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Vous recherchez un nouvel outil de gestion de portefeuille de projets (PPM) ? Au lieu de vous laisser impressionner par le côté esthétique et design sur lequel certaines applications misent tout aujourd'hui, adoptez une approche plus stratégique. Il n'existe pas de solution universelle : la seule façon de faire le bon choix, c'est de bien cerner les objectifs de votre organisation.

Après tout, certains PMO évoluent au-delà de la capacité à livrer des projets dans les délais et les budgets impartis pour aider les organisations à accélérer leur croissance, leurs efforts d'innovation et leur transformation numérique. Dès lors, vous devez envisager une solution qui aidera votre PMO à dépasser sa fonction actuelle et à générer de la valeur aujourd'hui et demain.

Voici ce qu'il faut rechercher dans un outil PPM en fonction de votre maturité organisationnelle, de vos objectifs et de vos besoins.

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Les cinq niveaux de maturité en PPM

Pour pouvoir choisir le bon outil PPM, vous devez avant toute chose comprendre les capacités actuelles de votre organisation. Le modèle de maturité en gestion de programme et de portefeuille élaboré par Gartner1 est un outil utile pour faire ce travail et identifier les améliorations que vous devez apporter en matière de PPM.

Voici les cinq niveaux du modèle Gartner, du degré de maturité le plus bas au degré le plus élevé :

  • Niveau 1 : Réactif - Approche au cas par cas des projets. Aucun rôle ou outil PPM formel. Utilisation de feuilles de calcul et éventuellement d'un outil de planification de projet.
  • Niveau 2 : Discipline émergente - Évolution vers une approche davantage orientée processus, mais des systèmes isolés et des données incohérentes entravent les processus métiers. Un PMO peut être en place. Utilisation d'un outil PPM de base.
  • Niveau 3 : Intégration initiale - Approche plus holistique de la PPM. La planification et la prise de décision se font à un niveau organisationnel. Des fonctionnalités pour la gestion de portefeuille et la gestion de base des ressources sont disponibles. Des tableaux de bord PPM fournissent des données exploitables.
  • Niveau 4 : Intégration efficace - Focus sur la création de valeur métier. Les fonctionnalités automatisées de PPM d'entreprise permettent un reporting consolidé, la constitution d'un portefeuille d'entreprise et l'exécution de la stratégie.
  • Niveau 5 : Innovation efficace - L'innovation est intégrée à tous les processus organisationnels. Les programmes d'entreprise facilitent l'exécution rapide de la stratégie. Un PMO d'entreprise (EPMO) est en place. Utilisation d'une suite PPM d'entreprise avec des outils d'aide à l'innovation.

Évaluation de votre niveau de maturité en PPM

En passant en revue les cinq niveaux de maturité, posez les questions suivantes :

  • Où vous trouvez-vous aujourd'hui, vous et votre organisation, dans ce continuum ?
  • Quelles sont vos aspirations pour faire mûrir vos capacités PPM ?
  • Dans quel délai et avec quel degré d'agressivité cherchez-vous à gagner en maturité ?

Ne soyez pas surpris si vous trouvez quelque part dans le niveau 2. C'est le stade le plus courant. Selon Gartner1, la plupart des organisations sont coincées au niveau 2 : « Les pressions concurrentielles et l'évolution des conditions du marché obligent les organisations à se rapprocher du niveau 3, et la plupart d'entre elles ne sont toujours pas prêtes à faire le saut qui les en sépare. »

En fait, c'est là que les PMO et les managers sont le plus vulnérables. Pourquoi ? Parce que, comme l'indique le rapport Gartner How to Avoid the 'Seven Deadly Sins' of a Level 2 PMO2, « à ce stade, ils ont corrigé toutes les choses qui étaient faciles (en établissant des pratiques communes), mais ils éprouvent des difficultés à opérer le basculement vers les activités plus agiles et axées sur l'entreprise que le niveau 3 et le numérique exigent ».

C'est la raison pour laquelle les cas d'usage suivants pour une solution PPM se focalisent sur le franchissement du niveau 2 et le fonctionnement au niveau 3 et au-delà.

Les 8 cas d'usage d'un outil PPM

Comprendre les différentes capacités dont vous avez besoin vous aidera dans votre recherche. Voici les huit capacités de base qu'un outil PPM doit fournir.

Planification

Pour avoir la garantie que vos ressources travaillent sur les bonnes choses au bon moment, l'un des meilleurs moyens consiste à améliorer la planification. Les PMO se focalisent souvent uniquement sur l'exécution des projets, sans chercher à s'assurer (ou être en mesure de le faire) que leurs projets et programmes créent de la valeur métier. Leur pertinence risque ainsi fort de finir par être remise en question. Voici ce qu'il faut rechercher dans un outil PPM aux niveaux 2 et 3+ :

  • Niveau 2 : Créez et mettez à jour en continu des plans priorisés qui optimisent les ressources à l'échelle de l'organisation :
    • Centralisation de la gestion de portefeuille de projets
    • Alignement et priorisation
  • Niveau 3+ : Analysez les avantages/inconvénients de différents scénarios, fixez le cap à suivre et traduisez la stratégie en réalisation en termes de capacités métiers et de feuilles de route intégrées pour mettre en œuvre les changements stratégiques, opérationnels et technologiques requis :
    • Gestion de portefeuille
    • Gestion de programmes
    • Établissement stratégique de feuilles de route
    • Planification de scénarios d'investissements et de capacité
    • Gestion des capacités et des technologies

Exécution

Pour exécuter vos plans avec succès, vous devez mobiliser les ressources humaines, financières et technologiques sur les priorités adéquates. Trop de PMO s'enlisent dans les processus et la méthodologie, donnant l'impression qu'ils attachent plus de valeur à la méthodologie et la gouvernance qu'à l'agilité. Les équipes d'aujourd'hui, de plus en plus transverses et virtuelles, s'appuient sur toutes sortes de méthodes de travail différentes pour l'exécution des projets, exigeant des PMO qu'ils fassent preuve de souplesse et préconisent la meilleure approche pour atteindre le résultat souhaité. En d'autres termes, vous devez choisir si vous voulez être un gardien des processus ou un facilitateur de la réalisation.

Les capacités d'exécution dont vous avez besoin dans une solution PPM sont similaires pour les niveaux 2 et 3+ :

  • Niveaux 2 et 3+ : Pour créer de la valeur métier, les PMO doivent prendre en charge les différentes façons dont les équipes accomplissent leur travail. Bien que vous puissiez commencer avec une seule méthodologie de travail, vous devez maintenant effectuer la planification avec un outil PPM qui prend en charge à la fois l'approche orientée jalons et l'approche itérative ainsi que les activités structurées et non structurées :
    • Capacité de planifier, gérer et mener à bien tous les types d'activités (classiques, Agile, itératives, collaboratives, etc.),
    • Prise en charge native associée à des intégrations aux outils d'exécution des activités courants, comme Microsoft Project et Atlassian JIRA : l'intégration à des fonctions telles que l'IT, le développement de produits, le service financier, les RH, etc. crée un système de référence unique pour le personnel, les activités et les dépenses.

Reporting et analyses

Pour assurer une prise de décision mieux informée et plus rapide, votre logiciel PPM doit fournir une visibilité en temps réel sur la demande, les plans, les activités, les ressources, les technologies et les capacités dans l'ensemble de l'organisation. Les parties prenantes pourront ainsi évaluer la situation actuelle et décider d'éventuels ajustements pour maintenir l'organisation sur la bonne voie. La disponibilité de ces informations contribuera également à accroître la satisfaction et l'engagement de tous les utilisateurs, tout en démontrant rapidement la valeur du PMO.

  • Niveau 2 : Vues intuitives, conviviales, facilement partageables et pertinentes pour chaque utilisateur :
    • Rapports et tableaux de bord prédéfinis
    • Rapports et vues personnalisables
  • Niveau 3+ : Analytique avancée couvrant l'ensemble du portefeuille et fournissant à la direction de la visibilité sur la performance et un cadre de gouvernance :
    • Rapports et tableaux de bord exécutifs prédéfinis, riches en graphiques
    • Accès direct aux métriques, notifications et analyses, configurable par rôle d'utilisateur
    • Plateformes de reporting et d'analyse hautement extensibles, telles que des outils BI

Gestion de la demande

Lorsque des changements surviennent, vous devez être en mesure de vous concentrer sur l'essentiel et d'intégrer la demande nouvelle dans le portefeuille. De nombreuses organisations ne disposent pas d'une approche systématique pour appréhender leur pipeline. La solution PPM appropriée peut fournir une vue d'ensemble de la demande et permettre une analyse en fonction de différents critères d'évaluation et de la capacité des ressources, pour prioriser les objectifs et approuver plus rapidement les nouveaux projets porteurs d'une grande valeur.

  • Niveau 2 : Collectez et évaluez la demande au sein d'une solution centralisée :
    • Traitement de l'ensemble de la demande (demandes, projets, activités, idées, améliorations)
    • Gestion en fonction du statut
    • Conversion rapide de la demande approuvée en projet, point à considérer ou tâche
    • Établissement d'un cadre de gouvernance
  • Niveau 3+ : Centralisez tous les types de demande à travers l'entreprise et évaluez-les en fonction de vos objectifs stratégiques :
    • Saisissez toutes les demandes (demandes, activités de projet, idées, fonctionnalités, améliorations)
    • Gestion de l'idéation pour générer de nouvelles idées et campagnes d'idées et les évaluer
    • Workflow/cycles de vie configurables pour gérer et orienter le processus
    • Conversion rapide de la demande approuvée en un ou plusieurs programmes, projets ou tâches

Données financières

Un logiciel PPM peut être utilisé pour planifier, suivre et mesurer efficacement la performance financière. Atteindre les objectifs de financement est essentiel. S'il offre des capacités financières robustes, le logiciel PPM peut permettre aux dirigeants d'établir des objectifs réalistes, de comprendre comment les financements stratégiques sont utilisés (ce qui peut donner lieu à une inscription accrue des dépenses à l'actif) et de les réaffecter si nécessaire tout au long de l'exercice. L'intégration avec les systèmes financiers existants fournira une vue d'ensemble des budgets, des coûts et des investissements.

  • Niveau 2 : Planification et mesure au niveau des projets :
    • Suivi des coûts au niveau des tâches
    • Données financières des projets
  • Niveau 3+ : Planification et mesure au niveau des projets et des portefeuilles :
    • Suivi des coûts au niveau des tâches
    • Données financières distinctes et intégrées sur les projets, les programmes, les produits et les portefeuilles
    • Suivi et gestion par version (en fonction de la chronologie et de l'étape), données budgétaires, prévisionnelles et réelles comprises
    • Définition et suivi des investissements ; financement itératif

Gestion des ressources

La gestion des ressources consiste à mobiliser les bonnes personnes sur les activités importantes, à assurer une réalisation efficace même lorsque les conditions et les priorités évoluent, et à suivre et à mesurer les coûts. Cette gestion commence par la planification de la capacité : en fournissant de la visibilité sur le pipeline de demande, un outil PPM vous aidera à déterminer si votre organisation dispose de la capacité nécessaire pour prendre en charge les investissements demandés et quelles ressources conviennent pour chaque projet.

Rapprocher les coûts prévus et les données réelles pour mettre au jour les dépenses réelles des projets. C'est important pour démontrer le retour sur investissement, rendre des rapports et estimer les dépenses futures liées aux activités. Cependant, vos utilisateurs doivent déclarer avec précision le temps qu'ils consacrent aux tâches et projets, information qu'il n'est n'est pas toujours facile d'obtenir.

  • Niveau 2 : Gestion des ressources au niveau des projets avec saisie des temps conviviale :
    • Suivi temporel
    • Affectations
    • Staffing en heures ou en effectifs
    • Staffing au niveau des projets ou des tâches
    • Applicabilité actuelle et future des taux
    • et des produits
  • Niveau 3 : Planification des ressources au niveau des portefeuilles pour maintenir l'alignement avec les objectifs métiers :
    • Suivi temporel
    • Types d'affectation multiples (besoins, réserves, affectations, autorisations)
    • Unités de staffing (jours, semaines, ETP, etc.)
    • Staffing au niveau des tâches (niveau le plus bas)
    • Applicabilité actuelle, future et rétroactive des taux
    • et des produits

Suivi et réalisation des bénéfices

Vu que la PPM a pour objet de créer de la valeur métier, il est essentiel de démontrer ce que vous avez accompli. Cela va au-delà de la capacité à livrer dans les délais et les budgets impartis : vous devez en effet prouver les bénéfices concrets réalisés pour soutenir les objectifs métiers. Selon le rapport Pulse of the Profession® 2017 du PMI, les organisations les plus matures accomplissent non seulement 80 % des projets dans le respect des délais et des budgets, mais elles atteignent également les objectifs et la finalité métier de départ. Ces entreprises établissent les bénéfices au début de chaque projet et s'assurent qu'elles sont sur la bonne voie tout au long du projet. La solution PPM appropriée vous aidera à y parvenir.

  • Niveau 2 : Gestion de base de la réalisation des bénéfices :
    • Suivi de base des bénéfices
    • Calculs personnalisés pour les métriques
  • Niveau 3 : Gestion avancée de la réalisation des bénéfices :
    • Suivi des bénéfices échelonné dans le temps et basé sur la version
    • Paramètres configurables pour la valeur actuelle nette, le retour sur investissement, le taux de rendement interne et le délai d'amortissement

Adoption et délai de rentabilisation

Aucun outil PPM ne portera ses fruits si les membres de votre équipe ne s'en servent pas et que les parties prenantes ne perçoivent pas son intérêt. Il est primordial de choisir une solution à la fois conviviale et utile à tous. Votre fournisseur PPM devrait être en mesure de vous faire part des bonnes pratiques et de vous apporter son expertise approfondie dans le domaine. Nous vous recommandons également de prendre conseil auprès d'analystes du secteur et autres sources.

Par ailleurs, privilégiez une solution capable d'intégrer les applications sur lesquelles votre activité repose. Cela élargira la vision de l'ensemble de l'organisation pour tout le monde, simplifiera l'accès aux données, rationalisera les workflows et fournira le contexte nécessaire pour prendre de meilleures décisions. Cela permettra également de maintenir l'alignement de chaque membre sur les mêmes objectifs. Une fois que vous avez sélectionné un produit, adoptez une approche de mise en œuvre axée sur l'adoption comprenant une formation.

  • Niveau 2 : Un système de référence unique pour tous :
    • Expérience utilisateur intuitive pour faciliter la transition des feuilles de calcul ou des outils de gestion de projet décentralisés à la PPM
    • Visibilité sur l'ensemble des activités et des ressources
  • Niveau 3+ : Concentrez-vous sur les résultats qui comptent le plus aux yeux des parties prenantes pour résoudre d'abord les problèmes prioritaires et assurer un délai de rentabilisation plus court :
    • Configuration des vues, des métriques et des rapports en fonction des utilisateurs et des rôles
    • Expérience utilisateur flexible qui répond aux exigences des utilisateurs dans les différents services de l'entreprise
    • Rationalisation de la visibilité à l'échelle de l'entreprise sur le statut des projets, des programmes et des produits

Choisissez votre logiciel PPM stratégiquement

Les leaders PPM d'aujourd'hui doivent prioriser et livrer des projets, des produits et des services de façon intelligente, en partenariat avec leurs parties prenantes des métiers. Dans son rapport « Seven Deadly Sins », Gartner explique que les responsables de la gestion de programme et de portefeuille doivent « éliminer les anciens outils, processus et attitudes qui ne répondent plus au besoin de devenir plus agiles et flexibles à l'ère du numérique ». Utilisez ce guide de comparaison des capacités des outils PPM pour vous aider à déterminer votre niveau de maturité et à sélectionner une solution qui réponde à vos exigences spécifiques.

Tous les énoncés de ce rapport attribuables à Gartner représentent l'interprétation de Planview des données, avis d'analystes ou points de vue publiés dans le cadre d'un service d'abonnement souscrit proposé par Gartner, Inc. et n'ont pas été révisés par Gartner. Chaque publication de Gartner est valable à sa date de publication d'origine (et non à la date de ce rapport). Les opinions exprimées dans les publications de Gartner ne constituent pas des affirmations de fait et peuvent être modifiées sans préavis.

Ressources supplémentaires

Citations

  1. ITScore Overview for Program and Portfolio Management, Gartner, Lars Mieritz, 16 août 2017
  2. How to Avoid the "Seven Deadly Sins" of a Level 2 PMO, Gartner, Donna Fitzgerald, 29 décembre 2016