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Projectplace

Partage de fichiers et gestion de documents

Simplifiez la collaboration au sein des équipes

Une solution de partage de fichiers et de gestion de documents qui bénéficie d'une intégration étroite avec les principales solutions du secteur dans le domaine de la gestion de portefeuilles et de projets.

Essayez gratuitement ProjectplaceEssai de la version complète pendant 30 jours
  • Profitez d'une grande simplicité pour la gestion de documents et la collaboration grâce à Projectplace

    Faites en sorte que toutes les parties prenantes disposent des informations dont elles ont besoin grâce aux outils de partage de fichiers et de gestion de documents disponibles dans Projectplace.

    Pour transformer les plans en réalité, il est essentiel de pouvoir accéder en temps voulu à la version appropriée des documents. Rien de plus simple avec Projectplace. L'association d'un référentiel de documents hautement sécurisé, de fonctionnalités de collaboration et d'un puissant outil de partage de documents permet de s'appuyer sur :

    • La capacité de partage avec les membres de votre équipe de projet et les collaborateurs externes, même s'ils n'utilisent pas Projectplace
    • Un contrôle performant des versions des documents avec des capacités de retour en arrière
    • De puissantes fonctions de révision pour recueillir du feedback
    • Des fonctionnalités de suivi de l'historique des documents et des modifications
    • Des droits et des restrictions d'accès granulaires, faciles à gérer
    • Un niveau élevé de sécurité pour protéger les documents
    • La capacité de lier des documents à des cartes et des activités pour maintenir l'exécution en bonne voie
  • Partagez et collaborez facilement pour optimiser la réussite des projets

    Projectplace offre de nombreuses méthodes de collaboration au moyen de documents : les documents partagés comptent parmi les outils les plus efficaces pour permettre la communication entre des équipes et des secteurs géographiques différents durant la mise en place d'un projet et pendant la réalisation des activités, pour communiquer avec la direction et au cours des phases post-mortem des projets.

    Partagez des documents avec votre équipe et d'autres membres de l'entreprise qui disposent d'informations pertinentes à communiquer durant les cycles de révision. Vous pouvez même inviter des collaborateurs externes qui n'utilisent pas Projectplace à collaborer avec vous. Projectplace rationalise le partage en le rendant extrêmement accessible :

    • Sélecteur de fichiers : Joignez rapidement des documents à un projet, directement depuis votre ordinateur, ou depuis Drive, Dropbox, Box, OneDrive ou SharePoint. Vous pouvez placer vos documents ou des liens vers ceux-ci directement dans le référentiel de documents de Projectplace, ou les associer à une carte de projet Kanban ou à une activité dans un diagramme de Gantt.
    • Partage de liens : Puisque les documents sont enregistrés dans le référentiel de documents centralisé et hautement sécurisé de Projectplace, un lien unique est attribué à chacun d'eux. Vous pouvez alors envoyer ce lien à des membres de l'équipe de projet par e-mail, dans des documents ou via tout autre moyen de communication numérique. Vous pouvez même insérer ce lien dans le flux de conversations en direct, accessible dans l'espace de travail Documents.
    • Notifications dans des commentaires : Accessible dans les documents et les cartes Kanban, la fonctionnalité « @ref » permet aux membres d'une équipe d'avertir leurs collègues de la publication ou de la modification récente d'un document.
    • Envoi de documents par e-mail : L'envoi d'un ou de plusieurs documents par e-mail à toute personne impliquée dans le projet est extrêmement simple depuis l'espace de travail Documents.
    • Révision : Ce type de partage spécial prend la forme d'une requête qui peut être envoyée à toute partie prenante pour rationaliser la révision de documents et le partage de feedback.
    • Site de projet : Cette fonctionnalité a pour objet de publier des documents pour les rendre publiquement accessibles sur un site de projet externe en vue d'un accès plus étendu par toutes les parties prenantes.

    Ces fonctionnalités de partage de fichiers en ligne contextualisent les documents nécessaires à l'exécution en les gardant liés à l'activité que les membres de l’équipe réalisent, tout en accélérant la communication d’informations vitales au-delà des frontières organisationnelles et géographiques.

  • Protégez la sécurité des documents avec Projectplace

    Ce référentiel centralisé de documents fournit un emplacement sécurisé à partir duquel il est possible de partager des documents. Il permet également de créer facilement des dossiers pertinents pour votre équipe et vos projets. Grâce à une hiérarchie de dossiers intuitive, vous bénéficiez du niveau de granularité dont vous avez besoin. Vous pouvez configurer des dossiers imbriqués complexes pour stocker les documents qui contribueront à la prise de décisions pour vos projets.

    Téléchargez tous les documents importants pour votre projet :

    • Documents Microsoft Office
    • Fichiers vidéo
    • Images
    • Fichiers Adobe PDF
    • Dessins CAO
    • La quasi-totalité des fichiers nécessaires à votre projet peuvent être téléchargés dans le référentiel de documents centralisé de Projectplace

    Filtrez la vue de la structure de fichiers pour visualiser les documents en cours de révision ou récemment modifiés, ou cliquez sur un fichier pour afficher tous les documents qu'il contient. Vous pouvez également consulter en un coup d'œil toutes les métadonnées importantes concernant chaque document :

    • La version la plus récente disponible
    • Si un document a été finalisé
    • S'il est verrouillé pour empêcher les modifications et les téléchargements
    • S'il est en cours de révision
    • Le nombre de commentaires créés à son sujet

    Vous pouvez utiliser un référentiel de documents actuel comme modèle pour créer de nouveaux référentiels (y compris tous ses éléments, de ses structures à ses documents réels) afin de gagner du temps à l'avenir, ou exporter la vue de la structure de fichiers dans Microsoft Excel à des fins de révision et de discussion.

  • Contrôle de l'accès aux documents

    Les droits d'accès aux documents sont importants pour assurer le bon déroulement de vos projets. Autoriser toutes les parties prenantes à accéder à tous les documents et à les modifier peut ralentir l'exécution, et certaines informations doivent rester confidentielles. D'autre part, certains membres d'équipe ont besoin d'un accès complet en lecture/écriture, tandis qu'un accès en lecture seule est suffisant pour d'autres personnes. Il peut être compliqué de gérer ces autorisations sans les outils appropriés.

    Les outils de partage de documents de Projectplace simplifient le contrôle des droits d’accès. Ils sont localisés dans le référentiel centralisé de documents : vous pouvez les définir pour la totalité du référentiel ou appliquer le niveau de complexité que vous souhaitez, dossier par dossier, d'un simple clic.

    Vous pouvez ainsi mener votre projet et autoriser le partage de documents en toute confiance, en sachant que vous avez déterminé qui peut consulter et modifier chaque document. Ces fonctionnalités renforcent la sécurité de vos projets et contribuent à accélérer la concrétisation de vos plans.

  • Gardez la main sur le contrôle des versions

    Le suivi des versions constitue un élément essentiel du partage de fichiers et de la gestion de documents. La capacité à localiser la version la plus récente d'un document est essentielle à l'exécution efficace des projets. Plus votre environnement est collaboratif, plus cette tâche peut devenir compliquée. Projectplace propose des outils pour simplifier le contrôle des versions. Ceux-ci sont activés par défaut pour tous les documents figurant dans le référentiel centralisé. Ces outils permettent notamment de s'appuyer sur les fonctionnalités suivantes :

    • Génération de version : Chaque fois qu'un document est actualisé, une nouvelle version de celui-ci est générée, et le nom de fichier intègre un numéro de version croissant pour faciliter l'identification. Tout s'effectue automatiquement et ne nécessite aucune action d'un membre de l'équipe, évitant ainsi tout risque d'oubli.
    • Check-out/check-in automatiques : Lorsqu'un membre d'équipe édite un document, le référentiel indique que celui-ci a été sorti. Ainsi, aucun autre utilisateur ne peut modifier le document tant qu'il n'a pas à nouveau fait l'objet d'un check-in. Les membres d'équipe sont invités à entrer des commentaires lors du check-in, afin d'indiquer aux autres utilisateurs la nature et la raison des modifications apportées.
    • Historique : Le contrôle des versions permet d'afficher la liste de toutes les versions d'un document afin de vous en fournir un historique. Vous pouvez ainsi déterminer la date d'une modification et son auteur.
    • Retours en arrière : Vous pouvez également restaurer des versions antérieures d'un document en cas de changement du message, si vous réalisez que des modifications inappropriées ont été apportées ou lorsque tout autre problème survient.
  • Simplifiez la révision des documents

    La révision de documents constitue l'une des utilisations les plus importantes des outils de collaboration sur des documents dans le cadre de l'exécution de projets. L'application de partage de fichiers en ligne de Projectplace rationalise cette capacité pour vous.

    Vous pouvez inviter n'importe quel utilisateur à réviser un document. Projectplace collecte alors le feedback de façon structurée et facilement utilisable. Les commentaires de tous les réviseurs sont recueillis dans un emplacement centralisé, et vous pouvez suivre les utilisateurs qui ont déjà répondu ainsi que ceux pour lesquels un rappel est nécessaire. Vous pouvez choisir si vous souhaitez que les réviseurs modifient le document ou verrouiller le document si vous avez seulement besoin d'observations générales.

    Durant la révision, le document ne peut pas être modifié par un utilisateur ne participant pas au processus de révision. Dans le référentiel de documents centralisé, tous les documents actuellement en révision sont identifiés par une icône de révision ; vous pouvez également appliquer un filtre pour afficher toutes les révisions en cours dans le projet.

    Pour initier une révision, vous avez simplement à :

    • Ouvrir le document
    • Cliquer sur Envoyer pour révision et l'envoyer à votre équipe ou à d'autres utilisateurs
    • Définir les dates d'échéance et indiquer aux utilisateurs concernés ce dont vous avez besoin : commentaires, modifications, approbation, etc.
    • Suivre la progression et envoyer des rappels si nécessaire
    • Consulter le feedback recueilli dans la section Révisions une fois que les réviseurs ont terminé leur travail
    • Implémenter le feedback si nécessaire
    • Enregistrer le document – une nouvelle version sera alors automatiquement enregistrée Entrer des commentaires sur la version pour référence ultérieure
    • C'est tout !

    Cette approche accélère le processus de révision, vous assure que les commentaires d'aucun collaborateur ne passent accidentellement à la trappe, et élimine l'activité chronophage de consolidation des modifications.

Partage de fichiers et gestion de documents

Une des puissantes fonctionnalités de Projectplace


Menez à bien les tâches devient facile lorsque votre équipe dispose des meilleurs outils de gestion de projets.

  • Planification et définition de flux de travail de projets collaboratifs

    Créez votre plan de projet et associez des éléments de flux de travail à des activités et à des jalons au moyen de tableaux Kanban et de diagrammes de Gantt.

  • Suivi des projets

    Améliorez l'efficacité de votre équipe de projet en fournissant un référentiel des activités à venir, en cours et en retard pour vous-même, pour vos équipes et pour vos espaces de travail.

  • Tableaux Kanban en ligne

    Visualisez le déroulement et l'avancée de l'ensemble des projets et affectations de votre équipe.

  • Intégration des réunions en ligne avec Zoom

    Démarrez une réunion Zoom directement depuis Projectplace et organisez des échanges quotidiens, des synchronisations d'équipes et des réunions ad hoc, le tout dans l'environnement Projectplace où se déroulent les activités de votre équipe.

  • Planification et définition de flux de travail de projets collaboratifs

    Fournissez aux chefs d'équipes et aux responsables une vue complète des tâches affectées et des engagements pour la totalité des projets.

  • Partage de fichiers et gestion de documents

    Partagez des fichiers et collaborez sur des documents liés aux projets, et offrez aux membres d'équipe la possibilité de joindre directement des fichiers pertinents aux tableaux Kanban, et ce depuis des sources variées.

  • Feuilles de route de projet

    Les chefs de projets bénéficient de capacités de visualisation, de gestion et d'exécution sur une feuille de route globale portant sur leur stratégie de travail à long terme.

  • Diagrammes de Gantt en ligne

    Restez parfaitement informé de l'avancement des projets en visualisant vos objectifs et vos plans, ainsi que toutes leurs principales étapes, sur une version modernisée des diagrammes de Gantt traditionnels.

  • Tableaux de bord de projet et modèles de reporting

    Utilisez des tableaux de bord de projet et des rapports pour visualiser l'avancement du travail, savoir où en est l'équipe par rapport aux délais fixés et découvrir d'éventuels goulets d’étranglement.

  • Applications mobiles de gestion de projet

    Accédez à vos activités, actualisez le statut des affectations, consultez des documents et collaborez avec les membres de votre équipe grâce à des applications de gestion de projet pour iOS et Android.

  • Modèles de plans de projet

    Mettez rapidement en place de nouveaux espaces de travail et de nouveaux projets à l’aide de modèles de gestion de projet prédéfinis basés sur les bonnes pratiques.

  • Portefeuilles de projets

    Fournissez aux parties prenantes les moyens de suivre les performances dans l’ensemble des projets qui les concernent, ainsi que d'identifier et d'intervenir sur les projets nécessitant leur attention.

  • Requests

    Capture ideas for new workspaces executed in Projectplace.

  • Suivi temporel

    Simplifiez la vie de vos utilisateurs qui cherchent à retracer et organiser leur agenda, grâce à des fonctionnalités de reporting des heures pour toutes les tâches et activités.

  • Communication en temps réel au sein de l'équipe

    Impliquez les membres de votre équipe en leur permettant de communiquer instantanément des commentaires, des idées et des questions.

  • Intégrations/API

    Développez des applications et des modules personnalisées afin de permettre une intégration dans d’autres systèmes, par exemple l’intranet de votre société ou une application mobile.

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Tout est inclus


No tiers. No missing out. One simple pricing plan delivers every Projectplace feature with unlimited projects and unlimited team members.

Des milliers d'organisations à travers le monde font confiance à Projectplace

  • Users Plus de 1 100 000
  • Entreprises Plus de 2 000
  • Pays Plus de 25
  • Projets gérés Plus de 185 000

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Menez à bien les tâches devient facile lorsque votre équipe dispose des meilleurs outils de gestion de projets.

  • Dropbox
  • HipChat
  • Box
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