Table des matières

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Les logiciel PSA et les logiciel de gestion de projets un vif intérêt. La taille du marché mondial des logiciel PSA devrait atteindre 16 milliards de dollars (tous les chiffres sont en USD) d'ici le 2025 , ce qui représente un TCAC de 11 . 7 % entre 2020 - 2025 . Et la taille du marché mondial des logiciel de gestion de projets devrait dépasser 20 $ . 4 milliards par 2032 , ce qui représente un TCAC de 13 . 1 pourcentage entre 2022 - 2032 .

Cependant, s'il existe un chevauchement important entre un logiciel PSA et un logiciel de gestion de projets (aspect que nous allons explorer dans ce guide), il s'agit néanmoins de solutions distinctes.

Il est essentiel que les organisations client les différences.

Ce guide explore les points communs et les différences logiciel PSA de logiciel de gestion de projets . Examinons d'abord les logiciel de gestion de projets, puis les logiciel PSA.

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Les tableaux de bord des logiciel PSA offrent une visibilité étendue pour prendre de meilleures décisions financières et financières.
Les tableaux de bord des logiciel PSA offrent une visibilité étendue pour prendre de meilleures décisions financières et financières.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet ?

Le projet Management Institute définit la gestion de projet comme « l'utilisation de connaissances, de compétences, d'outils et de techniques spécifiques pour créer quelque chose de valeur pour les gens ».

Un logiciel de gestion de projet permet aux équipes de projet (dirigées par des chefs de projet) de développer, suivre, gérer, corriger et modifier les différentes tâches (dont beaucoup sont interdépendantes) qui conditionnent la réussite d'un projet.

Dans le paysage de la gestion de projet, on entend généralement par « réalisation d'un projet » un résultat qui remplit trois critères :

  • Tous les objectifs métiers attendus ont été atteints conformément aux documents de périmètre et aux attentes du client (remarque : le client peut être interne ou externe à l' organisation qui porte le projet)
  • Le projet est terminé dans les temps, conformément au calendrier
  • Le projet est terminé dans les limites du budget

Bien entendu, l'utilisation logiciel de gestion de projets ne garantit pas automatiquement des résultats positifs. Les facteurs de réussite sont multiples. en particulier en ce qui concerne la gestion du changement et les attentes des parties prenantes.

Cependant, à défaut d'utiliser un bon logiciel de gestion de projets de projets, les projets, surtout s'ils sont complexes, seront au mieux tourmentés, au pire catastrophiques.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projets?

Pourquoi les logiciel de gestion de projets -ils essentiels plutôt qu'facultatifs ? Comme les chefs de projet expérimentés l'ont bien compris et que les nouveaux chefs de projet le découvrent rapidement, les projets génèrent une quantité massive, voire écrasante, d'informations brutes.

Par exemple, chaque tâche ou projet peut avoir des dizaines ou des centaines de milliers d'autres tâches associées à la durée, au coût, à la ressource et à la relation avec d'autres projets.

De plus, la tâche peut également être liée au plan de gestion des risque et au plan de communication (qui déclenchent des tâches supplémentaires). De plus, les changements provoqués par des évolutions négatives ou positives s'ajoutent au volume croissant d'informations qui doivent être saisies, catégorisées et utilisées en conséquence.

Project management software enables project managers (or other designated members of the project team such as resource managers, budget managers, etc.), to track and control progress and facilitate effective collaboration, communication, and decision-making. As a result, projects will ideally reach the finish line on time, within budget, and having achieved all business objectives.

Et lorsque cet idéal n'est pas atteint (ce qui arrive malheureusement assez fréquemment, en particulier dans le domaine informatique ), les logiciel de gestion de projets jouent un rôle essentiel pour mettre en lumière les problèmes et en tirer des enseignements pour l'avenir.

What Is PSA Software?

Le logiciel PSA est une solution à multiples facettes développée spécifiquement pour les organisations qui exécutent des projets ou des activités facturables ou qui fournissent des services managés.

Il existe de nombreuses solutions logiciel PSA sur le marché, chacune ayant ses propres fonctions, caractéristiques, capacités, points forts et limites. Cependant, selon Service Performance Insight , toutes les solutions logiciel PSA robustes et d'entreprise répondent aux objectifs fondamentaux suivants :

  • Capturez les revenus de projet dans une base de données centrale
  • Fournir une interface utilisateur cohérente dans toutes les applications
  • Répartissez les coûts et les livrables de manière à pouvoir mesurer, analyser et améliorer la productivité à différents niveaux (par exemple, territoire, compte, projet et ressource individuelle )
  • Intégrez le reporting et l' analytique à l' application pour que les responsables soient informés de manière proactive des risques et des problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes complexes et coûteux.
  • Créer une piste d'audit pour identifier les réussites (pour les bonnes pratiques) et les points d'échec (pour les enseignements tirés)
  • Prise en charge des opérations mondiales avec des applications multidevises et multilingues conformes aux réglementations et taxes locales
  • Réduisez les coûts d'administration en remplaçant (ou du moins en réduisant) l'utilisation de feuilles de calcul manuelles sources d'erreurs
  • Bénéficiez d'un guichet unique et d'une visibilité fondée sur des informations en temps réel

Pourquoi utiliser le logiciel PSA?

Les organisations utilisent le logiciel PSA pour résoudre différents problèmes et atteindre divers objectifs. Cependant, quatre bonnes raisons expliquent pourquoi Service Performance Insight, dans son analyse comparative 2022 Professional Services Maturity™ , affirme que les logiciel PSA sont devenus « la solution de base pour une planification d'entreprise basée sur les meilleurs projets, les meilleurs clients, les meilleurs services et les personnes les plus compétentes pour concrétiser le plan d'affaires. »

Le logiciel PSA renforce la confiance dans les engagements en permettant aux clients d'obtenir des résultats concrets

Dans le paysage commercial post-pandémie, les clients s'attendent à ce que les jalons soient atteints plus tôt et les livrables plus rapides. Pour ce faire , les logiciel PSA intègrent la gestion des projets et des gestion des ressources, l'automatisation configurable des workflow et la collaboration pour permettre aux équipes de mener à bien leurs projets à l'aide de plusieurs méthodologies de travail et à un rythme accéléré. Le logiciel PSA également d'identifier et de résoudre de manière proactive les problèmes de capacité et d'effectifs qui, autrement, auraient un impact négatif sur la capacité d'exécution.

Le logiciel PSA offre une visibilité totale pour accélérer et améliorer la prise de décision

Le logiciel PSA une transparence en temps réel sur les missions et l'ensemble du cycle du devis à l'encaissement . Il crée également un système d'enregistrement fiable qui centralise et automatise les activités et les données, et fournit aux décideurs des informations décisionnelles exploitables en temps réel sur la santé des missions et la performance opérationnelle.

Le logiciel PSA centralise les processus clés et optimise le cycle de vie des services de bout en bout

Le logiciel PSA centralise l'ensemble des fonctions et opérations pour l'ensemble du cycle de vie de bout en bout des missions de services. Cela inclut la gestion de pipelines, la gestion financière, la gestion de projets, la gestion des ressources du gestion du changement, le reporting et les processus métiers.

Les logiciel PSA stimulent la rentabilité

La quatrième et dernière raison d'utiliser un logiciel PSA n'est pas un avantage en soi, mais plutôt l'aboutissement des trois raisons précédentes : il stimule la rentabilité. Comme l'indique Service Performance Insight :

« [Les solutions PSA ] continuent de générer des gains de performances opérationnelles significatifs, générant une augmentation des revenus et des bénéfices pour les organisations de services professionnels … Les solutions PSA permettent d'associer les bonnes ressources, aux bonnes compétences au bon moment, aux bons projets. Les solutions PSA présentent plusieurs avantages essentiels pour les PSO, mais la plupart des dirigeants n'ont qu'à considérer l'augmentation relative de 11 % (de 68 . 1 % à 75 . 3 %) comme principal utilisation facturable raison de choisir PSA. »

Le logiciel PSA fournit des informations clés sur la santé opérationnelle et financière des activités quotidiennes.
Le logiciel PSA fournit des informations clés sur la santé opérationnelle et financière des activités quotidiennes.

En quoi logiciel PSA et logiciel de gestion de projet sont-ils similaires ?

Nous avons vu précédemment que les logiciel PSA et les logiciel de gestion de projets avaient certaines similitudes. Ces fonctionnalités incluent généralement la gestion de projets, la gestion des ressources du temps, la collaboration et la gestion des processus .

Gestion de projet

La fonctionnalité de gestion de projet fait référence à des outils intégrés qui aident les dirigeants et les équipes à créer, modifier et gérer l'ensemble des tâches et des affectations. , et avoir atteint tous les objectifs de l'entreprise. De plus, des modèles prêts à l'emploi et personnalisables peuvent aider les équipes à accélérer, rationaliser et simplifier la planification.

Gestion des ressources

La fonctionnalité de gestion des ressources fournit des informations sur l'alignement des affectations de ressource sur les objectifs financiers. De plus, les leaders peuvent émettre des hypothèses de type « what-if ? pour valider que la capacité existante répondra à la demande anticipée (sinon, le recrutement peut être accéléré pour éviter un goulet d'étranglement). Dans le même temps, cette visibilité garantit que les ressources ne sont pas laissées pour compte, ce qui alourdit les coûts globaux de main-d'œuvre et réduit la rentabilité des projets.

Gestion du temps

La fonctionnalité de gestion des temps permet aux dirigeants d'accéder à des données précises et à jour sur les temps et les dépenses. Cela augmente la précision des projections financières, ce qui est particulièrement important pour les organisations de services professionnels et les prestataires de services managés, car cela permet également la comptabilisation des revenus en temps réel .

Collaboration

La recrudescence du travail à distance accélérée par la pandémie oblige les organisations à repenser la façon dont elles servent les clients à distance, mais de manière à améliorer ou réduire la performance, l'efficacité, les économies et la réussite des client . Les outils de collaboration aident les équipes, qu'elles cohabitent dans le même espace physique ou travaillent dans des villes, des pays ou des continents différents, à partager des informations de manière organisée et structurée.

La centralisation des communications dans un logiciel PSA ou un logiciel de gestion de projets crée également une archive à des fins de référence et d'audit.

Gestion des processus

L'automatisation améliore considérablement l'efficacité, garantit la conformité et réduit (ou dans l'idéal élimine) les erreurs de saisie. La fonctionnalité de gestion des processus active des moteurs de workflow personnalisés, qui établissent un framework pour la création de processus automatisés simples ou sophistiqués basés sur le type de projet et d'autres attributs opérationnels clés (par exemple, approbations de temps et de dépenses, demandes de ressource , etc.).

En quoi les logiciels PSA sont différents

S'il existe des similitudes importantes entre les logiciel PSA et les logiciel de gestion de projets, il s'agit néanmoins de solutions distinctes aux applications fondamentalement différentes. Elles ne sont donc pas interchangeables et visent à atteindre des objectifs métiers différents.

Pour les organisations de services professionnels , ce sont les personnes et non les projets qui font la différence. C'est particulièrement le cas aujourd'hui dans le paysage post-pandémique avec l'expansion massive du travail à distance (et du travail hybride). Les collaborateurs doivent être connectés aux outils, aux données et aux outils d'automatisation appropriés pour offrir des expériences toujours plus enrichissantes, rationaliser les processus et améliorer la productivité.

C'est là que l'impact d'un logiciel PSA essentiel : il met les collaborateurs en contact avec les technologie adaptées à l'engagement client, la planification des opportunités, la flexibilité des livraisons et des éclairages financiers.

En connectant les systèmes, les données, les activités, les organisation, les collaborateurs et les clients, les logiciel PSA offrent aujourd'hui l'avenir des services connectés.

Plus loin dans cet article, nous verrons dans quels cas les organisations doivent utiliser un logiciel PSA de logiciel de gestion de projets. Examinons d'abord plusieurs aspects qui différencient les logiciel PSA .

Gestion financière et PCGR

Pour les organisations de services professionnels, l'un des défis essentiels et difficiles consiste à assurer une conformité cohérente avec les politiques de gestion des temps et des dépenses des opérations. Le logiciel PSA répond à cette priorité en mettant en place une gouvernance renforcée de la gestion des temps et des dépenses, garante de la fluidité et de la solidité des opérations métiers.

En outre, les organisations de services professionnels sont tenues de fournir des revenus précis conformément aux normes d'expertise comptable (ASC 606 IFRS 15 ) . Le logiciel PSA crée une structure et une gouvernance évolutives et reproductibles pour la catégorisation des méthodes de comptabilisation des revenus . Cela se traduit par une comptabilisation des comptabilisation des revenus efficace et vérifiable , pour garantir une visibilité en temps réel sur les marges.

Gestion des contrats

Le logiciel PSA comprend des outils personnalisables de définition des contrats qui créent des règles financières et de facturation, y compris les tarifs. Elle permet également le partage de documents, de sorte que les responsables (et autres membres autorisés de l'équipe) puissent consulter et collaborer sur des propositions, des accords, des ordres de modification, des accords de confidentialité et d'autres documents liés aux missions. En outre, le suivi des activités permet d'évaluer les performances réelles par rapport aux prospects, prospects et opportunités du pipeline, tout en restant constamment en phase avec les attentes des client .

En outre, l'intégration du logiciel PSA et du CRM permet également aux organisations de services professionnels de suivre les clients tout au long du cycle de vie de l'engagement («bill to bid»), et de cibler des segments de client et des offres spécifiques en comprenant les détails clés de la relation.

Ressourcement pour les objectifs de marge financière

Dans la section précédente, nous avons vu que les logiciel PSA et les logiciel de gestion de projets offrent des fonctionnalités de gestion des ressources . Cependant, le logiciel PSA étend cette capacité avec des outils qui permettent aux organisations de services professionnels d'optimiser utilisation des ressources sur plusieurs contrats, lors de l'évaluation de la demande et de la capacité par rapport aux compétences et aux compétences des ressource .

planification des services et prévisions financières

Un autre défi majeur auquel les organisations de services professionnels confrontées est la difficulté à gérer le pipeline de projets entrants. Le logiciel PSA offre une visibilité complète et en temps réel sur le pipeline des ventes et le backlog Agile des services , permettant aux dirigeants de se concentrer sur une planification proactive plutôt que sur une résolution réactive des problèmes ou, pire encore, sur la limitation des dommages.

Gestion budgétaire au niveau des opportunités, des contrats et des projets

Le logiciel PSA relie le « front-office » (ventes) et le « back-end » (service de services et finances), de sorte que toutes les personnes liées à un projet puissent clairement voir ce qui a été versé au compte d'un client (et par qui et quand). .

Comptabilisation de revenus

La comptabilisation des revenus est un processus qui permet aux organisations de services professionnels d'enregistrer les revenus générés par un travail effectué pour un client. Le travail peut inclure des projets et des tâches encore en cours, ainsi que des projets et des contrats terminés. Il est important de noter que le processus de comptabilisation des comptabilisation des revenus est distinct du processus de facturation , bien que les données des deux processus doivent être rapprochées. Le processus de comptabilisation des revenus couvre six activités principales :

  • Une mission est créée dans le logiciel PSA (et les options de comptabilisation des revenus appropriées sont sélectionnées)
  • Un rapport de pré-exécution est exécuté et des ajustements au niveau de l'engagement sont apportés si nécessaire.
  • Un rapport provisoire est exécuté
  • Les revenus sont engagés
  • Les transferts de revenus sont effectués
  • Le rapprochement avec la facturation a lieu

La méthode de comptabilisation des revenus choisie doit également être conforme aux exigences d'une mission et/ou aux préférences d'un client.

Prise en charge de plusieurs méthodes de facturation

Dans le domaine des services professionnels, il existe plusieurs modes de facturation applicables aux clients : temps et matériel, forfaits, présentation des prestations sous forme d'abonnements ou résultats atteints. Les logiciel PSA prennent en charge chacune de ces méthodes métiers, de sorte que la meilleure option peut être sélectionnée en fonction des politiques de l'organisation, de la dynamique des projets et des préférences ou exigences des client .

Suivi et automatisation des règles de facturation

Dans certaines organisations de services professionnels , la facturation s'avère fastidieuse, chronophage et source d'erreurs. Cela entraîne non seulement des révisions coûteuses, mais peut aussi nuire à la réputation et éroder la confiance des client .

En effet, les « bonnes » surprises de facturation n'existent pas dans le services professionnels: toutes les situations qui obligent les organisations à fournir à leurs clients des factures révisées ou un relevé de compte ne sont pas les bienvenues.

Le logiciel PSA rationalise la facturation et accélère le traitement des facturations précises et ponctuelles. Cela réduit également le nombre de jours d'impayé (DSO) ainsi que la gestion des comptes clients et des finances.

Suivi de la performance financière et de la santé

Le manque de visibilité sur la santé et le statut des missions oblige les dirigeants à deviner si les missions sont sur la bonne voie et rentables. Ce risque est plus important et plus difficile à atténuer dans le cadre d'une mission à plus long terme, en particulier lorsque les membres d'une équipe de mise en œuvre font partie d'une organisation client .

Le logiciel PSA assure la transparence des portefeuilles de projets et des principaux KPI, tout en offrant une vue harmonisée des métriques critiques pour suivre de près la santé, le calendrier, le budget et la livraison des services.

Les clients au centre

Le logiciel PSA contribue à maintenir la satisfaction des client tout au long de la mission en mesurant les commentaires des client , en atténuant les risques liés aux service et en améliorant les processus de livraison. Une enquête menée par Forrester auprès d'organisations de services professionnels du monde entier a révélé que l'amélioration de la satisfaction client et de la défense des intérêts était le principal avantage de l'adoption des logiciel PSA .

À qui les logiciels PSA peuvent-ils le plus profiter ?

Trois types d'organisations peuvent utiliser le logiciel PSA et en tirer profit :

Organisations de services professionnels classiques

Les organisations de services professionnels (PSO) ont besoin d'un logiciel PSA tout-en-un robuste, capable de gérer de manière transparente la gestion des opportunités, la gestion des contrats et l'exécution des flux de travail. Il en résulte des prévisions précises et un suivi en temps réel des services, qui se traduisent par une comptabilisation complète et précise des comptabilisation des revenus et une amélioration de la rentabilité.

Organisations de services embarqués

Les organisations de services intégrés (ESO) font généralement partie de grandes entreprises spécialisées dans les produits et fournissent des services de conseil liés à ces produits. Comme les PSO, les ESO ont besoin d'un logiciel PSA pour établir une vue unique et intégrée des opérations financières et générer des instantanés en temps réel des performances de l' organisation par rapport à des critères de référence.

Prestataires de service managés

Les prestataires de services infogérés (MSP) fournissent généralement (mais pas exclusivement) un support informatique continu dans le cadre d'une relation d'externalisation. Le logiciel PSA permet aux MSP de suivre les incréments de temps plus courts et d'accéder à une visibilité en temps réel sur les client et les projets depuis un seul et même endroit.

En outre, les MSP sont confrontés à des défis que ne partagent pas les PSO et les ESO. Plus précisément, les MSP peuvent avoir beaucoup de mal à appréhender les marges des contrats par rapport aux activités par abonnement. Les MSP peuvent également passer à côté d'un trop grand nombre d'objectifs de SLA, ce qui compromet à la fois la santé de l'engagement et la risque client . Heureusement, le logiciel PSA de relever ces deux défis.

En ce qui concerne le premier cas, le logiciel PSA rationalise les flux de travail grâce à une meilleure gouvernance en fonction des abonnements appropriés. Il en résulte une plus grande précision pour la rentabilité des abonnements (ou des abonnements multiples).

Le logiciel PSA améliore le suivi des SLA et la conformité des temps de réponse et des solutions définis dans le cadre des exigences contractuelles des SLA.

Ainsi, les MSP peuvent prendre des mesures proactives et intelligentes (par exemple, empêcher les clients de générer des effets indésirables par inadvertance), et réduire le volume, la fréquence et la gravité des objectifs de SLA non respectés.

Quand utiliser un logiciel PSA ou un logiciel de gestion de projet

Si les logiciel de gestion de projets (et la plupart des solutions de gestion de portefeuilles ) aident à contrôler et à clôturer les projets dans les délais, l'accent est mis sur le projet.

Le logiciel PSA inclut tous les aspects essentiels de la gestion de projets, mais ajoute une quantité substantielle de fonctionnalités axées sur les aspects financiers de l'entreprise. Par exemple, les responsables peuvent identifier et affecter les ressources en fonction de leur capacité à générer les meilleures marges pour les tarifs facturés dans un contrat, et suivre et évaluer l'impact de ce changement sur les objectifs de revenus.

Il s'agit d'un niveau de sophistication financière qui n'est généralement pas requis dans la gestion de projets classique et, par conséquent, non pris en charge par un logiciel de gestion de projets autonome .

En résumé

Grâce au logiciel PSA, les organisations disposent d'une vue unique et intégrée de l'ensemble de leurs opérations financières, offrant un précieux instantané des performances de l' organisation par rapport à des critères de référence et aidant les dirigeants à identifier les domaines à améliorer et à développer, car :

  • Les informations sont organisées sur la manière dont le travail et les ressources sont alloués, ainsi que sur l'impact sur les marges de l'entreprise.
  • La performance financière est planifiée et suivie quotidiennement
  • Les estimations d'heures, de coûts et de revenus sont disponibles au niveau détaillé et fournissent des vues globales
  • Les enregistrements détaillés réduisent les litiges liés aux factures, ce qui se traduit par une diminution du nombre de crédits et une plus grande précision des revenus déclarés

Un logiciel PSA joue un rôle essentiel pour rendre les missions plus prévisibles et rentables, les clients plus satisfaits et fidélisés, et les organisations de services professionnels plus performantes et plus compétitives.

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