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Wahrscheinlich verwenden Sie in Ihrem Arbeitsalltag bereits Dutzende von Tools: E-Mail und andere Kommunikationsmittel, Projektmanagement-Tools, Dokumentationstools und vieles mehr. Von einem Tool zum anderen zu wechseln, um alles unter einen Hut zu bringen, kann anstrengend sein. Warum sollten Sie dann noch Kanban Boards verwenden?

Kanban 101: Supercharge your team’s productivity

Kanban hilft Teams, Arbeitselemente zu identifizieren, zu priorisieren und Schritt für Schritt abzuarbeiten, und kann so den schädlichen Auswirkungen von Multitasking in einer überstimulierten Welt entgegenwirken.

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Ein Kanban Board ermöglicht Ihnen die visuelle Verwaltung Ihrer Arbeit.
Ein Kanban Board ermöglicht Ihnen die visuelle Verwaltung Ihrer Arbeit.

Ein gut durchdachtes Kanban Board kann alle Informationen aus den verschiedenen Tools konsolidieren und Ihnen dabei helfen, Zeit zu sparen, sich voll und ganz auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren und mehr zu erreichen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was für die Verwendung von Kanban Boards spricht und wie Sie diese in Ihre bestehenden Tools und Prozesse integrieren können.

Was sind Kanban-Boards?

Kanban Boards sind ein gemeinsamer Raum, in dem Teams und Unternehmen ihre Arbeit visuell verwalten können. Ihre Wirksamkeit beruht auf der Tatsache, dass unser Gehirn die Verarbeitung visueller Informationen bevorzugt. Kanban Boards bieten Teams folgende Vorteile:

  • Visualisierung der laufenden Arbeit
  • Rationalisierung von Prozessen
  • Kontinuierlicher Fluss der Arbeit von „Zu erledigen“ zu „Erledigt“

Wer verwendet Kanban Boards?

Kanban Boards wurden zunächst von IT-Managern und Softwareentwicklungsteams genutzt und haben mittlerweile breite Anwendung in allen Arten von Teams und Unternehmen gefunden. Kanban Boards sind besonders beliebt bei Teams, die Lean und Agile praktizieren, weil sie die Art von Sichtbarkeit und Transparenz ermöglichen, die für die Erreichung von geschäftlicher Agilität erforderlich ist.

Jedes Team, das einen wiederholbaren Prozess anwendet, kann Kanban Boards zu folgenden Zwecken einsetzen:

  • Klärung des Prozesses
  • Verbesserung des Workflows
  • Effizienteres Arbeiten

Gründe für die Verwendung von Kanban Boards

Die Verwendung von Kanban Boards bietet gegenüber herkömmlichen Projektmanagement-Systemen zahlreiche Vorteile, darunter:

Kanban Boards sind visuell.Kanban Boards machen sich die Tatsache zunutze, dass unser Gehirn die Verarbeitung visueller Informationen bevorzugt.
Kanban Boards sind flexibel.Kanban Boards können an den individuellen Prozess Ihres Teams angepasst werden und entwickeln sich im Laufe der Zeit mit Ihrem Team weiter.
Kanban Boards ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit.Kanban Boards machen Statusbesprechungen weitgehend überflüssig, da der Status über die Informationen auf der Card und ihre Position vermittelt wird. Durch die Verwaltung und Besprechung der Arbeit an einem zentralen Ort können Teams tiefere und bedeutungsvollere Gespräche führen.
Kanban Boards verbessern die Effizienz.Kanban Boards gewähren allen Beteiligten die nötigen Einblicke, um sicherzustellen, dass Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst bearbeitet werden. So wird die Effizienz des Teams verbessert.
Kanban Boards verbessern den Fokus.Kanban Boards helfen allen, sich auf die Fertigstellung der aktuellen Arbeit zu konzentrieren, bevor sie mit einer neuen Aufgabe beginnen.
Kanban Boards können verteilte Teams zusammenführen.Kanban Boards bieten einen gemeinsamen virtuellen Raum, in dem alle unabhängig voneinander zusammenarbeiten können.

Im Folgenden gehen wir genauer auf die Gründe ein, warum Sie Kanban Boards zur Verwaltung Ihrer Arbeit verwenden sollten.

Kanban Boards sind visuell

Der Mensch ist ein visuelles Geschöpf. Für uns ist es einfacher, Informationen mit einem visuellen Hilfsmittel zu verarbeiten als ohne. Aus diesem Grund ist ein Kanban Board das perfekte Hilfsmittel, um Teams dabei zu unterstützen, jeden Projektteil sofort zu „sehen“ und zu verstehen.

Jeder kann sich ohne großes Vorwissen das Kanban Board eines Teams ansehen, um ein Gefühl dafür zu bekommen:

  • Wie viele Arbeitselemente in Bearbeitung sind
  • Wo sich jedes dieser Arbeitselemente im Prozess befindet
  • Wie viele Elemente abgeschlossen wurden
  • Welche Teammitglieder für welche Elemente verantwortlich sind
  • Wo im Prozess es Engpässe geben könnte
  • Ob irgendwelche Elemente blockiert sind
  • Ob irgendwelche Elemente ihr geplantes Fälligkeitsdatum überschritten haben

In den meisten Unternehmen bleiben diese Informationen verborgen. Dies geschieht nicht absichtlich, sondern weil sie nicht proaktiv oder offen – oder visuell – kommuniziert werden.

Aufgrund des visuellen Charakters von Kanban Boards kann jeder Benutzer Informationen zu einer bestimmten Arbeit finden, ohne mühsam in einem Korrespondenz-Thread nach der Information zu suchen, die er für die Bearbeitung einer Aufgabe benötigt.

Teammitglieder, die auf der Suche nach Updates sind, müssen keine Informationen auf einem riesigen Spreadsheet entziffern, um zu ermitteln, ob eine Aufgabe oder ein Projekt begonnen oder abgeschlossen wurde. Sie müssen ihre Kollegen nicht bei der Arbeit stören, um zu erfahren, an welcher Stelle sie zu einem Projekt beitragen können.

Bei effizientem Einsatz können Kanban Boards als zentrale Informationsquelle für Teammitglieder, Führungskräfte und andere Stakeholder dienen und schnell Antworten auf unzählige Fragen zu einer Arbeit liefern.

So nutzen Sie Kanban Boards

Im Gegensatz zu vielen anderen Projektmanagement-Tools, die eine starre Struktur haben, sind Kanban Boards flexibel aufgebaut. Sie können individuell angepasst, überarbeitet und iteriert werden, um den Bedürfnissen von Benutzern gerecht zu werden. Diese Flexibilität soll Teams in die Lage versetzen, ihren Prozess nicht nur auf dem Board darzustellen, sondern ihn auch zu verbessern.

Allerdings ist nicht jedes virtuelle Whiteboard mit Haftnotizen gleich ein Kanban Board. Ein Kanban Board zeichnet sich durch folgende Schlüsselelemente aus:

  • Vertikale Bahnen, die Schritte in einem Prozess darstellen
  • Cards (denken Sie an Haftnotizen), die Arbeitselemente darstellen
  • Cards bewegen sich von links nach rechts durch den Prozess

Darüber hinaus sind die Möglichkeiten endlos. Es liegt ganz an den einzelnen Personen oder Teams, wie sie ihr Board verwenden möchten.

  • Vertikale Bahnen können hinzugefügt werden, um bestimmte Schritte im Prozess darzustellen.
  • Horizontale Swimlanes können hinzugefügt werden, um gleichzeitig ablaufende Workflows darzustellen.
  • Durch Card-Details, wie zum Beispiel Card-Typen und benutzerdefinierte Symbole, können Arbeitstyp, Arbeitsstatus oder andere für das Team wichtige Informationen kommuniziert werden.
  • Mithilfe von Prozessrichtlinien kann explizit festgelegt werden, wie sich die Cards über das Board bewegen.
  • Durch die Implementierung von WIP-Limits kann die Anzahl der Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bearbeitung sind, proaktiv eingeschränkt werden.
Dies ist ein Beispiel für ein Kanban Board mit vertikalen und horizontalen Unterbahnen. Die WIP-Limits sind durch ein Zahlensymbol in der oberen rechten Ecke gekennzeichnet.
Dies ist ein Beispiel für ein Kanban Board mit vertikalen und horizontalen Unterbahnen. Die WIP-Limits sind durch ein Zahlensymbol in der oberen rechten Ecke gekennzeichnet.

Kanban Boards ermöglichen eine bessere Zusammenarbeit

In der Regel verbringen Teammitglieder viel Zeit damit, Informationen über den Projektstatus zu erfassen, zu konsolidieren und anderen mitzuteilen.

Kanban Boards versetzen Teams in die Lage, andere durch einfaches Verschieben der Cards auf dem Board über den aktuellen Status zu informieren. Jeder im Team kann mit einem kurzen Blick auf das Board erkennen, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist, ohne andere zu stören.

Teammitglieder können sich vor Ort oder remote die Card-Details, Kommentare und andere Informationen auf der Card ansehen, um genau zu wissen, was erledigt wurde und was nicht.

Dies bedeutet, dass die Gespräche über wesentliche Fragen (worin das Ziel besteht, was getan werden muss usw.) hinausgehen können und eine intensivere Form der Zusammenarbeit möglich wird (wie zum Beispiel der Umgang mit einem bestimmten Problem oder welche weiteren Faktoren zu berücksichtigen sind).

Kanban Boards können Führungskräften auch dabei helfen, mit ihren Teams auf sinnvollere Weise zusammenzuarbeiten. Anstatt jeden Tag Stunden damit zu verbringen, sich einen Eindruck vom aktuellen Stand der Arbeit zu verschaffen, haben Führungskräfte mehr Zeit und Energie für die aktive Problemlösung und Zusammenarbeit mit ihren Teams.

Ein Kanban Board ermöglicht Teammitgliedern – sowohl vor Ort als auch remote – in Echtzeit den aktuellen Status zu kommunizieren.
Ein Kanban Board ermöglicht Teammitgliedern – sowohl vor Ort als auch remote – in Echtzeit den aktuellen Status zu kommunizieren.

Kanban Boards verbessern die Effizienz

Wie bereits erwähnt, können Kanban Boards nicht nur genutzt werden, um den Prozess Ihres Teams zu visualisieren, sondern auch, um diesen zu verbessern. Durch die Visualisierung Ihrer Arbeit können Sie Muster erkennen und sehen, wie sie durch den Prozess fließt (oder ins Stocken gerät).

Nach der Lean-Methode ist alles, was keinen Mehrwert für den Kunden bringt, Verschwendung. Die Nutzung von Kanban kann Teams helfen, Verschwendung in ihrem Prozess zu erkennen. Diese kann unter anderem folgende Formen annehmen:

  • Überproduktion
  • Warten
  • Transportation
  • Nicht wertschöpfende Bearbeitung
  • Inventar
  • Unzureichende Auslastung von Mitarbeitern
  • Defekt
  • Bewegung

Weitere Informationen zu diesen Formen der Verschwendung und ihrer Eliminierung finden Sie hier.

Erkenntnisse aus der Nutzung von Kanban Boards

Untersuchungen haben immer wieder gezeigt, dass Menschen Aufgaben effizienter erledigen können, wenn sie sich nur auf wenige Aufgaben gleichzeitig konzentrieren. Je länger Ihre To-do-Liste ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie etwas zu Ende bringen.

Kanban Boards ermöglichen einen besseren Fokus, indem sie diese endlosen (und in der Regel individuellen) To-do-Listen in Cards auf einem gemeinsamen Board umwandeln. Wenn eine neue Arbeitsanfrage eintrifft, können die Teammitglieder auf dem Board nachsehen, zu welchen Arbeitselementen sie sich bereits verpflichtet haben und entscheiden, wie sie ihre Aufgaben untereinander priorisieren. Es entwickelt sich ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortlichkeit für die Erledigung der Aufgaben auf dem Board. Dies hilft Teams, ihre Arbeit nach Plan fertigzustellen.

Neue Arbeitsanfragen, Ideen für neue Projekte und andere Arbeitselemente können dem Backlog hinzugefügt und vom Team methodisch überprüft werden.

Die Visualisierung eingehender und geplanter Arbeit auf einem Kanban Board ermöglicht Ihnen, auf der Grundlage von Arbeitsprioritäten und der Gesamtstrategie, besser fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die Visualisierung eingehender und geplanter Arbeit auf einem Kanban Board ermöglicht Ihnen, auf der Grundlage von Arbeitsprioritäten und der Gesamtstrategie, besser fundierte Entscheidungen zu treffen.

Kanban Boards für verteilte Teams

Ein weiterer Grund für die Verwendung von Kanban Boards ist, dass sie die Zusammenführung von Teams ermöglichen. Dies ist besonders in einer Zeit wichtig, in der es so viele verteilte Teams gibt – sowohl innerhalb eines Landes als auch auf der ganzen Welt. Wenn jeder im Team seine Arbeit auf einem gemeinsamen Kanban Board visualisiert und kommuniziert, spielt es keine Rolle, ob Sie sich nun im selben Raum oder am anderen Ende der Welt befinden.

Da Sie in der Lage sind, über Card-Kommentare und andere Card-Details zu kommunizieren, müssen Sie nicht zur gleichen Zeit oder in der gleichen Zeitzone arbeiten, um weiter erfolgreich voranzukommen. Sie können sehen, woran die Mitglieder Ihres Teams arbeiten, und fruchtbare Gespräche über ihre aktuelle Arbeit führen, wodurch die Welt ein wenig kleiner erscheint.

Gute Gründe für die Verwendung von Kanban Boards

Selbst wenn Sie nur ungern „noch ein weiteres Tool“ erlernen möchten, macht es möglicherweise Sinn, zur Verwaltung Ihrer Arbeit Kanban Boards einzusetzen. Mit Kanban Boards erhalten Teams bessere Einblicke, die ihnen Folgendes ermöglichen:

  • Bessere Abstimmung und Fokussierung
  • Effizientere Zusammenarbeit
  • Bereitstellung von echtem Nutzen

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