Horizon Power se dote d'une source unique de vérité et accroît son efficacité grâce à Planview

Avec une main-d'œuvre répartie dans les quatre régions de l'Australie occidentale, Horizon Power devait mettre en place des cycles de vie standardisés pour l'ensemble de son portefeuille. Juste au moment où l'équipe de direction a donné son accord au projet, COVID-19 a fait des ravages en Australie et a envoyé tout le pays, y compris l'Australie occidentale, en confinement. Presque du jour au lendemain, l'équipe 500+ d'Horizon Power est passée exclusivement au travail à distance depuis son domicile.

En exploitant la solution de gestion de portefeuille de projets de Planview, Horizon Power a débloqué une source unique de vérité pour consolider des outils disparates, accélérer la création de rapports et améliorer la visibilité des performances du portefeuille. Avec des données en temps réel et une seule ligne de mire, les équipes peuvent passer plus de temps à tirer des enseignements, à formuler des recommandations stratégiques et à piloter rapidement les performances des projets.

Horizon Power est un grand fournisseur d'énergie et de services publics, desservant des clients sur 2.3 millions de kilomètres carrés en Australie occidentale. En fait, ils sont chargés de fournir des solutions énergétiques dans la plus grande zone géographique de tous les fournisseurs d'énergie australiens. Non seulement Horizon Power opère sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement énergétique - de la production à la distribution et aux services de détail - mais elle s'engage également à mettre les entreprises et les communautés régionales au premier plan, en travaillant dur pour s'assurer que ses clients reçoivent une énergie sûre et fiable.

Au début de l'année 2020, Horizon Power venait de terminer un processus d'identification numérique afin de déterminer quels domaines de l'entreprise pouvaient être numérisés. Parmi tous les projets destinés à être transformés, leur approche de la gestion du portefeuille de projets a été désignée comme une priorité absolue.

Juste au moment où l'équipe de direction a donné son accord au projet, COVID-19 est arrivé en Australie et a mis tout le pays, y compris l'Australie occidentale, en état d'urgence. Presque du jour au lendemain, l'équipe 500+ d'Horizon Power est passée exclusivement au travail à distance depuis son domicile.

Les choses étant déjà en marche, l'équipe de direction voulait que la solution Planview de gestion de portefeuille de projets, récemment financée, soit rapidement mise en œuvre. Afin d'extraire le maximum de valeur, une mise en œuvre à distance accélérée était nécessaire pour débloquer une source unique de vérité et obtenir la pleine propriété de leurs ensembles de données. "Même si nous étions confrontés à des temps très incertains avec COVID et que nous travaillions à distance, nous étions déterminés à faire décoller ce projet et à le mettre en œuvre en 12 semaines", explique Cate Bertram, responsable de la gouvernance et de la performance du portefeuille chez Horizon Power.

Pour y parvenir, Horizon Power souhaitait s'aligner sur Planview, un leader mondial et innovateur reconnu en matière de solutions de gestion de portefeuille et de gestion du travail. Pour respecter ces délais serrés et accélérer leur transformation numérique, il était essentiel de faire appel à une équipe mondiale de spécialistes des solutions techniques.

Avec un haut niveau d'exposition à l'équipe de direction, Horizon Power a exploité la voie de mise en œuvre accélérée de Planview pour concevoir, mettre en œuvre et exploiter simultanément la nouvelle solution de gestion de portefeuille de projets.

Malgré les défis posés par les lockdowns et les mandats de travail à domicile, Horizon Power a pu donner le coup d'envoi de la mise en œuvre de manière virtuelle avec les architectes de solutions APAC de Planview.

Les contrats ont été signés électroniquement, des appels vidéo ont été utilisés pour définir la stratégie de transformation, et des sessions de formation à distance ont permis à l'équipe d'Horizon Power de s'installer efficacement.

Jusque-là, l'entreprise utilisait un patchwork d'outils de gestion de projet et de processus manuels pour gérer son portefeuille. Pour rendre cette transition à l'échelle de l'entreprise possible dans un délai remarquable de 12 semaine, Horizon Power a mis sur pied un groupe pilote pour "lancer en douceur" la solution et intégrer les membres de l'équipe dans le nouveau système tout-en-un.

Avec l'aide de Planview, Horizon Power a pu exploiter les riches fonctionnalités de cette solution de gestion de portefeuille de projets pour comprendre comment allouer au mieux les ressources et améliorer la visibilité de l'équipe.

Grâce à une source unique de vérité, Horizon Power a pu immédiatement repérer les inexactitudes dans ses anciens processus et passer à une meilleure méthode de travail produisant des rapports et des informations de meilleure qualité. En novembre 2020, la majeure partie des projets de l'entreprise avait été atténuée dans Planview, répondant ainsi aux attentes internes de livraison rapide de valeur.

La simplification, la rationalisation et la normalisation des processus ont été au cœur de l'impact de Planview sur l'approche d'Horizon Power en matière de gestion de portefeuille de projets.

En fait, l'entreprise a pu mettre hors service trois autres outils au cours du processus et passer à une seule solution pour normaliser la façon dont les projets étaient gérés dans toute l'organisation.

Comme l'explique Coetzee, "la transition vers la solution de gestion de portefeuille de projets de Planview a permis d'améliorer l'efficacité du personnel qui n'a plus qu'à apprendre et à utiliser une seule solution. Il a également obtenu une source unique de vérité, car toutes les données du projet ont été enregistrées et communiquées par le biais de rapports de performance BI, ce qui a permis d'accélérer la réalisation du projet."

Désormais, Horizon Power est en mesure de gérer avec Planview plus de 200 projets au sein de six divisions (Développement commercial et des affaires, Transformation technologique et numérique, Expérience client, Finances et Services d'entreprise), pour une valeur en capital de 100M$ AUD. Grâce à une ligne de vue unique, Horizon Power améliore la précision de ses rapports en accédant à des données en temps réel qui peuvent être communiquées à son équipe de direction en toute confiance et rapidement. "Le fait que nous puissions désormais valider la valeur acquise (CPI et SPI) constitue un bond en avant dans notre capacité à identifier les problèmes de performance des projets en temps opportun, par opposition à la performance financière unidimensionnelle", partage Coetzee.

Ceci est particulièrement important dans le contexte du respect des obligations de rapport du gouvernement, qui s'accompagnent souvent de délais d'exécution rapides. Désormais, Horizon Power est en mesure de respecter ces délais et d'offrir des commentaires significatifs sur les données qu'ils présentent.

Grâce à une visibilité claire du suivi des projets et à la mise en place de cycles de vie standardisés, Horizon Power a de grandes chances de continuer à tirer profit de son partenariat avec Planview. L'entreprise s'efforce de donner à son équipe de direction les moyens de plonger dans le système et d'en extraire des informations en temps réel grâce à des tableaux de bord analytiques interactifs et des visualisations de données. De plus, Horizon Power cherche à approfondir ses capacités stratégiques, à renforcer sa maturité organisationnelle et à appliquer une approche agile à tous les projets sur lesquels elle travaille.

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