Comment un courtier d'assurance mondial a mis en place un modèle reproductible pour favoriser l'agilité et la croissance

Découvrez comment l'un des plus grands courtiers d'assurance au monde a modernisé sa manière de travailler tout en accélérant sa croissance dans un contexte de changement permanent.

Face à des fusions-acquisitions fréquentes, le DSI d'un courtier d'assurance mondial et de services de gestion des risques a identifié une opportunité : repenser la manière dont l'entreprise planifie, exécute et priorise le travail. Des outils déconnectés, un manque de visibilité et une gestion des ressources peu mature gênaient la vision d'ensemble, l'alignement sur la stratégie et l'efficacité en période de changement. Les décisions prenaient du retard, alors même que l'activité exigeait plus de vitesse et de coordination.

Le courtier a choisi Planview comme plateforme connectée pour piloter ses portefeuilles, coordonner les équipes et assurer un suivi global. Résultat : une visibilité à 360° sur les priorités, la capacité et l'avancement. « Ce qui nous a le plus impressionnés, c'est la vitesse à laquelle ils ont structuré un environnement aussi complexe », témoigne le responsable de compte Planview. « En unifiant ses outils, le courtier a obtenu un alignement clair entre stratégie, exécution et ressources – à grande échelle. »

Ce courtier d'assurance mondial accompagne des clients dans tous les secteurs et sur plusieurs continents. Fort d'une solide expertise en fusions-acquisitions, il continue de développer ses activités tout en investissant dans des technologies et des modèles opérationnels générateurs d'efficacité, de transparence et de valeur durable.

À mesure que l'entreprise prenait de l'ampleur, les équipes réparties dans différents pays et divisions s'appuyaient sur une multitude d'outils déconnectés pour piloter le travail – feuilles de calcul, logiciel de gestion des activités, solutions spécifiques à chaque service. Ces outils favorisaient l'autonomie, mais freinaient la collaboration et empêchaient la direction d'avoir une vue d'ensemble, de mesurer la capacité des ressources ou de prioriser les initiatives avec assurance.

Les fusions-acquisitions ont encore complexifié la donne. Chaque entité rachetée arrivait avec ses propres systèmes et méthodes de travail, rendant l'intégration lente et coûteuse en ressources. Le long processus d'intégration des différents systèmes et processus retardait les bénéfices des acquisitions et accentuait la pression sur des équipes déjà à saturation.

En parallèle, le responsable de l'EPMO a vu une opportunité de moderniser l'exécution du travail. Une grande partie du secteur de l'assurance fonctionne encore avec un modèle traditionnel basé sur les projets : périmètre figé, livraison séquentielle, initiatives ponctuelles. L'objectif était de sortir de ce schéma pour adopter une approche plus flexible, axée sur les résultats, capable de s'adapter aux priorités et à la stratégie de l'entreprise en constante évolution.

Pour réussir, il fallait une solution globale capable d'unifier le déploiement de bout en bout, quels que soient les méthodologies et les services concernés, de professionnaliser la gestion des ressources et d'accompagner le changement à l'échelle de l'entreprise.

L'entreprise a adopté Planview comme système de référence commun pour la gestion des activités. Depuis cette mise en place, les responsables de portefeuille bénéficient d'une visibilité claire sur les initiatives, les priorités et les investissements avec Planview Portfolios. Les équipes collaborent désormais de manière fluide, en priorisant les résultats, en identifiant les goulots d'étranglement et en ajustant la trajectoire au fil de l'évolution des besoins de l'entreprise.

Plutôt que d'imposer une méthode unique, les équipes conservent la liberté de travailler selon des approches traditionnelles, agiles ou hybrides – tout en contribuant à une vue d'ensemble cohérente à l'échelle de l'entreprise. Cette flexibilité soutient la transition de l'organisation vers une gestion continue des chaînes de valeur produits, au-delà des projets ponctuels.

Lors d'une acquisition majeure, l'entreprise a migré tous les utilisateurs de leur ancien environnement vers Planview en seulement deux semaines, avec un accès fluide et sans rupture. Elle a utilisé la plateforme IA Planview de gestion collaborative des activités comme environnement d'exécution standard pour suivre chaque étape. L'ensemble de la transition, ERP compris, a été achevé en moins de six mois, un délai nettement inférieur aux normes du secteur, permettant à l'entreprise de créer rapidement de la valeur tout en minimisant les perturbations pour les équipes.

« Une équipe de l'entreprise a géré la transition sans refonte de configuration ni formation lourde. Quelques vidéos issues de la bibliothèque Planview et des sessions internes ont suffi », explique le responsable de compte Planview. « Cela montre à quel point Planview est facile à déployer et à utiliser, même dans des environnements complexes. »

La gestion des ressources a été pensée comme un pilier central de la solution – un enjeu clé dans un contexte où les fusions-acquisitions enrichissent constamment la structure organisationnelle. Avec une stratégie d'acquisition qui fait entrer de nouvelles équipes et de nouvelles priorités à un rythme soutenu, le courtier avait besoin d'un outil permettant aux responsables de visualiser la capacité et la demande à l'échelle de l'entreprise, et de planifier le travail en conséquence.

En établissant une visibilité sur la capacité par rapport à la demande, l'activité est planifiée de manière plus délibérée. Les équipes peuvent enchaîner les initiatives selon les priorités et les ressources, évaluer les nouvelles demandes à l'aide de données fiables et limiter les risques de surcharge ou d'efforts dupliqués au fur et à mesure que l'entreprise se développe.

La solution intègre également la gestion du changement dans les opérations quotidiennes. En s'appuyant sur des ressources internes issues de la gestion de portefeuilles, de l'IT et des équipes de livraison, le courtier a mis en place un modèle dans lequel les nouvelles équipes peuvent adopter rapidement et uniformément les pratiques communes, faisant du changement une capacité continue plutôt qu'un effort ponctuel.

Depuis la mise en place de Planview, le courtier a enregistré des gains mesurables en visibilité, efficience et exécution – avec moins de frictions. Aujourd'hui, près de 1 200 utilisateurs répartis dans cinq divisions à l'échelle mondiale utilisent une approche commune pour gérer les activités.

Sous l'impulsion du DSI, l'entreprise a déplacé son focus des projets temporaires vers la livraison continue de valeur produit. « En 2022, environ 1 % du travail était géré sous forme de produits. Aujourd'hui, c'est environ 33 %, avec un objectif de 50 % d'ici 2026 », précise le responsable de compte Planview.

Les responsables disposent désormais d'une visibilité claire sur les ressources, les actifs et les opportunités, ce qui leur permet de prendre des décisions axées sur les résultats, tout en renforçant la responsabilité budgétaire et la rentabilité des capitaux. Les équipes effectuent toujours le même travail, mais celui-ci est désormais totalement aligné sur des résultats concrets et les objectifs stratégiques de l'entreprise. Toute l'organisation avance dans la même direction, portée par les mêmes systèmes connectés – pour un élan collectif et durable.

L'entreprise prévoit d'élargir l'utilisation de Planview à toutes les divisions et à tous les types d'activités. Forte de ses succès dans l'accélération des acquisitions, elle entend désormais renforcer la gestion des ressources en obtenant une visibilité encore plus fine sur ses opérations, y compris lors des fusions-acquisitions.

Avec une gestion de portefeuille standardisée, reposant sur une plateforme flexible et connectée, le courtier peut aborder le changement avec plus de fluidité, intégrer plus rapidement les nouvelles entités, atteindre ses objectifs métier avec davantage de fiabilité et rester agile sur un marché toujours plus compétitif.