Guide des OKR : Maîtriser les objectifs et résultats clés

Objectifs : Ambitieux, qualitatifs, réalisables et limités dans le temps.

Dans les OKR, un objectif est simplement ce qui doit être atteint, ni plus ni moins. Les objectifs sont souvent définis au niveau de l'organisation, bien qu'ils puissent être définis à tous les niveaux de l'organisation.

Les objectifs permettent d'aligner les équipes autour d'une vision spécifique et unifiée. Lorsqu'ils sont correctement définis, les objectifs sont "...un vaccin contre la pensée floue et l'exécution floue ".

Les objectifs devraient être les suivants :

• Ambitieux : qui voit grand, qui aspire à l'avenir
• Qualitatif : Peut être défini verbalement en termes concrets.
• Actionnable : Capable d'être mis en œuvre dans les conditions actuelles
• Limité dans le temps : Un calendrier doit être défini dans l'objectif lui-même.

Résultats clés : Mesurables, spécifiques, limités dans le temps et vérifiables.

Les résultats clés des OKR permettent aux organisations de mesurer leurs progrès par rapport à leurs objectifs. Ils contribuent à rendre l'objectif réalisable, en aidant les organisations à définir clairement la manière dont elles atteindront leurs objectifs. Si les objectifs répondent à la question "Où voulons-nous aller ?", les résultats clés répondent à la question "Comment allons-nous mesurer nos efforts pour y parvenir ? Les résultats clés répondent à la question : "Comment allons-nous mesurer nos efforts pour y parvenir ?"

Ils devraient l'être :

• Mesurable : Capable d'être quantifié
• Spécifique : Facilement compréhensible ; clairement défini
• Limité dans le temps : Défini par un calendrier spécifique et réaliste
• Vérifiable : Les équipes doivent être en mesure de répondre à la question suivante : "Avons-nous atteint ce résultat clé ?".

Les résultats clés définissent des exigences spécifiques et réalisables que l'équipe (ou l'individu) qui en est responsable remplit ou ne remplit pas - ce qui donne aux membres de l'équipe un moyen clair de savoir s'ils progressent, et aux dirigeants un moyen subjectif d'évaluer les performances.

Alors qu'un objectif peut être de longue durée (reconduit pour un an ou plus), les résultats clés évoluent au fur et à mesure que le travail progresse. Une fois qu'ils sont tous terminés, l'objectif est atteint.

Exemples d'OKR

Il peut être utile d'examiner des exemples d'OKR d'autres organisations pour mieux comprendre comment créer des OKR qui pourraient fonctionner pour votre organisation.

Voici un exemple d'objectif au niveau du portefeuille et de trois résultats clés correspondants.

Objectif :

• Améliorer l'expérience des clients en ligne au cours des six prochains mois

Résultats clés :

• Ajoutez un chat bot à votre site web pour réduire de 15% le nombre d'appels à l'assistance en ligne
• Augmenter le taux de conversion des visiteurs du site web en essai de 20%.
• Organiser trois groupes de discussion pour mieux comprendre les points faibles des clients en ligne

L'objectif est ambitieux, qualitatif, réalisable et limité dans le temps. Les résultats clés reprennent cet objectif et le rendent praticable, avec des détails spécifiques et des résultats attendus mesurables. Les équipes pourront vérifier si elles ont réduit les appels d'assistance en ligne de 15%, augmenté leurs taux de conversion en essais de 20% ou organisé trois groupes de discussion au cours de la période de six mois.

Assurez-vous que les paramètres que vous mesurez pour les résultats clés peuvent être collectés et analysés au cours de la période spécifiée pour les OKR ; de nombreux paramètres commerciaux, tels que les recettes, sont des indicateurs retardés - pas assez rapides ou précis pour déterminer l'impact d'un changement spécifique.

Il est préférable de suivre les progrès vers les OKR en utilisant des indicateurs précoces, qui peuvent prendre la forme de

• téléchargements ou essais d'applications
• trafic sur le site web
• utilisation de l'application
• utilisation de caractéristiques spécifiques
• le retour d'information dans l'application (par exemple, une fenêtre contextuelle qui demande aux utilisateurs d'indiquer leur Net Promoter Score)

Le retour d'information direct des clients par le biais des médias sociaux, des groupes de discussion et d'autres canaux peut également aider à évaluer les progrès d'une initiative donnée.

Contrairement aux indicateurs retardés tels que le chiffre d'affaires (qui sont difficiles à attribuer à des événements spécifiques), ces indicateurs précoces peuvent être directement liés à des événements spécifiques ; par exemple, l'ajout d'une séquence d'accueil dans l'application peut se traduire par une utilisation accrue de certaines fonctionnalités ou un engagement plus important dans les essais. Ces données peuvent être utilisées pour prendre des décisions éclairées et opportunes, et peuvent contribuer à la création de futurs OKR.

Types d'OKR

Tous les OKR ne sont pas identiques. De nombreuses organisations distinguent les OKR de deux façons :

• Aspirations et engagements
• Stratégique ou tactique

Les OKR aspirationnels sont créés pour être trop ambitieux, pour viser la lune. Il s'agit d'objectifs à atteindre, destinés à inciter les équipes à fournir le plus possible, tout en sachant que 100% des objectifs ne seront probablement pas atteints. La promesse de JFK 1961 au Congrès, selon laquelle les États-Unis enverraient un homme sur la lune avant la fin de la décennie, peut être considérée comme un OKR ambitieux.

Les OKR engagés, en revanche, sont créés pour être réalisés. Ils comprennent des objectifs fixes que les équipes doivent être en mesure d'atteindre. Comme vous pouvez l'imaginer, il est important que toutes les personnes travaillant sur un OKR sachent s'il s'agit d'un objectif ou d'un engagement, afin que les attentes soient correctement alignées.

Les organisations classent également les OKR par fonction : Sont-ils stratégiques ou tactiques ? Les OKR stratégiques sont généralement établis au niveau de l'organisation et sont des types d'objectifs à plus grande échelle et à plus long terme. Les OKR tactiques sont généralement établis au niveau de l'équipe et servent à orienter l'exécution vers des objectifs plus concrets et à plus court terme.

Avantages des OKR

De nombreuses entreprises parmi les plus connues au monde utilisent les OKR pour aligner les efforts de leurs équipes sur des objectifs ambitieux. Les OKR guident les organisations tout au long du processus qui consiste à transformer des rêves ambitieux en plans concrets et réalisables à tous les niveaux.

Contrairement aux indicateurs de performance clés et aux autres mesures commerciales, qui mesurent les performances financières après que le travail a été effectué, les OKR offrent une approche proactive de la définition et de la réalisation des objectifs.

Les organisations choisissent d'utiliser les OKR pour de nombreuses raisons :

• Aligner les membres de l'équipe sur les objectifs généraux
• Améliorer la productivité en concentrant les efforts sur l'ensemble de l'organisation
• Fournir une structure actionnable pour l'évaluation, la responsabilité et la transparence
• Stimulez l'engagement des salariés en leur fixant des objectifs
• Améliorer la compréhension et la transparence pour les cadres
• Améliorer l'allocation et la gestion des ressources
• Définir et rationaliser les dépendances interfonctionnelles entre les équipes

Créer des OKR

John Doerr, l'investisseur en capital-risque à qui l'on doit l'introduction du cadre des OKR chez Google, utilise et recommande une formule très simple pour créer des OKR. Pour les objectifs, la formule est la suivante :

Je me rendrai sur le site _____________________, tel qu'il est mesuré par _________________________.

Le "je" doit être remplacé par le "nous" lorsque les OKR sont destinés à des équipes ou à des organisations entières. Un fabricant de luminaires pourrait établir l'objectif suivant :

• Nous améliorerons la vitesse de livraison de notre nouveau produit, X, mesurée par le délai entre le moment de l'achat et celui de la livraison.

En règle générale, chaque objectif comporte entre un et cinq résultats clés. Dans cet exemple, les résultats clés de cet objectif pourraient être les suivants :

• Réduire le délai d'expédition de 5-7 jours ouvrables en moyenne à 2-3 jours.
• Réduire le délai entre la confirmation de la commande et son traitement de 2-3 jours à moins de 1 jours
• Éliminez 100% des retards dus au manque de stocks en produisant toutes les pièces en interne.

Chacun de ces résultats clés est mesurable, spécifique, limité dans le temps et vérifiable.

Noter les OKR

L'évaluation (également appelée notation) des OKR permet aux organisations d'analyser leurs performances par rapport aux objectifs et aux résultats clés qu'elles ont définis. Cela se produit généralement à la fin d'un cycle d'exécution. La notation des OKR est une partie importante du processus, car c'est à ce moment-là que les équipes sont en mesure de mesurer objectivement ce qu'elles ont fait par rapport à ce qu'elles avaient prévu de faire.

Il existe plusieurs méthodes pour évaluer les OKR. Elles vont d'une simple méthode de notation "oui/non" à des méthodes plus quantifiées.

La méthode de notation oui/non fonctionne comme il se doit. Pour chacun de vos objectifs et résultats clés, vous répondrez à la question "Avons-nous atteint cet objectif ?" par un oui ou un non.

En utilisant notre exemple "améliorer l'expérience du client en ligne" ci-dessus :

La méthode de notation oui/non peut être utile pour les objectifs qui sont vraiment soit/soit : Soit vous les avez atteints, soit vous ne les avez pas atteints. Par exemple, si votre objectif était de lancer une nouvelle ligne de produits en Q1, mais que vous n'avez pas été en mesure de le faire, cette méthode de notation fonctionnera.

Toutefois, la plupart des organisations choisissent d'utiliser des méthodes de notation qui donnent une image plus complète des progrès réalisés dans le cadre des OKR, par exemple en notant chaque résultat clé sur une échelle allant de 0.0 à 1.0. En utilisant cette méthode de notation, chaque résultat clé serait noté et la note moyenne de tous les résultats clés serait utilisée pour mesurer la note globale de l'objectif.

Avec cette approche, un "1.0" est censé être un objectif ambitieux et la plupart des résultats devraient se situer dans la fourchette 0.6 - 0.7. Extrait du site officiel de Google sur l'utilisation des OKR, ReWork :

"L'idéal pour les OKR se situe quelque part dans la fourchette 60-70%. Un score inférieur peut signifier que l'organisation ne réalise pas suffisamment ce qu'elle pourrait faire. Un score plus élevé peut signifier que les objectifs visés ne sont pas suffisamment élevés. Avec l'échelle 0.0 - 1.0 de Google, l'objectif est d'obtenir une moyenne de 0.6 à 0.7 pour l'ensemble des OKR. Pour les organisations qui découvrent les OKR, cette tolérance à l'égard de l'échec dans la réalisation d'objectifs inconfortables est elle-même inconfortable".

Bien que ce type de notation soit extrêmement utile, il est également important d'examiner les données objectives de manière subjective. Si les données peuvent aider à quantifier les progrès réalisés, elles ne tiennent pas compte des circonstances atténuantes qui auraient pu affecter ces progrès. Le fait de ne pas tenir compte de ces informations subjectives et de ne pas les inclure dans le partage des données peut mettre les équipes mal à l'aise face à la notation des OKR et les rendre moins enclines à participer ouvertement à l'utilisation des OKR.

Une autre remarque sur la notation des OKR : Il peut être utile de rechercher des modèles de notation des OKR pour déterminer si vos OKR sont suffisamment "dimensionnés" pour votre organisation ou votre équipe. De même, si votre organisation a du mal à réaliser des progrès significatifs sur la plupart de ses objectifs, vous devrez peut-être ajuster la taille ou la quantité de vos OKR pour les rendre plus réalisables.

Noter les OKR

De nombreuses organisations Lean et Agile choisissent d'utiliser les OKR parce que le cadre complète la structure, la fonction et les objectifs des transformations Lean et Agile. Souvent, les organisations se retrouvent bloquées lorsqu'elles tentent de faire évoluer leurs pratiques traditionnelles de financement et de planification afin de répondre aux besoins de leurs nouvelles équipes agiles interfonctionnelles. Les OKR constituent un moyen concret de créer la transparence et la responsabilité nécessaires au financement et au lancement d'équipes agiles, tout en dotant les équipes d'un meilleur moyen de définir et de suivre leurs progrès vers la réalisation des objectifs.

Les OKR peuvent être utilisés par les organisations quelle que soit leur maturité Lean ou Agile. Mais pour les organisations qui cherchent à développer l'Agile et à faire évoluer leurs structures organisationnelles autour de la création de valeur, l'organisation en flux de valeur est une étape clé. Les organisations qui subissent des transformations Lean / Agile tireront le meilleur parti des OKR si elles les utilisent dans le cadre de la structure des flux de valeur.