L'EPMO (Enterprise PMO) joue un rôle précieux en aidant les organisations à réaliser leur stratégie pour conserver un avantage compétitif. Il orchestre les programmes dans toute l'entreprise et veille à ce que le travail livré par les équipes reste aligné sur les objectifs stratégiques définis par la direction.
En d'autres termes, un EPMO bien géré peut devenir l'un des principaux moteurs de valeur de votre organisation. Il a une vision globale transverse à l'organisation et fait avancer les initiatives stratégiques tout en favorisant l'efficience. Ces aspects se révèlent d'autant plus importants pour votre entreprise en période de changements et de perturbations.
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Gestion stratégique de portefeuilles : une alliée précieuse pour s'aligner, s'adapter et se transformer
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Présentant les principaux avantages d'un EPMO, cet article vous permettra aussi de déterminer si votre organisation devrait en créer un.
Qu'est-ce qu'un EPMO ?
Un EPMO est une fonction stratégique centralisée au sein d'une entreprise. Ses équipes sont chargées de superviser et de gérer le portefeuille de projets, de programmes et d'initiatives stratégiques de l'organisation.
L'EPMO a une vue d'ensemble des portefeuilles et s'assure que les programmes et les produits planifiés, priorisés et financés permettent à l'entreprise d'atteindre ses objectifs stratégiques globaux.
Vue d'ensemble des rôles et responsabilités de l'EPMO
En règle générale, l'EPMO guide l'équipe dirigeante en lui livrant des insights sur le portefeuille d'initiatives stratégiques. L'un de ses rôles les plus importants est ainsi celui de catalyseur stratégique de l'organisation.
L'EPMO aide les dirigeants à décider des initiatives à entreprendre et de la répartition des financements, tout en maintenant le lien entre la stratégie et l'exécution.
Un EPMO efficace fournit la gouvernance, la visibilité et les bonnes pratiques requises pour assurer l'alignement stratégique et rationaliser la production des livrables. Il permet de savoir plus facilement quels programmes lancer, poursuivre ou abandonner selon les objectifs stratégiques de votre organisation, même lorsque des facteurs internes ou externes viennent redéfinir ces objectifs.
Pour rationaliser l'exécution du travail, un EPMO efficace s'appuie notamment sur une gouvernance flexible. Il prend en charge différents modèles opérationnels, tels que le fonctionnement en mode projet ou produit, et les méthodologies de tous types (Waterfall, Agile et hybrides). L'objectif : donner aux équipes les moyens de la performance.
L'EPMO a plusieurs casquettes. Parmi ses autres responsabilités importantes :
- Gestion de la demande : Collecter les demandes métiers de toute l'entreprise, faire avancer les initiatives qui contribuent aux objectifs stratégiques et gérer l'avancement dans l'ensemble du pipeline.
- Planification des ressources : Utiliser les données historiques, des activités en cours et des initiatives planifiées pour s'assurer que la capacité en ressources nécessaire à la réussite des livraisons est disponible.
- Planification et gestion financières : Améliorer le ROI de l'organisation en alignant les investissements sur la stratégie globale de l'entreprise. Le travail est financé (ou son financement, annulé) en fonction de la valeur stratégique qu'il apporte à l'organisation, en suivant les dépenses au regard de la valeur qui découle des résultats produits.
Au cœur des responsabilités de l'EPMO, on trouve deux thèmes essentiels : la visibilité et la facilitation stratégique.
L'EPMO crée de la visibilité dans l'ensemble de l'entreprise, ce qui permet aux équipes de projet d'aligner plus efficacement leur travail sur la stratégie globale et à la direction de mesurer plus efficacement la performance par rapport aux initiatives stratégiques.
PMO ou EPMO : quelle est la différence ?
Maintenant que nous avons couvert les fondamentaux, une question demeure. Quelle différence y a-t-il entre un EPMO et un PMO ?
La réponse peut prêter à confusion, car les deux notions se chevauchent dans une certaine mesure. L'EPMO et le PMO sont tous deux sont importants pour assurer le bon déroulement des projets, mais ils diffèrent par leur périmètre, leur focus et leurs responsabilités.
Un PMO traditionnel se focalise généralement sur la planification et la réalisation d'un portefeuille de projets et d'activités au sein d'un département ou d'une fonction spécifique.
L'EPMO opère juste sous l'équipe de direction. Il se focalise sur le niveau stratégique d'ensemble, veillant tout particulièrement à ce que les portefeuilles de projets et de programmes soient alignés sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Il joue aussi un rôle important en optimisant l'affectation des ressources à travers l'organisation.
Mais rien n'empêche ces deux structures de coexister.
Un PMO ne doit pas nécessairement être transformé en EPMO, et un EPMO n'annule pas la nécessité d'un PMO. Les deux peuvent collaborer harmonieusement pour aider l'organisation à atteindre ses objectifs en toute efficience.
L'EPMO
Même dans les organisations les plus grandes, on ne trouve toujours qu'un seul EPMO. En tant qu'instance ultime pour la gestion de portefeuilles, il désigne les outils, les ressources et les processus que les équipes de gestion de projets doivent utiliser dans l'ensemble de l'entreprise. En cas de ressources limitées, il s'assure qu'elles sont affectées à des projets prioritaires qui contribuent à la stratégie d'entreprise.
L'EPMO remplit une fonction d'alignement cruciale dans la gestion stratégique de portefeuilles. Il s'agit notamment d'aligner les portefeuilles de l'ensemble de l'entreprise sur la stratégie globale, puis de veiller à ce que la valeur stratégique attendue soit livrée.
Le PMO
Si une organisation ne compte jamais plus d'un EPMO, elle peut avoir plusieurs PMO en place. L'EPMO soutient les PMO en partageant les connaissances et les bonnes pratiques, en établissant une gouvernance et en contribuant à certaines initiatives.
En règle générale, le PMO se concentre sur l'exécution et la livraison de projets et d'activités, en optimisant les outils, les processus et les ressources. Il s'assure que les projets sont menés à bien dans les délais et le budget prévus et que les objectifs définis sont atteints.
Quand avez-vous besoin d'un EPMO ?
Toutes les organisations n'ont pas besoin d'un EPMO, alors comment savoir s'il est temps d'en mettre un en place ?
En règle générale, une organisation envisage de recourir à un EPMO lorsqu'elle a besoin d'un niveau plus élevé de supervision et d'alignement stratégique de la gestion de programmes à l'échelle de l'entreprise. Au fur et à mesure qu'une entreprise se développe, ses opérations et le portefeuille de projets stratégiques deviennent de plus en plus complexes. La mise en place d'un EPMO lui permet de s'assurer qu'elle investit dans des initiatives qui apportent de la valeur stratégique.
1. Présence de silos
Une mauvaise communication entre les départements et des conflits de priorités entraînent des problèmes d'efficience qui retardent souvent les initiatives stratégiques et augmentent les coûts. Si vos départements fonctionnent en vase clos au lieu de collaborer et ne sont pas en phase avec les résultats stratégiques recherchés, il est peut-être temps de mettre en place un EPMO.
2. Désalignement stratégique
Les silos nuisent à la transparence, et l'absence de visibilité qui en résulte est source de désalignement et de dérive stratégique. Si les équipes fournissent un travail sans grande valeur stratégique, au bout du compte, elles gaspillent des ressources, du temps et de l'argent.
3. Absence de visibilité sur la demande
Il est important de comprendre la demande future ou la perspective d'ensemble pour prioriser les programmes et faire les arbitrages stratégiques qui s'imposent. Sans cela, il est extrêmement difficile de contrebalancer des priorités concurrentes et de s'assurer que les ressources restreintes sont affectées aux initiatives qui livrent le plus de valeur stratégique à l'organisation.
Avantages d'un EPMO
En reprenant les trois cas de figure problématiques ci-dessus, on peut déterminer les avantages spécifiques qu'apporte un EPMO.
Lorsqu'un projet implique plusieurs départements ou business units, un EPMO :
- Favorise la collaboration
- Facilite la communication
- Harmonise les pratiques de planification de portefeuilles et de livraison de façon à minimiser les silos et les redondances
Votre organisation souhaite garantir l'alignement de la stratégie, des investissements et de l'exécution connectée aux objectifs stratégiques. Un EPMO contribue à prioriser, à orchestrer, à suivre la réalisation et à mesurer les résultats des programmes qui soutiennent les objectifs stratégiques de l'entreprise.
Un EPMO efficace doit :
- Développer et mettre en place des processus et bonnes pratiques de gouvernance
- S'assurer que l'uniformisation et les éclairages sur la performance augmentent la productivité
- Favoriser des gains d'efficience qui maximisent le succès et le ROI des programmes et des initiatives
- Identifier rapidement les risques internes et externes pour une réponse plus proactive au changement
L'EPMO peut également jouer un rôle important en renforçant l'adhésion des dirigeants. En effet, il est beaucoup plus facile d'obtenir leur soutien avec des rapports et des éclairages solides qui les aident à prévoir la demande future et à équilibrer les ressources pour améliorer la gestion de la demande.
Pour les organisations qui rencontrent les problématiques dont nous avons parlé, un EPMO peut souvent redresser la barre, surtout s'il est équipé d'une solution efficace de gestion stratégique de portefeuilles (SPM).
Une solution SPM révèle des informations que les responsables de l'EPMO peuvent exploiter pour déterminer si :
- Les projets priorisés sont alignés sur les objectifs de l'entreprise
- Les investissements stratégiques généreront un taux de rendement optimal
Elle fournit la base et la structure nécessaires pour :
- Planification stratégique
- Les initiatives de financement
- Planification des ressources
- L'évaluation des capacités métiers
- Gouvernance
Tous ces éléments étant importants pour aider votre EPMO à surmonter les défis courants.
Quels sont les défis de l'EPMO ?
Créer de la visibilité
L'EPMO a besoin de visibilité pour assurer l'alignement entre la stratégie et l'exécution.
Cependant, cette visibilité est difficile à créer s'il y a trop de données à collecter et à analyser à partir de sources multiples et déconnectées. L'adoption d'une solution SPM peut apporter de la visibilité sur les différents aspects de l'activité, en offrant une vue détaillée des portefeuilles, des ressources, des risques, de la demande et des dépendances.
Apporter du soutien
Les nouvelles politiques de gouvernance suscitent presque toujours le rejet. Parfois, l'EPMO est considéré comme un exécuteur indésirable qui complique le statu quo, du moins dans un premier temps.
Par exemple, l'introduction de nouveaux processus peut créer de la confusion et de la résistance si les équipes ne sont pas habituées à la gouvernance. Mais l'EPMO peut devenir une ressource d'entreprise en appliquant la « juste dose » de contrôle pour aider les équipes à donner le meilleur d'elles-mêmes, peu importe leurs méthodes de travail.
Désalignement
L'EPMO a pour mission de faciliter l'alignement global. La stratégie de l'entreprise doit être communiquée à travers toute l'organisation pour que les équipes de projet comprennent comment leur travail s'inscrit dans la perspective d'ensemble.
L'alignement stratégique est essentiel pour la planification, la priorisation et le financement des projets. Cependant, maintenir cet alignement peut s'avérer difficile en l'absence de processus et d'outils adéquats, comme une solution SPM, pour éviter les dérives stratégiques.
Bonnes pratiques de l'EPMO
Définir l'EPMO et l'améliorer en continu
Si l'EPMO assure la gouvernance de la gestion de projets à l'échelle de l'entreprise, il doit néanmoins disposer de sa propre structure, de ses propres responsabilités et de ses propres processus pour maximiser l'efficience et garantir la responsabilisation. En s'inspirant de l'Agile, l'EPMO doit chercher à apprendre de son expérience pour s'améliorer en continu, puis modéliser cet état d'esprit et cette approche pour le reste de l'organisation.
Recruter à bon escient et créer une culture appropriée
L'EPMO est une équipe de personnes. Par conséquent, les personnes que vous recrutez sont essentielles pour établir la culture que vous voulez promouvoir. Lorsque vous constituez votre équipe, misez sur des talents aux compétences variées et capables de travailler en bonne intelligence avec les autres membres de l'équipe, car la collaboration est un pilier fondamental de la gestion de projets.
Enfin, l'attitude peut avoir une influence déterminante sur la perception que l'organisation a de l'EPMO. Les équipes et les unités fonctionnelles doivent faire preuve de résilience et d'empathie lorsque des perturbations rendent un changement de plan nécessaire.
Évaluer et réévaluer en continu
L'EPMO doit s'assurer que les projets, les programmes et les portefeuilles sont alignés sur les objectifs de l'organisation et apportent de la valeur. C'est pourquoi chaque projet du portefeuille exige une justification.
Les projets ne doivent être lancés que s'ils font l'objet d'un business case solide démontrant l'alignement stratégique et incluant des objectifs et résultats clés (OKR) qui fournissent une orientation claire ainsi que des KPI pour mesurer le succès.
Comme l'explique un article de CIO : « Lorsque les objectifs stratégiques changent, les EPMO doivent réévaluer les projets et les programmes pour s'assurer qu'ils sont toujours en phase avec l'orientation de l'entreprise et ne pas hésiter à supprimer les projets qui sont désalignés. »
Donner aux équipes les moyens de la performance
Chaque équipe a sa méthode de travail de prédilection. Un EPMO efficace encourage le feedback des équipes et soutient les méthodes choisies – à condition que tout le monde respecte les règles.
L'EPMO doit définir les paramètres, les standards et les outils, tout en offrant une certaine latitude dans les moyens mis en œuvre par les équipes pour atteindre les objectifs fixés. Que les équipes travaillent selon un modèle traditionnel (Waterfall), Agile ou hybride, l'EPMO doit permettre aux équipes de faire ce qu'elles font le mieux, de la manière qui leur convient le mieux.
Constituer votre arsenal
Les EPMO peuvent réussir avec une technologie qui offre de la visibilité sur le portefeuille, la demande, les investissements et la capacité des ressources.
Si votre organisation envisage de mettre en place un EPMO, c'est que les choses sont devenues trop compliquées pour les feuilles de calcul.
Une solution SPM soutient l'exécution de la stratégie en orientant les responsables vers les bonnes données pour prendre des décisions éclairées sur les investissements, les priorités, les ressources et les risques. Elle élimine les obstacles qui vous empêchent de visualiser les écarts entre la stratégie, les plans, la réalisation et les résultats.
Comprendre la valeur ajoutée d'un EPMO
La mise en œuvre d'un EPMO peut être un catalyseur pour les organisations, en particulier lorsqu'elles sont confrontées à des changements constants, à la concurrence et à des problèmes qui ont une incidence sur l'efficience dans l'exécution des projets et des programmes. Il devient alors l'un des principaux leviers stratégiques de votre organisation.
Pour beaucoup, il s'agit avant tout d'obtenir l'adhésion des dirigeants, d'initier des changements culturels et d'adopter les outils appropriés.
Une solution SPM fournira à l'EPMO des indicateurs d'alerte précoces qui l'aideront à relever des défis tels que la dérive stratégique et le désalignement.
La capacité à planifier des scénarios en continu vous permet de réaliser vos arbitrages selon l'impact des différents compromis possibles, d'évaluer le coût total au regard des bénéfices de vos investissements stratégiques et de poursuivre en toute confiance les initiatives qui apportent le plus de valeur à votre entreprise.
La mise en place d'un EPMO efficace prend du temps, mais les avantages que vous en retirerez en valent largement la peine.
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