Was spricht für die Verwendung von Kanban-Boards?

Ein gut durchdachtes Kanban-Board kann alle Informationen aus den verschiedenen Tools konsolidieren und Ihnen dabei helfen, Zeit zu sparen, sich voll und ganz auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren und mehr zu erreichen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was für die Verwendung von Kanban-Boards spricht und wie Sie diese in Ihre bestehenden Tools und Prozesse integrieren können.

Kanban-Boards sind ein gemeinsamer Raum, in dem Teams und Unternehmen ihre Arbeit visuell verwalten können. Ihre Wirksamkeit beruht auf der Tatsache, dass unser Gehirn die Verarbeitung visueller Informationen bevorzugt. Kanban-Boards bieten Teams folgende Vorteile:

• Visualisierung der laufenden Arbeit
• Rationalisierung von Prozessen
• Kontinuierlicher Flow der Arbeit von „Zu erledigen“ zu „Erledigt“

Kanban-Boards wurden zunächst von IT-Managern und Softwareentwicklungsteams genutzt und haben mittlerweile breite Anwendung in allen Arten von Teams und Unternehmen gefunden. Kanban-Boards sind besonders beliebt bei Teams, die Lean und Agile praktizieren, weil sie die Art von Sichtbarkeit und Transparenz ermöglichen, die für die Erreichung von geschäftlicher Agilität erforderlich ist.

Jedes Team, das einen wiederholbaren Prozess anwendet, kann Kanban-Boards zu folgenden Zwecken einsetzen:

• Klärung des Prozesses
• Verbesserung des Workflows
• Effizienteres Arbeiten

Die Verwendung von Kanban-Boards bietet gegenüber herkömmlichen Projektmanagement-Systemen zahlreiche Vorteile, darunter:

Im Folgenden gehen wir genauer auf die Gründe ein, warum Sie Kanban-Boards zur Verwaltung Ihrer Arbeit verwenden sollten.

Kanban-Boards sind visuell

Der Mensch ist ein visuelles Geschöpf. Für uns ist es einfacher, Informationen mit einem visuellen Hilfsmittel zu verarbeiten als ohne. Aus diesem Grund ist ein Kanban-Board das perfekte Hilfsmittel, um Teams dabei zu unterstützen, jeden Projektteil sofort zu „sehen“ und zu verstehen.

Jeder kann sich ohne großes Vorwissen das Kanban-Board eines Teams ansehen, um ein Gefühl dafür zu bekommen:

• Wie viele Arbeitselemente in Bearbeitung sind
• Wo sich jedes dieser Arbeitselemente im Prozess befindet
• Wie viele Elemente abgeschlossen wurden
• Welche Teammitglieder für welche Elemente verantwortlich sind
• Wo im Prozess es Engpässe geben könnte
• Ob irgendwelche Elemente blockiert sind
• Ob irgendwelche Elemente ihr geplantes Fälligkeitsdatum überschritten haben

In den meisten Unternehmen bleiben diese Informationen verborgen. Dies geschieht nicht absichtlich, sondern weil sie nicht proaktiv oder offen – oder visuell – kommuniziert werden.

Aufgrund des visuellen Charakters von Kanban-Boards kann jeder Benutzer Informationen zu einer bestimmten Arbeit finden, ohne mühsam in einem Korrespondenz-Thread nach der Information zu suchen, die er für die Bearbeitung einer Aufgabe benötigt.

Teammitglieder, die auf der Suche nach Updates sind, müssen keine Informationen auf einem riesigen Spreadsheet entziffern, um zu ermitteln, ob eine Aufgabe oder ein Projekt begonnen oder abgeschlossen wurde. Sie müssen ihre Kollegen nicht bei der Arbeit stören, um zu erfahren, an welcher Stelle sie zu einem Projekt beitragen können.

Bei effizientem Einsatz können Kanban-Boards als zentrale Informationsquelle für Teammitglieder, Führungskräfte und andere Stakeholder dienen und schnell Antworten auf unzählige Fragen zu einer Arbeit liefern.

So nutzen Sie Kanban-Boards

Im Gegensatz zu vielen anderen Projektmanagement-Tools, die eine starre Struktur haben, sind Kanban-Boards flexibel aufgebaut. Sie können individuell angepasst, überarbeitet und iteriert werden, um den Bedürfnissen von Benutzern gerecht zu werden. Diese Flexibilität soll Teams in die Lage versetzen, ihren Prozess nicht nur auf dem Board darzustellen, sondern ihn auch zu verbessern.

Allerdings ist nicht jedes virtuelle Whiteboard mit Haftnotizen gleich ein Kanban-Board. Ein Kanban-Board zeichnet sich durch folgende Schlüsselelemente aus:

• Vertikale Bahnen, die Schritte in einem Prozess darstellen
• Karten (denken Sie an Haftnotizen), die Arbeitselemente darstellen
• Karten bewegen sich von links nach rechts durch den Prozess

Darüber hinaus sind die Möglichkeiten endlos. Es liegt ganz an den einzelnen Personen oder Teams, wie sie ihr Board verwenden möchten.

• Vertikale Bahnen können hinzugefügt werden, um bestimmte Schritte im Prozess darzustellen.
• Horizontale Swimlanes können hinzugefügt werden, um gleichzeitig ablaufende Workflows darzustellen.
• Durch Kartendetails, wie zum Beispiel Kartentypen und benutzerdefinierte Symbole, können Arbeitstyp, Arbeitsstatus oder andere für das Team wichtige Informationen kommuniziert werden.
• Mithilfe von Prozessrichtlinien kann explizit festgelegt werden, wie sich die Karten über das Board bewegen.
• Durch die Implementierung von WIP-Limits kann die Anzahl der Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bearbeitung sind, proaktiv eingeschränkt werden.

Kanban-Boards ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit

In der Regel verbringen Teammitglieder viel Zeit damit, Informationen über den Projektstatus zu erfassen, zu konsolidieren und anderen mitzuteilen.

Kanban-Boards versetzen Teams in die Lage, andere durch einfaches Verschieben der Karten auf dem Board über den aktuellen Status zu informieren. Jeder im Team kann mit einem kurzen Blick auf das Board erkennen, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist, ohne andere zu stören.

Teammitglieder können sich vor Ort oder remote die Kartendetails, Kommentare und andere Informationen auf der Karte ansehen, um genau zu wissen, was erledigt wurde und was nicht.

Dies bedeutet, dass die Gespräche über wesentliche Fragen (worin das Ziel besteht, was getan werden muss usw.) hinausgehen können und eine intensivere Form der Zusammenarbeit möglich wird (wie zum Beispiel der Umgang mit einem bestimmten Problem oder welche weiteren Faktoren zu berücksichtigen sind).

Kanban-Boards können Führungskräften auch dabei helfen, mit ihren Teams auf sinnvollere Weise zusammenzuarbeiten. Anstatt jeden Tag Stunden damit zu verbringen, sich einen Eindruck vom aktuellen Stand der Arbeit zu verschaffen, haben Führungskräfte mehr Zeit und Energie für die aktive Problemlösung und Zusammenarbeit mit ihren Teams.

Kanban-Boards verbessern die Effizienz

Wie bereits erwähnt, können Kanban-Boards nicht nur genutzt werden, um den Prozess Ihres Teams zu visualisieren, sondern auch, um diesen zu verbessern. Durch die Visualisierung Ihrer Arbeit können Sie Muster erkennen und sehen, wie sie durch den Prozess fließt (oder ins Stocken gerät).

Nach der Lean-Methode ist alles, was keinen Mehrwert für den Kunden bringt, Verschwendung. Die Nutzung von Kanban kann Teams helfen, Verschwendung in ihrem Prozess zu erkennen. Diese kann unter anderem folgende Formen annehmen:

• Überproduktion
• Warten
• Transportwesen
• Nicht wertschöpfende Bearbeitung
• Inventar
• Unzureichende Auslastung von Mitarbeitern
• Defekt
• Bewegung

Weitere Informationen zu diesen Formen der Verschwendung und ihrer Eliminierung finden Sie hier.

Erkenntnisse aus der Nutzung von Kanban-Boards

Untersuchungen haben immer wieder gezeigt, dass Menschen Aufgaben effizienter erledigen können, wenn sie sich nur auf wenige Aufgaben gleichzeitig konzentrieren. Je länger Ihre To-do-Liste ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie etwas zu Ende bringen.

Kanban-Boards ermöglichen einen besseren Fokus, indem sie diese endlosen (und in der Regel individuellen) To-do-Listen in Karten auf einem gemeinsamen Board umwandeln. Wenn eine neue Arbeitsanfrage eintrifft, können die Teammitglieder auf dem Board nachsehen, zu welchen Arbeitselementen sie sich bereits verpflichtet haben und entscheiden, wie sie ihre Aufgaben untereinander priorisieren. Es entwickelt sich ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortlichkeit für die Erledigung der Aufgaben auf dem Board. Dies hilft Teams, ihre Arbeit nach Plan fertigzustellen.

Neue Arbeitsanfragen, Ideen für neue Projekte und andere Arbeitselemente können dem Backlog hinzugefügt und vom Team methodisch überprüft werden.

Kanban-Boards für verteilte Teams

Ein weiterer Grund für die Verwendung von Kanban-Boards ist, dass sie die Zusammenführung von Teams ermöglichen. Dies ist besonders in einer Zeit wichtig, in der es so viele verteilte Teams gibt – sowohl innerhalb eines Landes als auch auf der ganzen Welt. Wenn jeder im Team seine Arbeit auf einem gemeinsamen Kanban-Board visualisiert und kommuniziert, spielt es keine Rolle, ob Sie sich nun im selben Raum oder am anderen Ende der Welt befinden.

Da Sie in der Lage sind, über Kartenkommentare und andere Kartendetails zu kommunizieren, müssen Sie nicht zur gleichen Zeit oder in der gleichen Zeitzone arbeiten, um weiter erfolgreich voranzukommen. Sie können sehen, woran die Mitglieder Ihres Teams arbeiten, und fruchtbare Gespräche über ihre aktuelle Arbeit führen, wodurch die Welt ein wenig kleiner erscheint.

Selbst wenn Sie nur ungern „noch ein weiteres Tool“ erlernen möchten, macht es möglicherweise Sinn, zur Verwaltung Ihrer Arbeit Kanban-Boards einzusetzen. Mit Kanban-Boards erhalten Teams bessere Einblicke, die ihnen Folgendes ermöglichen:

• Bessere Abstimmung und Fokussierung
• Effizientere Zusammenarbeit
• Bereitstellung von echtem Nutzen

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