l'étape « À faire » à l'étape « Terminé »

Qui utilise des tableaux Kanban ?

Utilisés à l'origine par les managers IT et les équipes de développement logiciel, les tableaux Kanban ont depuis été massivement adoptés par tous types d'équipes et d'organisations. Les tableaux Kanban sont particulièrement populaires parmi les équipes qui appliquent les méthodes Lean et Agile, car ils offrent la visibilité et la transparence nécessaires pour développer l'agilité opérationnelle.

Toute équipe qui suit un processus reproductible peut utiliser des tableaux Kanban pour :

  • Clarifier son processus
  • Améliorer son workflow
  • Travailler plus efficacement

Les raisons d'utiliser des tableaux Kanban

L'utilisation de tableaux Kanban présente de nombreux avantages par rapport aux systèmes traditionnels de gestion de projets :

Les tableaux Kanban sont visuels.Les tableaux Kanban tirent parti de notre préférence innée pour les informations visuelles.
Les tableaux Kanban sont flexibles.Les tableaux Kanban sont conçus pour être adaptés au processus spécifique de votre équipe et peuvent évoluer avec elle à mesure qu'elle gagne en maturité.
Les tableaux Kanban permettent une collaboration plus efficace.Les tableaux Kanban éliminent en grande partie la nécessité de tenir des réunions sur l'état d'avancement des projets car ils fournissent ces informations via l'emplacement des cartes et les détails qu'elles indiquent. La centralisation de la communication et de la gestion du travail favorise des interactions plus riches au sein des équipes.
Les tableaux Kanban améliorent l'efficacité.Les tableaux Kanban offrent à tous la visibilité nécessaire pour veiller à que les activités prioritaires restent prioritaires, améliorant ainsi l'efficacité de l'équipe.
Les tableaux Kanban favorisent la focalisation.Les tableaux Kanban aident tout le monde à rester focalisé sur l'achèvement des activités existantes avant de commencer une nouvelle activité.
Les tableaux Kanban rassemblent les équipes dispersées géographiquement.Les tableaux Kanban fournissent un espace virtuel partagé où tout le monde peut travailler ensemble de manière indépendante.

Examinons en détail chacune de ces raisons justifiant pourquoi vous devriez utiliser des tableaux Kanban afin de gérer votre travail.

Les tableaux Kanban sont visuels

Les humains sont des créatures visuelles. Il est plus facile pour nous d'assimiler des informations à l'aide d'un outil visuel. C'est pourquoi un tableau Kanban constitue l'outil idéal pour aider les équipes à « voir » et à comprendre instantanément chaque partie d'un projet.

Avec très peu de contexte, n'importe qui peut regarder le tableau Kanban d'une équipe et identifier :

  • Le nombre d'activités en cours
  • Où se trouve chacune de ces activités dans son processus
  • Le nombre d'activités qui ont été achevées
  • Quels membres de l'équipe sont affectés à quelles activités
  • Où des goulets d'étranglement peuvent exister dans le processus
  • Si des activités sont bloquées
  • Si la date d'échéance de certaines activités est dépassée

Dans la plupart des organisations, ces informations sont masquées, non pas intentionnellement, mais parce qu'elles ne sont pas communiquées de manière proactive, ouverte ou visuelle.

Les tableaux Kanban étant visuels, une personne recherchant des informations sur une activité n'a pas besoin de parcourir un fil de correspondance pour trouver les renseignement dont elle a besoin pour commencer une tâche.

Les personnes à la recherche d'informations actualisées n'ont pas à déchiffrer des données dans une feuille de calcul volumineuse pour déterminer si une tâche ou un projet a été lancé ou achevé. Elles n'ont pas besoin d'interrompre les membres de leur équipe pour déterminer comment elles peuvent apporter leur contribution à un projet.

Lorsqu'ils sont utilisés efficacement, les tableaux Kanban deviennent une source partagée d'informations fiables, à laquelle les membres d'une équipe, les dirigeants et les autres parties prenantes peuvent se référer pour obtenir rapidement des réponses à d'innombrables questions sur les activités.

Comment utiliser des tableaux Kanban

Contrairement à de nombreux outils de gestion de projets, qui sont structurellement rigides, les tableaux Kanban sont flexibles du fait de leur conception. Ils sont destinés à être personnalisés, modifiés et itérés pour répondre aux besoins de tous les utilisateurs. Cette flexibilité a pour objet de permettre aux équipes non seulement de refléter leur processus sur le tableau, mais aussi de l'améliorer.

Cependant, tous les tableaux blancs virtuels sur lesquels figurent des notes autocollantes ne sont pas des tableaux Kanban. La spécificité des tableaux Kanban tient à quelques éléments clés :

  • Ils comportent des couloirs verticaux qui représentent les étapes d'un processus.
  • Ils comportent des cartes (similaires à des notes autocollantes) qui représentent des activités.
  • Les cartes Kanban se déplacent tout au long du processus de gauche à droite.

Au-delà de ces caractéristiques, les possibilités qu'ils offrent sont infinies. C'est aux personnes ou aux équipes qui utilisent un tableau de décider comment l'exploiter.

  • Des couloirs verticaux peuvent être ajoutés pour représenter des étapes spécifiques du processus.
  • Des couloirs horizontaux peuvent être ajoutés pour représenter les workflows qui se déroulent simultanément.
  • Les détails des cartes, tels que les types de cartes et des icônes personnalisées, peuvent être utilisés pour indiquer le type d'activité, son état d'avancement ou d'autres informations importantes pour l'équipe.
  • Des politiques de processus peuvent être utilisées pour définir explicitement la façon dont les cartes se déplacent dans le tableau.
  • Des limitations des tâches en cours peuvent être mises en œuvre pour limiter proactivement le volume de travail en cours à un moment donné.
Voici un exemple de tableau Kanban avec des couloirs secondaires verticaux et horizontaux. Les limitations des tâches en cours sont indiquées par un chiffre en haut à droite.
Voici un exemple de tableau Kanban avec des couloirs secondaires verticaux et horizontaux. Les limitations des tâches en cours sont indiquées par un chiffre en haut à droite.

Les tableaux Kanban permettent une collaboration plus efficace

En général, les membres d'une équipe passent beaucoup de temps à collecter, rassembler et communiquer des informations sur l'état d'avancement des projets.

Avec les tableaux Kanban, les équipes communiquent ces données actualisées en déplaçant simplement des cartes sur le tableau. Tous les membres de l'équipe peuvent consulter le tableau et identifier rapidement où en est le travail, sans avoir à interrompre quiconque.

Les membres de l'équipe, qu'ils soient sur site ou à distance, peuvent consulter les détails des cartes, les commentaires et les autres informations qu'elles contiennent pour déterminer avec précision ce qui a été réalisé ou non.

Ainsi, les conversations évoluent pour ne plus se limiter aux éléments de base (quel est notre objectif, que devons-nous réaliser, etc.) et donnent lieu à des types de collaboration plus approfondis (quelle est la meilleure façon d'aborder cette question, quels autres facteurs devrions-nous prendre en compte, etc.).

Les tableaux Kanban peuvent également aider les dirigeants à travailler avec leurs équipes de manière plus pertinente. Plutôt que de passer des heures chaque jour à essayer de déterminer où en est le travail, ils peuvent consacrer plus de temps et d'énergie à la résolution active des problèmes et à la collaboration avec leurs équipes.

Un tableau Kanban permet aux membres de l'équipe, qu'ils soient sur site ou à distance, de communiquer des informations actualisées sur l'état d'avancement en temps réel.
Un tableau Kanban permet aux membres de l'équipe, qu'ils soient sur site ou à distance, de communiquer des informations actualisées sur l'état d'avancement en temps réel.

Les tableaux Kanban améliorent l'efficacité

Comme nous l'avons indiqué, les tableaux Kanban peuvent être utilisés non seulement pour visualiser le processus de votre équipe, mais aussi pour l'améliorer. Lorsque vous visualisez votre travail, vous pouvez également commencer à identifier des schémas concernant sa circulation (ou son blocage) tout au long du processus.

Dans la méthodologie Lean, tout ce qui n'apporte pas de valeur ajoutée au client est considéré comme du gaspillage. La mise en œuvre de la méthode Kanban peut aider les équipes à identifier les gaspillages dans leur processus, ceux-ci pouvant prendre différentes formes :

  • Surproduction
  • Attente
  • Transportation
  • Traitement sans valeur ajoutée
  • INVENTAIRE
  • Sous-utilisation des personnes
  • Défauts
  • Déplacements

Cliquez sur ce lien pour en apprendre davantage sur chacun de ces types de gaspillages et découvrir comment les éliminer.

Leçons tirées de l'utilisation des tableaux Kanban

Des études ont montré à maintes reprises que nous accomplissons des tâches plus efficacement lorsque nous nous concentrons seulement sur quelques tâches à la fois. Plus votre liste de tâches est longue, plus vous risquez de n'en mener aucune à bien.

Les tableaux Kanban favorisent la focalisation en transformant ces interminables listes de tâches (généralement individuelles) en cartes sur un tableau partagé. Lorsqu'une nouvelle demande de travail arrive, les membres de l'équipe peuvent consulter le tableau pour voir les activités sur lesquelles ils se sont déjà engagés et prendre des décisions sur la manière de prioriser les tâches les unes par rapport aux autres. Il existe un sentiment de responsabilité partagée concernant la réalisation des tâches du tableau, ce qui aide les équipes à livrer le travail conformément à ce qui était prévu.

Les nouvelles demandes de travail, les idées de nouveaux projets et d'autres tâches peuvent être ajoutées au backlog et révisées méthodiquement par l'équipe.

Visualiser les activités entrantes et planifiées sur un tableau Kanban vous permet de prendre de meilleures décisions d'arbitrage en fonction de la priorité des activités et de la stratégie globale.
Visualiser les activités entrantes et planifiées sur un tableau Kanban vous permet de prendre de meilleures décisions d'arbitrage en fonction de la priorité des activités et de la stratégie globale.

Tableaux Kanban pour les équipes dispersées géographiquement

Une autre raison d'utiliser les tableaux Kanban est qu'ils fédèrent les équipes – un point particulièrement important à l'heure actuelle, alors qu'un très grand nombre d'équipes sont dispersées dans différentes régions et même dans le monde entier. Lorsque tous les membres d'une équipe visualisent le travail et communiquent sur un tableau Kanban partagé, peu importe qu'ils se trouvent dans la même pièce ou à l'autre bout du monde.

Lorsque vous communiquez par le biais de commentaires et d'autres informations ajoutées sur les cartes, vous n'avez pas besoin de travailler en même temps, ou dans le même fuseau horaire, pour continuer à faire avancer le travail. Vous pouvez voir sur quoi travaillent les membres de votre équipe et avoir des conversations pertinentes sur le travail qu'ils accomplissent, sans aucune difficulté liée à la distance.

Pourquoi utiliser des tableaux Kanban ?

Même si vous êtes réticent à l'idée d'apprendre à utiliser « un outil de plus », vous pouvez comprendre pourquoi il serait judicieux d'opter pour des tableaux Kanban afin de gérer votre travail. Les tableaux Kanban fournissent aux équipes la visibilité nécessaire pour :

  • Rester parfaitement alignées et focalisées
  • Collaborer plus efficacement
  • Apporter une réelle valeur ajoutée

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