Logiciels OKR : les capacités incontournables

Si vous êtes dans l'espace Lean-Agile ou technologique depuis un certain temps, il est probable que vous ayez entendu parler des OKR (ou même que vous les utilisiez activement) pour fixer et mesurer vos objectifs. Les OKR, qui signifient "objectifs et résultats clés", sont un processus très populaire que les entreprises utilisent pour relier les objectifs de l'organisation et de l'équipe à des résultats mesurables. Les OKR permettent de répondre à ces deux questions :

• Où voulons-nous aller ?
• Comment allons-nous mesurer nos efforts pour y arriver ?

1970Après son introduction chez Intel dans les années 80, le cadre OKR a gagné en popularité parmi les start-ups technologiques au début des années 90, y compris le tout jeune Google. 2000 Plus récemment, les OKR ont connu une résurgence à mesure que les méthodologies et les pratiques agiles se sont généralisées.

Les OKR peuvent contribuer à rendre la stratégie plus agile et à aider les entreprises à relever les défis liés à la mise en œuvre de la méthode agile dans l'ensemble de l'entreprise. En fait, la publication de SAFe® 5 comprenait une approbation formelle de la technique des OKRs aux thèmes stratégiques.

Pour de nombreuses organisations, l'une des principales difficultés réside dans le fait que, si le cadre des OKR est extrêmement utile pour le brainstorming et la définition des objectifs, il peut s'avérer difficile de garder ces objectifs à l'esprit sans un moyen d'en assurer le suivi.

Lorsque les objectifs clés ne sont pas facilement compris, visibles ou accessibles, il peut en résulter un chaos dans les livraisons qui se traduit par des retards dans la mise sur le marché, des retouches, des occasions manquées et des pertes de revenus.

De nombreuses organisations utiliseront leur traitement de texte habituel ou leur outil de gestion de documents pour stocker leurs OKR. Les équipes s'aligneront sur ces documents lors des sessions de planification, puis il appartiendra aux individus de revoir régulièrement leurs OKR, d'évaluer leurs progrès et de s'assurer que leurs efforts continuent de correspondre aux objectifs qu'ils se sont fixés.

Le logiciel OKR peut éliminer une grande partie des maux de tête et des goulets d'étranglement techniques causés par la planification, le suivi et la mesure des OKR à l'aide de feuilles de calcul ou d'outils RH généraux.

La connexion et l'alignement des objectifs à tous les niveaux de l'organisation est l'un des principaux avantages du cadre des OKR. Tout le monde est gagnant lorsqu'il comprend comment son travail s'inscrit dans la stratégie globale de l'organisation.

Plus précisément, de nombreuses organisations Lean-Agile utilisent les OKR pour aligner les objectifs à tous les niveaux de l'organisation. Bien que chaque objectif ne s'aligne pas parfaitement sur un autre objectif aux deux autres niveaux, le but général est de s'assurer que le travail priorisé s'inscrit dans une stratégie organisationnelle plus large.

Voici un exemple de hiérarchie des objectifs : Comment un objectif au niveau du portefeuille peut influencer les objectifs au niveau du programme et de l'équipe. Ou, en d'autres termes, comment un objectif au niveau de l'équipe peut être compris dans le contexte plus large de la stratégie du portefeuille.

Niveau du portefeuille

Objectif : Créer une expérience bancaire mobile exceptionnelle

Résultat clé : Augmenter de 50 % le nombre de clients des services bancaires mobiles

Résultat clé : Améliorer le score NPS de 80% à 90%.

Niveau du programme

Objectif : Améliorer l'expérience des utilisateurs en matière d'authentification

Résultat clé : Lancement de l'authentification biométrique pour les appareils iOS et Android

Résultat clé : Maintenir un taux de satisfaction de la clientèle de 95%.

Niveau de l'équipe

Objectif : Séduire les clients avec l'authentification Face ID

Résultat clé : Augmenter l'utilisation de Face ID de 20%

Résultat clé : Réduire les incidents d'authentification de 10%.

Vous trouverez d'autres exemples d'OKR au niveau de l'entreprise, ainsi que des exemples d'OKR pour les équipes informatiques et les équipes de produits, dans cet article.

Il est important de noter que les OKR ne sont pas destinés à être dictés par le haut. Les dirigeants peuvent utiliser les OKR pour définir l'orientation et les priorités, mais les objectifs au niveau du programme et de l'équipe doivent être créés et détenus par leur groupe. L'amélioration de la visibilité des OKR à tous les niveaux de la hiérarchie grâce à un logiciel d'OKR devrait permettre de renforcer encore l'autonomie.

Le logiciel OKR est une catégorie d'outils qui a émergé au fur et à mesure de la popularité croissante du cadre. Si vous cherchez à choisir un logiciel OKR pour votre organisation, voici cinq critères à prendre en compte.

1. Permet la visibilité des OKR

La première raison d'utiliser un logiciel d'OKR est d'avoir une meilleure visibilité sur les OKR. Qu'est-ce que cela signifie exactement ? Pour le travailleur intellectuel moderne, la visibilité signifie qu'il n'est pas nécessaire d'extraire des informations de divers outils : Un lieu centralisé pour créer, visualiser, stocker et suivre les OKR.

Entre le courrier électronique, Slack, les outils d'exécution et les outils de documentation, vos équipes ont déjà suffisamment d'outils à consulter quotidiennement pour rester informées. L'ajout d'un logiciel OKR distinct à la pile, s'il est utile, peut valoir la peine, mais s'il s'agit simplement d'un autre endroit où l'information va mourir, ce n'est peut-être pas le cas.

La solution idéale sera soit complémentaire des outils déjà utilisés par vos équipes, soit une fonctionnalité incluse dans les principaux outils d'exécution de votre équipe. Par exemple, si vos équipes utilisent déjà des tableaux Kanban pour planifier, suivre et mesurer leur travail, la solution idéale devrait pouvoir s'intégrer à leurs tableaux Kanban.

2. Favorise la fixation d'objectifs bidirectionnels

Le penseur agile Stephen Bungay aurait dit : "Plus vous êtes aligné, plus vous pouvez accorder d'autonomie". L'alignement du sommet vers la base, ainsi que dans l'ensemble de l'organisation, est l'un des principaux avantages du cadre des OKR.

Ce type d'alignement se produit lorsque la fixation des objectifs est bidirectionnelle : Lorsque les dirigeants peuvent fixer des objectifs pour les équipes et que les équipes peuvent partager leurs objectifs avec les dirigeants. La fixation d'objectifs bidirectionnels favorise l'autonomie dans l'ensemble de l'entreprise. Les dirigeants peuvent montrer aux équipes où aller, mais les laisser déterminer comment y parvenir en leur permettant d'équilibrer au mieux les objectifs à court terme et la stratégie à long terme.

La solution logicielle OKR idéale permet de fixer des objectifs dans les deux sens.

3. Fournit une ligne de vue claire dans tous les travaux connectés

Aligner les objectifs au cours d'une session de planification est une chose, mais rester aligné au cours d'une IP en est une autre. Sans l'outil adéquat pour gérer l'ensemble de la hiérarchie des objectifs, il peut s'avérer presque impossible de maintenir l'alignement entre les objectifs à long terme du portefeuille, les objectifs à moyen terme du programme et les objectifs à court terme de l'équipe.

Un bon logiciel OKR montrera comment les objectifs sont reliés entre eux dans la hiérarchie des objectifs afin de fournir une ligne de vue à travers, vers le haut et vers le bas de l'organisation. Une solution idéale montrera également comment les éléments de travail liés à chaque objectif sont connectés, de sorte que les équipes et leurs responsables aient une vue d'ensemble claire de tous les travaux connectés.

Si votre organisation utilise déjà une solution Kanban d'entreprise pour planifier, suivre et exécuter le travail dans l'ensemble de l'organisation, l'idéal serait d'ajouter la possibilité de visualiser et de suivre les OKR au sein de la même solution. Une solution Kanban d'entreprise dotée de capacités OKR permettra à de maximiser la visibilité de haut en bas et de fournir une ligne claire de bout en bout dans le flux de valeur.

4. Montre les objectifs partagés et les interdépendances

La visibilité bidirectionnelle (de haut en bas et de bas en haut) est importante pour aligner les équipes sur les objectifs stratégiques à long terme. Mais la synchronisation horizontale est tout aussi importante, en particulier pour les équipes qui travaillent en étroite collaboration, qui partagent des ressources ou qui ont des objectifs communs.

Lors de la définition des OKR, il est souvent conseillé aux équipes de se concentrer sur des objectifs qu'elles peuvent contrôler seules. Les équipes Lean-Agile sont structurées de manière à être interfonctionnelles et donc autosuffisantes, et visent généralement à fixer des OKR qu'elles peuvent atteindre sans dépendances externes (dans la mesure du possible).

Si la limitation des interdépendances est un aspect important de la mise à l'échelle, la limite entre la limitation des dépendances et la création de silos est ténue. Dans chaque organisation, il existe un "espace blanc" entre les équipes qui doit être traité afin de parvenir à une véritable agilité organisationnelle.

C'est en donnant de la visibilité aux objectifs partagés et aux interdépendances que les entreprises peuvent gérer cet espace blanc. Le logiciel OKR idéal permettra aux équipes de voir ce que font les autres équipes, en particulier celles qui ont besoin d'une synchronisation verticale et horizontale.

5. Est facile à utiliser

Enfin, comme pour tout logiciel, il est essentiel que l'outil que vous présentez à vos équipes soit non seulement utile, mais aussi facile à utiliser. Le bon logiciel OKR facilitera la création, la connexion, la notation et la modification des objectifs et des résultats clés. L'introduction d'un nouvel outil spécialement conçu pour les OKR peut s'avérer utile pour votre organisation, à condition qu'il soit convivial et qu'il s'intègre parfaitement à votre infrastructure technologique existante.

Les fonctionnalités Objectifs et Résultats clés de Planview LeanKit™ fournissent un cadre évolutif d'objectifs et d'alignement conçu pour unir les objectifs et la fourniture de valeur au sein d'une solution unique. Avec l'ajout des fonctionnalités OKR, Planview AgilePlace est encore mieux équipé pour aider votre organisation à atteindre l'agilité à grande échelle.

Élaborer une planification axée sur les résultats en définissant des objectifs

Les méthodes traditionnelles de planification du travail tendent à encourager la création de produits plutôt que l'obtention de résultats. L'utilisation des objectifs et des résultats clés peut faciliter le passage à une planification axée sur les résultats, en aidant à faire le lien entre la stratégie à long terme et les objectifs à court terme.

Le cadre des OKR encourage les équipes à réfléchir de manière critique non seulement à ce qu'elles espèrent réaliser, mais aussi à la manière dont leur travail contribue à la stratégie globale du programme et de l'organisation. En favorisant une culture qui s'appuie sur les OKR et en investissant dans des logiciels qui les gardent à l'esprit, vous contribuerez à maintenir l'alignement de l'organisation de haut en bas et d'un côté à l'autre.

Définir et suivre le succès avec des résultats clés principaux et secondaires

Les mesures traditionnelles du succès (KPI) sont souvent des indicateurs retardés. Ils tendent à encourager une focalisation sur les résultats (une mesure quantifiée de ce qui s'est passé), plutôt que sur les effets (le résultat souhaité). En mesurant à la fois les OKR et les ICP, vous obtiendrez une image plus complète des progrès de votre organisation, tout en aidant à orienter la prise de décision plus rapidement qu'en mesurant uniquement les ICP.

Diriger le travail en fonction des résultats souhaités

Si vos équipes définissent les objectifs et les résultats clés dans un outil, mais gèrent et exécutent leur travail dans un autre, il peut être difficile de se concentrer sur les résultats souhaités.

En plaçant les objectifs et les résultats clés au premier plan, les fonctionnalités OKR de Planview LeanKit aident les organisations à hiérarchiser le travail et à obtenir des résultats qui reflètent les critères de réussite de l'entreprise et du client qu'elles cherchent à atteindre.

Aligner les priorités stratégiques de l'entreprise sur celles de l'équipe

Le maintien de l'alignement tout au long de la hiérarchie des objectifs est essentiel pour atteindre les buts stratégiques. Planview AgilePlace permet aux dirigeants de guider l'orientation de leurs équipes en fonction des priorités stratégiques, tout en laissant les équipes déterminer comment y parvenir.

Suivre les résultats clés dans le temps

Les fonctionnalités OKR de Planview AgilePlace vous permettent de garder un œil sur les objectifs tout en suivant et en gérant activement les résultats clés correspondants au sein d'une solution unique.

Passez d'une hiérarchie à l'autre et d'un niveau d'organisation à l'autre pour comprendre comment les objectifs sont poursuivis, reliés et partagés, et comment les équipes gèrent leur travail pour atteindre les résultats les plus importants.

Lorsque les équipes de livraison ne sont pas alignées sur un objectif ou un but commun, cela peut conduire à un chaos de livraison, à des retards de mise sur le marché et à des opportunités manquées. Le cadre des OKR fournit la structure nécessaire pour aligner les équipes dans l'ensemble de l'organisation et maintenir l'alignement de haut en bas. Cependant, si les OKR sont soigneusement définis puis rapidement oubliés, ils ne serviront pas à grand-chose.

Avoir le bon logiciel OKR dans votre arsenal peut vous aider à garder les objectifs et les résultats clés au premier plan. Il existe un certain nombre de solutions à prendre en compte lorsque vous choisissez le logiciel OKR adapté à votre organisation. La solution OKR idéale permet

• Visibilité des objectifs et des résultats clés à tous les niveaux de la hiérarchie organisationnelle
• Fixation d'objectifs bi-directionnels pour promouvoir l'autonomie des équipes
• Une ligne de vue claire sur tous les travaux connectés
• Visibilité des objectifs communs et des interdépendances

Et, idéalement, il sera facile à utiliser. Si vous utilisez déjà Planview AgilePlace ou la solution Planview Agile Program Management, vous n'avez pas besoin de chercher la solution OKR parfaite : Elle existe déjà dans l'outil que vos équipes connaissent et apprécient !

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités OKR de Planview AgilePlace - regardez la démo à la demande.