H-Hotels AG améliore le travail de projet avec Planview ProjectPlace

10 H-Hotels AG est l'une des plus grandes sociétés hôtelières allemandes et l'une des dernières sociétés hôtelières privées d'Allemagne. L'entreprise familiale, qui en est à sa deuxième génération, emploie plus de 3000 personnes et propose plus de 9600 chambres par le biais de ses propres marques, H4 Hotels, H2 Hotels et H+ Hotels, et en tant que partenaire commercial du groupe hôtelier Wyndham pour la marque RAMADA. Les hôtels de H-Hotels AG sont situés dans des régions métropolitaines attrayantes et des destinations de vacances pittoresques, proposent une offre diverse et variée et garantissent à leurs clients des normes de qualité élevées.

L'exploitation d'une telle chaîne hôtelière est une tâche complexe à bien des égards, notamment parce que les clients s'attendent à un service parfait 24 heures par jour, sept jours par semaine. Comme les tarifs des chambres et les offres forfaitaires sont également soumis à des fluctuations saisonnières et qu'ils doivent en même temps maintenir leur position sur le marché en ligne où les prix sont très élevés, les directeurs d'hôtel doivent répondre à de nombreuses exigences.

Ils doivent veiller à ce que tous les processus, structures et projets nécessaires à l'opération se déroulent intelligemment en arrière-plan afin que les hôtes aient tout ce dont ils ont besoin. Cela signifie que d'innombrables projets doivent être contrôlés et mis en œuvre simultanément au niveau de la direction, par exemple lorsqu'il s'agit de réaliser des travaux de modernisation pendant que l'hôtel est en activité.

La société H-Hotels AG souhaitait optimiser durablement les structures de l'entreprise afin de pouvoir réagir encore plus rapidement aux changements du marché. C'est ainsi que le poste de responsable de la coordination des projets a été créé l'année dernière. Le responsable de la coordination des projets a pour mission de superviser les projets clés et d'en informer le conseil d'administration afin que les décisions et les investissements nécessaires puissent être pris en temps utile. "Par le passé, les différents services avaient l'habitude de mettre en œuvre leurs projets à l'aide de différents logiciels. Il y a eu beaucoup d'expérimentations. Cependant, cette solution n'était pas viable à long terme et il était clair pour la direction qu'il fallait créer une plateforme interdépartementale", a déclaré Alexander Fitz, PDG de H-Hotels AG.

Dans un premier temps, un catalogue des besoins a été rédigé et des recherches sur les outils communs de gestion de projet ont été entamées. Il est vite apparu qu'il fallait une solution de projet et de collaboration basée sur le cloud qui non seulement garantisse la transparence et améliore les processus, mais surtout qui soit facile à mettre en place sans nécessiter d'importantes dépenses de formation. "Notre philosophie consiste à conserver l'expertise en interne dans tous les domaines", déclare Alexander Fitz. "C'est pourquoi il était important pour nous d'introduire une solution qui puisse être utilisée par tous les différents départements et qui permette la mise en œuvre de pratiquement tous les projets d'un hôtel.

Planview ProjectPlace se distingue par sa synergie holistique de fonctions de planification, de mise en œuvre et d'analyse, ainsi que par le fait que la plateforme peut être adaptée aux besoins de ses utilisateurs. Qu'il s'agisse de tableaux Kanban, de diagrammes de Gantt, de gestion de documents, de planification des ressources, de réunions en ligne ou de centres de communication, chaque utilisateur peut sélectionner lui-même ses centres d'intérêt et concevoir le travail de projet de la manière qui lui convient le mieux. Cela a été démontré lors de la phase pilote, au cours de laquelle différents projets de marketing de l'agence de publicité de l'entreprise, Längengrad 9, ont été planifiés, mis en œuvre et évalués par la suite avec ProjectPlace. Dans ce cas, il s'est avéré utile que même les sous-traitants externes puissent être intégrés facilement et sans coûts supplémentaires et que les quantités souvent importantes de données imprimées puissent être stockées de manière centralisée.

Après la conclusion réussie de la phase pilote, le logiciel a également été déployé dans d'autres domaines et est actuellement utilisé de manière intensive par un peu moins de 60 employés de l'administration. Par exemple, il est utilisé pour la mise en œuvre d'un grand projet de modernisation avec plusieurs bâtiments et plusieurs équipes que H-Hotels AG est en train de réaliser.

Hagen Schaller, responsable de la coordination du projet chez H-Hotels AG : "Avec ProjectPlace, nous pouvons voir les responsabilités à merveille, suivre l'avancement de la construction et déterminer où les défis deviennent apparents. Comme nous sommes une entreprise en pleine croissance et que nous allons intégrer d'autres bâtiments et départements dans notre groupe et dans le programme, nous allons certainement continuer à utiliser ProjectPlace sous cette forme souvent".

H-Hotels AG apprécie avant tout la transparence, l'utilisation intuitive et les tableaux kanban. En outre, les utilisateurs bénéficient du fait que Planview ProjectPlace leur propose une structure, ce qui permet de lancer et de mettre en œuvre facilement des projets. Les modèles et autres formulaires types fournissent des orientations et le fait de travailler avec des tableaux kanban garantit une plus grande flexibilité dans la mise en œuvre.

Grâce à ces différents aspects, la communication devient plus ciblée et le travail sur le projet plus efficace. En même temps, les membres de l'équipe sont plus motivés et la collaboration est renforcée. "Le logiciel a entièrement répondu à nos attentes et nous continuons à découvrir de nouvelles possibilités d'utilisation de ProjectPlace. L'impression subjective est positive. L'expérience à long terme fait défaut, mais nous commençons déjà à observer d'innombrables effets de synergie que nous ne connaissions pas auparavant sous cette forme", déclare M. Schaller.