Le guide complet des prévisions de revenus des services professionnels

Selon le 2023 Professional Services Maturity Benchmark Report, les revenus ont augmenté en moyenne de 10.6% au cours des cinq dernières années et sont restés stables tout au long de 2022.

Ces résultats reflètent l'évolution vers une approche qualitative, axée sur la valeur, pour mesurer le succès des services dans le cadre de la prévision des revenus des services professionnels.

La capacité à prévoir rapidement et avec précision les recettes attendues d'une entreprise aura un impact sur la manière dont les entreprises peuvent gérer leur budget, leurs stocks et leurs effectifs.

Grâce à des prévisions précises, une entreprise peut se fixer des objectifs ambitieux et réalisables. Lorsqu'une entreprise attend que le projet, la commande ou le service soit terminé pour mesurer les recettes, elle ne peut apporter aucune amélioration avant qu'il ne soit trop tard.

La prévision des recettes utilise une combinaison stratégique de tendances commerciales historiques pour prédire les recettes futures auxquelles une entreprise devrait s'attendre sur une période donnée afin de prendre de meilleures décisions commerciales. Cette démarche proactive permet d'éviter le piège qui consiste à attendre que le projet soit terminé pour voir ce qui aurait pu être mieux fait alors que cela n'a plus d'impact sur l'amélioration de la rentabilité.

Les prévisions aident les entreprises à déterminer l'offre et la demande futures afin de mieux gérer les ressources, par exemple le nombre d'heures nécessaires pour chaque poste ou compétence pour effectuer un travail à l'avance.

Ces prévisions peuvent être utilisées pour donner à l'acquisition de talents le temps nécessaire pour pourvoir correctement ces postes sans retarder le projet, en particulier dans ce marché du travail tendu. Elle permet également d'éviter de gaspiller des salaires pour un poste avant qu'il ne soit nécessaire pour effectuer le travail.

La volatilité des prévisions peut conduire à une mauvaise estimation des besoins en personnel pour les projets, ce qui entraîne des pertes de revenus et une baisse de la rentabilité. Par ailleurs, les entreprises qui investissent dans la prévision des revenus des services professionnels en temps réel et avec une précision constante bénéficieront d'un avantage concurrentiel grâce à une meilleure visibilité et à une meilleure utilisation des ressources.

Les entreprises qui peuvent prévoir la demande future de leurs services plus longtemps que leurs homologues auront une meilleure gestion des ressources et une meilleure stratégie globale, ce qui les rendra plus résistantes à l'avenir que leurs concurrents qui ont moins de visibilité.

Au niveau le plus élémentaire de l'entreprise, il est préférable de connaître les entrées et les sorties d'argent pour prendre des décisions plus éclairées sur la meilleure façon d'allouer les ressources.

Pour calculer efficacement les revenus futurs, les entreprises doivent avoir accès à un large éventail de données sur la capacité, la programmation, la masse salariale, les tendances du marché et l'historique de l'entreprise. Conserver toutes ces informations en un seul endroit, accessible en temps réel à l'aide d'un PSA, sera la clé, et voici quelques raisons qui expliquent pourquoi :

• Il est plus facile d'obtenir des mises à jour en temps réel de la part de tous les membres de l'équipe responsable de la saisie des données pour la prévision des recettes.
• La centralisation des données permet une collaboration et une réflexion plus poussées sur les moyens d'améliorer les recettes ou la précision des prévisions.
• Les organisations peuvent être plus souples en clôturant une période de revenus sur un coup de tête si elles ont besoin de vérifier des divergences et de s'adapter plus rapidement par rapport aux méthodes manuelles.
• Les tâches fastidieuses de calcul et de collecte des recettes sont automatisées, ce qui permet à l'équipe chargée des prévisions de mettre ses compétences au service de l'analyse ou d'autres améliorations à grande échelle.

Il existe quatre grands types de modèles de prévision des recettes couramment utilisés par les entreprises, chacun ayant ses propres forces et faiblesses. Dans de nombreux cas, il peut même être judicieux de combiner différents modèles de prévision des services professionnels dans le cadre d'une approche hybride afin d'obtenir des prévisions encore plus précises.

1. Modèle de prévision des recettes des pipelines

Le modèle de prévision des revenus du pipeline surveille les principaux facteurs de revenus pour calculer la trajectoire des ventes futures d'une entreprise. Ce modèle met l'accent sur une analyse complète du pipeline de vente afin de créer une prévision de vente, sachant que seule une fraction de ces opportunités se concrétisera en chiffre d'affaires.

2. Modèle de prévision des recettes du carnet de commandes

Le modèle de prévision des recettes du carnet de commandes partage certaines qualités avec l'approche du pipeline pour prédire les recettes, puisqu'ils intègrent tous deux la perspective qui prend en compte les recettes totales des travaux contractés, même s'ils n'ont pas encore été livrés.

Une distinction majeure, cependant, est que contrairement au modèle de pipeline, l'approche du carnet de commandes ne dépend pas de l'incertitude ou de la réalisation d'estimations. Au contraire, la croissance des revenus est répartie de manière plus réaliste dans le temps.

3. Modèle de prévision basé sur les ressources

Les prévisions axées sur les ressources sont également appelées prévisions ascendantes, car elles permettent aux équipes de s'appuyer sur leur connaissance intime des opérations pour prendre les meilleures décisions concernant la programmation de leur travail, de manière à l'aligner sur les ressources disponibles afin d'en maximiser l'utilisation.

Les modèles de prévision basés sur les ressources dépendent d'une compréhension claire par les équipes de l'ensemble des projets en cours et nécessitent un suivi continu afin que des ajustements puissent être effectués si nécessaire pour tenir compte des limitations de capacité, des goulets d'étranglement et des excédents potentiels.

4. Prévision des recettes sur la base des performances historiques et des effets du changement

Les organisations telles que les fournisseurs de services gérés utilisent les prévisions de revenus des services professionnels dans le cadre d'un modèle d'entreprise à revenus récurrents. Ces organisations estiment que le modèle de prévision des recettes basé sur les performances historiques est très efficace.

Cette approche suppose qu'une entreprise obtiendra au moins le même montant de revenus au cours d'une période donnée, généré dans les mêmes conditions par le passé.

En utilisant l'historique des performances précédemment établi comme base de référence, il existe une norme permettant de comparer les conditions actuelles afin de déterminer exactement l'impact de ces facteurs sur les recettes.

Lire la suite : Guide sur la reconnaissance des revenus des services professionnels

Malgré l'importance évidente d'une prévision précise des recettes, de nombreuses organisations de services professionnels commettent l'erreur de ne pas lui accorder l'attention qu'elle mérite.

Les organisations de services professionnels performantes comprennent l'importance de la prévision des revenus des services professionnels et cherchent activement des moyens d'améliorer leurs méthodes pour calculer les revenus avec plus de précision.

Étape 1: Optimisez la programmation des ressources et la dotation en personnel le plus tôt possible

Lorsqu'une entreprise de services a réalisé des prévisions optimales de la demande future, elle peut adapter sa main-d'œuvre de manière proactive afin d'éviter un ralentissement dû à une pénurie de main-d'œuvre. Cela permet de s'assurer que les entreprises disposent de toutes les ressources nécessaires pour réaliser un travail dans les délais et le budget impartis.

En conservant les compétences requises au sein de leur personnel, les entreprises peuvent optimiser ces ressources en main-d'œuvre qualifiée comme n'importe quelle autre chose et faire appel aux personnes les mieux équipées pour accomplir chaque tâche.

Étape 2: Utilisez des outils et des logiciels de planification

Les équipes commettent souvent l'erreur de ne pas utiliser un logiciel de planification des ressources, qui peut fournir aux gestionnaires une vue consolidée inestimable de la disponibilité de leurs ressources en temps réel afin qu'ils puissent ajuster leurs taux d'utilisation.

Plus les données prévisionnelles sont proches du temps réel, plus les engagements de ressources et les prévisions de recettes seront alignés avec précision, ce qui commence par la tenue d'un calendrier actualisé.

Étape 3: Mettre l'accent sur la précision du taux

Bien que les taux de facturation soient normalisés au sein d'une organisation, il est important de prendre en compte d'autres facteurs susceptibles de modifier ces taux et d'influer sur la précision des prévisions de revenus des services professionnels.

L'une des raisons pour lesquelles un taux s'écarte de la norme est que des ressources ou des services sont achetés en gros à un prix réduit. La capacité à négocier de meilleurs tarifs de gros peut être un facteur déterminant lorsqu'il s'agit pour une entreprise d'attribuer un contrat pour des travaux ou d'autres projets importants.

Par conséquent, pour éviter de baser les taux sur une variable volatile susceptible de changer, les organisations devraient plutôt lier leurs taux à des systèmes de suivi plus stables tels que les heures programmées ou trouver d'autres moyens de normaliser les taux autant que possible.

Le suivi des prix est une composante évidente des taux de facturation, mais il est également important de calculer quand ces revenus seront réalisés, ce qui est particulièrement important pour les travaux en plusieurs phases qui peuvent dépendre de revenus futurs ou de l'atteinte de jalons budgétaires.

Étape 4: Traitez les projets comme uniques

Tous les projets ne sont pas identiques et les entreprises doivent analyser de manière proactive les opportunités et les risques liés aux projets en cours afin d'obtenir des prévisions de revenus plus précises, car tous les contrats de projet ne seront pas remportés.

Étant donné que les projets se trouvent à différents stades du cycle de vente, de l'opportunité à la proposition, les recettes attendues pour ces projets doivent être réduites afin d'éviter de représenter des recettes qui ne seront pas réellement perçues.

Étape 5: Anticiper et surveiller la variabilité

Les entreprises qui tentent de déterminer le degré de variabilité acceptable doivent s'attendre à une marge d'erreur d'autant plus grande que leurs projections sont éloignées dans le temps. Des périodes plus courtes de prévision des recettes devraient permettre d'obtenir des prévisions plus précises et devraient être mesurées par rapport à ces objectifs à long terme.

La mesure de la variabilité au début d'un projet peut toujours être ajustée, mais en commençant plus tôt, les prévisions de revenus des services professionnels sont beaucoup plus précises.

La compréhension et le calcul de la variabilité peuvent être très difficiles à reconnaître en temps réel, mais la prévision constante de la variabilité avec précision nécessitera les bons outils logiciels.

Étape 6: Évitez la confusion entre les recettes et les flux de trésorerie

Les entreprises qui connaissent une expansion importante sont susceptibles de disposer d'un flux de trésorerie plus important, mais les prévisions de trésorerie ne doivent pas être confondues avec les prévisions de recettes, malgré leurs similitudes.

Les flux de trésorerie sont souvent mis en avant dans les entreprises en croissance, car ils constituent une garantie tangible que l'entreprise continuera à fonctionner, mais ils ne remplacent pas les prévisions de recettes.

Le suivi des flux de trésorerie n'englobe que les activités financières telles que la facturation ou l'encaissement. Cependant, la prévision des recettes prend en compte d'autres facteurs influençant les opérations, comme le fait de savoir si une entreprise dispose des ressources nécessaires pour tenir ses promesses et honorer ses contrats.

Étape 7: Comparez les prévisions à l'utilisation réelle

La dernière étape de l'amélioration des prévisions de recettes consiste à examiner l'efficacité des modèles de prévision actuels et à corriger les points faibles qui sont à l'origine de prévisions inexactes.

Si les feuilles de temps de l'entreprise ne reflètent pas fidèlement les prévisions de recettes, il peut être nécessaire de combiner différemment les modèles de prévision et les technologies d'assistance.

Lire la suite : Logiciel PSA ou logiciel de gestion de projet : Quelle est la différence ?

Aucun modèle de prévision n'est meilleur que les autres en soi. Pour commencer à choisir un modèle de prévision adapté aux besoins de votre entreprise, vous devrez combiner les quatre modèles.

Quelle que soit la combinaison de modèles utilisée, le dénominateur commun est que les entreprises bénéficient de la fonction de gestion des revenus d'un outil d'APS pour agréger les informations sur les horaires et valider leurs prévisions.

Travail personnalisé ou redondant

Pour les travaux plus standardisés et répétitifs, une entreprise peut utiliser son carnet de commandes pour obtenir une vue d'ensemble des prévisions de revenus. Par ailleurs, un travail plus personnalisable nécessitera l'ajout d'une prévision ascendante des recettes des services professionnels, voire d'un modèle axé sur les ressources.

Grandes entreprises

Les grandes entreprises combinent généralement le modèle du carnet de commandes avec l'approche ascendante et la méthode de prévision du pipeline afin d'obtenir les résultats les plus précis possibles en matière de prévision des recettes. Les entreprises qui ont des délais plus courts pour fournir leurs services voudront utiliser des méthodes de planification de la capacité pour prendre les décisions les plus efficaces en matière de ressources.

Projets sujets au changement

Les projets de travail susceptibles de subir des modifications dynamiques ou des changements peu fiables au cours de la production bénéficieront de l'utilisation de prévisions ascendantes ou de modèles axés sur les ressources pour prédire les recettes.

L'étape suivante consiste à surveiller le travail en cours et à analyser la taille, la durée et la date de début de la demande d'opportunités entrantes afin d'établir des prévisions en fonction des phases.

Quels que soient les modèles de prévision utilisés, les organisations de services professionnels ne doivent pas oublier de contrôler les recettes réelles générées pour vérifier l'exactitude des prévisions, tout en s'adaptant pour obtenir des résultats encore plus précis.

Pour les organisations de services professionnels, la demande de prédictions plus précises et de meilleures expériences centrées sur le client n'est qu'un début.

Une approche axée sur la valeur pour la prévision des revenus des services professionnels est essentielle pour les organisations afin d'identifier les domaines d'amélioration tout en permettant une approche qualitative pour mesurer le succès de leurs services.

Découvrez comment la solution Planview PSA peut vous aider à accepter et à respecter davantage d'engagements clients, avec une prévisibilité de la capacité et de l'utilisation.