Prévisions du chiffre d’affaires des services professionnels : le guide complet

Selon le 2023Professional Services Maturity Benchmark Report, le volume d’affaires du secteur a augmenté en moyenne de 10.6% au cours des cinq dernières années et est resté stable tout au long de 2022.

Ces résultats reflètent l’évolution des tendances vers une approche qualitative, axée sur la valeur, pour mesurer le succès des services professionnels grâce à la prévision du chiffre d’affaires (CA).

La capacité d’une entreprise à prévoir rapidement et avec précision son chiffre d’affaires aura un impact sur la gestion de son budget, de ses stocks et de ses effectifs.

Grâce à des prévisions précises, une entreprise peut se fixer des objectifs ambitieux et réalisables. À l’inverse, si elle attend l’issue du projet, de la commande ou du service pour calculer son chiffre d’affaires, alors il est trop tard pour apporter des améliorations.

La prévision du CA utilise une combinaison stratégique de tendances commerciales historiques pour prédire le chiffre d’affaires auquel une entreprise peut s’attendre sur une période donnée. Le but : l’aider à prendre de meilleures décisions. Cette démarche proactive permet d’éviter le piège qui consiste à attendre qu’un projet soit terminé pour identifier les points qui auraient pu être améliorés, alors même que ces améliorations n’auront plus aucun impact sur sa rentabilité.

Ces prévisions aident les entreprises à déterminer en amont l’offre et la demande futures afin de mieux gérer les ressources, par exemple le nombre d’heures nécessaires pour chaque poste ou chaque compétence pour effectuer le travail demandé.

Grâce à ces éclairages, l’équipe de recrutement a tout le temps nécessaire pour pourvoir correctement ces postes sans retarder le projet, un avantage considérable dans un marché du travail ultra-tendu. Ces prévisions permettent également d’éviter de gaspiller un salaire dans un poste qui ne sera nécessaire qu’après le début de la mission.

La volatilité des prévisions peut conduire à une mauvaise estimation des besoins en ressources humaines, entraînant des pertes de revenus et une baisse de la rentabilité. Au contraire, les entreprises qui investissent dans la prévision du CA des services professionnels en temps réel et avec une précision constante bénéficieront d’un avantage concurrentiel grâce à une meilleure visibilité et à une meilleure utilisation des ressources.

En effet, la capacité à anticiper avant leurs concurrents la demande future pour leurs services leur permet d’optimiser la gestion de leurs ressources et d’élaborer une meilleure stratégie globale, gage d’une plus grande résilience.

Au niveau le plus élémentaire de l’entreprise, il est préférable d’identifier les entrées d’argent et les postes de dépense pour prendre des décisions plus éclairées et mieux allouer les ressources.

Or, pour calculer efficacement leur chiffre d’affaires futur, les organisations doivent avoir accès à un large éventail de données : capacité, planification, masse salariale, tendances du marché et historique de l’entreprise. Toutes ces informations doivent être réunies en un seul et même endroit, accessible en temps réel à l’aide d’une solution PSA. Cette centralisation présente en effet de nombreux avantages :

• Elle facilite les mises à jour en temps réel par les membres de l’équipe responsable de la saisie des données pour la prévision du CA.
• Elle permet une collaboration et une réflexion plus poussées sur les moyens d’améliorer le chiffre d’affaires ou la précision des prévisions.
• Elle donne aux entreprises plus de flexibilité, en leur permettant par exemple de clore une période financière dès qu’elles le souhaitent pour vérifier des divergences, mais aussi de s’adapter plus rapidement par rapport aux méthodes manuelles.
• Elle simplifie l’automatisation des tâches fastidieuses de calcul et de collecte des données du CA, ce qui permet à l’équipe chargée des prévisions de se recentrer sur les analyses ou d’autres améliorations globales.

Il existe quatre grands types de modèles couramment utilisés par les entreprises. Chacun présente des avantages et des inconvénients. Dans de nombreux cas, il peut même être judicieux de combiner différents modèles dans le cadre d’une approche hybride afin d’obtenir des prévisions encore plus précises.

1. Modèle « pipeline »

Ce modèle surveille les principaux leviers de croissance de l’entreprise pour calculer la trajectoire de ses ventes futures. Il met l’accent sur une analyse complète du pipeline de vente afin d’établir des prévisions, sachant que seule une fraction de ces opportunités se concrétisera en chiffre d’affaires.

2. Modèle « backlog »

Le modèle backlog partage certains avantages avec l’approche pipeline : ils intègrent tous deux des perspectives prenant en compte le chiffre d’affaires total des missions confiées à l’entreprise, y compris des missions en cours.

Ils présentent néanmoins une distinction majeure. Contrairement au modèle pipeline, le modèle backlog ne repose pas sur des incertitudes ou des estimations. Au contraire, la croissance du CA est répartie de manière plus réaliste dans le temps.

3. Modèle basé sur les ressources

Les prévisions basées sur les ressources sont également appelées prévisions ascendantes, car elles permettent aux équipes de s’appuyer sur leur connaissance des opérations pour prendre les meilleures décisions en ce qui concerne la planification de la mission en fonction des ressources disponibles, et ainsi en optimiser l’utilisation.

Ce modèle requiert une compréhension claire de l’ensemble des projets en cours par les équipes et nécessite un suivi continu pour effectuer des ajustements afin de tenir compte des limitations de capacité, des goulets d’étranglement et des excédents potentiels.

4. Modèle basé sur les performances historiques et les effets des changements

Certaines entreprises, par exemple les fournisseurs de services managés, utilisent les prévisions du CA des services professionnels dans le cadre d’un modèle basé sur le chiffre d’affaires récurrent. Cette approche axée sur les performances historiques est considérée comme très efficace.

Elle suppose qu’une entreprise enregistrera au minimum, sur une période donnée et dans des conditions similaires, le même chiffre d’affaires que lors de la période précédente.

En utilisant l’historique des performances précédemment établi comme base de référence, il est possible de comparer les conditions actuelles afin de déterminer avec exactitude l’impact de ces facteurs sur le chiffre d’affaires.

Pour aller plus loin – Guide de la reconnaissance du chiffre d’affaires des services professionnels

L’importance d’une prévision précise du chiffre d’affaires n’est plus à démontrer. Pourtant, bon nombre d’entreprises de services professionnels commettent l’erreur de négliger cette étape primordiale.

Les autres, en revanche, recherchent activement des moyens d’améliorer leurs méthodes pour calculer le chiffre d’affaires avec plus de précision.

Étape 1: optimiser la planification des ressources en amont

Lorsqu’une entreprise de services parvient à prédire la demande future de façon optimale, elle peut adapter ses ressources de manière proactive afin d’éviter un ralentissement dû à une pénurie de talents. Elle s’assure ainsi de disposer de toutes les ressources nécessaires pour réaliser le travail dans les délais et le budget impartis.

En maintenant les compétences requises au sein de leurs équipes, les entreprises peuvent optimiser ces ressources qualifiées comme n’importe quelle autre chose et faire appel aux personnes les mieux à même d’accomplir chaque tâche.

Étape 2: utiliser des outils et des logiciels de planification

Les équipes omettent souvent d’utiliser un logiciel de planification des ressources. Ces outils fournissent pourtant aux managers une vue consolidée sur la disponibilité de leurs ressources en temps réel et les aident ainsi à ajuster leurs taux d’utilisation.

Plus les données prévisionnelles sont proches du temps réel, plus l’alignement entre les ressources mobilisées et les prévisions de CA est précis. La première étape consiste à établir un calendrier actualisé en permanence.

Étape 3: mettre l’accent sur la précision des taux

Bien que les taux de facturation soient standardisés au sein d’une entreprise, il est important de prendre en compte d’autres facteurs susceptibles d’influer sur ces taux et sur la précision des prévisions de CA.

Par exemple, un taux peut dévier de la norme lorsque les ressources ou les services sont achetés en gros à prix réduit. La possibilité de négocier de meilleurs tarifs de gros peut être un facteur déterminant lorsqu’il s’agit d’attribuer un contrat pour un projet ou d’autres chantiers importants.

Par conséquent, pour éviter de baser leurs taux sur des variables volatiles, les entreprises doivent établir un système de suivi plus stable, par exemple les heures programmées, ou trouver d’autres moyens de standardiser les taux au maximum.

Le suivi des prix est une composante évidente des taux de facturation, mais il est également important d’estimer quand le chiffre d’affaires sera effectivement réalisé, une approche particulièrement importante pour les projets en plusieurs phases qui peuvent dépendre de revenus futurs ou de jalons budgétaires.

Étape 4: tenir compte des spécificités de chaque projet

Les projets sont tous différents et les entreprises doivent analyser de manière proactive les opportunités et les risques liés à chacun d’entre eux pour’ obtenir des prévisions plus précises, sachant que tous les contrats ne seront pas remportés.

De l’opportunité à la proposition, les projets se trouvent tous à différents stades du cycle de vente. Le CA attendu de ces projets doit être revu à la baisse pour écarter les revenus qui ne seront pas réalisés.

Étape 5: anticiper et surveiller la variabilité

Plus les projections sont éloignées dans le temps, plus les entreprises doivent prévoir une grande marge d’erreur lors du calcul du degré de variabilité acceptable. En raccourcissant les périodes de prévision, les entreprises peuvent obtenir des prévisions plus précises, à condition de tenir compte de leurs objectifs à long terme.

Le degré de variabilité mesuré au début d’un projet peut toujours être ajusté, mais calculer cette variabilité en amont donne des prévisions plus précises.

Il peut être très difficile de mesurer le degré de variabilité en temps réel. Prédire la variabilité de façon constante et précise nécessite les bons outils logiciels.

Étape 6: ne pas confondre chiffre d’affaires et flux de trésorerie

Les entreprises qui connaissent une grande expansion disposeront généralement d’un flux de trésorerie plus important, mais malgré leurs similitudes, il faut prendre garde à ne pas confondre les prévisions de trésorerie et les prévisions de chiffre d’affaires.

Les flux de trésorerie sont souvent mis en avant dans les entreprises en pleine croissance, car ils constituent une garantie tangible que l’entreprise continuera à fonctionner à l’avenir. En revanche, ils ne remplacent pas les prévisions de CA.

Le suivi des flux de trésorerie n’englobe que les activités financières telles que la facturation ou l’encaissement. Néanmoins, la prévision de CA prend en compte d’autres facteurs influençant les opérations, comme le fait de savoir si une entreprise dispose des ressources nécessaires pour tenir ses engagements et honorer ses contrats.

Étape 7: comparer les prévisions à l’utilisation réelle

La dernière étape consiste à examiner l’efficacité des modèles de prévision actuels et à corriger les lacunes sources d’inexactitudes.

Si les relevés d’activité de l’entreprise ne reflètent pas fidèlement les prévisions de CA, il peut être nécessaire de combiner différemment les modèles de prévision et les technologies d’assistance.

Pour aller plus loin – Logiciel PSA ou logiciel de gestion de projet : quelle est la différence ?

Tous les modèles de prévision ont leurs avantages. Pour créer la formule adaptée à vos besoins, vous devrez combiner les quatre modèles.

Quelle que soit la combinaison utilisée, il existe un dénominateur commun : la fonction de gestion des revenus des outils PSA peut être utilisée pour agréger les informations de planification et confirmer les prévisions.

Projet personnalisé ou récurrent

Pour les projets standards récurrents, l’entreprise peut utiliser son carnet de commandes pour obtenir une vue d’ensemble des prévisions de CA. Pour les projets plus personnalisés, elles devront ajouter une prévision ascendante, voire utiliser un modèle axé sur les ressources.

Grandes entreprises

Les grandes entreprises combinent généralement le modèle du carnet de commandes avec l’approche ascendante et la méthode de prévision du pipeline afin d’obtenir les résultats les plus précis possibles. Les entreprises soumises à des délais de livraison plus courts utiliseront des méthodes de planification des capacités pour prendre les meilleures décisions en matière de ressources.

Projets sujets au changement

Pour les projets susceptibles de subir des modifications au fil de l’eau ou des changements imprévisibles, il est recommandé d’utiliser des prévisions ascendantes ou de modèles axés sur les ressources.

Il faut ensuite surveiller la pipeline pour voir le travail réalisé et analyser la taille, la durée et la date des demandes entrantes afin d’établir des prévisions par phases.

Quels que soient les modèles de prévision utilisés, les entreprises de services professionnels ne doivent pas oublier de contrôler le CA effectivement généré pour vérifier l’exactitude des prévisions, tout en s’adaptant pour obtenir des résultats encore plus précis.

Exiger des prédictions plus précises et de meilleures expériences centrées sur le client n’est qu’un début.

La prévision de CA des services professionnels doit s’axer sur la valeur pour identifier les domaines d’amélioration et permettre aux entreprises de mesurer le succès de leurs services selon une approche qualitative.

Découvrez comment la solution Planview PSA peut vous aider prévoir vos besoins en capacités et en utilisation pour honorer davantage d’engagements clients.