Votre organisation a-t-elle besoin d'un PMO d'entreprise ?

Cet article présente les principaux avantages d'un PMO d'entreprise et indique si votre organisation devrait en créer un.

Qu'est-ce qu'un PMO d'entreprise ?

Un PMO d'entreprise est une fonction stratégique centralisée au sein d'une entreprise. Ils sont chargés de superviser et de gérer le portefeuille de projets, de programmes et d'initiatives stratégiques de l'organisation.

L'EPMO a une vue d'ensemble des portefeuilles et s'assure que les programmes et les produits planifiés, hiérarchisés et financés permettent à l'entreprise d'atteindre ses objectifs stratégiques globaux.

Une vue d'ensemble des rôles et responsabilités de l'EPMO

En règle générale, le PMO de l'entreprise guide l'équipe de direction en lui fournissant des informations sur le portefeuille d'initiatives stratégiques. L'un de leurs rôles les plus importants est de jouer le rôle de catalyseur stratégique de l'organisation.

L'EPMO joue un rôle considérable en aidant les dirigeants à décider des initiatives à entreprendre et de la manière dont les fonds sont distribués, tout en maintenant le lien entre la stratégie et la mise en œuvre.

Un PMO d'entreprise efficace assure la gouvernance, la visibilité et les meilleures pratiques afin de faciliter l'alignement stratégique et de rationaliser la réalisation des travaux. Ils peuvent faciliter la détermination des programmes à lancer, à poursuivre ou à abandonner en fonction des objectifs stratégiques de votre organisation, même si ces objectifs changent en raison de facteurs internes ou externes.

La souplesse de la gouvernance est l'un des moyens utilisés par les OMPE pour rationaliser l'exécution du travail. Ils prennent en charge différents modèles d'exploitation, tels que le passage d'un modèle de projet à un modèle de produit, et de multiples méthodes de livraison du travail - en cascade, Agile et hybride. L'objectif est de permettre aux équipes de donner le meilleur d'elles-mêmes.

L'EPMO a plusieurs casquettes. Parmi les autres responsabilités clés, citons

• Gestion de la demande : Capturer les demandes des entreprises dans toute l'entreprise, faire avancer les initiatives qui conduisent aux objectifs stratégiques et gérer les progrès dans l'ensemble du pipeline.
• Planification des ressources : L'utilisation de données historiques, de travaux en cours et d'initiatives planifiées permet de s'assurer de la capacité des ressources nécessaires à la réussite de l'entreprise.
• Planification et gestion financières : Améliorer le retour sur investissement de l'organisation en alignant les investissements sur la stratégie de haut niveau de l'entreprise. Le travail est financé (ou défait) en fonction de la valeur stratégique qu'il apporte à l'organisation, en suivant les dépenses et en les comparant à la valeur apportée par les résultats.

Au cœur des responsabilités du PMO d'entreprise se trouvent deux thèmes essentiels : la visibilité et l'activation stratégique.

L'EPMO crée une visibilité dans l'ensemble de l'entreprise, ce qui permet aux équipes de projet d'aligner plus facilement leur travail sur la stratégie globale et à la direction de mesurer plus facilement les performances par rapport aux initiatives stratégiques.

PMO ou EPMO : quelle est la différence ?

Maintenant que nous avons couvert les bases, une question demeure. Quelle est la différence entre un PMO d'entreprise et un PMO ?

Cela peut prêter à confusion, car il y a un certain chevauchement entre les deux. Tous deux sont importants pour assurer le bon déroulement du projet, mais ils diffèrent en termes de portée, d'objectifs et de responsabilités.

Un PMO traditionnel se concentre généralement sur la planification et la réalisation d'un portefeuille de projets et de travaux au sein d'un département ou d'une fonction spécifique.

L'EPMO opère juste sous la direction du chef d'entreprise. Ils se concentrent sur le niveau stratégique plus large, en mettant l'accent sur l'alignement des portefeuilles de projets et de programmes sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Ils jouent également un rôle important dans l'optimisation de l'allocation des ressources au sein de l'organisation.

Ainsi, une fonction ne remplace pas automatiquement l'autre.

Un PMO ne doit pas nécessairement être transformé en EPMO, et un PMO d'entreprise n'annule pas la nécessité d'un PMO. Les deux peuvent collaborer harmonieusement pour aider l'organisation à atteindre efficacement ses objectifs.

Le PMO d'entreprise

Il n'y a qu'un seul PMO d'entreprise, même dans les plus grandes organisations. En tant qu'organe directeur ultime de la gestion de portefeuille, ils désignent les outils, les ressources et les processus que les équipes de gestion de projet doivent utiliser dans l'ensemble de l'entreprise. Ils confirment que lorsque les ressources sont limitées, elles sont correctement allouées à des projets prioritaires qui stimulent la stratégie de l'entreprise.

L'EPMO joue un rôle d'alignement crucial dans la gestion stratégique du portefeuille. Il s'agit notamment d'aligner les portefeuilles de l'ensemble de l'entreprise sur la stratégie globale, puis de veiller à ce que la valeur stratégique soit atteinte.

Le PMO

Il n'y a qu'un seul EPMO, mais il peut y avoir plusieurs PMO au sein d'une organisation. L'EPMO soutient les PMO en partageant les connaissances et les meilleures pratiques, en établissant une gouvernance et en collaborant à certaines initiatives.

Traditionnellement, le PMO se concentre sur l'exécution et la livraison de projets et de travaux, en optimisant les outils, les processus et les ressources. Ils veillent à ce que les projets soient menés à bien dans le respect des délais et du budget et à ce que les objectifs définis soient atteints.

Quand avez-vous besoin d'un EPMO ?

Toutes les organisations n'ont pas besoin d'un PMO d'entreprise, alors comment savoir s'il est temps d'en créer un?

En règle générale, une organisation envisage de recourir à un PMO d'entreprise lorsqu'elle a besoin d'un niveau plus élevé de supervision de la gestion des programmes à l'échelle de l'entreprise et d'un alignement stratégique. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, les opérations et le portefeuille de projets stratégiques deviennent de plus en plus complexes. La mise en place d'un EPMO peut garantir que les fonds de votre organisation sont utilisés de manière efficace et qu'ils sont investis dans des initiatives qui apportent une valeur stratégique.

1. Silos

Une mauvaise communication entre les services et des priorités concurrentes créent des inefficacités qui retardent souvent les initiatives stratégiques et augmentent les coûts. Si vos services fonctionnent en vase clos au lieu de collaborer et ne sont pas alignés pour obtenir des résultats stratégiques, il est peut-être temps de mettre en place un EPMO.

2. Désalignement stratégique

Les silos nuisent à la transparence, et l'absence de visibilité entraîne un désalignement et une dérive stratégique. Si les équipes fournissent un travail sans grande valeur stratégique, cela se traduit en fin de compte par un gaspillage de ressources, de temps et de budget.

3. Pas de visibilité sur la demande

Il est important de comprendre la demande future ou la situation dans son ensemble pour hiérarchiser les programmes et faire des choix stratégiques. Sans cela, il est extrêmement difficile d'équilibrer des priorités concurrentes et de s'assurer que les ressources limitées sont affectées aux initiatives qui apportent la valeur stratégique la plus importante à l'organisation.

Avantages d'un EPMO

En utilisant les trois scénarios de drapeau rouge ci-dessus, nous pouvons voir où un PMO d'entreprise apporte des avantages spécifiques.

Dans les cas où les projets impliquent plusieurs départements ou unités opérationnelles, un EPMO :

• Favorise la collaboration
• Facilite la communication
• Harmonise la planification du portefeuille et les pratiques de livraison afin de minimiser les silos et les redondances.

Votre organisation souhaite garantir un alignement cohérent de la stratégie, des investissements et de l'exécution par rapport aux objectifs stratégiques. L'EPMO aide à définir les priorités, à orchestrer, à suivre la mise en œuvre et à mesurer les résultats des programmes qui soutiennent les objectifs stratégiques de l'entreprise.

Pour être efficace, l'EPMO doit

• Développer et mettre en place des processus de gouvernance et des meilleures pratiques
• Assurer la cohérence et la performance de l'information pour augmenter la productivité
• Réaliser des gains d'efficacité qui maximisent le succès et le retour sur investissement des programmes et des initiatives.
• Identifier rapidement les risques internes et externes pour une réponse plus proactive au changement

L'existence d'un PMO d'entreprise peut également contribuer à renforcer l'adhésion des dirigeants. Il devient beaucoup plus facile d'obtenir le soutien de l'opinion publique grâce à des rapports et des informations solides qui aident les dirigeants à prévoir la demande future et à équilibrer les ressources afin d'améliorer la gestion de la demande.

Pour les organisations qui rencontrent ces difficultés, un PMO d'entreprise peut souvent redresser la barre, surtout s'il est équipé d'une solution efficace de gestion stratégique de portefeuille (SPM).

Une solution SPM révèle des informations que les responsables de l'EPMO peuvent utiliser pour déterminer si :

• Les projets classés par ordre de priorité s'alignent sur les objectifs de l'entreprise
• Les investissements stratégiques sont en voie de générer le taux de rendement le plus élevé

Il fournit la base et la structure pour :

• Planification stratégique
• Initiatives de financement
• Resource planning
• Évaluation des capacités des entreprises
• Gouvernance

Tous ces éléments sont importants pour aider votre EPMO à surmonter les défis courants.

Quels sont les défis auxquels l'EPMO est confrontée ?

Créer de la visibilité

Le PMO de l'entreprise a besoin de transparence pour créer un alignement entre la stratégie et l'exécution.

Cependant, il est difficile de créer de la transparence s'il y a trop de données à collecter et à analyser à partir de sources multiples et déconnectées. L'adoption d'une solution SPM peut fournir une visibilité sur les différents aspects de l'entreprise, en examinant les portefeuilles, les ressources, les risques, la demande et leurs dépendances.

Soutien

Les nouvelles politiques de gouvernance s'accompagnent presque toujours de réactions négatives. Parfois, l'EPMO est considérée comme un agent d'exécution indésirable qui complique le statu quo, du moins dans un premier temps.

Par exemple, l'introduction de nouveaux processus peut créer de la confusion et de la résistance si les équipes ne sont pas habituées à la gouvernance. Mais l'EPMO peut devenir une ressource de l'entreprise en fournissant "juste assez" de supervision pour aider les équipes à faire leur meilleur travail - quelle que soit la manière dont elles travaillent.

Inadéquation

Le PMO d'entreprise a pour mission de faciliter l'alignement au sein de l'organisation. La stratégie de l'entreprise doit être communiquée à l'ensemble de l'organisation, afin que les équipes de projet comprennent comment leur travail s'inscrit dans la stratégie globale.

L'alignement stratégique est essentiel lors de la planification, de la hiérarchisation et du financement des projets. Mais il peut s'avérer difficile de parvenir à l'alignement sans de bons processus et outils, tels qu'une solution SPM, qui maintiennent l'alignement et empêchent les dérives stratégiques.

Meilleures pratiques de l'EPMO

Définissez-le et améliorez-le en permanence

L'EPMO assure la gouvernance de la gestion de projet à l'échelle de l'entreprise, mais elle doit néanmoins disposer de sa propre structure, de ses propres responsabilités et de ses propres processus pour maximiser l'efficacité et garantir la responsabilisation. En s'inspirant de la méthode Agile, les EPMO devraient chercher à tirer des enseignements de l'expérience pour s'améliorer en permanence, puis modéliser cet état d'esprit et cette approche pour le reste de l'organisation.

Embaucher correctement et créer une culture appropriée

L'EPMO est une équipe de personnes, ce qui fait que la personne que vous embauchez est essentielle pour établir la culture que vous souhaitez promouvoir. Lors de la constitution de votre équipe, veillez à recruter des talents aux compétences variées, capables de travailler en bonne intelligence avec les autres membres de l'équipe, car la collaboration est un pilier fondamental de la gestion de projet.

Enfin, l'attitude peut déterminer la façon dont l'organisation perçoit le PMO d'entreprise. Les équipes et les unités fonctionnelles doivent faire preuve de résilience et d'empathie lorsque des perturbations nécessitent un changement de plan.

Prouvez-le ou perdez-le

Le travail de l'EPMO consiste à s'assurer que les projets, les programmes et les portefeuilles s'alignent sur les objectifs de l'organisation et apportent de la valeur. Ce précepte exige une justification pour chaque projet du portefeuille.

Les projets ne devraient être lancés que sur la base d'une solide analyse de rentabilité démontrant l'alignement stratégique et comprenant des objectifs et des résultats clés (OKR) pour fournir une orientation et des indicateurs de performance clés pour mesurer le succès.

Le DPI ajoute: "Lorsque les objectifs de l'entreprise changent, les responsables de l'EPMO doivent réévaluer les projets et les programmes pour s'assurer qu'ils sont toujours en phase avec l'orientation de l'entreprise et ne pas hésiter à supprimer les projets qui ne sont plus en phase avec l'activité de l'entreprise.

Permettre aux équipes de donner le meilleur d'elles-mêmes

Chaque équipe a sa méthode de travail préférée, et un EPMO efficace encourage le retour d'information de l'équipe et soutient les méthodes de travail choisies, à condition que tout le monde respecte les règles.

Le PMO de l'entreprise doit définir les paramètres, les normes et les outils, tout en offrant une certaine souplesse quant à la manière dont les équipes atteignent les objectifs fixés. Qu'il s'agisse d'un système traditionnel en cascade, d'un système agile ou d'un système hybride, l'EPMO doit permettre aux équipes de faire ce qu'elles font le mieux, de la manière qui leur convient le mieux pour mener à bien leur travail.

Constituez votre arsenal

Les PMO d'entreprise peuvent réussir grâce à une technologie qui offre une visibilité sur le portefeuille, la demande, les investissements et la capacité des ressources.

Si votre organisation en est au point d'envisager un EPMO, c'est que les choses sont devenues trop compliquées pour les feuilles de calcul.

Une solution SPM soutient l'exécution de la stratégie en orientant les dirigeants vers les bonnes données pour prendre des décisions éclairées sur les investissements, les priorités, les ressources et les risques. Il élimine les obstacles qui vous empêchent de visualiser les écarts entre la stratégie, les plans, la mise en œuvre et les résultats.

Comprendre la valeur ajoutée d'un PMO d'entreprise

La mise en œuvre d'un PMO d'entreprise peut être un catalyseur pour les organisations, en particulier lorsqu'elles sont confrontées à des changements constants, à la concurrence et à des problèmes qui ont une incidence sur l'exécution efficace des projets et des programmes. Ils sont l'un des principaux catalyseurs stratégiques de votre organisation.

Pour beaucoup, les premières étapes consistent à obtenir l'adhésion des dirigeants, à initier des changements culturels et à adopter des outils appropriés.

Une solution SPM fournira à l'EPMO des indicateurs d'alerte précoce qui l'aideront à relever des défis tels que la dérive stratégique et le désalignement.

La capacité à planifier en permanence des scénarios vous permet d'équilibrer les compromis, de peser les coûts totaux par rapport aux avantages de vos investissements stratégiques et de poursuivre en toute confiance les initiatives qui apportent le plus de valeur à votre entreprise.

La mise en place d'un PMO d'entreprise efficace prend du temps, mais les avantages qu'il procure justifient les efforts déployés.

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