Deux décennies après le début du vingt-et-unième siècle, les entreprises continuent de faire face à de nombreux défis, notamment les technologies perturbatrices qui s'accélèrent rapidement, les bouleversements géopolitiques qui créent des effets de grande portée dans une économie mondialisée, et les efforts déployés pour surmonter l'effet de la pandémie de COVID-19 sur la stabilité du marché. Alors que les PMO cherchent des moyens de naviguer dans la tempête, ils se débarrassent des méthodes dépassées de création de valeur pour adopter un état d'esprit plus adaptable et tourné vers l'avenir. Voici comment un PMO de nouvelle génération peut faire avancer votre organisation.

The Insider's Guide to Modern PPM : Ce que les autres guides ne vous diront pas

Quatre dimensions à repenser pour transformer votre rôle, obtenir les bons résultats et permettre l'agilité de l'entreprise.

Consulter l'e-book • Gestion PPM moderne : le guide de l'initié

Remettez en question le statu quo en matière de portefeuille : Adaptez votre façon de gérer le PPM et adoptez les nouvelles méthodes de travail.

Regardez le webinaire • Remettez en question le statu quo en matière de portefeuille
Les PMO de la prochaine génération utilisent les tableaux de bord exécutifs en visualisant l'alignement des objectifs stratégiques de l'entreprise aux portefeuilles et aux projets.
Les PMO de la prochaine génération utilisent les tableaux de bord exécutifs en visualisant l'alignement des objectifs stratégiques de l'entreprise aux portefeuilles et aux projets.

Qu'est-ce qu'un PMO de nouvelle génération ?

Un bureau de gestion de projet (PMO) est un groupe au sein d'une organisation chargé de définir et de maintenir les normes selon lesquelles les projets sont exécutés et évalués. Et bien que ce terme puisse sembler nouveau, la première fois que l'expression "bureau de gestion de projet" est apparue dans la presse, c'était en 1939.

Pour un PMO traditionnel, des attentes floues couplées à une fausse dichotomie entre les objectifs stratégiques et tactiques pourraient réduire à néant l'efficacité. En outre, une étude quinquennale sur les BGP a révélé une litanie de plaintes, allant des agendas cachés à une valeur douteuse. Une vieille blague prétend que le O de PMO signifie "overhead" (frais généraux) - un clin d'œil fatigué à la perception de tous ceux qui, en dehors du PMO, ne voyaient que plus de coûts et de microgestion en échange de résultats plus lents et moins enthousiasmants.

Et pourtant, un PMO qui fonctionne bien peut apporter des avantages indéniables à une organisation. Une enquête de CapGemini a révélé que 66% des parties prenantes des organisations très performantes reconnaissent la valeur potentielle de ce qu'un PMO de nouvelle génération peut réaliser. En d'autres termes : Les dirigeants des deux tiers des entreprises les plus prospères voient la nécessité d'un PMO habilité et adaptable, ce qui signifie que ce n'est qu'une question de temps avant qu'il ne devienne la règle et non l'exception.

Au sujet de la prochaine génération de PMO, il est également important de considérer ce qui suit.

Le PMO franchit les barrières traditionnelles pour atteindre le statut de nouvelle génération

Cela commence au sommet. Comme la direction générale redéfinit le rôle du PMO, passant d'un rôle d'exécutant de projets à un rôle clé d'orchestration de l'exécution d'initiatives stratégiques à l'échelle de l'organisation, le bureau est habilité à se concentrer sur la maximisation de la valeur sans être lié par une mentalité étroite axée sur les projets.

Veiller à ce qu'une orientation plus large ne conduise pas à un PMO enlisé

En outre, il est impératif que les équipes mettent en œuvre les principes de la gestion de projet Agile. En travaillant avec un état d'esprit Agile, les PMO de la prochaine génération peuvent s'adapter rapidement aux changements tout en s'appuyant sur le feedback itératif des parties prenantes.

Les exigences critiques de l'adoption d'un workflow Agile pour les PMOs

Démêler des processus patrimoniaux complexes, qui peuvent inclure des piles technologiques obsolètes, peut être décourageant même pour le PMO le plus habilité. C'est pourquoi déterminer la bonne plateforme numérique est un élément crucial d'une évolution réussie du PMO.

Surmonter la perception selon laquelle les BGP existent pour policer les gestionnaires de projet

Au lieu de diriger les équipes d'une main de fer, les PMO de la prochaine génération construisent un bac à sable invitant, où les parties prenantes peuvent s'engager, expérimenter et évoluer dans un environnement destiné à favoriser l'innovation.

Il est essentiel que le bac à sable ne soit pas situé au sommet d'une tour d'ivoire.

Les BGP doivent surmonter la perception qu'ils sont trop intellectuels et trop éloignés des processus quotidiens en se positionnant comme des étudiants volontaires, prêts à apprendre les défis plus granulaires auxquels les parties prenantes sont confrontées. Lorsque les individus qui composent une organisation considèrent le PMO comme ouvert, désireux et capable de faciliter le changement, alors il sera vraiment habilité à libérer la valeur de la prochaine génération.

Rôle du PMO en cas d'incertitude

Il n'y a aucun moyen d'être absolument certain de ce que l'avenir nous réserve, cependant, cela ne signifie pas que les PMO doivent rester stagnants et attendre que des forces incertaines agissent sur eux - avec un état d'esprit adaptable, une solide pratique Agile et l'adhésion des parties prenantes à travers l'organisation, un PMO de nouvelle génération peut aider à diriger les équipes à travers des temps incertains.

Prenez la pandémie de COVID-19 comme un exemple récent (et en cours). Les réglementations en matière de santé et de sécurité étant toujours en évolution, de nombreuses organisations tentent de trouver sur le site le bon modèle de travail hybride , capable de fédérer les équipes à travers les espaces de travail et les fuseaux horaires. Un PMO responsabilisé peut concevoir une méthode de travail flexible et individualisée qui ne compromet pas la fourniture de valeur.

Lire la suite : Logiciel PSA vs logiciel de gestion de projet : Quelle est la différence ?

4 Éléments d'un PMO de nouvelle génération

À quoi ressemble exactement un PMO de nouvelle génération ? La réponse peut varier en fonction de l'organisation et de son secteur d'activité, mais tout PMO qui cherche à s'adapter au présent et à préparer l'avenir aura en commun certains éléments directeurs.

Alignement stratégique

Comme l'a dit un dirigeant à l'adresse, le rôle d'un PMO consiste essentiellement à choisir les bons projets et à les réaliser correctement. Sans le premier, il est impossible d'accomplir le second. Il est donc impératif qu'un PMO évolué maîtrise l'art de l'alignement stratégique.

Et alors que les BGP traditionnels, de la vieille école, avaient du mal à prendre des décisions selon le vieux modèle stratégique versus tactique, un BGP de la nouvelle génération comprend qu'il s'agit d'une fausse dichotomie - c'est en alignant les initiatives stratégiques à long terme, à l'échelle de l'organisation, avec les actions tactiques quotidiennes des individus qu'une organisation hautement performante réussit.

S'assurer que tout le travail est lié aux stratégies en visualisant l'alignement des objectifs stratégiques de l'entreprise aux portefeuilles et aux projets.
S'assurer que tout le travail est lié aux stratégies en visualisant l'alignement des objectifs stratégiques de l'entreprise aux portefeuilles et aux projets.

Pour savoir comment classer les projets par ordre de priorité , il faut avoir accès à des informations, telles que les retours d'expérience et les prévisions. Mais il est tout aussi important de pouvoir trier ces informations de manière efficace que de les recueillir en premier lieu - sans un moyen de filtrer le bruit du signal, le PMO ne peut pas allouer avec précision l'attention et la priorité aux projets.

Enfin, lorsque l'environnement change (que ce soit à un niveau micro au sein de l'organisation, ou globalement comme avec l'instabilité du marché), les objectifs changent également. La capacité du PMO à redéfinir rapidement les priorités des projets et à recadrer le succès face au changement est cruciale pour atteindre le succès stratégique.

Gouvernance flexible

Un PMO de nouvelle génération ne doit pas être une entité de crainte et de contrôle pour les chefs de projet. Et si ce PMO est vraiment engagé dans les pratiques Agile, il encouragera les équipes à avoir autant d'autonomie qu'elles le peuvent sans compromettre la qualité de leurs projets.

And so, instead of endlessly micromanaging them and getting in the way of the work, an effective PMO should partner with project managers to provide them with just enough governance to be successful. What that level of oversight looks like will inevitably vary from team to team — and it will probably ebb and flow throughout the course of a single team’s work, as well, with the PMO providing more guidance at the beginning of a project or during a strategic shift than it might at later stages.

Le maintien d'une gouvernance flexible exige du PMO qu'il soit sans cesse conscient de lui-même et de son impact sur les équipes individuelles. Mais savoir quand intervenir - et quand se retirer - aidera les PMO à rester aussi utiles que possible aux équipes qu'ils soutiennent - et, à l'organisation dans son ensemble.

Renforcer les équipes

Conséquence naturelle de la gouvernance flexible, les équipes travaillant sous l'égide d'un PMO de nouvelle génération seront plus autonomes. Lorsque les chefs de projet peuvent travailler sans perdre un temps précieux et un espace de tête à avoir l'impression que le PMO les babysitte, ils disposent d'une plus grande marge de manœuvre pour résoudre les problèmes de manière créative - et ils transmettent cette liberté d'innover à leurs équipes.

Et, tout comme le modèle de bac à sable ci-dessus, un PMO de la nouvelle école comprend que le fait d'inviter les équipes à s'investir plus personnellement dans leur travail permet d'obtenir un meilleur produit. Et la recherche le confirme: l'autonomisation structurelle est positivement liée à la satisfaction et à l'engagement au travail des employés. Donner les rênes aux équipes chaque fois que c'est possible leur permet de faire leur meilleur travail, et permet au PMO de favoriser une culture plus créative.

Conduire la valeur

Si la satisfaction au travail est un excellent sous-produit d'une équipe responsabilisée, la plupart des organisations sont motivées par le même objectif en fin de journée : créer de la valeur. Et, bien sûr, les revenus sont facilement la partie la plus visible du tableau. Après tout, il faut bien que quelque chose permette d'allumer les lumières et de faire tourner les salaires.

En période de turbulence, certaines organisations pourraient être tentées de supprimer le PMO par mesure d'économie. Mais il est absolument essentiel qu'ils ne le fassent pas.

Un PMO de nouvelle génération est un investissement dans le maintien de la valeur à long terme.

Sans un PMO avisé pour prioriser les projets, évaluer le retour d'information et responsabiliser les équipes, l'organisation dans son ensemble souffre, et les revenus aussi. Au lieu de cela, les dirigeants devraient confier au PMO la tâche de trouver comment affronter la tempête, car sa force réside dans l'adaptabilité et la résilience.

Lire la suite : L'exécution dans la gestion de projet : 8 Conseils d'experts

Évoluer vers un PMO de nouvelle génération

Alors, si chaque organisation peut bénéficier d'un PMO avant-gardiste, comment y parvenir exactement ? Parce que le rôle est nécessairement adaptable et flexible, l'évolution vers un PMO de nouvelle génération peut sembler différente pour chaque organisation. Cependant, il existe quelques mesures de base que toute entreprise peut prendre pour s'assurer que son PMO est à la pointe de la facilitation, et pas seulement un organe administratif entre la C-suite et les gestionnaires de projet.

Adoptez la méthode agile

Le meilleur moment pour adopter les pratiques de gestion de projet Agile est hier, le deuxième meilleur moment est aujourd'hui. Si votre organisation n'incorpore pas déjà certaines des caractéristiques clés d'Agile dans son PMO, vous ne pouvez pas vous permettre d'attendre plus longtemps.

Avec des perturbations constantes sous la forme d'avancées technologiques, de troubles géopolitiques, de marchés instables, de pandémies mondiales et que sais-je encore, chaque entreprise doit être capable de s'adapter et d'itérer efficacement pour survivre.

Les principes agiles fournissent non seulement un cadre théorique pour la gestion du changement, mais aussi un processus réalisable qui peut être adapté et appliqué à toute équipe. Et ne vous laissez pas décourager par les défis initiaux que représente la requalification des gestionnaires de projet ou l'investissement dans un logiciel Agile - vous en récolterez les fruits pendant des années en termes de longévité et de flexibilité.

Assurez-vous que votre technologie ne vous freine pas

Vous ne pouvez pas faire votre travail correctement sans le bon logiciel, et il y a de fortes chances que votre pile technologique ait besoin d'une mise à jour. Si vos chefs de projet travaillent encore sur des systèmes existants dont la dette technologique s'accumule régulièrement ( ), il est urgent d'arrêter l'hémorragie et de passer à une meilleure solution.

S'il peut sembler moins cher de créer un système en interne, cela coûte généralement plus cher à long terme - des bogues apparaissent, des développeurs ayant une connaissance approfondie de l'héritage partent pour d'autres emplois, les besoins en gestion de projet évoluent. Au lieu de cela, investissez dans le meilleur logiciel de sa catégorie , conçu pour répondre à vos besoins et qui évoluera avec votre entreprise. Après tout, un PMO de la prochaine génération a besoin de solutions de la prochaine génération.

Continuez à évoluer

Rester dans l'air du temps n'est pas un geste unique que vous pouvez cocher une fois par décennie. Quel que soit le degré de changement que vous mettez en œuvre dès le départ, vous devrez toujours faire le point et réévaluer, réajuster et changer encore à un moment donné dans le futur (et probablement plus tôt que vous ne le pensez).

Mais c'est ce qu'un PMO performant fait le mieux - peser les besoins de l'organisation contre les forces externes et internes du changement, et trouver la meilleure façon d'avancer.

Conclusion

Le changement est constant, mais il ne doit pas nécessairement être un défi permanent. Les pandémies, le travail hybride et un environnement économique et technologique en constante évolution seront présents pendant des années, voire des décennies, créant des obstacles pour les entreprises modernes. Mais la prochaine génération de PMO peut rester en tête des technologies perturbatrices, recycler et recycler les gestionnaires de projet, et mettre en œuvre des pratiques de gestion de projet Agile, amenant votre organisation à de nouveaux sommets d'adaptabilité et de valeur.

Vous ne vous contenterez pas de résister aux turbulences - vous y prospérerez, grâce à l'alignement stratégique, à la redéfinition rapide des priorités, aux équipes autonomes, à la gouvernance flexible et à la valeur à long terme fournie par un PMO compétent et prêt à tout.

Étapes suivantes

Mais vous ne devez pas le faire seul. Associez-vous à Planview pour faire passer votre équipe au niveau supérieur, avec des solutions de gestion de projet, de planification et de portefeuille de premier ordre qui maximisent la productivité et minimisent le stress. Programmez une démo et commencez dès aujourd'hui.